Nhiều người không đấu tranh vì họ thiếu nỗ lực. Họ gặp khó khăn vì nhiệm vụ của họ tranh giành sự chú ý cả ngày. Tôi từng viết danh sách việc cần làm dài trông có vẻ hiệu quả nhưng hiếm khi giúp tôi chọn được việc cần làm tiếp theo. Những yêu cầu nhỏ đã đẩy công việc quan trọng sang một bên. Các cuộc họp đã phá vỡ sự tập trung của tôi. Đến cuối ngày, tôi đã hoàn thành một số nhiệm vụ dễ dàng nhưng vẫn cảm thấy bị tụt lại phía sau. Một người lập kế hoạch hữu ích sẽ thay đổi mô hình này bằng cách giao cho mỗi nhiệm vụ một vị trí rõ ràng, thời gian thực tế và lý do để thực hiện. Người lập kế hoạch không thể loại bỏ mọi vấn đề khỏi lịch trình bận rộn. Nó có thể giúp tôi xem công việc trước khi ngày bắt đầu. Tôi bắt đầu với chế độ xem hàng tuần. Tôi viết ra những cam kết cố định như các cuộc họp, hoạt động ở trường, các cuộc hẹn và thời hạn dự án. Những mục này đã mất thời gian rồi nên tôi không nên lên kế hoạch cho chúng. Bước đơn giản này cho thấy tôi thực sự có bao nhiêu thời gian làm việc. Một tuần với mười giờ mở cửa trên giấy tờ có thể chỉ có năm giờ có thể sử dụng được sau khi đi du lịch, gọi điện, nghỉ giải lao và làm các công việc thường ngày. Lập kế hoạch bằng số thực giúp việc theo dõi lịch trình dễ dàng hơn. Sau đó, tôi chọn một số ít kết quả có ý nghĩa. Thay vì viết: - Trả lời email - Làm báo cáo - Thực hiện cuộc gọi - Kiểm tra dự án - Sắp xếp hồ sơ Tôi biến danh sách thành các hành động rõ ràng hơn: - Trả lời ba email khách hàng cần quyết định - Viết phần giới thiệu báo cáo và phần dữ liệu - Gọi cho nhà cung cấp về ngày giao hàng - Xem lại ngân sách dự án để tìm những chi phí còn thiếu. Các hành động rõ ràng giúp giảm thời gian tôi dành để quyết định ý nghĩa của một nhiệm vụ. Họ cũng làm cho sự tiến bộ dễ dàng hơn để nhìn thấy. Tôi thường chọn một nhiệm vụ chính trong ngày cùng với hai hoặc ba nhiệm vụ nhỏ hơn. Nhiệm vụ chính nhận được sự tập trung tốt nhất của tôi. Những nhiệm vụ nhỏ hơn có thể phù hợp với những cuộc họp hoặc những khoảng thời gian tiêu tốn ít năng lượng hơn. Một ngày làm việc điển hình có thể như sau: 9:00–10:30 — Soạn thảo báo cáo khách hàng 10:30–10:45 — Nghỉ giải lao 10:45–11:15 — Trả lời các tin nhắn ưu tiên 11:30–12:00 — Họp nhóm 1:30–2:00 — Gọi điện cho nhà cung cấp 3:00–3:30 — Xem lại số liệu và ghi lại các bước tiếp theo Lịch trình để lại một khoảng trống. Không gian đó quan trọng. Một câu hỏi giao hàng, yêu cầu của đồng nghiệp hoặc một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn có thể làm thay đổi kế hoạch. Khi đã đặt trước từng phút, một sự chậm trễ có thể khiến cả ngày cảm thấy lạc lõng. Tôi cũng tách việc lập kế hoạch khỏi việc ghi âm. Việc lập kế hoạch cho tôi biết tôi dự định làm gì. Ghi âm cho thấy những gì thực sự đã xảy ra. Vào cuối ngày, tôi đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành, chuyển những công việc còn dang dở và viết một đoạn ghi chú ngắn về sự chậm trễ. Ghi chú phải hữu ích chứ không mang tính phán xét: - Báo cáo cần nhiều dữ liệu hơn - Cuộc gọi mất nhiều thời gian hơn dự kiến - Hai yêu cầu khẩn cấp đã thay đổi thứ tự công việc - Tôi đã đánh giá thấp thời gian cần thiết để chỉnh sửa Sau vài ngày, những ghi chú này tiết lộ các mẫu. Tôi có thể thấy rằng việc viết bài mất nhiều thời gian hơn vào buổi chiều, các cuộc họp thường xuyên kéo dài hoặc một số nhiệm vụ cần thông tin từ người khác. Bản kế hoạch sẽ trở thành bản ghi chép về thói quen làm việc của tôi chứ không chỉ là danh sách những hy vọng. Quy trình lập kế hoạch hàng ngày đơn giản có thể mất mười phút: 1. Kiểm tra chế độ xem hàng tuần. 2. Bổ sung các cam kết cố định. 3. Chọn một kết quả chính. 4. Chọn hai hoặc ba nhiệm vụ hỗ trợ. 5. Để lại khoảng trống cho những thay đổi. 6. Xem lại ngày trước khi nghỉ làm. Bản thân công cụ này không cần phải phức tạp. Tôi có thể sử dụng sổ ghi chép, bản in kế hoạch hàng tuần hoặc lịch kỹ thuật số. Lựa chọn tốt hơn là lựa chọn tôi sẽ mở và cập nhật mà không tạo thêm công việc. Ví dụ: một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể có một ngày thứ Hai bận rộn với rất nhiều tin nhắn của khách hàng, kiểm tra hàng tồn kho và hồ sơ thanh toán. Một danh sách nhiệm vụ dài có thể khiến những nhiệm vụ này trở nên bình đẳng. Người lập kế hoạch có thể phân chia chúng theo thời gian và tác động: - Sáng: xác nhận thông tin chứng khoán - Sáng muộn: trả lời thắc mắc của khách hàng - Chiều: cập nhật hồ sơ thanh toán - Cuối ngày: chuẩn bị danh sách giao hàng tiếp theo Điều này không làm khối lượng công việc nhỏ đi. Nó làm cho thứ tự dễ hiểu hơn. Tôi cũng đã học được cách hiển thị những nhiệm vụ còn dang dở nhưng có giới hạn. Việc chuyển mọi nhiệm vụ sang ngày mai sẽ tạo ra danh sách việc cần làm thứ hai không bao giờ kết thúc. Khi một nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành trong vài ngày, tôi sẽ hỏi liệu nó có còn cần thiết không, liệu nó có quá lớn hay không hoặc liệu tôi có đang đợi người khác không. Một nhiệm vụ lớn có thể trở nên dễ dàng hơn khi được chia thành các bước nhỏ hơn: - Thu thập ghi chú dự án - Chọn những điểm chính - Tạo dàn ý thô - Viết phần đầu tiên - Kiểm tra các số liệu - Gửi bản nháp để xem xét Mức độ chi tiết đó cho tôi một điểm khởi đầu rõ ràng. Bắt đầu thường khó hơn tiếp tục. Công cụ lập kế hoạch hữu ích nhất không phải là công cụ có nhiều trang hoặc tính năng nhất. Nó là thứ giúp tôi đưa ra những lựa chọn thiết thực trước khi những phiền nhiễu lấn át. Tôi lên kế hoạch ít hơn, dành chỗ cho những thay đổi và xem xét lại những gì đã xảy ra mà không biến quá trình này thành thêm áp lực. Một người lập kế hoạch giỏi không hứa hẹn những ngày hoàn hảo. Nó giúp tôi định hướng sự chú ý, giúp tôi bảo vệ thời gian cho những công việc có ý nghĩa và chỉ ra những điểm mà lịch trình của tôi cần thay đổi.
Một lịch trình bận rộn có thể khiến mọi nhiệm vụ trở nên cấp bách. Tôi có thể dành cả ngày để trả lời tin nhắn, tham gia các cuộc họp và xử lý các yêu cầu nhỏ nhưng vẫn thắc mắc tại sao công việc quan trọng vẫn chưa hoàn thành. Việc lập kế hoạch tốt hơn giúp tôi sử dụng thời gian của mình một cách cẩn thận hơn. Nó không yêu cầu một thói quen hoàn hảo hoặc một ứng dụng phức tạp. Nó bắt đầu với một cái nhìn rõ ràng về những gì tôi cần, những gì tôi có thể quản lý và những gì có thể chờ đợi. Tôi bắt đầu bằng việc chọn một kết quả rõ ràng trong ngày. Kết quả này phải mô tả một kết quả chứ không phải một hoạt động mơ hồ. “Làm việc trên báo cáo” để lại quá nhiều chỗ cho sự chậm trễ. “Hoàn thành bản dự thảo báo cáo bán hàng và gửi nó để xem xét” mang lại cho tôi một mục tiêu rõ ràng. Một kết quả rõ ràng giúp tôi đưa ra những lựa chọn tốt hơn khi có yêu cầu mới xuất hiện. Nếu một nhiệm vụ không hỗ trợ kết quả chính trong ngày, tôi có thể chuyển nó sang thời điểm khác thay vì để nó chiếm hết lịch trình của mình. Tôi cũng giữ danh sách hàng ngày của mình ngắn gọn. Một danh sách nhiệm vụ dài có thể trông hiệu quả nhưng nó có thể tạo ra áp lực trước khi ngày bắt đầu. Tôi thường chọn ba nhiệm vụ chính: - Một nhiệm vụ hỗ trợ mục tiêu chính của tôi - Một nhiệm vụ xử lý trách nhiệm thường xuyên - Một nhiệm vụ giúp công việc trong tương lai tiếp tục phát triển. Các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể nằm trong một danh sách riêng. Điều này giúp chúng hiển thị mà không cho phép chúng kiểm soát sự chú ý của tôi. Khi tôi lên kế hoạch cho một nhiệm vụ, tôi ước tính thời gian cần thiết cho nó. Một báo cáo có thể mất hai giờ để viết, nhưng việc kiểm tra số liệu bán hàng, tìm những chi tiết còn thiếu và xem lại bản thảo cuối cùng có thể tốn thêm thời gian. Nếu tôi bỏ qua những phần này, lịch trình của tôi sẽ dày đặc trước buổi trưa. Bây giờ tôi để lại khoảng trống giữa các nhiệm vụ. Khoảng trống ba mươi phút giúp tôi có thời gian để trả lời một cuộc gọi bất ngờ, sửa lỗi hoặc nghỉ ngơi một lát. Một kế hoạch không có thời gian rảnh trông có vẻ gọn gàng trên giấy nhưng thường bị phá vỡ trong điều kiện làm việc bình thường. Tôi cũng chia các dự án lớn thành các hoạt động nhỏ hơn. “Ra mắt một dịch vụ mới” quá rộng đối với kế hoạch hàng ngày. Tôi có thể chia nó thành: - Xác nhận khách hàng mục tiêu - Liệt kê các tính năng của dịch vụ - Kiểm tra chi phí giao hàng - Chuẩn bị một trang ưu đãi đơn giản - Hỏi hai khách hàng để phản hồi Mỗi hành động đều cho tôi một điểm bắt đầu rõ ràng. Tiến độ trở nên dễ dàng hơn và tôi ít có khả năng trì hoãn dự án vì cảm thấy nó quá lớn. Một ví dụ thực tế là một cửa hàng trực tuyến nhỏ đang chuẩn bị một trang sản phẩm mới. Chủ sở hữu có thể dự định viết trang, chụp ảnh, kiểm tra giá và xuất bản mọi thứ trong một buổi chiều. Kế hoạch đó có thể thất bại khi ảnh cần chỉnh sửa hoặc thiếu chi tiết sản phẩm. Một kế hoạch khả thi hơn sẽ cung cấp cho mỗi phần thời gian riêng. Chủ sở hữu kiểm tra thông tin sản phẩm vào buổi sáng, chuẩn bị ảnh sau bữa trưa và xem lại trang trước khi xuất bản. Nếu trang cần chỉnh sửa lần nữa thì lịch trình sẽ có chỗ cho việc đó. Tôi bảo vệ thời gian để tập trung làm việc. Tin nhắn và thông báo có thể chia sự chú ý của tôi thành những phần nhỏ. Tôi thường đặt điện thoại cách xa bàn làm việc và kiểm tra tin nhắn trong khoảng thời gian nhất định. Sự thay đổi đơn giản này giúp tôi làm việc lâu hơn. Tôi không cố gắng loại bỏ mọi gián đoạn. Một số cuộc gọi và yêu cầu cần được phản hồi nhanh chóng. Tôi chọn sự gián đoạn nào cần hành động và sự gián đoạn nào có thể chờ đợi. Vào cuối ngày, tôi xem lại kế hoạch mà không đổ lỗi cho bản thân. Tôi hỏi ba câu hỏi: - Tôi đã hoàn thành những gì? - Điều gì gây ra sự chậm trễ? - Ngày mai tôi nên thay đổi điều gì? Một nhiệm vụ bị bỏ lỡ có thể cho thấy nhiệm vụ đó quá lớn, thời gian ước tính quá ngắn hoặc mức độ ưu tiên không rõ ràng. Đánh giá này biến một ngày khó khăn thành thông tin hữu ích. Lập kế hoạch hoạt động tốt nhất khi nó phù hợp với thói quen thực tế. Một lịch trình không có chỗ để nghỉ giải lao có thể không phù hợp với người phải xử lý các cuộc gọi của khách hàng cả ngày. Kế hoạch chi tiết theo giờ có thể không phù hợp với người quản lý có ưu tiên thay đổi thường xuyên. Tôi thích một cấu trúc linh hoạt: một kết quả chính, một vài nhiệm vụ rõ ràng và đủ không gian cho những thay đổi thông thường. Mục tiêu không phải là lấp đầy mỗi giờ. Mục tiêu là mang lại cho công việc phù hợp một vị trí công bằng trong ngày. Khi lập kế hoạch với ý tưởng đó, tôi dành ít thời gian phản ứng hơn và có nhiều thời gian hơn để đạt được tiến bộ ổn định. Một kế hoạch đơn giản sẽ không giải quyết được mọi vấn đề nhưng nó có thể giúp tôi nhìn thấy bước hữu ích tiếp theo và tiến tới mục tiêu đó với một tâm trí sáng suốt hơn.
Nhiều người có năng lực không đấu tranh vì họ thiếu kỹ năng. Họ gặp khó khăn vì sự chú ý của họ bị phân tán vào các cuộc họp, tin nhắn, nội dung theo dõi, nhiệm vụ cá nhân và các yêu cầu bất ngờ. Tôi đã thấy điều này xảy ra ở các đội bán hàng. Một người đại diện có thể nói chuyện với khách hàng cả ngày nhưng lại quên gửi đề xuất, ghi âm cuộc gọi hoặc theo dõi khách hàng tiềm năng. Công việc có vẻ bận rộn nhưng những nhiệm vụ quan trọng vẫn còn dang dở. Một người lập kế hoạch tốt sẽ giúp tôi biến nỗ lực thành sự tiến bộ rõ ràng. Nó dành cho mỗi nhiệm vụ một vị trí, bảo vệ thời gian cho công việc tập trung và cho biết liệu các hành động hàng ngày của tôi có hỗ trợ cho các mục tiêu lớn hơn của tôi hay không. Một kế hoạch không chỉ là một danh sách các nhiệm vụ. Đó là một hệ thống đơn giản để quyết định điều gì xứng đáng với thời gian của tôi. Khi tôi lập kế hoạch cho tuần của mình, tôi bắt đầu với kết quả hơn là hoạt động. “Trả lời email” mô tả chuyển động nhưng không hiển thị kết quả hữu ích. “Gửi đề xuất đã sửa đổi cho ba khách hàng đủ điều kiện” mang lại cho tôi một mục tiêu rõ ràng. Sự thay đổi nhỏ này làm cho công việc của tôi dễ đo lường hơn. Tôi có thể tự hỏi: - Việc gì cần phải hoàn thành? - Ai có liên quan? - Hành động tiếp theo sẽ như thế nào? - Khi nào tôi sẽ làm việc đó? Nhiệm vụ rõ ràng làm giảm nỗ lực tinh thần cần thiết để bắt đầu. Tôi cũng phân chia nhiệm vụ theo mức độ ưu tiên. Một danh sách dài có thể khiến mọi việc trông có vẻ cấp bách, ngay cả khi chỉ một vài nhiệm vụ ảnh hưởng đến mục tiêu chính của tôi. Công cụ lập kế hoạch hàng ngày của tôi thường gồm ba nhóm: - Công việc hỗ trợ mục tiêu kinh doanh hiện tại - Công việc phải hoàn thành vào một ngày đã định - Công việc nhỏ có thể chờ nếu trong ngày đông người. Cách tiếp cận này giúp tôi bảo vệ thời gian cho công việc cần tập trung. Một lời đề nghị của khách hàng, một cuộc phỏng vấn tuyển dụng hoặc đánh giá sản phẩm có thể cần được chú ý một cách yên tĩnh. Tôi không đặt nó giữa một số cuộc gọi ngắn và mong đợi kết quả tốt. Tôi cũng để lại không gian cho những thay đổi. Một lịch trình dày đặc từ sáng đến tối có thể trông hiệu quả nhưng không có chỗ cho những câu hỏi của khách hàng, các vấn đề kỹ thuật hoặc các cuộc họp bị trì hoãn. Khi một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến, cả ngày có thể bị gián đoạn. Tôi thích lập kế hoạch khoảng 60 đến 70 phần trăm thời gian làm việc có sẵn của mình. Không gian còn lại cho tôi chỗ để phản hồi mà không mất kiểm soát trong ngày. Đánh giá hàng tuần giúp tôi nhận thấy các khuôn mẫu. Tôi nhìn vào những công việc còn dang dở và hỏi tại sao họ lại chuyển sang ngày khác. Đôi khi nhiệm vụ quá lớn. “Cải thiện quy trình bán hàng” rất khó lập kế hoạch vì nó bao gồm nhiều hành động riêng biệt. Tôi có thể chia nó thành các bước nhỏ hơn: - Xem lại quy trình hiện tại - Liệt kê các câu hỏi thường gặp của khách hàng - So sánh thời gian phản hồi - Dự thảo trình tự theo dõi mới - Thảo luận về các thay đổi với nhóm Một hành động tiếp theo rõ ràng giúp nhiệm vụ bắt đầu và hoàn thành dễ dàng hơn. Người lập kế hoạch cũng giúp tôi quản lý các bước tiếp theo. Điều này quan trọng trong việc bán hàng, dịch vụ, tuyển dụng và công việc dự án. Nếu tôi nói chuyện với khách hàng vào thứ Ba và dự định gửi thông tin sau, tôi sẽ ghi lại chính xác ngày tiếp theo và tài liệu tôi cần chuẩn bị. Không có hồ sơ đó, tôi dựa vào trí nhớ. Trí nhớ rất hữu ích cho các ý tưởng nhưng nó không phải là một hệ thống nhiệm vụ đáng tin cậy. Một ví dụ bán hàng điển hình trông như thế này: Một người đại diện nói chuyện với khách hàng tiềm năng trong cuộc gọi giới thiệu sản phẩm. Khách hàng yêu cầu thông tin chi tiết về giá cả và giao hàng. Người đại diện viết: “Theo dõi khách hàng.” Ghi chú đó quá mơ hồ. Một mục mạnh mẽ hơn sẽ là: “Gửi bảng giá và ước tính giao hàng cho Maria, Thứ Ba lúc 10 giờ sáng”. Ghi chú thứ hai bao gồm hành động, con người, nội dung và thời gian. Nó làm giảm sự nhầm lẫn và làm cho việc theo dõi có nhiều khả năng hơn. Tôi cũng sử dụng kế hoạch của mình để bảo vệ năng lượng cá nhân. Một số nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung sâu sắc, trong khi những nhiệm vụ khác có thể được xử lý khi năng lượng của tôi thấp hơn. Tôi có thể lên lịch viết hoặc phân tích trong khoảng thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình và thực hiện công việc quản lý thường xuyên sau đó. Điều này không có nghĩa là mỗi ngày sẽ tuân theo kế hoạch một cách hoàn hảo. Các kế hoạch cần phải đáp ứng với điều kiện thực tế. Khách hàng có thể cần trợ giúp, cuộc họp có thể bị trễ hoặc một vấn đề mới có thể xuất hiện. Tôi điều chỉnh lịch trình mà không coi sự thay đổi là thất bại. Mục đích của việc lập kế hoạch không phải là để kiểm soát từng phút. Đó là đưa ra những lựa chọn tốt hơn khi ngày trở nên bận rộn. Một công cụ lập kế hoạch hữu ích cũng phải dễ bảo trì. Nếu việc cập nhật mất quá nhiều thời gian, tôi sẽ ngừng sử dụng nó. Tôi có thể làm việc với sổ ghi chép, ứng dụng lịch, nền tảng tác vụ hoặc bảng tính đơn giản. Công cụ ít quan trọng hơn thói quen. Thói quen lập kế hoạch cơ bản của tôi mất vài phút: - Viết các kết quả chính trong tuần - Chọn các nhiệm vụ hỗ trợ cho các kết quả đó - Thêm ngày cho các cuộc họp và theo dõi - Chia các nhiệm vụ lớn thành các hành động rõ ràng - Chọn các nhiệm vụ hữu ích nhất cho mỗi ngày - Xem lại tiến độ trước khi kết thúc ngày làm việc Tôi giữ hệ thống đơn giản vì việc lập kế hoạch phức tạp thường trở thành một dạng trì hoãn khác. Hiệu suất mạnh mẽ không đến từ việc lấp đầy mỗi giờ. Nó xuất phát từ việc sử dụng sự chú ý để tạo ra những kết quả hữu ích. Một người lập kế hoạch tốt giúp tôi thấy được sự khác biệt giữa hoạt động và tiến độ, ghi nhớ các cam kết và dành chỗ cho những công việc cần được quan tâm. Khi tôi lên kế hoạch với những hành động rõ ràng, khung thời gian thực tế và đánh giá thường xuyên, tôi không cần phụ thuộc vào trí nhớ hay nỗ lực vào phút cuối. Tôi có thể làm việc tập trung hơn và phản ứng với sự thay đổi ít căng thẳng hơn. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
David Allen (2001) Hoàn thành công việc Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng Stephen R Covey (1989) 7 thói quen của người thành đạt Cal Newport (2016) Quy tắc làm việc sâu để tập trung thành công trong một thế giới mất tập trung James Clear (2018) Thói quen nguyên tử Một cách dễ dàng và đã được chứng minh để xây dựng thói quen tốt và phá bỏ thói quen xấu Daniel H Pink (2018) Khi bí mật khoa học về thời điểm hoàn hảo Francesco Cirillo (2006) Kỹ thuật Pomodoro Hệ thống quản lý thời gian được ca ngợi đã thay đổi cách chúng ta làm việc
