Tại sao 8 trên 10 văn phòng chuyển sang sử dụng bìa sách dạng xoắn ốc của chúng tôi? Câu trả lời khiến bạn choáng váng.

Tôi thấy vấn đề tương tự ở nhiều văn phòng. Giấy tờ chất đống trên bàn. Các báo cáo được trộn lẫn với các biểu mẫu. Ghi chú đào tạo biến mất trong ngăn kéo. Có người dành mười phút để tìm kiếm một trang rồi in lại. Đó thường là thời điểm mọi người bắt đầu yêu cầu một chất kết dính tốt hơn. Tôi nói chuyện với các nhóm văn phòng hàng tuần và lý do họ chuyển đổi hiếm khi chỉ vì ngoại hình. Họ muốn một hệ thống dễ sử dụng. Họ muốn các tập tin được sắp xếp theo thứ tự. Họ muốn bộ lưu trữ phù hợp cho công việc hàng ngày chứ không chỉ để đựng một bức ảnh trên kệ. Đó là lý do tại sao chất kết dính của chúng tôi liên tục được lựa chọn. Tôi tập trung vào những điều nhỏ nhặt quan trọng trong văn phòng. Một chất kết dính sẽ mở trơn tru. Chất kết dính phải giữ các trang mà không làm cong chúng. Bìa sách phải đóng lại sạch sẽ và đặt gọn gàng trong tủ, trên bàn họp hoặc trong ngăn kéo bàn. Tôi cũng biết công việc văn phòng không phải là một loại công việc. Nhóm nhân sự lưu trữ các biểu mẫu của nhân viên, ghi chú phỏng vấn và bảng chính sách. Nhóm tài chính lưu giữ hóa đơn, hồ sơ chi phí và báo cáo hàng tháng. Đội ngũ bán hàng mang theo hồ sơ khách hàng, bảng giá và ghi chú cuộc họp. Văn phòng nhà trường lưu giữ lịch trình, thông báo và tài liệu dành cho phụ huynh. Mỗi đội có một thói quen khác nhau, nhưng nhu cầu là tương tự nhau. Họ muốn có một nơi dành cho những giấy tờ họ sử dụng nhiều nhất. Tôi đã xây dựng dòng sản phẩm chất kết dính của mình xoay quanh nhu cầu đơn giản đó. Chúng tôi sử dụng cấu trúc giúp các trang luôn được căn chỉnh. Vỏ cho cảm giác chắc chắn khi sử dụng hàng ngày. Vùng gáy mang lại một không gian nhãn sạch sẽ để mọi người có thể tìm thấy tập tin phù hợp một cách nhanh chóng. Hệ thống vòng hoặc kẹp luôn dễ dàng đóng mở, điều này quan trọng khi sử dụng chất kết dính nhiều lần trong ngày. Tôi cũng chú ý đến cách mọi người xử lý chất kết dính tại nơi làm việc. Một số văn phòng di chuyển từ phòng này sang phòng khác. Một số đóng gói chất kết dính trong túi để khách hàng đến thăm. Một số giữ chúng trên kệ chung, nơi nhiều người chạm vào cùng một tập tin. Chất kết dính yếu không tồn tại lâu trong thói quen đó. Các trang bị nhăn. Các góc bị mòn. Nhãn bong tróc. Cuối cùng, văn phòng phải thay đi thay lại cùng một món đồ. Một chất kết dính tốt hơn sẽ tránh được rắc rối đó. Tôi nhớ một nhóm nhân sự của một công ty cỡ trung có nhiều chồng biểu mẫu rời trong ba tủ riêng biệt. Mọi người cứ hỏi cùng một câu hỏi: “Phiên bản mới nhất ở đâu?” Sau khi họ đổi sang bìa hồ sơ có dán nhãn tuyển dụng, tuyển dụng và hồ sơ nhân viên, căn phòng trở nên yên tĩnh hơn. Đội đã không trở nên nhanh hơn bằng phép thuật. Họ chỉ ngừng lãng phí thời gian để tìm kiếm và in lại. Tôi đã chứng kiến ​​sự thay đổi tương tự ở một văn phòng kế toán nhỏ. Họ thường giữ giấy tờ hàng tháng trong hộp. Khi mùa thuế đến, nhân viên phải mở từng hộp và phân loại các hồ sơ hỗn hợp. Sau khi họ chuyển giấy tờ vào từng bộ bìa trong suốt theo tháng, công việc trở nên dễ dàng hơn. Một người có thể tiếp tục nơi người khác đã dừng lại. Đó là loại thay đổi quan trọng. Không phải vì chất kết dính rất thú vị. Bởi vì trật tự giúp tiết kiệm năng lượng. Khi tôi chọn sản phẩm văn phòng, tôi xem xét việc sử dụng, bảo quản và xử lý. Đó cũng là tiêu chuẩn tôi đặt ra cho bìa sách của mình. Tôi muốn một sản phẩm giúp mọi người luôn ngăn nắp mà không cần thêm công việc nào khác trong ngày. Nếu văn phòng của bạn cần một cách đơn giản để quản lý tài liệu in, tôi sẽ bắt đầu với những bìa sách có cảm giác chắc chắn, dán nhãn tốt và giữ được khi sử dụng thường xuyên. Đó là lý do văn phòng chuyển đổi. Họ muốn ít lộn xộn hơn trên bàn làm việc. Họ muốn ít tìm kiếm hơn. Họ muốn một hệ thống giúp quản lý công việc giấy tờ dễ dàng hơn.

Tôi đã thấy một sự thay đổi đơn giản về chất kết dính khiến công việc hàng ngày trở nên nhẹ nhàng hơn. Trước khi nâng cấp, nhóm của tôi liên tục mất dấu các ghi chú cuộc họp, biểu mẫu khách hàng, danh sách nhiệm vụ và bản in. Một người đã có phiên bản mới nhất. Một người khác có một bản sao cũ hơn. Chúng tôi đã tốn quá nhiều công sức để hỏi “Ai có nó?” và “Trang nào hiện tại?” Đó là lý do tại sao tôi thích nâng cấp chất kết dính cho các đội. Tôi không nói về xu hướng văn phòng ưa thích. Ý tôi là một tập tài liệu được thiết lập với mục đích rõ ràng: - các tab có nhãn cho từng dự án - trang đầu dành cho những người liên hệ chính - một bảng nhiệm vụ hiển thị những gì đã hoàn thành, những gì đang mở và ai sở hữu từng mục - các ngăn trong suốt cho các giấy tờ rời - một nhãn gáy chắc chắn để bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy nhanh chóng Khi tôi sử dụng loại tập tài liệu nhóm này, tôi có thể mở một nơi và xem toàn bộ hình ảnh. Điều đó giúp ích cho việc chuyển giao. Nó cũng hữu ích trong những ngày bận rộn khi mọi người không có thời gian tìm kiếm tin nhắn hoặc thư mục. Một ví dụ nhỏ nổi bật với tôi. Một nhóm dịch vụ gồm 5 người mà tôi đã làm việc cùng thường lưu giữ các biểu mẫu trong chuỗi email và các ngăn xếp ngẫu nhiên trên bàn. Vào thứ Hai, họ lãng phí thời gian để thu thập các ghi chú từ tuần trước. Chúng tôi đã thay đổi điều đó bằng cách thiết lập một tài liệu chung cho bàn lãnh đạo nhóm. Mỗi phần có một mục đích: - danh sách kiểm tra hàng ngày - ghi chú của khách hàng - các mục tiếp theo - danh sách cung cấp - tóm tắt cuộc họp Kết quả rất đơn giản. Mọi người ngừng đoán. Các thành viên mới trong nhóm có thể học nhanh hơn. Trưởng nhóm có thể kiểm tra một tập tài liệu trước mỗi cuộc họp và chuẩn bị sẵn sàng. Nếu bạn muốn thiết lập điều này, tôi sẽ bắt đầu từ đây: 1. Chọn một tài liệu cho một quy trình nhóm. Tôi tập trung vào nó. Một bìa hồ sơ cuộc họp, một bìa để theo dõi dự án hoặc một bìa để bàn giao khách hàng hoạt động tốt hơn một bìa cố gắng làm mọi việc. 2. Sử dụng các tab phù hợp với cách hoạt động của nhóm. Tôi thích các nhãn dễ đọc trong nháy mắt. Tên ngắn giúp ích. 3. Thêm trang đầu tiên giải thích về bìa sách. Tôi đặt một hướng dẫn ngắn gọn ở bìa trong. Nó cho mọi người biết những gì thuộc về nơi này và ai cập nhật nó. 4. Giữ trang mới nhất ở trên cùng. Tôi không muốn các thành viên trong nhóm đào bới những tờ giấy cũ. Phiên bản mới nhất phải dễ dàng nhận ra. 5. Xem lại nó theo nhịp điệu cố định. Tôi thích kiểm tra nhanh trong các cuộc họp nhóm. Các trang cũ sẽ bị xóa. Nhiệm vụ mở được cập nhật. Chất kết dính vẫn hữu ích. Điều tôi thích nhất ở bản nâng cấp chất kết dính này là cảm giác thực tế của nó. Nó không yêu cầu nhóm thay đổi mọi thứ. Nó chỉ mang lại cho nhóm một nơi sạch sẽ để làm việc. Tôi cũng thích nó phù hợp với nhiều cài đặt. Tôi đã thấy các nhóm sử dụng nó cho công việc quản trị văn phòng, lập kế hoạch sự kiện, tiếp nhận khách hàng, ghi chú đào tạo và vận hành hàng ngày. Trường hợp sử dụng thay đổi nhưng nhu cầu vẫn giữ nguyên: mọi người muốn có thông tin rõ ràng, truy cập nhanh và ít sai sót hơn. Nếu nhóm của bạn vẫn phụ thuộc vào giấy tờ rải rác và các ghi chú hỗn hợp, tôi sẽ bắt đầu với việc thiết lập bìa sách tốt hơn. Đó là một thay đổi nhỏ nhưng có thể khiến một ngày của bạn trở nên ngăn nắp hơn ngay lập tức.

Tôi từng nghĩ chiến thắng văn phòng đến từ ngân sách lớn, phần mềm mới hoặc việc cải tổ toàn bộ bàn làm việc. Ngày làm việc của chính tôi đã chứng minh tôi sai. Một thay đổi nhỏ đã tạo ra sự khác biệt thực sự: Tôi dành cho mỗi tờ giấy, ghi chú và nhiệm vụ nhỏ một nơi duy nhất để thực hiện. Trước đó, bàn làm việc của tôi bận rộn cả ngày. Một tờ ghi chú cuộc họp nằm dưới cốc cà phê. Một bản tóm tắt in được chuyển từ bên này sang bên kia của bàn. Một tờ ghi chú có câu hỏi tiếp theo đã bị thất lạc trong một thư mục. Tôi luôn tự nhủ rằng mình sẽ sắp xếp nó sau. Sau đó liên tục bị đẩy lùi. Đó là vấn đề. Tôi không hề thiếu nỗ lực. Tôi đã thiếu một hệ thống đơn giản. Thế nên tôi đã làm một cái. Tôi đặt một cái khay nhỏ gần bàn phím để đựng giấy tờ đến. Tôi giữ một cuốn sổ để ghi chép nhanh. Tôi đã sử dụng một danh sách kỹ thuật số cho các nhiệm vụ cần theo dõi. Vào cuối ngày, tôi dành năm phút để dọn khay, di chuyển đồ đạc đến đúng nơi và quyết định những gì cần chú ý vào sáng hôm sau. Sự thay đổi có vẻ nhỏ. Kết quả là không. Bàn làm việc của tôi vẫn sạch sẽ hơn. Tôi ngừng đọc lại cùng một bài báo ba lần chỉ để nhớ xem mình đã dừng lại ở đâu. Tôi trả lời các câu hỏi của khách hàng nhanh hơn vì ghi chú rất dễ tìm. Tôi cảm thấy bớt áp lực hơn khi ngày bận rộn vì chẳng có gì trốn ở những góc khuất. Đó là phần mà nhiều nhóm văn phòng bỏ lỡ. Một thiết lập nhỏ có thể loại bỏ rất nhiều xích mích. Nếu tôi bắt đầu lại từ con số 0, tôi sẽ sử dụng phương pháp đơn giản tương tự: Tôi sẽ giao cho một mục một công việc. Giấy tờ đi vào một khay. Ghi chú đi vào một cuốn sổ tay. Các mục hành động nằm trong một danh sách. Nội dung theo dõi cuộc họp sẽ được lưu trong một thư mục. Tôi sẽ giữ hệ thống gần nơi công việc diễn ra. Nếu máy in ở phía bên kia phòng, khay không được đặt ở phía đối diện văn phòng. Nếu tôi viết ghi chú trong khi gọi, cuốn sổ sẽ nằm cạnh điện thoại. Nếu nhóm của tôi chia sẻ tệp, tên thư mục phải dễ đọc chứ không phải một chuỗi nhãn hỗn hợp mà chỉ một người hiểu được. Tôi cũng sẽ giữ thời gian thiết lập lại vào cuối ngày ngắn gọn. Năm phút là đủ cho tôi. Tôi không cố gắng dọn dẹp toàn bộ văn phòng cùng một lúc. Tôi dọn dẹp bề mặt, kiểm tra danh sách và đi tiếp. Thói quen đó giữ cho những mớ hỗn độn nhỏ không phát triển thành một mớ hỗn độn lớn. Tôi thấy công việc này diễn ra ở một văn phòng bán hàng nhỏ, nơi tôi giúp đỡ công việc quản trị hàng ngày. Nhóm có một vấn đề chung: mỗi người lưu trữ ghi chú của khách hàng theo một cách khác nhau. Một người đã sử dụng tấm rời. Một ngăn kéo bàn đã qua sử dụng. Một người giữ mọi thứ trong tin nhắn trò chuyện. Khi có người ra ngoài, những người còn lại phải tìm kiếm. Chúng tôi chỉ thay đổi một điều. Chúng tôi đã tạo một định dạng ghi chú chung với các trường giống nhau mỗi lần: tên khách hàng, bước tiếp theo, ngày, chủ sở hữu. Không có thiết lập ưa thích. Không đào tạo lâu dài. Sau vài ngày, việc chuyển giao trở nên suôn sẻ hơn. Các lượt theo dõi bị bỏ lỡ đã bị loại bỏ. Mọi người dành ít thời gian tìm kiếm hơn và có nhiều thời gian làm việc hơn. Đó là một chiến thắng văn phòng thực sự và nó đến từ một sự thay đổi nhỏ. Tôi thích những thay đổi như thế này vì chúng tôn trọng cuộc sống làm việc bình thường. Hầu hết các văn phòng không cần một hệ thống hoàn hảo. Họ cần một hệ thống mà mọi người thực sự sẽ sử dụng. Một quy tắc bàn làm việc sạch sẽ mà không ai tuân theo sẽ không giúp ích được gì. Một thói quen đơn giản phù hợp trong ngày thường giúp ích nhiều hơn. Nếu văn phòng của bạn có cảm giác chật chội, tôi sẽ bắt đầu từ việc nhỏ: Dọn sạch một bề mặt. Chọn một nơi cho công việc sắp tới. Sử dụng một danh sách cho các nhiệm vụ cần hành động. Giữ một định dạng chung cho các ghi chú của nhóm. Đặt lại trong vài phút trước khi rời đi. Thế là đủ để tạo thêm không gian cho sự tập trung. Tôi vẫn tin rằng sự thành công trong văn phòng có thể trông rõ ràng nếu nhìn từ bên ngoài. Một khay, một cuốn sổ, một bản thiết lập lại ngắn, một dạng chia sẻ. Không có gì kịch tính. Tuy nhiên, khi tôi sử dụng tốt những công cụ này, ngày của tôi cảm thấy trôi chảy hơn, công việc của tôi dễ theo dõi hơn và nhóm của tôi ít lãng phí năng lượng hơn vào những nhầm lẫn nhỏ. Thay đổi nhỏ. Chiến thắng văn phòng lớn. Điều đó đã đúng trong công việc của tôi và tôi tin tưởng nó vì tôi đã sống như vậy.

Tôi từng nghĩ những rắc rối nhỏ nhặt hàng ngày là bình thường. Thói quen chậm. Những ghi chú lộn xộn. Lặp đi lặp lại các bước tương tự. Tôi tự nhủ mình có thể sống chung với nó. Sau đó tôi đã thử một cách đơn giản hơn. Tôi nhận thấy sự thay đổi vào một ngày bình thường, không phải vào một thời điểm quan trọng nào đó. Bàn làm việc của tôi cảm thấy nhẹ nhàng hơn. Công việc của tôi tiến triển nhanh hơn. Tôi không phải dừng lại và khắc phục những vấn đề tương tự nữa. Đó là phần tôi thích nhất. Điều tôi mong muốn nhất không phải là một lời hứa hão huyền. Tôi muốn thứ gì đó tiết kiệm công sức và phù hợp với ngày của tôi. Đó là lý do tại sao tôi tiếp tục quay lại với những sản phẩm và dịch vụ mà tôi cảm thấy dễ dàng ngay từ đầu. Nếu tôi cần một hướng dẫn dài chỉ để bắt đầu, tôi sẽ mất hứng thú. Nếu dùng được ngay thì mình để ý. Đối với tôi, giá trị thực sự hiện lên trong những khoảnh khắc nhỏ. Tôi mở nó. Tôi sử dụng nó. Tôi tiếp tục với ngày của mình. Một người bạn của tôi cũng nói điều tương tự sau khi chuyển từ thiết lập cơ bản sang thiết lập gọn gàng hơn. Anh ấy điều hành một cửa hàng trực tuyến nhỏ và thường lãng phí rất nhiều thời gian vào những công việc lặp đi lặp lại. Sau khi thay đổi quy trình làm việc, anh ấy đã ngừng theo đuổi mọi vấn đề nhỏ nhặt. Anh ấy có nhiều không gian hơn để tập trung vào khách hàng. Sự thay đổi đó có cảm giác thực tế vì nó xuất hiện trong cuộc sống hàng ngày chứ không chỉ trên một trang giấy. Tôi cũng quan tâm đến sự tin tưởng. Tôi không muốn nói chuyện táo bạo mà không thể giữ được. Tôi muốn sử dụng rõ ràng, kết quả ổn định và một cách đơn giản để xem liệu nó có phù hợp với nhu cầu của tôi hay không. Với tôi thế là đủ rồi. Một lựa chọn tốt sẽ khiến cuộc sống trở nên dễ dàng hơn mà không khiến tôi phải đấu tranh với nó. Nếu tôi phải giải thích điều khiến tôi không quay trở lại thì đó sẽ là: Ít xích mích hơn. Ít lãng phí hơn. Ít căng thẳng hơn. Nhiều chỗ hơn để thở. Đó là loại sự thay đổi mà tôi nhận thấy. Nhìn bề ngoài nó có thể trông nhỏ bé nhưng trong thời đại của tôi, nó rất quan trọng. Vì vậy, khi tôi nói “hãy thử một lần”, ý tôi là hãy tự kiểm tra bản thân một cách công bằng. Sử dụng nó trong một ngày bình thường. Hãy để nó chứng tỏ bản thân thông qua cách nó cảm nhận, cách nó hoạt động và cách nó giúp bạn tiết kiệm công sức. Tôi không cần những lời nói ồn ào. Tôi cần thứ gì đó phù hợp. Và một khi đã tìm được điều đó, tôi ít khi muốn quay lại con đường cũ. Bạn muốn tìm hiểu thêm? Vui lòng liên hệ với Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Miller, A. 2022. Hệ thống bìa cứng thực tế cho các nhóm văn phòng hiện đại Chen, L. 2023. Cách các tập tin giấy tờ được sắp xếp cải thiện hiệu quả tại nơi làm việc hàng ngày Roberts, K. 2021. Thói quen quản lý tài liệu đơn giản cho các văn phòng bận rộn Patel, S. 2024. Giảm sự lộn xộn trên bàn làm việc thông qua kho lưu trữ văn phòng thông minh hơn Nguyen, T. 2020. Các bìa hồ sơ dùng chung và quy trình làm việc nhóm tốt hơn trong cài đặt hành chính