Tôi thường rời cuộc họp với hàng trang ghi chú và không biết rõ phải làm gì tiếp theo. Các ý tưởng, câu hỏi và quyết định nằm cùng nhau trong một danh sách dài. Sau này khi xem lại, tôi phải đọc lại mọi thứ chỉ để tìm bước tiếp theo. Bây giờ tôi biến những ghi chú thô thành hành động bằng một quy trình đơn giản. 1. Tập hợp các ghi chú ở một nơi Tôi sao chép ghi chú từ sổ ghi chép, tài liệu hoặc tin nhắn trò chuyện vào một trang duy nhất. Hiện tại tôi vẫn giữ nguyên từ ngữ gốc, ngay cả khi nó chưa hoàn chỉnh. Mục đích là để xem toàn bộ bức tranh trước khi tôi bắt đầu sắp xếp. 2. Đánh dấu các quyết định, nhiệm vụ và câu hỏi mở Tôi dán nhãn cho từng dòng: - Quyết định: Nhóm đã đồng ý sử dụng thiết kế thanh toán hiện tại. - Nhiệm vụ: Maya sẽ cập nhật hình ảnh sản phẩm. - Câu hỏi: Chúng ta có cần một biểu ngữ riêng trên thiết bị di động không? Điều này giúp câu hỏi không bị nhầm lẫn với một cam kết. Nó cũng làm cho các khoảng trống dễ dàng được phát hiện hơn. 3. Biến mỗi nhiệm vụ thành một hành động rõ ràng Một hành động hữu ích cho biết ai đó sẽ làm gì. Tôi thay thế các ghi chú mơ hồ như “trang sản phẩm” bằng một nhiệm vụ cụ thể: - Mơ hồ: Trang sản phẩm - Rõ ràng: Maya sẽ cập nhật hình ảnh sản phẩm trên trang sản phẩm Nếu ghi chú không nêu tên chủ sở hữu hoặc ngày hết hạn, tôi để lại dấu như “Cần chủ sở hữu” hoặc “Ngày cần thiết” thay vì đoán. 4. Chia các nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ hơn “Chuẩn bị email khởi chạy” có thể cảm thấy quá rộng để bắt đầu. Tôi có thể chia nó thành: - Bản nháp email - Kiểm tra chi tiết sản phẩm - Thêm hình ảnh đã được phê duyệt - Gửi bản nháp để xem xét Những hành động nhỏ giúp theo dõi tiến trình dễ dàng hơn. Họ cũng tiết lộ khi nào một nhiệm vụ cần ý kiến đóng góp từ người khác. 5. Kiểm tra xem mọi hành động có đủ chi tiết không Trước khi chia sẻ danh sách, tôi hỏi: - Chủ sở hữu có thể cho biết phải làm gì không? - Kết quả mong đợi có rõ ràng không? - Có cần hẹn hò không? - Nhiệm vụ có phụ thuộc vào người khác hoặc quyết định không? Ví dụ: “Xem lại báo cáo” có chỗ cho việc phỏng đoán. “Jordan sẽ kiểm tra số liệu bán hàng trong báo cáo tháng 4 và đánh dấu mọi sai sót trước thứ Năm” giúp nhóm có bước tiếp theo rõ ràng hơn. Sau cuộc họp lập kế hoạch, ghi chú của tôi có thể chứa “khởi chạy trang web, hình ảnh, thiết bị di động, phê duyệt”. Tôi có thể biến danh sách đó thành một danh sách hành động ngắn với chủ sở hữu được nêu tên, nhiệm vụ cụ thể và ngày mà nhóm đã thống nhất. Các ghi chú không cần phải trông bóng bẩy. Họ cần giúp mọi người hành động.
Tôi đã từng coi việc ghi chú như một công việc lưu trữ. Tôi ghi lại các điểm gặp mặt, lưu các liên kết, sao chép các trích dẫn hữu ích và chuyển mọi thứ vào một thư mục lớn. Khi cần chi tiết, tôi dành nhiều thời gian tìm kiếm hơn là làm việc. Vấn đề không phải là số lượng ghi chú. Vấn đề là thiếu một hệ thống rõ ràng. Một ghi chú hữu ích sẽ giúp tôi đưa ra quyết định, hoàn thành nhiệm vụ, ghi nhớ lý do hoặc xây dựng ý tưởng. Nếu nó không thể thực hiện một trong những công việc này, tôi tự hỏi liệu tôi có cần giữ nó hay không. ## Cung cấp cho mỗi ghi chú một mục đích rõ ràng Bây giờ tôi đặt mỗi ghi chú vào một trong bốn nhóm: - Nhiệm vụ — hành động tôi cần hoàn thành - Tham khảo — thông tin thực tế, hướng dẫn và tài nguyên hữu ích - Dự án — thông tin được liên kết với mục tiêu hiện tại - Ý tưởng — những suy nghĩ có thể hữu ích sau này Sự phân tách đơn giản này giúp giảm nhầm lẫn. Một ghi chú cuộc họp có thể chứa cả bốn loại nên tôi chia nó ra sau cuộc họp thay vì để thành một trang dài. Ví dụ: Ghi chú cuộc họp - Khách hàng cần một trang sản phẩm ngắn hơn - Gửi bản phác thảo đã sửa đổi trước Thứ Năm - Dòng tiêu đề hiện tại nhận được ít lượt nhấp chuột - Kiểm tra dòng tiêu đề dựa trên câu hỏi. Tôi sẽ sắp xếp nó thành: Nhiệm vụ: Gửi dàn ý đã sửa đổi trước Thứ Năm Tham khảo: Dòng tiêu đề hiện tại nhận được số lượt nhấp chuột thấp Dự án: Cập nhật trang sản phẩm Ý tưởng: Kiểm tra dòng tiêu đề dựa trên câu hỏi Nội dung vẫn được kết nối nhưng mỗi phần đều có vai trò rõ ràng. ## Viết ghi chú cho tương lai của bạn Tôi không viết ghi chú như thể tôi đang ghi âm một bài giảng. Tôi viết chúng như thể ba tuần sau tôi sẽ mở trang này ra mà không nhớ gì về cuộc thảo luận ban đầu. Một lưu ý yếu cho biết: > Cải thiện email giới thiệu. Một lưu ý hữu ích cho biết: > Email giới thiệu thứ hai có tỷ lệ gửi không cao. Xem lại dòng chủ đề, rút ngắn đoạn mở đầu và so sánh tỷ lệ nhấp chuột với email đầu tiên. Phiên bản thứ hai cung cấp cho tôi bối cảnh và hành động khả thi. Nó không phụ thuộc vào bộ nhớ. Một ghi chú thực tế có thể trả lời ba câu hỏi: - Chuyện gì đã xảy ra? - Tại sao nó lại quan trọng? - Tiếp theo tôi nên làm gì? Câu trả lời không cần phải dài. Hai câu rõ ràng có thể hữu ích hơn một trang đầy những suy nghĩ thô thiển. ## Biến ghi chú cuộc họp thành hành động Nhiều ghi chú không thành công vì ghi lại cuộc thảo luận nhưng không ghi lại quyền sở hữu. Khi rời cuộc họp, tôi kiểm tra: - Quyết định - Người chịu trách nhiệm - Ngày đến hạn - Bước tiếp theo - Bất kỳ câu hỏi mở nào tôi đều sử dụng định dạng đơn giản: Quyết định: Sử dụng biểu mẫu thanh toán ngắn hơn Chủ sở hữu: Nhóm sản phẩm Ngày hết hạn: Ngày 18 tháng 3 Bước tiếp theo: Xem lại các trường biểu mẫu Câu hỏi mở: Khách có còn thanh toán không? Hình thức này giúp tôi tránh được một vấn đề thường gặp: tin rằng một cuộc thảo luận đã tạo ra sự tiến bộ khi không ai có nhiệm vụ rõ ràng. Nếu một điểm không có chủ sở hữu và không có bước tiếp theo, tôi đánh dấu nó là một câu hỏi mở thay vì coi đó là công việc đã hoàn thành. ## Sử dụng các tiêu đề giúp bạn tìm kiếm Tôi tránh những tiêu đề mơ hồ như: - Ý tưởng - Ghi chú - Nghiên cứu - Cuộc họp - Để xem xét Những tên này có thể cảm thấy thuận tiện khi tôi tạo ghi chú, nhưng chúng sẽ tạo thêm công việc sau này. Tôi thích những tiêu đề bao gồm chủ đề và mục đích: - Ý tưởng kiểm tra trang sản phẩm — Tháng 3 năm 2025 - Ghi chú phỏng vấn khách hàng — người dùng doanh nghiệp nhỏ - Đánh giá giới thiệu qua email — câu hỏi mở - Kế hoạch nội dung hàng tuần — giáo dục về sản phẩm Một tiêu đề hay cho tôi biết tôi sẽ tìm thấy gì trước khi mở trang. Nó cũng cải thiện kết quả tìm kiếm trong ứng dụng ghi chú của tôi. Tôi ghi lại ngày tháng giúp giải thích nội dung. Đối với các ghi chú tham khảo thường xanh, tôi để lại ngày tháng và cập nhật trang khi thông tin thay đổi. ## Giữ một ngôi nhà cho mỗi ý tưởng Ghi chú trùng lặp tạo ra sự nghi ngờ. Khi cùng một ý tưởng xuất hiện trong ba thư mục, tôi có thể không biết phiên bản nào là hiện hành. Tôi chọn một trang chính cho mỗi chủ đề. Các ghi chú khác liên kết lại với nó. Ví dụ: tôi giữ một trang có tên: Thông tin chi tiết về cuộc phỏng vấn khách hàng Trang đó có thể chứa các liên kết đến các cuộc phỏng vấn riêng lẻ nhưng các mẫu được chia sẻ vẫn tồn tại ở một nơi. Tôi có thể cập nhật thông tin chi tiết chính mà không cần kiểm tra một số thư mục. Cách tiếp cận này phù hợp với: - Nghiên cứu sản phẩm - Ý tưởng nội dung - Hướng dẫn quy trình - Câu hỏi của khách hàng - Kết quả chiến dịch - Ghi chú học tập cá nhân Một ghi chú không cần phải nắm bắt mọi chi tiết. Nó cần chỉ cho tôi chi tiết phù hợp. ## Xem lại ghi chú bằng một thói quen nhỏ Hệ thống ghi chú cần có thói quen xem lại. Công việc của tôi mất khoảng mười lăm phút vào cuối tuần làm việc. Tôi kiểm tra: - Ghi chú với những nhiệm vụ còn dang dở - Những trang cần tiêu đề rõ ràng hơn - Ý tưởng không còn phù hợp với mục tiêu của tôi - Tài liệu tham khảo có thể đã lỗi thời - Ghi chú cuộc họp vẫn còn những câu hỏi chưa được giải quyết. Tôi không cố gắng dọn sạch từng trang. Tôi tập trung vào những ghi chú có ảnh hưởng tới công việc hiện tại. Điều này giúp hệ thống luôn hữu ích mà không biến tổ chức thành một nhiệm vụ toàn thời gian riêng biệt. ## Di chuyển nhiệm vụ ra khỏi ghi chú Một ghi chú có thể đề cập đến một nhiệm vụ nhưng nó không được thay thế cho trình quản lý tác vụ. Nếu tôi viết: > Hãy hỏi nhà thiết kế về ảnh chụp màn hình sản phẩm. Tôi chuyển nó vào danh sách nhiệm vụ của mình bằng một hành động rõ ràng: > Yêu cầu Maya cung cấp ảnh chụp màn hình sản phẩm cập nhật cho trang định giá. Ghi chú giữ nền. Danh sách nhiệm vụ chứa hành động. Sự tách biệt này giúp tôi thấy được điều gì cần chú ý hôm nay mà không cần phải đọc lại những trang họp cũ. ## Sử dụng các ví dụ để kiểm tra hệ thống của bạn Tôi đã kiểm tra hệ thống của mình bằng một dự án nội dung thực tế. Tôi có các ghi chú nghiên cứu, câu hỏi của khách hàng, ý tưởng về tiêu đề và các phần dự thảo trải dài trên nhiều trang. Tôi đã tạo một trang dự án với năm phần: - Mục tiêu - Câu hỏi của khán giả - Ghi chú nguồn - Ý tưởng nháp - Hành động tiếp theo Tôi liên kết các ghi chú chi tiết thay vì sao chép mọi thứ vào trang dự án. Trang dự án đã trở thành một bản đồ làm việc. Các trang nguồn vẫn có sẵn khi tôi cần thêm chi tiết. Kết quả rất đơn giản: Tôi dành ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin và có nhiều thời gian hơn để đưa ra quyết định biên tập. Một cấu trúc tương tự có thể hỗ trợ việc ra mắt sản phẩm, kế hoạch đào tạo, quy trình bán hàng hoặc mục tiêu học tập cá nhân. ## Xóa các ghi chú không còn hữu ích Giữ mọi ghi chú có thể mang lại cảm giác an toàn nhưng thông tin cũ có thể khiến hệ thống khó sử dụng hơn. Tôi xóa hoặc lưu trữ các ghi chú khi: - Dự án đã đóng - Thông tin không còn chính xác - Ý tưởng không còn liên quan đến công việc hiện tại của tôi - Một ghi chú mới hơn thay thế nó - Tôi không thể giải thích lý do tại sao tôi giữ nó. Tôi không xóa lịch sử hữu ích mà không kiểm tra nó. Tôi lưu trữ các dự án đã hoàn thành và giữ các quyết định quan trọng khi chúng có thể giải thích công việc trong tương lai. Mục tiêu không phải là sở hữu ít tờ tiền hơn. Mục đích là làm cho các ghi chú hữu ích dễ dàng tiếp cận hơn. Một hệ thống ghi chú rõ ràng mang lại cho tôi nhiều điều hơn là một màn hình gọn gàng. Nó làm giảm việc nghiên cứu lặp đi lặp lại, giữ cho các quyết định luôn rõ ràng và giúp tôi biến những suy nghĩ rời rạc thành công việc thực tế. Tôi bắt đầu bằng một câu hỏi: Ghi chú này giúp tôi làm gì? Câu trả lời hướng dẫn tiêu đề, cấu trúc, vị trí và hành động tiếp theo. Khi mỗi ghi chú đều có công việc, quy trình làm việc của tôi trở nên dễ quản lý hơn và sự chú ý của tôi tập trung vào công việc quan trọng.
Ghi chú của tôi từng tồn tại ở mọi nơi: trong ứng dụng điện thoại, sổ ghi chép, bản nháp email, tab trình duyệt và các tài liệu chưa hoàn thành. Tôi có thể nhớ đã viết điều gì đó hữu ích, nhưng tôi không thể tìm thấy nó khi tôi cần. Vấn đề không phải là thiếu nỗ lực. Tôi không có con đường đơn giản nào từ việc nắm bắt ý tưởng đến việc sử dụng nó. Một hệ thống ghi chú hiệu quả không cần nhiều công cụ. Nó cần những nơi rõ ràng, những thói quen nhỏ và một cách thường xuyên để biến những suy nghĩ lơ đãng thành công việc hữu ích. ### Bắt đầu với một không gian chụp. Bây giờ tôi giữ một hộp thư đến chính để ghi chú nhanh. Khi một ý tưởng xuất hiện, tôi không dừng lại để quyết định xem nó thuộc về đâu. Tôi viết nó vào cùng một chỗ: - Một nhiệm vụ tôi cần giải quyết - Một câu hỏi tôi muốn khám phá - Một trích dẫn từ một bài báo - Một nhận xét của khách hàng - Một ý tưởng nháp - Một lời nhắc nhở cá nhân Điều này loại bỏ một quyết định nhỏ trong ngày của tôi. Những quyết định nhỏ có thể tạo ra một lượng xích mích đáng kinh ngạc khi chúng xuất hiện lặp đi lặp lại. Không gian chụp không có nghĩa là trở thành phòng lưu trữ cố định. Đó là một khu vực chờ đợi. ### Viết ghi chú cho bản thân trong tương lai Một ghi chú ngắn khi tôi viết có thể cảm thấy rõ ràng, nhưng vài ngày sau lại trở nên khó hiểu. “Kiểm tra trang giá” có thể có ý nghĩa vào lúc này. Sau này, tôi có thể không nhớ mình muốn kiểm tra điều gì. Bây giờ tôi thêm một ngữ cảnh nhỏ: “So sánh trang định giá với ba câu hỏi mà nhóm bán hàng đưa ra”. Chi tiết bổ sung đó giúp tôi hiểu mục đích mà không cần phải xây dựng lại toàn bộ tình huống. Một ghi chú hữu ích thường trả lời ba câu hỏi đơn giản: - Đây là cái gì? - Tại sao nó lại quan trọng? - Tôi có thể làm gì với nó? Ghi chú không cần phải bóng bẩy. Nó cần phải vẫn hữu ích. ### Sắp xếp ghi chú theo hành động Khi tôi xem lại hộp thư đến của mình, tôi đưa ra hướng dẫn rõ ràng cho từng ghi chú. Một ghi chú có thể trở thành: - Một nhiệm vụ có bước tiếp theo - Một mục tham khảo - Một ý tưởng dự án - Một lời nhắc lịch - Một bản ghi quyết định - Một ghi chú cần xóa. Ví dụ: tôi từng có một ghi chú có nội dung: “Cải thiện quá trình làm quen với khách hàng”. Câu đó mô tả một mục tiêu chứ không phải một hành động. Tôi đã đổi nó thành: “Liệt kê ba điểm mà khách hàng mới yêu cầu trợ giúp trong quá trình làm quen”. Phiên bản này đã cho tôi một nơi rõ ràng để bắt đầu. Sau khi nói chuyện với nhóm hỗ trợ, tôi có thể quyết định những gì cần thay đổi. Nếu một ghi chú không dẫn đến một hành động hữu ích, tôi sẽ lưu nó làm tài liệu tham khảo hoặc xóa nó. Giữ mọi suy nghĩ có thể làm cho hệ thống khó sử dụng hơn. ### Xây dựng cấu trúc thư mục nhỏ Một hệ thống thư mục lớn có thể trông ngăn nắp nhưng có thể làm chậm quá trình ghi chú. Tôi thích một số nhóm rộng hơn: - Hộp thư đến - Các dự án đang hoạt động - Tham khảo - Cá nhân - Lưu trữ Mỗi dự án có trang hoặc tài liệu riêng. Tôi lưu giữ các ghi chú cuộc họp, quyết định, câu hỏi mở và các bước tiếp theo cùng nhau. Điều này giúp tôi tránh được một vấn đề thường gặp: tìm năm ghi chú riêng biệt về cùng một dự án và cố gắng tìm ra ghi chú nào chứa thông tin mới nhất. Tên thư mục ít quan trọng hơn quy tắc đằng sau chúng. Mỗi lưu ý nên có một ngôi nhà rõ ràng. ### Biến cuộc họp thành quyết định Ghi chú cuộc họp thường trở thành những bản ghi dài không ai đọc. Bây giờ tôi tập trung vào bốn phần: - Điều gì đã được quyết định - Ai sở hữu từng nhiệm vụ - Những câu hỏi còn lại - Thời điểm diễn ra đợt đánh giá tiếp theo Ví dụ: “Cập nhật email chào mừng” quá rộng. “Maria sẽ viết lại email chào mừng và chia sẻ bản nháp để xem xét vào thứ Năm” mang lại cho nhóm một hành động và chủ sở hữu rõ ràng. Phong cách này cũng bảo vệ tôi khỏi việc dựa vào trí nhớ. Một quyết định được viết bằng ngôn ngữ đơn giản sẽ dễ kiểm tra hơn một trang thảo luận chung. ### Sử dụng liên kết thay vì ghi chú lặp đi lặp lại Khi tôi viết về cùng một chủ đề nhiều lần, tôi liên kết các ghi chú lại với nhau thay vì sao chép cùng một thông tin. Một ghi chú nghiên cứu của khách hàng có thể liên kết đến: - Quyết định về sản phẩm liên quan - Tóm tắt cuộc phỏng vấn - Nhiệm vụ mở - Thay đổi cuối cùng Các liên kết tạo ra một đường dẫn xuyên suốt thông tin. Tôi có thể theo dõi chủ đề mà không cần tìm kiếm mọi thư mục. Tôi cũng giữ chi tiết nguồn gần các trích dẫn được sao chép. Một liên kết, ngày tháng và mô tả ngắn thường đủ để giúp tôi kiểm tra ngữ cảnh ban đầu. ### Ôn lại hệ thống bằng một câu hỏi thực tế Một hệ thống lưu ý nên hỗ trợ công việc chứ không phải trở thành một dự án khác. Trong quá trình xem xét, tôi hỏi: “Tôi có thể tìm được thứ mình cần không và tôi có biết phải làm gì tiếp theo không?” Nếu câu trả lời là không, tôi sẽ thay đổi hệ thống một chút. Tôi có thể đổi tên một thư mục, xóa các ghi chú cũ, chia một trang dự án lớn hoặc thêm một liên kết bị thiếu. Tôi không cố gắng làm sạch từng nốt nhạc. Tôi tập trung vào những ghi chú liên quan đến công việc hiện tại. ### Một ví dụ đơn giản Một nhà thiết kế mà tôi làm việc cùng đã lưu giữ phản hồi về sản phẩm trong tin nhắn trò chuyện, ảnh chụp màn hình và ghi chú cá nhân. Khi nhóm lên kế hoạch cập nhật thiết kế, phản hồi phải mất hàng giờ để thu thập. Cô đã tạo một trang dự án với ba phần: - Phản hồi để xem xét - Đưa ra quyết định - Thay đổi để kiểm tra Mọi nhận xét mới đều được chuyển vào một trong các phần này. Nhóm vẫn sử dụng tính năng trò chuyện để thảo luận nhưng trang dự án đã trở thành bản ghi hoạt động. Kết quả không phải là một kho lưu trữ hoàn hảo. Đó là nơi chia sẻ nơi mọi người có thể nhìn thấy hướng đi hiện tại và những câu hỏi mở. Bài học chính của tôi rất đơn giản: những ghi chú sẽ trở nên hữu ích khi chúng dẫn đến đâu đó. Ghi lại ý tưởng ở một nơi. Thêm đủ bối cảnh cho tương lai của bạn. Hãy cho mỗi ghi chú một vai trò rõ ràng. Kết nối thông tin liên quan. Biến các cuộc thảo luận thành hành động và quyết định. Mục tiêu không phải là thu thập thêm ghi chú. Đó là dành ít thời gian hơn cho việc tìm kiếm thông tin và có nhiều thời gian hơn để sử dụng nó.
Tôi đã từng coi việc ghi chú là một công việc viết đơn giản. Tôi mở một tài liệu, sao chép các điểm chính, thêm một vài lời nhắc và tiếp tục. Vấn đề xuất hiện sau đó. Tôi không thể tìm thấy quyết định tôi cần. Một nhiệm vụ không có chủ sở hữu rõ ràng. Một nhận xét hữu ích của khách hàng đã bị chôn vùi dưới nhiều trang ghi chú cuộc họp. Tôi đã viết rất nhiều, nhưng những ghi chú đó không giúp tôi làm việc nhanh hơn. Ghi chú sạch sẽ thay đổi điều đó. Chúng làm cho thông tin dễ quét hơn, công việc dễ theo dõi hơn và các quyết định dễ sử dụng hơn. Bây giờ tôi giữ mỗi ghi chú tập trung vào bốn lĩnh vực: - Chủ đề chính - Quyết định quan trọng - Hành động tiếp theo - Người chịu trách nhiệm Cấu trúc này phù hợp cho các cuộc họp, cuộc gọi với khách hàng, lập kế hoạch dự án và công việc hàng ngày. Một ghi chú thực tế có thể như sau: Chủ đề: Cập nhật trang sản phẩm trên trang web Quyết định: Sử dụng mô tả tính năng ngắn hơn Hành động tiếp theo: Viết lại ba phần đầu tiên Chủ sở hữu: Mia Ngày đến hạn: Thứ năm Câu hỏi mở: Khách hàng có hiểu bảng giá không? Định dạng này loại bỏ nhu cầu đọc từng câu trước khi tìm thông tin quan trọng. Tôi cũng viết ghi chú theo từng đoạn ngắn thay vì một đoạn dài. Một đoạn văn dài có thể chứa đựng những chi tiết hữu ích nhưng sẽ tốn nhiều công sức hơn để ôn lại. Khoảng cách rõ ràng giúp tôi thấy được sự khác biệt giữa một quyết định, một câu hỏi và một nhiệm vụ. Trong cuộc gọi với khách hàng, tôi có thể sử dụng bố cục này: Nhu cầu của khách hàng Nhóm muốn có một cách đơn giản hơn để xem xét các báo cáo hàng tuần. Điểm khó khăn Họ dành quá nhiều thời gian để kiểm tra nhiều tệp để tìm cùng một dữ liệu. Yêu cầu Họ muốn một báo cáo được chia sẻ có nhãn trạng thái rõ ràng. Bước tiếp theo Gửi báo cáo mẫu và yêu cầu phản hồi. Bố cục này giữ cho lời nói của khách hàng được kết nối với công việc tiếp theo. Nó cũng giúp tôi tránh được một lỗi thường gặp: ghi lại những gì mọi người nói mà không ghi lại những gì sẽ xảy ra tiếp theo. Tôi chú ý đến lời nói hành động. “Thảo luận về kế hoạch tiếp thị” quá mơ hồ. “Gửi bản dự thảo kế hoạch tiếp thị cho đội ngũ bán hàng” giao cho tôi một nhiệm vụ rõ ràng. Một nhiệm vụ hữu ích thường trả lời ba câu hỏi: - Điều gì cần xảy ra? - Ai sẽ xử lý việc đó? - Khi nào cần kiểm tra? Nếu thiếu một trong những câu trả lời này, tôi đánh dấu bài làm để xem lại thay vì đoán mò. Tôi giữ các quyết định tách biệt khỏi ý tưởng. Ý tưởng có thể thay đổi. Các quyết định hướng dẫn công việc hiện tại. Trộn chúng lại với nhau có thể làm cho một đề xuất cũ trông giống như một kế hoạch đã được phê duyệt. Ví dụ: Ý tưởng: Thêm tính năng trò chuyện trực tiếp Quyết định: Kiểm tra biểu mẫu liên hệ trước khi thêm trò chuyện trực tiếp Sự khác biệt nhỏ đó có thể ngăn cản những công việc không cần thiết. Tôi cũng xem lại ghi chú của mình vào cuối ngày. Việc xem xét không cần phải mất nhiều thời gian. Tôi xóa các điểm lặp lại, cập nhật các nhiệm vụ đã hoàn thành và chuyển các câu hỏi đang mở vào một danh sách riêng. Các ghi chú trở nên hữu ích hơn khi chúng phản ánh trạng thái hiện tại của công việc. Điều phối viên sản phẩm mà tôi làm việc cùng đã sử dụng phương pháp này trong quá trình cập nhật trang web. Những ghi chú cuộc họp cũ của cô đầy vài trang, nhưng nhóm vẫn hỏi những câu hỏi giống nhau sau mỗi cuộc họp. Cô đã thay đổi định dạng thành các quyết định, nhiệm vụ, chủ sở hữu và các câu hỏi mở. Cuộc họp tiếp theo sử dụng ít lời giải thích lặp lại hơn và mỗi người có thể thấy những gì họ cần giải quyết. Ghi chú sạch không yêu cầu một hệ thống đặc biệt. Họ yêu cầu một mục đích rõ ràng. Nếu tôi đang ghi lại thông tin để tham khảo trong tương lai, tôi sẽ tập trung vào các chi tiết hữu ích và các từ thân thiện với tìm kiếm. Nếu tôi đang ghi âm một cuộc họp, tôi sẽ tập trung vào các quyết định và hành động. Nếu tôi đang viết ghi chú cá nhân, tôi sử dụng những lời nhắc nhở ngắn gọn có ý nghĩa khi tôi quay lại sau. Ghi chú tốt nên giảm bớt công việc chứ không tạo thêm công việc khác để quản lý. Một cấu trúc đơn giản, khoảng cách rõ ràng và các hành động cụ thể có thể biến thông tin rải rác thành một công cụ làm việc thiết thực. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
David Allen — 2015 — Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng Tiago Forte — 2022 — Xây dựng bộ não thứ hai: Một phương pháp đã được chứng minh để tổ chức cuộc sống số và khơi dậy tiềm năng sáng tạo của bạn Sönke Ahrens — 2022 — Cách ghi chú thông minh: Một kỹ thuật đơn giản để tăng cường khả năng viết, học tập và suy nghĩ Cal Newport — 2016 — Làm việc sâu: Các quy tắc để tập trung thành công trong một thế giới bị phân tâm Barbara Minto — 2008 - Kim tự tháp Nguyên tắc: Logic trong viết và suy nghĩ Peter Drucker - 2007 - Drucker thiết yếu: Trong một tập Những nguyên tắc quản lý thiết yếu của Cha đẻ của quản lý hiện đại
