Không chỉ là một cuốn sổ tay—tập bìa xoắn ốc tùy chỉnh của chúng tôi còn là yếu tố thay đổi cuộc chơi về năng suất.

Những ghi chú của tôi từng là một mớ hỗn độn. Tôi đã có những ý tưởng chưa hoàn thành một nửa trong một ứng dụng, các điểm gặp gỡ trong một ứng dụng khác và các bản ghi nhớ giọng nói ngẫu nhiên mà tôi không bao giờ chơi lại. Tôi luôn tự nhủ rằng sau này tôi sẽ xóa chúng. Sau này không bao giờ đến. Tôi bị mất những chi tiết nhỏ, làm việc lặp đi lặp lại và cảm thấy căng thẳng mỗi khi mở sổ tay ra. Điều tôi cần không phải là ghi chú nhiều hơn. Tôi cần một cách tốt hơn để giữ chúng ngăn nắp. Tôi bắt đầu coi mỗi nốt nhạc như thể nó có một công việc. Nếu ghi chú là một ý tưởng, tôi đánh dấu nó là một ý tưởng. Nếu đó là một nhiệm vụ thì tôi đã biến nó thành một nhiệm vụ. Nếu nó đến từ một cuộc họp, tôi sẽ ghi lại ngày họp. Sự thay đổi nhỏ đó đã giúp ghi chú của tôi dễ tìm kiếm hơn, dễ tin cậy hơn và dễ sử dụng hơn nhiều. Tôi cũng ngừng viết mọi thứ thành một đoạn dài. Một ghi chú sẽ hiệu quả hơn khi cấu trúc đơn giản: - một chủ đề ngắn ở trên cùng - những điểm chính bên dưới - các mục hành động ở dưới cùng - một bước tiếp theo rõ ràng. Tôi thấy điều này hiệu quả trong một tình huống thực tế với một cuộc họp với khách hàng. Trước cuộc họp, tôi viết ra chương trình nghị sự, những câu hỏi tôi muốn hỏi và những hành động tiếp theo thành từng dòng riêng biệt. Sau buổi họp, tôi không cần phải đọc một trang dài với những suy nghĩ lẫn lộn. Tôi có thể kiểm tra các mục hành động trong vài giây và gửi một tin nhắn tiếp theo rõ ràng. Điều đó đã giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tôi cũng sử dụng các thư mục hoặc thẻ nhưng tôi giới hạn chúng. Quá nhiều thẻ sẽ trở thành một mớ hỗn độn khác. Tôi chỉ sử dụng một số ít: - Công việc - Cá nhân - Ý tưởng - Theo dõi - Tham khảo Thế là đủ cho hầu hết các ghi chú của tôi. Nếu tôi cần nhiều hơn thế, tôi tạm dừng và tự hỏi liệu mình đang cố gắng sắp xếp hay chỉ tránh đưa ra quyết định. Thói quen yêu thích của tôi là dọn dẹp ghi chú hàng tuần. Tôi phải mất một khoảng thời gian ngắn để yên tĩnh. Tôi mở những ghi chú mới nhất của mình và hỏi ba điều: - Cái này còn hữu ích không? - Cái này có thuộc về nơi nào khác không? - Tôi có thể biến điều này thành một hành động rõ ràng được không? Một số ghi chú sẽ bị xóa. Một số được sáp nhập. Một số trở thành nhiệm vụ. Thói quen đó giữ cho cả hệ thống luôn trong sáng. Tôi cũng viết ghi chú cho lần sử dụng tiếp theo. Nếu tôi ghi chú trong cuộc gọi, tôi sẽ không viết hết câu cho mọi thứ. Tôi tập trung vào tên, con số, quyết định và các bước tiếp theo. Nếu tôi đang thu thập ý tưởng cho nội dung, tôi sẽ viết câu móc, ý chính và một ví dụ. Nếu tôi đang lưu nghiên cứu, tôi sẽ thêm liên kết nguồn và một dòng giải thích lý do tại sao nó quan trọng. Bằng cách đó, khi quay lại sau, tôi không cần phải đoán xem mình muốn nói gì. Một vài thói quen nhỏ đã tạo ra sự khác biệt lớn nhất đối với tôi: - sử dụng khoảng trống để trang không có cảm giác chật chội - giữ một ý tưởng cho mỗi ghi chú khi có thể - viết các mục hành động ở một dòng khác với nội dung chính - ghi ngày trên mỗi ghi chú để dòng thời gian dễ theo dõi - xem lại các ghi chú cũ trước khi chúng chồng lên nhau Tôi biết rằng các ghi chú có tổ chức không phải là hoàn hảo. Chúng nhằm mục đích làm cho tương lai của bạn bớt mệt mỏi hơn. Bây giờ khi nhìn lại, tôi có thể tìm thấy thứ mình cần mà không cần phải tìm hiểu kỹ. Ghi chú của tôi cảm thấy bình tĩnh hơn. Công việc của tôi cảm thấy nhẹ nhàng hơn. Suy nghĩ của tôi cảm thấy rõ ràng hơn. Nếu cảm thấy ghi chú của bạn mất kiểm soát, tôi sẽ bắt đầu từ việc nhỏ. Chọn một hệ thống. Giữ nó đơn giản. Cung cấp cho mỗi ghi chú một nơi rõ ràng để đi.

Tôi đã từng mất dấu những điều nhỏ nhặt cả ngày. Một ghi chú cuộc họp sẽ nằm bên cạnh biên nhận. Một danh sách nhiệm vụ sẽ rơi vào túi của tôi rồi biến mất. Đến buổi chiều, tôi sẽ tìm kiếm một trang mà tôi biết mình đã viết. Đó chính là kiểu lộn xộn làm tôi chậm lại. Một chất kết dính xoắn ốc tùy chỉnh đã thay đổi điều đó đối với tôi. Nó cung cấp cho tôi một nơi dành cho các kế hoạch, ghi chú, biểu mẫu, ý tưởng và giấy rời. Tôi giữ các trang theo thứ tự tôi muốn. Tôi có thể di chuyển một trang, xóa một trang hoặc thêm một trang tính mới mà không cần phải đấu tranh với toàn bộ hệ thống. Việc điều khiển đơn giản đó giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian và căng thẳng. Điều tôi thích nhất là tôi có thể biến nó thành thói quen của riêng mình. Tôi chọn kiểu bìa. Tôi chọn khổ giấy. Tôi chọn màu cuộn dây. Tôi thậm chí có thể thiết lập nó theo chủ đề, khách hàng, dự án hoặc tuần. Điều đó quan trọng hơn mọi người nghĩ. Khi một chiếc bìa sách trông giống như được tạo ra cho tác phẩm của tôi, tôi sẽ sử dụng nó thường xuyên hơn. Tôi không để nó trên kệ. Tôi mang nó. Tôi mở nó. Tôi viết vào đó. Ghi chú của tôi vẫn hiển thị. Kế hoạch của tôi vẫn ở gần. Đây là cách tôi sử dụng của tôi trong cuộc sống thực: Tôi để một trang hàng tuần ở phía trước. Tôi đặt ghi chú cuộc họp đằng sau nó. Tôi thêm một phần cho những ý tưởng mà tôi không muốn mất. Tôi sử dụng dải phân cách cho công việc, gia đình và các nhiệm vụ cá nhân. Tôi kẹp một vài tờ giấy rời vào bên trong khi tôi đang di chuyển. Nghe có vẻ đơn giản. Nó rất đơn giản. Đó là lý do tại sao nó hoạt động. Tôi đã chứng kiến ​​điều tương tự xảy ra với những người xung quanh tôi. Một người bạn điều hành một cửa hàng nhỏ sử dụng một bìa sách xoắn ốc tùy chỉnh để ghi chú đơn hàng và tờ liên hệ của nhà cung cấp. Một sinh viên mà tôi biết giữ các ghi chú của lớp trong một tập tài liệu và ngừng nhầm lẫn các môn học. Tôi thậm chí còn gặp một nhà thiết kế sử dụng nó để soạn thảo dự án, mẫu màu và nhận xét của khách hàng. Mỗi người sử dụng nó theo một cách khác nhau. Mỗi người có được một bàn làm việc sạch sẽ hơn và một cái đầu sáng suốt hơn. Nếu bạn hỏi tôi tại sao một cuốn sổ tay dạng xoắn ốc tùy chỉnh lại tốt hơn một cuốn sổ tay đơn giản, tôi sẽ nói thế này: Một cuốn sổ tay yêu cầu tôi phải thích nghi với nó. Một chất kết dính tùy chỉnh thích ứng với tôi. Đó là một sự khác biệt lớn. Tôi có thể xây dựng một thiết lập phù hợp với cách tôi làm việc chứ không phải cách người khác nghĩ tôi nên làm việc. Điều đó rất hữu ích cho những ngày bận rộn, những tuần dài và những nhiệm vụ liên tục thay đổi. Tôi cũng thích nó trông gọn gàng. Một bìa sạch sẽ tạo ấn tượng mạnh mẽ đầu tiên. Bố cục gọn gàng giúp tôi dễ dàng xem lại ghi chú của mình hơn. Một trang tôi có thể tìm thấy nhanh có giá trị hơn một trang bị chôn vùi trong một đống. Khi tôi ngồi xuống lập kế hoạch cho ngày của mình, tôi muốn ít tiếng ồn hơn. Tôi muốn một nơi mà suy nghĩ của tôi có thể dễ dàng theo dõi. Đó là những gì chất kết dính này mang lại cho tôi. Nếu bạn cần một cách đơn giản để sắp xếp công việc của mình, tôi sẽ bắt đầu từ đây. Chọn kích thước phù hợp với túi xách hoặc bàn làm việc của bạn. Chọn một bìa phù hợp với phong cách của bạn. Thiết lập các phần bạn sử dụng nhiều nhất. Sử dụng nó mỗi ngày, ngay cả đối với những ghi chú nhỏ. Đó là nơi giá trị xuất hiện. Không phải là một lời hứa lớn. Trong một thói quen tốt hơn. Một chất kết dính xoắn ốc tùy chỉnh sẽ không làm việc cho bạn. Nó sẽ làm cho công việc dễ dàng hơn để giữ, sắp xếp và hoàn thành. Đối với tôi, điều đó đã tạo nên sự khác biệt thực sự.

Tôi đã từng phải làm việc ở quá nhiều nơi. Một cuốn sổ ghi chép cho các cuộc gọi. Một chồng trang rời để ghi chú. Một thư mục cho bản in. Đến giữa ngày, tôi dành nhiều sức lực để tìm kiếm hơn là làm việc. Chất kết dính này đã thay đổi điều đó đối với tôi. Tôi giữ một nơi cho danh sách nhiệm vụ, ghi chú cuộc họp, trang khách hàng và những ý tưởng sơ bộ. Tôi mở nó ra, xem những gì cần chú ý và tiếp tục. Bàn làm việc của tôi cảm thấy nhẹ nhàng hơn và tâm trí tôi cũng vậy. Những gì tôi sử dụng bên trong tập tài liệu: - trang đầu cho các công việc ngày hôm nay - một phần dành cho ghi chú cuộc họp - một tab dành cho công việc của khách hàng - một túi dành cho các trang tôi vẫn cần - các trang bổ sung cho những ý tưởng mà tôi không muốn mất. Tôi thích điều đó vì tôi không cần phải ép buộc một hệ thống lớn. Tôi chỉ cần đặt tờ giấy vào nơi nó thuộc về. Một ví dụ thực tế vẫn còn trong tâm trí tôi. Tôi nhận được một cuộc gọi từ khách hàng về một chiến dịch. Tôi để bản tóm tắt ở phía trước, viết ghi chú ở phía sau và xếp trang tiếp theo vào tab bên phải. Ngày hôm sau, tôi không cần phải lục lọi đống tài liệu hay đoán xem mọi thứ đã đi đâu. Tôi mở tập tài liệu và tiếp tục làm việc. Đó là phần tôi đánh giá cao nhất. Nó giúp tôi luôn ngăn nắp mà không khiến một ngày trở nên nặng nề. Nó giữ ghi chú của tôi ở một nơi. Nó giữ cho bàn làm việc của tôi đủ rõ ràng cho công việc thực tế. Nếu các ghi chú của riêng bạn cứ trôi đi khắp sổ ghi chép, bàn làm việc và tập tài liệu thì loại bìa này có thể mang lại cho chúng một ngôi nhà. Tôi sử dụng nó vì nó phù hợp với cách tôi làm việc. Và đối với tôi, điều đó khiến cả ngày trở nên dễ dàng hơn.

Tôi từng nghĩ rằng lợi ích lớn của quy trình làm việc cần có những thay đổi lớn. Tôi đã sai. Hầu hết thời gian, công việc của tôi cảm thấy chậm chạp vì những xích mích nhỏ. Tôi tiếp tục mở lại các tập tin tương tự. Tôi viết lại những câu trả lời tương tự. Tôi tìm kiếm những ghi chú tôi đã viết. Mỗi bước đi trông thật nhỏ bé. Cùng nhau, họ đã ăn mất sự tập trung của tôi. Một nâng cấp nhỏ đã thay đổi điều đó đối với tôi. Tôi thiết lập một hệ thống đơn giản cho công việc lặp lại của mình. Không có gì lạ mắt. Không có phần mềm nặng. Không cần thiết lập lâu. Tôi chỉ làm cho những công việc tôi làm hàng ngày trở nên dễ lặp lại hơn, dễ tìm hơn và dễ hoàn thành hơn. Sự thay đổi nhỏ đó đã giúp tôi làm việc trôi chảy hơn. Tôi đã nhìn thấy nó vào ngày đầu tiên của tôi. Việc theo dõi doanh số từng khiến tôi mất 10 phút thì nay mất tới 2 phút. Một ghi chú cuộc họp từng nằm trong các thư mục ngẫu nhiên giờ đây đã có một vị trí rõ ràng. Một câu trả lời của khách hàng mà tôi đã từng viết lại từ đầu giờ đã bắt đầu từ một mẫu rõ ràng. Sự thay đổi là nhỏ. Kết quả là không. Điều tôi đã thay đổi là tôi nhìn lại một ngày của mình và tìm thấy ba điểm mà tôi liên tục lãng phí thời gian. Tôi tiếp tục gõ những tin nhắn tương tự. Tôi tiếp tục kiểm tra cùng một danh sách nhiệm vụ. Tôi liên tục di chuyển giữa các công cụ mà không có thứ tự rõ ràng. Vì vậy tôi đã khắc phục ba điểm đó bằng những thói quen đơn giản. Tôi đã tạo một mẫu tin nhắn cho những câu trả lời chung. Tôi giữ một danh sách nhiệm vụ trong ngày chứ không phải ba. Tôi đã sử dụng một quy tắc đặt tên tệp để có thể tìm thấy mọi thứ nhanh chóng. Bấy nhiêu đó cũng đủ khiến công việc của tôi nhẹ nhàng hơn. Một ví dụ thực tế từ thói quen của tôi, tôi thường viết những ghi chú tiếp theo sau cuộc gọi của khách hàng. Trước khi thay đổi, tôi sẽ mở email, kiểm tra ghi chú, tìm kiếm chi tiết sản phẩm phù hợp và sau đó bắt đầu viết. Tôi lặp lại chu kỳ đó nhiều lần trong tuần. Bây giờ tôi giữ một mẫu ngắn: "Xin chào [Tên], cảm ơn bạn đã dành thời gian hôm nay. Tôi đang gửi những điểm chính mà chúng tôi đã đề cập. Nếu bạn muốn, tôi cũng có thể chia sẻ bước tiếp theo đơn giản dựa trên nhu cầu hiện tại của bạn." Tôi vẫn điều chỉnh tin nhắn cho từng người. Tôi không gửi cùng một dòng cho tất cả mọi người. Tôi chỉ tự cứu mình khỏi việc bắt đầu với một trang trống. Mẫu đó đã giúp tôi làm việc nhanh hơn mà không khiến tin nhắn của tôi trở nên lạnh lùng. Ví dụ thứ hai đến từ việc xử lý tập tin. Tôi đã từng lưu các tệp có tên như “cuối cùng”, “cuối cùng2” và “cuối cùng mới”. Bây giờ tôi cười vào điều đó, nhưng tôi đã sống trong mớ hỗn độn đó trong một thời gian dài. Tôi đã thay đổi thành một mẫu đơn giản: Tên khách hàng + ngày + chủ đề Quy tắc nhỏ đó đã ngăn chặn việc phỏng đoán. Tôi đã ngừng mở năm tập tin chỉ để tìm một tập tin. Tại sao những nâng cấp nhỏ lại có tác dụng Những nâng cấp nhỏ lại có tác dụng vì chúng loại bỏ những căng thẳng lặp lại. Khi một nhiệm vụ đã rõ ràng, tôi không lãng phí năng lượng để quyết định nên bắt đầu như thế nào. Khi một tập tin dễ tìm thấy, tôi không mất tập trung. Khi một tin nhắn có bản nháp cơ bản, tôi có thể dành thời gian cho phần cần suy nghĩ. Tôi đã học được rằng nỗi đau trong công việc thường ẩn giấu ở những chỗ nhỏ. Một cuộc tìm kiếm chậm rãi. Một thư mục lộn xộn. Một nốt yếu. Một sự viết lại lặp đi lặp lại. Mỗi người có vẻ vô hại. Mỗi cái thêm lực cản. Một nâng cấp đơn giản có thể cắt giảm lực cản đó. Những gì tôi khuyên bạn nên thử Nếu công việc của bạn cảm thấy quá tải, tôi sẽ không yêu cầu bạn xây dựng lại mọi thứ. Tôi sẽ bắt đầu với một nhiệm vụ mà bạn thường xuyên lặp lại. Viết ra bước làm bạn chậm lại nhất. Sau đó thực hiện một sửa chữa nhỏ. Bạn có thể thử cách này: Đặt một mẫu cho email lặp lại. Giữ một danh sách công việc hàng ngày. Sử dụng quy tắc một thư mục cho các tập tin. Lưu một định dạng ghi chú ngắn cho các cuộc họp. Tạo một bước chuyển giao rõ ràng nếu bạn làm việc theo nhóm. Tôi sẽ giữ nó đơn giản ngay từ đầu. Một hệ thống nhỏ mà bạn thực sự sử dụng sẽ tạo nên một hệ thống hoàn hảo và nguyên vẹn. Quy tắc của riêng tôi rất đơn giản: nếu tôi thực hiện một nhiệm vụ nhiều hơn ba lần, tôi sẽ tìm cách để làm cho vòng tiếp theo suôn sẻ hơn. Quy tắc đó đã giúp tôi tiết kiệm nhiều thời gian hơn bất kỳ buổi lập kế hoạch lớn nào. Những gì tôi học được là tôi thường theo đuổi những bản sửa lỗi lớn hơn vì chúng trông ấn tượng hơn. Bây giờ tôi chú ý hơn đến những phần nhỏ trong quy trình làm việc của mình. Đó là nơi sinh sống của rất nhiều căng thẳng hàng ngày. Một nâng cấp nhỏ có thể thay đổi không khí của cả ngày làm việc. Tôi cảm thấy ít bị phân tán hơn. Tôi bắt đầu nhanh hơn. Tôi dành ít thời gian tìm kiếm hơn và có nhiều thời gian hơn để làm những việc hữu ích. Đó là phần tôi tin tưởng nhất. Không phải là một thiết lập hoàn hảo. Không phải là một hệ thống lớn Chỉ một thay đổi nhỏ sẽ giúp bước tiếp theo dễ dàng hơn. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên nghiệp:Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Cal Newport 2016 Quy tắc làm việc chuyên sâu để tập trung thành công trong một thế giới bị phân tâm David Allen 2001 Hoàn thành công việc Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng Julie Morgenstern 2004 Tổ chức từ trong ra ngoài Tiago Forte 2022 Xây dựng dấu ấn trí tuệ thứ hai Forster 2015 Làm việc đó vào ngày mai và những bí mật khác về quản lý thời gian Gretchen Rubin 2019 Trật tự bên ngoài Nội tâm bình tĩnh