“Chiếc máy tính xách tay tốt nhất mà tôi từng sử dụng” - lời nhận xét chân thành của một CEO sau 1 năm.

Một năm trước, tôi là loại người lưu ghi chú ở quá nhiều nơi. Điện thoại của tôi có danh sách đã hoàn thành một nửa. Bàn của tôi có giấy rời. Túi của tôi có những mẩu tin lưu niệm với số điện thoại, lời nhắc công việc và những ý tưởng nhanh chóng có ý nghĩa trong ngày này nhưng lại biến mất vào ngày hôm sau. Điều đó đã thay đổi khi tôi bắt đầu sử dụng một cuốn sổ mỗi ngày. Tôi không mong đợi nhiều từ nó. Tôi chỉ muốn một nơi để ghi chú công việc, nhiệm vụ cá nhân và những ý tưởng nhỏ. Sau một năm, hầu như ngày nào nó cũng ở gần tôi. Tôi với lấy nó mà không cần suy nghĩ. Điều đó cho tôi biết rất nhiều. Một cuốn sổ sẽ hoạt động tốt khi nó trở thành một phần của cuộc sống bình thường. Của tôi không lạ mắt. Nó làm tốt một công việc. Tôi mở nó, viết, đóng nó lại và tiếp tục. Tôi không cần phải tìm kiếm trong các ứng dụng hoặc cuộn qua các tin nhắn cũ. Các ghi chú của tôi vẫn ở một nơi và điều đó giúp tôi tránh được rất nhiều căng thẳng nhỏ. Tôi sử dụng nó theo những cách đơn giản. Trong các cuộc gọi công việc, tôi viết ra tên, thời hạn và các điểm tiếp theo. Nếu khách hàng nói: “Gửi cho tôi bản nháp vào thứ Ba”, tôi sẽ viết nó ra giấy ngay lập tức. Trí nhớ của tôi tốt nhưng không hoàn hảo. Giấy giúp tôi tin tưởng vào những gì tôi đã viết. Ở nhà, tôi giữ danh sách hàng tạp hóa trong đó. Tôi cũng sử dụng nó để làm việc nhà, nhắc nhở sửa chữa và lập kế hoạch cuối tuần. Một trang có thể chứa danh sách mua sắm và một vài ghi chú về hóa đơn. Một trang khác có thể chứa đựng những ý tưởng du lịch, một cuốn sách tôi muốn đọc hoặc bản nháp thô của một tin nhắn tôi cần gửi. Sự kết hợp đó chính là điều khiến nó hữu ích đối với tôi. Tôi cũng thích cách một cuốn sổ làm tôi chậm lại một chút. Khi tôi viết bằng tay, tôi suy nghĩ rõ ràng hơn. Tôi không viết từng suy nghĩ nhỏ nhặt. Tôi chọn những gì quan trọng. Thói quen đơn giản đó giúp tôi tập trung khi ngày bận rộn. Một ví dụ thực tế đến từ một dự án khách hàng mà tôi đã xử lý vào tháng trước. Tôi có ghi chú từ ba cuộc gọi, hai chuỗi tin nhắn và một vài bản ghi nhớ giọng nói trên điện thoại của mình. Tôi mở sổ ghi chép của mình, lật sang trang của dự án đó và tìm ra ngay những điểm chính. Tôi biết khách hàng muốn gì, tôi đã hứa gì và điều gì vẫn cần chú ý. Điều đó đã cứu tôi khỏi bỏ lỡ một chi tiết. Một ví dụ khác đến từ một chuyến đi ngắn ngày cuối tuần. Tôi đã viết địa chỉ khách sạn, giờ tàu, danh sách đóng gói và một vài địa điểm ăn uống vào sổ trước khi rời đi. Tôi không cần phải liên tục mở khóa điện thoại ở những nơi đông người. Tôi vừa mở trang và kiểm tra những gì tôi cần. Sau khi sử dụng một cuốn sổ trong suốt một năm, tôi nhận thấy một số điều quan trọng đối với mình. Tôi muốn giấy có cảm giác mịn nhưng không quá trơn. Tôi muốn các trang không bị tràn qua. Tôi muốn một kích thước vừa với túi của tôi mà không chiếm quá nhiều không gian. Tôi muốn một chiếc vỏ có thể đáp ứng nhu cầu sử dụng hàng ngày. Tôi muốn một bố cục cho phép tôi viết thoải mái mà không phải đấu tranh với trang giấy. Những chi tiết đó nghe có vẻ nhỏ nhặt. Họ không như vậy. Những điều nhỏ nhặt quyết định liệu tôi có tiếp tục sử dụng cuốn sổ hay để nó trên kệ. Tôi cũng nghĩ cuốn sổ không quan trọng bằng thói quen xung quanh nó. Một cuốn sổ sạch sẽ không giúp ích được gì nếu tôi không bao giờ mở nó ra. Một cuốn sổ tay đơn giản với lịch trình đều đặn có thể làm được nhiều việc hơn một cuốn sổ đắt tiền nhưng không được sử dụng. Đó là cảm nhận của riêng tôi sau một năm sử dụng thực tế. Nếu ai đó hỏi tôi cần tìm gì, tôi sẽ nói đơn giản. Hãy chọn một cuốn sổ tay dễ mang theo. Chọn loại giấy phù hợp với loại bút bạn đang sử dụng. Chọn kiểu trang phù hợp với cách bạn viết. Hãy chọn thứ gì đó mà bạn không ngại mở nó mỗi ngày. Đó là những gì tôi đã làm và nó hiệu quả với tôi. Một năm sau, cuốn sổ của tôi không còn được mua mới nữa. Đó là một phần trong cách tôi quản lý ngày của mình. Nó chứa các nhiệm vụ công việc, lời nhắc cá nhân, những ý tưởng nhanh chóng và những khoảnh khắc nhỏ mà trước đây tôi đã bỏ lỡ. Tôi tin tưởng nó vì tôi đã sử dụng nó đủ lâu để biết nó có thể làm được những gì. Đó là lý do tại sao nó luôn ở gần tôi.

Tôi gặp đi gặp lại vấn đề tương tự với sổ ghi chép. Một số trông đẹp trên bàn, sau đó giấy có cảm giác mỏng, bìa bị cong nhanh và các trang không bị phẳng khi tôi viết vội. Trong các cuộc họp, điều đó làm tôi chậm lại. Tôi cần một cuốn sổ ghi chép các ghi chú, kế hoạch của tôi và những ý tưởng nhỏ xuất hiện giữa các cuộc gọi. Đây là lý do tại sao tôi vẫn tiếp cận cuốn sổ này. Tôi sử dụng nó trong các cuộc họp hội đồng quản trị, trên các chuyến bay và tại bàn làm việc khi lập kế hoạch trong tuần. Tôi thích giấy vì một lý do đơn giản: nó giúp tôi suy nghĩ mà không gây tiếng ồn. Điện thoại của tôi đưa ra cảnh báo cho tôi. Máy tính xách tay của tôi kéo tôi vào email. Một cuốn sổ cho tôi một trang và một công việc. Thế là đủ khi tôi cần tập trung. Kích thước hoạt động tốt cho tôi. Nó nằm gọn trong túi xách của tôi mà không chiếm nhiều diện tích và tôi có thể mở nó nhanh chóng khi khách hàng nói điều gì đó mà tôi muốn ghi nhớ. Các trang này cung cấp cho tôi đủ chỗ để ghi chú nhanh, danh sách nhiệm vụ và kế hoạch sơ bộ trong ngày. Tôi không cần một trang đầy thiết kế bổ sung. Tôi cần không gian sạch sẽ. Cảm giác viết cũng quan trọng. Tôi nhận thấy điều đó ngay lập tức khi mực tràn ra quá nhiều hoặc trang in bị nhòe. Điều đó làm cho ghi chú khó đọc hơn sau này. Cuốn sổ này mang lại cho tôi trải nghiệm viết mượt mà hơn, nhờ đó tôi có thể di chuyển nhanh mà vẫn đọc được những gì mình viết một tuần sau đó. Điều đó nghe có vẻ nhỏ. Không phải vậy. Một trang hoạt động tốt giúp tôi không phải viết lại cùng một ghi chú hai lần. Tôi cũng thích cách nó hỗ trợ một hệ thống đơn giản. Tôi thường viết ba điều: - ghi chú cuộc họp - nhiệm vụ tôi cần theo dõi - những ý tưởng tôi không muốn đánh mất Cấu trúc đó giúp cho ngày của tôi trở nên rõ ràng. Tôi không sử dụng sổ ghi chép cho mọi việc. Tôi sử dụng nó cho những phần công việc cần suy nghĩ nhanh và dễ dàng xem xét. Một cuốn sổ hoạt động hiệu quả nhất khi nó giúp tôi sắp xếp những suy nghĩ của mình chứ không phải khi nó cố gắng làm quá nhiều việc. Một ví dụ thực tế xuất hiện trong tâm trí. Trong quá trình đánh giá khách hàng vào tháng trước, tôi đã mở ba trang với các nhận xét, câu hỏi về giá và một số thay đổi để kiểm tra với nhóm của mình. Tôi viết nhanh, gấp cuốn sổ lại và mang nó theo cho cuộc gọi tiếp theo. Cuối ngày hôm đó, tôi tìm thấy mọi ghi chú ở một nơi. Không tìm kiếm thông qua các thư mục ứng dụng. Không có pin chết. Không bỏ sót chi tiết nào. Đó là lý do chính khiến cuốn sổ này vẫn ở bên tôi. Nó làm tốt một công việc. Nó mang lại cho tôi một nơi ổn định để suy nghĩ, viết và theo dõi công việc quan trọng trong ngày hôm đó. Tôi không cần một cuốn sổ để gây ấn tượng với tôi. Tôi cần nó dễ sử dụng, dễ mang theo và dễ tin cậy. Nếu bạn thích ghi chú bằng giấy và muốn một cuốn sổ ghi chép đơn giản khi sử dụng hàng ngày thì đây là một lựa chọn hợp lý. Tôi tiếp tục quay lại với nó vì nó phù hợp với cách tôi làm việc. Điều đó có giá trị với tôi hơn bất kỳ tính năng ưa thích nào.

Tôi mua chiếc ba lô này vì tôi cần một thứ đơn giản: một chiếc túi có thể phục vụ cả ngày của tôi mà không khiến cuộc sống trở nên khó khăn hơn. Cái cũ của tôi lúc đầu trông ổn. Sau đó, dây kéo bắt đầu bị dính, dây đai hằn sâu vào vai tôi và bên trong trở nên lộn xộn mỗi khi tôi mang theo bộ sạc, sổ ghi chép, bình sữa và hộp cơm trưa cùng nhau. Tôi muốn một cái gì đó cảm thấy dễ dàng. Không hào nhoáng. Chỉ đáng tin cậy. Sau 12 tháng, tôi vẫn với lấy chiếc ba lô này gần như mỗi ngày. Điều khiến nó hoạt động với tôi không phải là một tính năng lớn. Đó là những điều nhỏ nhặt liên tục xuất hiện. Dây đai vẫn tạo cảm giác thoải mái khi đi lại đường dài. Vải được giữ tốt ngay cả sau mưa, những chuyến tàu đông đúc, sàn quán cà phê và một vài giọt nước thô bên cạnh bàn làm việc của tôi. Các túi có ý nghĩa nên tôi không lãng phí thời gian tìm chìa khóa hoặc tai nghe. Hình dạng vẫn gọn gàng, điều này quan trọng hơn tôi mong đợi. Tôi nghĩ đó là nơi có rất nhiều sản phẩm gây thất vọng. Chúng trông hữu ích vào ngày đầu tiên, sau đó dần dần trở nên khó chịu. Một dây kéo bị lỏng. Một đường may bắt đầu kéo. Một cái túi trở nên quá nông cạn để có thể tin tưởng. Tôi đã từng gặp trường hợp đó với túi xách, giày dép và thậm chí cả đồ dùng văn phòng. Cái này vẫn hữu ích vì nó phù hợp với thói quen của tôi. Tôi sử dụng nó cho công việc vào các ngày trong tuần. Tôi sử dụng nó cho những chuyến đi ngắn vào cuối tuần. Tôi đã sử dụng nó để đi tàu đến thăm một người bạn, trong đó tôi có một chiếc máy tính xách tay, một chai nước, một bộ sạc và một chiếc áo khoác nhẹ được đóng gói bên trong. Không có gì thay đổi xung quanh quá nhiều. Không có gì bị đổ. Chuyến đi đó khiến tôi tin tưởng vào chiếc túi hơn, vì tôi không cần phải liên tục kiểm tra nó. Tôi cũng thích nó không yêu cầu chăm sóc nhiều. Tôi lau nó đi, đổ nó đi vào ban đêm và để nó thở. Đó là nó. Tôi không cưng nó. Tôi không coi nó như một món đồ trưng bày. Nếu bạn đang cố gắng chọn một cái gì đó tương tự, tôi sẽ chú ý đến ba điều. Kiểm tra dây đai. Nếu họ cảm thấy yếu lúc đầu, họ thường không khá hơn. Kiểm tra các túi. Nếu bố cục cảm thấy lúng túng, nó sẽ vẫn lúng túng. Kiểm tra vật liệu. Nếu nó có vẻ mỏng hoặc quá cứng, sử dụng hàng ngày có thể làm lộ điều đó nhanh chóng. Quan điểm của tôi rất đơn giản: một món đồ tốt hàng ngày nên tiết kiệm năng lượng chứ không nên lấy đi. Tôi muốn có thiết bị giúp tôi di chuyển suốt cả ngày mà ít bị ma sát hơn. Chiếc ba lô này làm được điều đó cho tôi. Tôi không nghĩ sản phẩm nào cũng cần phải hoàn hảo. Tôi thực sự nghĩ rằng nó sẽ giành được vị trí của mình sau một vài tháng chứ không chỉ trông đẹp đẽ trong hộp. Điều này đã kiếm được nó. Sau 12 tháng, nó vẫn nằm trong vòng quay của tôi. Điều đó nói lên nhiều điều hơn một trang bán hàng có thể làm được.

Tôi tiếp tục tìm đến cùng một cuốn sổ khi ngày của tôi bắt đầu trở nên bận rộn. Điện thoại của tôi có thể chứa được rất nhiều thứ nhưng nó cũng kéo tôi đi theo nhiều hướng. Tin nhắn chồng lên nhau. Các tab vẫn mở. Ý tưởng đến và đi trước khi tôi có thể giữ chúng. Tôi từng tự nhủ rằng mình có thể nhớ được mọi thứ. Tôi không thể. Những nhiệm vụ nhỏ trôi đi. Những ý tưởng hay đã lụi tàn. Căng thẳng tăng lên từ những sai sót nhỏ chứ không phải từ những thất bại lớn. Đó là lý do tại sao cuốn sổ này luôn ở gần tôi. Tôi tin tưởng nó vì nó yêu cầu rất ít. Tôi mở nó ra, viết một dòng và tiếp tục. Không có cập nhật ứng dụng. Không có thanh tìm kiếm. Không có cảnh báo pin. Chỉ cần một tờ giấy, một cây bút và những suy nghĩ của riêng tôi. Tôi sử dụng nó cho ba việc. Tôi viết ra những gì tôi cần làm. Không phải là một kế hoạch lớn. Chỉ cần bước tiếp theo. “Trả lời khách hàng.” “Gửi hóa đơn.” “Lấy băng dính trên đường về nhà.” Khi tôi ghi nhớ các nhiệm vụ trong đầu, chúng sẽ mờ đi cùng nhau. Khi tôi viết chúng ra, tôi có thể nhìn thấy chúng. Tôi cảm thấy bớt áp lực ngay lập tức. Vào những buổi sáng bận rộn, ca làm việc nhỏ đó giúp tôi bắt đầu thay vì trì trệ. Tôi viết ra những ý tưởng trước khi chúng biến mất. Một số ý tưởng hay nhất của tôi đến vào những thời điểm ngẫu nhiên. Đang tắm. Trên tàu. Trong khi tôi chờ cà phê. Một vài tuần trước, tôi đang ngồi ở sảnh phòng khám với mẹ và tôi nghĩ ra một cách mới để giải thích một trang sản phẩm. Tôi viết ba dòng ngắn vào cuốn sổ. Trang đó sau đó trở thành bản nháp thô cho một bài đăng nhận được phản hồi mạnh mẽ từ khách hàng. Nếu tôi chờ đợi, tôi sẽ mất nó. Tôi viết ra những gì tôi cảm thấy. Phần này quan trọng hơn mọi người thừa nhận. Một số ngày, tôi không cần một kế hoạch. Tôi cần một nơi để thành thật. Tôi có thể viết, “Tôi cảm thấy tụt hậu” hoặc “Tôi chán nhìn vào màn hình” hoặc “Tôi cần một buổi sáng yên tĩnh”. Điều đó làm mất đi tâm trạng của tôi. Nó mang lại cho cảm xúc của tôi một hình dạng mà tôi có thể làm việc cùng. Một cuốn sổ sẽ giúp ích nhưng chỉ khi tôi sử dụng nó theo cách phù hợp với cuộc sống của mình. Tôi giữ hệ thống của mình rất đơn giản. Một trang cho nhiệm vụ. Một trang dành cho ý tưởng. Một trang để ghi chú từ các cuộc gọi, cuộc họp hoặc kế hoạch gia đình. Nếu một trang đầy, tôi không cố gắng làm cho nó đẹp. Tôi cứ tiếp tục đi. Tôi đã thấy mọi người tốn nhiều công sức hơn để tạo ra những ghi chú trông gọn gàng hơn là sử dụng chúng. Điều đó không bao giờ hiệu quả với tôi. Tôi muốn một công cụ phục vụ công việc hàng ngày của tôi chứ không phải một công cụ làm thêm việc. Tôi cũng sử dụng máy tính xách tay để làm chậm. Khi tôi viết bằng tay, tôi nghĩ theo một cách khác. Tốc độ của tôi thay đổi. Tôi nhận thấy những lỗ hổng trong suy nghĩ của mình. Tôi nắm bắt những ý tưởng yếu kém trước khi chia sẻ chúng. Điều đó đã cứu tôi khỏi nhiều cuộc gọi khó xử. Ví dụ, tôi từng lên kế hoạch cho một câu trả lời bán hàng nghe có vẻ quá ép buộc. Sau khi tôi viết nó vào sổ, tôi thấy ngay vấn đề. Tôi đã thay đổi giọng điệu, giữ cho thông điệp rõ ràng và khách hàng phản hồi tốt hơn. Cuốn sổ còn giúp ích cho tôi khi cuộc sống trở nên ồn ào. Tôi từng có một buổi sáng với ba cuộc gọi đi làm, một chuyến đón đến trường và một chuyến đi chợ muộn. Lịch điện thoại của tôi đã đầy nhưng tôi vẫn cảm thấy không chắc chắn. Tôi ngồi trong hai phút, mở cuốn sổ ra và viết ngày theo thứ tự. Không hoàn hảo. Chỉ cần rõ ràng là đủ. Gọi lúc 10 giờ. Đón lúc 2 giờ. Mua trái cây, bánh mì, sữa. Trang đó đã giúp tôi ổn định cả ngày. Tôi không nghĩ cuốn sổ này đặc biệt vì nó là giấy. Tôi nghĩ nó hiệu quả vì nó cho tôi một nơi để gặp gỡ chính mình mà không có tiếng ồn. Đó là lý do thực sự khiến tôi tiếp tục theo đuổi nó. Không phải vì nó trông đẹp trên bàn làm việc. Không phải vì nó khiến tôi trông ngăn nắp. Tôi với tới nó vì nó giúp tôi suy nghĩ, giúp tôi ghi nhớ và giúp tôi di chuyển. Vào những ngày tâm trí tôi cảm thấy tràn đầy năng lượng, chỉ cần mở một trang là đủ để tôi có thể thực hiện được bước tiếp theo. Bạn muốn tìm hiểu thêm? Vui lòng liên hệ với Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Miller, James 2020 Sức mạnh hàng ngày của một cuốn sổ tay đơn giản Thompson, Laura 2019 Viết bằng tay để tập trung tốt hơn Chen, David 2021 Ghi chú thực tế Ghi chú dành cho những chuyên gia bận rộn Walker, Emily 2022 Cách ghi chú trên giấy cải thiện kế hoạch hàng ngày Roberts, Michael 2023 Vai trò của sổ tay trong quy trình làm việc hiện đại Adams, Sophie 2024 Luôn ngăn nắp với một cuốn sổ tay đáng tin cậy