“Điều này đã thay đổi quy trình làm việc của tôi!” - một CEO ghét những người lập kế hoạch (hiện bị ám ảnh).

Trong thế giới kinh doanh phát triển nhanh chóng, thật dễ dàng bỏ qua tầm quan trọng của các mối quan hệ cá nhân. Với tư cách là một CEO, tôi từng tin rằng tình yêu và các mối quan hệ chỉ là thứ yếu trong sự nghiệp của tôi. Trọng tâm của tôi chỉ là những con số, sự tăng trưởng và chiến lược. Tuy nhiên, quan điểm này đã thay đổi đáng kể khi tôi thấy mình đang lên kế hoạch cho một sự kiện mà cuối cùng sẽ dẫn đến một trải nghiệm thay đổi cuộc sống. Ban đầu, tôi tiếp cận việc tổ chức sự kiện với thái độ hoài nghi. Tôi nghĩ đó chỉ là một nhiệm vụ để kiểm tra danh sách của tôi. Nhưng khi đắm mình vào chi tiết, tôi nhận ra rằng lập kế hoạch không chỉ liên quan đến hậu cần; đó là về việc tạo ra những khoảnh khắc ý nghĩa. Tôi bắt đầu hiểu tác động về mặt cảm xúc của việc gắn kết mọi người lại với nhau, thúc đẩy sự kết nối và kỷ niệm các cột mốc quan trọng. Bước ngoặt đến khi tôi bắt đầu tương tác với nhóm và khách hàng của mình ở mức độ sâu hơn. Tôi lắng nghe câu chuyện của họ, những thách thức và khát vọng của họ. Sự tương tác này làm nảy sinh một nhận thức: những nguyên tắc thúc đẩy các mối quan hệ kinh doanh thành công cũng áp dụng cho các mối quan hệ cá nhân. Tôi bắt đầu coi việc lập kế hoạch không chỉ là nghĩa vụ mà còn là cơ hội để vun đắp các mối quan hệ. Thông qua hành trình này, tôi đã khám phá ra một số bước quan trọng đã thay đổi cách tiếp cận của mình: 1. Nắm lấy tính xác thực: Tôi học cách trở nên chân thật trong các tương tác của mình. Việc chia sẻ kinh nghiệm và những điểm yếu của bản thân đã giúp những người khác cảm thấy thoải mái khi làm điều tương tự. 2. Ưu tiên giao tiếp: Đường dây liên lạc mở trở nên cần thiết. Tôi đã chú ý thường xuyên trao đổi với nhóm và khách hàng của mình, thúc đẩy một môi trường mà mọi người đều cảm thấy được lắng nghe. 3. Tạo trải nghiệm được chia sẻ: Tôi tập trung vào việc tổ chức các sự kiện khuyến khích sự hợp tác và kết nối. Những trải nghiệm này không chỉ củng cố mối quan hệ nghề nghiệp mà còn mở ra cánh cửa cho các mối quan hệ cá nhân. 4. Suy ngẫm và Thích ứng: Sau mỗi sự kiện, tôi dành thời gian để suy ngẫm xem điều gì hiệu quả và điều gì không. Việc thực hành này cho phép tôi liên tục cải thiện và điều chỉnh cách tiếp cận của mình trong việc lập kế hoạch. Khi áp dụng những nguyên tắc này, tôi tìm thấy tình yêu ở nơi không ngờ nhất: ngay trong chính hành động lập kế hoạch. Những mối liên hệ mà tôi tạo dựng được trong suốt quá trình này đã làm phong phú thêm cuộc sống của tôi theo những cách mà tôi chưa bao giờ lường trước được. Tôi nhận ra rằng những kỹ năng tôi mài giũa với tư cách là một CEO – tư duy chiến lược, chú ý đến chi tiết và xây dựng mối quan hệ – đều có giá trị như nhau trong cuộc sống cá nhân của tôi. Tóm lại, hành trình từ thái độ hoài nghi đến niềm tin vào sức mạnh của kế hoạch đã dạy tôi rằng tình yêu và sự kết nối không chỉ là sản phẩm phụ của thành công; chúng là một phần không thể thiếu của nó. Bằng cách thúc đẩy các mối quan hệ thông qua việc lập kế hoạch chu đáo, tôi đã khám phá ra một khía cạnh mới của sự thỏa mãn vượt xa khỏi phòng họp. Trải nghiệm này đã định hình lại sự hiểu biết của tôi về cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân, nhắc nhở tôi rằng cốt lõi của mọi nỗ lực thành công đều nằm ở mối liên hệ giữa con người với nhau.

Với tư cách là một Giám đốc điều hành, hành trình nâng cao năng suất của tôi là một trải nghiệm mang tính thay đổi, chứa đầy những thách thức và khám phá. Tôi thường thấy mình bị choáng ngợp bởi khối lượng nhiệm vụ và trách nhiệm khổng lồ. Hành động tung hứng liên tục khiến việc tập trung vào những gì thực sự quan trọng trở nên khó khăn. Cuộc đấu tranh này thường xảy ra ở nhiều nhà lãnh đạo và nó thường dẫn đến tình trạng kiệt sức, kém hiệu quả và bỏ lỡ các cơ hội. Để giải quyết những điểm yếu này, tôi đã triển khai một hệ thống lập kế hoạch có cấu trúc nhằm cách mạng hóa cách tiếp cận năng suất của tôi. Đây là cách tôi đã thực hiện: 1. Xác định các ưu tiên: Tôi bắt đầu bằng cách xác định rõ ràng các ưu tiên hàng đầu của mình. Điều này liên quan đến việc liệt kê các mục tiêu của tôi và phân loại chúng dựa trên mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng. Bằng cách tập trung vào những gì thực sự quan trọng, tôi có thể phân bổ thời gian và năng lượng của mình hiệu quả hơn. 2. Chặn thời gian: Tiếp theo, tôi áp dụng cách chặn thời gian như một chiến lược để quản lý lịch trình của mình. Tôi dành những khoảng thời gian cụ thể cho các nhiệm vụ khác nhau, đảm bảo rằng tôi có khoảng thời gian không bị gián đoạn để tập trung vào các dự án quan trọng. Phương pháp này không chỉ cải thiện khả năng tập trung của tôi mà còn làm giảm sự lo lắng khi làm nhiều việc cùng một lúc. 3. Phái đoàn: Tôi nhận ra rằng mình không thể tự mình làm mọi việc. Học cách giao nhiệm vụ cho nhóm của tôi là một yếu tố thay đổi cuộc chơi. Bằng cách tin tưởng giao trách nhiệm cho các đồng nghiệp của mình, tôi đã có thêm thời gian quý báu để tập trung vào các quyết định chiến lược và khả năng lãnh đạo. 4. Đánh giá thường xuyên: Tôi tiến hành đánh giá hàng tuần để đánh giá sự tiến bộ của mình. Việc thực hành này cho phép tôi suy ngẫm về điều gì hiệu quả, điều gì không và cách tôi có thể cải thiện. Nó cũng giúp tôi có trách nhiệm và có động lực để đi đúng hướng. 5. Chánh niệm và nghỉ ngơi: Cuối cùng, tôi nhận ra tầm quan trọng của sức khỏe tinh thần. Việc kết hợp những khoảng thời gian nghỉ ngắn và thực hành chánh niệm vào thói quen của mình đã giúp tôi nạp lại năng lượng và duy trì sự tập trung suốt cả ngày. Thông qua các bước này, tôi đã thay đổi năng suất của mình và lấy lại quyền kiểm soát thời gian của mình. Hành trình này dạy tôi rằng lập kế hoạch hiệu quả không chỉ là quản lý nhiệm vụ; đó là việc tạo ra một quy trình làm việc bền vững phù hợp với mục tiêu của tôi. Tóm lại, áp dụng cách tiếp cận có cấu trúc để lập kế hoạch có thể dẫn đến những cải thiện đáng kể về năng suất. Bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ, quản lý thời gian hiệu quả, phân công trách nhiệm, xem xét tiến độ và chăm sóc sức khỏe tinh thần, bất kỳ ai cũng có thể nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu của mình.

Trong nhiều năm, tôi đã phản đối ý tưởng sử dụng người lập kế hoạch. Tôi nghĩ chúng không cần thiết, một tàn tích của một thời đã qua, nơi người ta dựa vào giấy và mực để tổ chức cuộc sống của mình. Tuy nhiên, với tư cách là một CEO, tôi thấy mình bị choáng ngợp bởi những yêu cầu hàng ngày trong vai trò của mình, phải vật lộn để theo dõi các cuộc họp, thời hạn và các mục tiêu chiến lược. Rõ ràng là cách tiếp cận hiện tại của tôi không hiệu quả. Bước ngoặt xảy đến khi tôi nhận ra rằng sự vô tổ chức của tôi không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn ảnh hưởng đến hiệu quả làm việc của nhóm. Tôi cần một giải pháp có thể giúp tôi lấy lại quyền kiểm soát và nâng cao hiệu quả của mình. Đây là lúc tôi quyết định cho những người lập kế hoạch một cơ hội. Đầu tiên, tôi khám phá nhiều lựa chọn lập kế hoạch khác nhau, từ các công cụ kỹ thuật số đến công cụ lập kế hoạch trên giấy truyền thống. Tôi phát hiện ra rằng công cụ lập kế hoạch phù hợp có thể phục vụ nhiều mục đích hơn là chỉ là một công cụ lập kế hoạch; nó có thể là lộ trình cho các mục tiêu và ưu tiên của tôi. Tôi bắt đầu bằng cách xác định các mục tiêu chính của mình trong tuần và chia chúng thành các nhiệm vụ có thể quản lý được. Tiếp theo, tôi dành thời gian mỗi ngày để xem xét và cập nhật kế hoạch của mình. Thực hành đơn giản này đã thay đổi thói quen hàng ngày của tôi. Tôi bắt đầu tiếp cận nhiệm vụ của mình một cách rõ ràng và có mục đích. Thay vì cảm thấy phân tán, tôi cảm thấy tập trung và có tổ chức. Tôi có thể thấy sự tiến bộ của mình, điều đó thúc đẩy tôi tiếp tục đi đúng hướng. Ngoài ra, tôi khuyến khích nhóm của mình áp dụng các phương pháp tương tự. Chúng tôi tổ chức các buổi lập kế hoạch hàng tuần để mọi người có thể chia sẻ mục tiêu của mình và điều chỉnh chúng với các mục tiêu rộng hơn của chúng tôi. Điều này không chỉ cải thiện trách nhiệm cá nhân mà còn thúc đẩy văn hóa hợp tác và hỗ trợ. Suy ngẫm về hành trình này, tôi nhận ra rằng việc lập kế hoạch không chỉ là thay đổi công cụ; đó là một sự thay đổi trong tư duy. Nó dạy tôi tầm quan trọng của cấu trúc và sự chủ ý trong việc đạt được thành công. Bây giờ, tôi có thể tự tin nói rằng những người lập kế hoạch có vai trò vô giá trong việc giải quyết những vấn đề phức tạp của công việc lãnh đạo. Nếu bạn thấy mình cảm thấy choáng ngợp hoặc vô tổ chức, hãy cân nhắc việc cho người lập kế hoạch một cơ hội. Chúng có thể là chìa khóa để khai phá tiềm năng và nâng cao năng suất của bạn.

Trong môi trường kinh doanh phát triển nhanh chóng ngày nay, nhiều nhà lãnh đạo phải vật lộn với sự hỗn loạn và vô tổ chức. Tôi đã từng ở đó—cảm thấy choáng ngợp trước vô số nhiệm vụ và không gian làm việc bừa bộn. Sự phân tâm liên tục có thể cản trở năng suất và việc ra quyết định. Tôi nhận ra rằng việc tổ chức theo đuổi không chỉ là một sở thích mà còn là một điều cần thiết. Đây là cách tôi thay đổi cách tiếp cận của mình và tại sao nó lại quan trọng. Đầu tiên, tôi xem xét kỹ các thói quen hàng ngày của mình. Tôi đã xác định những nhiệm vụ tiêu tốn thời gian mà không tạo thêm giá trị. Bằng cách loại bỏ những phiền nhiễu này, tôi giải phóng năng lượng tinh thần để tập trung vào những gì thực sự quan trọng. Tiếp theo, tôi triển khai một hệ thống có cấu trúc để quản lý dự án. Tôi đã sử dụng các công cụ như lịch kỹ thuật số và ứng dụng quản lý công việc. Điều này cho phép tôi hình dung khối lượng công việc của mình và sắp xếp thứ tự ưu tiên một cách hiệu quả. Sự rõ ràng đến từ tổ chức này là yếu tố thay đổi cuộc chơi. Ngoài ra, tôi đã thiết lập một không gian làm việc sạch sẽ. Một môi trường ngăn nắp không chỉ làm giảm căng thẳng mà còn tăng cường khả năng sáng tạo. Tôi nhận thấy rằng khi môi trường xung quanh tôi được sắp xếp ngăn nắp, suy nghĩ của tôi trở nên rõ ràng hơn, dẫn đến việc đưa ra quyết định tốt hơn. Cuối cùng, tôi khuyến khích nhóm của mình áp dụng những phương pháp này. Tôi đã chia sẻ hành trình của mình và những lợi ích của tổ chức, nuôi dưỡng một nền văn hóa nơi mọi người cảm thấy được trao quyền để trở thành chính mình tốt nhất. Tóm lại, sự thay đổi theo hướng tổ chức không chỉ cải thiện năng suất của tôi mà còn thay đổi phong cách lãnh đạo của tôi. Bằng cách ưu tiên sự rõ ràng và cấu trúc, tôi đã tạo ra một môi trường nơi cả tôi và nhóm của mình đều có thể phát triển. Chấp nhận tổ chức không chỉ là một hành trình cá nhân; đó là nỗ lực tập thể dẫn đến thành công.

Lập kế hoạch luôn có vẻ là một nhiệm vụ khó khăn đối với tôi. Tôi thường thấy mình bị choáng ngợp bởi khối lượng trách nhiệm khổng lồ khi trở thành một CEO. Các cuộc họp, báo cáo và các quyết định chiến lược chồng chất lên nhau, không còn chỗ cho sự rõ ràng. Tôi nhận ra rằng nếu không có cách tiếp cận có cấu trúc, tôi chỉ phản ứng với các tình huống thay vì chủ động định hình tương lai của công ty mình. Nhận thức này đã tác động mạnh đến tôi. Tôi hiểu rằng việc thiếu kế hoạch của tôi không chỉ ảnh hưởng đến năng suất mà còn ảnh hưởng đến tinh thần của cả nhóm. Họ tìm đến tôi để tìm phương hướng và nếu không có kế hoạch rõ ràng, tôi đã vô tình khiến họ rơi vào tình trạng hỗn loạn. Tôi biết tôi phải thực hiện một sự thay đổi. Vì vậy, tôi bắt đầu nhỏ. Tôi dành thời gian mỗi tuần để vạch ra các mục tiêu và ưu tiên của mình. Điều này liên quan đến việc chia nhỏ tầm nhìn dài hạn của tôi thành các bước có thể thực hiện được. Tôi bắt đầu sử dụng các công cụ như lịch và phần mềm quản lý dự án để theo dõi nhiệm vụ và thời hạn. Ban đầu, tôi cảm thấy tẻ nhạt nhưng chẳng bao lâu sau tôi nhận thấy sự thay đổi. Công việc của tôi trở nên có tổ chức hơn và tôi có thể phân bổ thời gian cho việc suy nghĩ chiến lược. Tiếp theo, tôi cho nhóm của mình tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Chúng tôi đã tổ chức các buổi động não để mọi người có thể đóng góp ý kiến. Điều này không chỉ nuôi dưỡng ý thức sở hữu mà còn mang lại những quan điểm đa dạng cho cuộc thảo luận. Tôi học được rằng sự cộng tác sẽ nâng cao khả năng sáng tạo và chúng tôi cùng nhau xây dựng một lộ trình phù hợp với các mục tiêu chung của mình. Khi chúng tôi thực hiện kế hoạch của mình, tôi tập trung vào việc kiểm tra thường xuyên để đánh giá tiến độ của chúng tôi. Điều này cho phép chúng tôi ăn mừng những chiến thắng nhỏ và thực hiện những điều chỉnh cần thiết trong quá trình thực hiện. Tính minh bạch trong quy trình lập kế hoạch của chúng tôi đã tạo dựng được niềm tin trong nhóm và tôi có thể thấy mức độ tham gia của họ tăng lên. Nhìn lại, việc lập kế hoạch đã thay đổi cách tiếp cận của tôi với tư cách là một CEO. Nó chuyển suy nghĩ của tôi từ phản ứng sang chủ động. Tôi học được rằng việc lập kế hoạch hiệu quả không chỉ là tạo ra một tài liệu; đó là về việc thúc đẩy văn hóa trách nhiệm và hợp tác. Tóm lại, việc lập kế hoạch đã thay đổi mọi thứ đối với tôi. Nó cung cấp sự rõ ràng, định hướng và ý thức về mục đích. Nếu bạn thấy mình ở vị trí tương tự, tôi khuyến khích bạn nên lập kế hoạch. Hãy bắt đầu từ quy mô nhỏ, thu hút sự tham gia của nhóm của bạn và xem nó có thể cách mạng hóa khả năng lãnh đạo và tổ chức của bạn như thế nào. Chúng tôi hoan nghênh các câu hỏi của bạn: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

1. CEO, 2023, Từ hoài nghi đến người tin tưởng: Làm thế nào một CEO tìm thấy tình yêu trong việc lập kế hoạch 2. CEO, 2023, Sự chuyển đổi của người lập kế hoạch: Hành trình hướng tới năng suất của một CEO 3. CEO, 2023, Tại sao CEO này lại thề sau nhiều năm phản đối 4. CEO, 2023, Sự thay đổi đáng ngạc nhiên: Mối tình của một CEO với tổ chức 5. CEO, 2023, Kế hoạch ôm ấp như thế nào Đã thay đổi mọi thứ đối với vị CEO này 6. CEO, 2023, Coi tổ chức là con đường dẫn đến thành công