Khi công việc di chuyển giữa các cuộc họp, bàn làm việc và màn hình dùng chung, các ghi chú có thể bị phân tán. Một ý tưởng nhanh chóng có thể nằm trong một cuốn sổ, bản cập nhật dự án trong một cuốn sổ khác và một nhiệm vụ quan trọng có thể biến mất dưới những tờ giấy rời. Sổ tay dạng xoắn ốc tùy chỉnh của chúng tôi cung cấp cho các nhóm một nơi đơn giản để ghi lại các ý tưởng, kế hoạch, câu hỏi và các bước tiếp theo. Mỗi sổ ghi chép có thể phản ánh cách nhóm của bạn làm việc, từ thiết kế bìa đến bố cục trang. ### Được xây dựng dựa trên công việc hàng ngày của nhóm bạn. Tôi biết rằng mỗi nhóm sử dụng sổ ghi chép một cách khác nhau. Nhóm tiếp thị có thể cần không gian cho các ý tưởng chiến dịch và kế hoạch nội dung. Nhóm thiết kế có thể thích các trang trống để phác thảo. Nhóm bán hàng có thể cần các trang có hàng dòng để ghi chú cho khách hàng và các nhiệm vụ tiếp theo. Nhóm đào tạo có thể chọn các phần có cấu trúc để ghi chú và phản hồi bài học. Các tùy chọn tùy chỉnh giúp máy tính xách tay phù hợp với những nhu cầu này. Bạn có thể chọn: - Màu bìa và hình minh họa - Logo công ty hoặc thông điệp của nhóm - Các trang có dòng kẻ, trống, chấm hoặc hỗn hợp - Kích thước trang và kiểu giấy - Ngăn chia phần - Trang ghi chú cho nhiệm vụ, ngày tháng hoặc chi tiết dự án - Màu và vị trí đóng gáy xoắn ốc Điều này mang lại cho mỗi nhóm một công cụ thiết thực thay vì một cuốn sổ tay chung có thể không phù hợp với quy trình làm việc của nhóm. ### Dễ sử dụng trong các cuộc họp Sổ ghi chép phải mở đủ phẳng để viết và lật trang mà không cần tốn nhiều công sức. Đóng bìa dạng xoắn ốc hỗ trợ ghi chú nhanh chóng trong các cuộc họp, hội thảo, thăm địa điểm và các buổi đào tạo. Tôi thường thấy các đội đánh mất thông tin hữu ích vì mọi người viết lên tờ giấy gần nhất. Một cuốn sổ tay tùy chỉnh có thể cung cấp cho mỗi người một nơi nhất quán để ghi lại: - Quyết định cuộc họp - Câu hỏi mở - Nhiệm vụ được giao - Phản hồi của khách hàng - Bản phác thảo và sơ đồ - Thời hạn dự án - Ý tưởng cho công việc trong tương lai Cấu trúc trang rõ ràng cũng giúp bạn dễ dàng xem lại ghi chú sau này. Ai đó mở sổ ghi chép vài ngày sau cuộc họp có thể hiểu những gì đã được thảo luận và những gì vẫn cần chú ý. ### Một công cụ hữu ích để nhận diện nhóm Một cuốn sổ tay có thể mang phong cách trực quan của nhóm mà không khiến thiết kế trở nên quá lố. Logo trên bìa, màu thương hiệu trên bìa sách hoặc thông điệp ngắn gọn của nhóm có thể khiến cuốn sổ có cảm giác được kết nối với nơi làm việc. Ví dụ: một nhóm phần mềm nhỏ có thể tạo sổ ghi chép có bìa tối màu, logo đơn giản và các trang có chấm để phác thảo sản phẩm. Văn phòng bất động sản có thể chọn các trang có dòng kẻ với các phần chi tiết về tài sản, câu hỏi của khách hàng và các ghi chú tiếp theo. Bộ phận nhà trường có thể bổ sung sơ đồ lập kế hoạch hàng tuần để nhân viên sử dụng. Thiết kế phải hỗ trợ người dùng. Nếu bìa quá dày hoặc các trang khó đọc, cuốn sổ sẽ trở nên kém hữu ích. Tôi thích bố cục rõ ràng, văn bản dễ đọc và đủ không gian viết. ### Thích hợp cho các cuộc họp, hội nhập và sự kiện Sổ tay xoắn ốc tùy chỉnh có thể hỗ trợ nhiều hoạt động nhóm: - Bộ dụng cụ chào mừng nhân viên mới - Hội thảo nội bộ - Buổi đào tạo - Cuộc họp khách hàng - Sự kiện thương mại - Lập kế hoạch dự án - Lớp học hoặc học tập nhóm - Quà tặng của công ty Một cuốn sổ tay đi kèm trong bộ công cụ đào tạo có thể cung cấp cho nhân viên mới một nơi để ghi lại các hướng dẫn về mật khẩu, câu hỏi, địa chỉ liên hệ và nhiệm vụ ban đầu. Tại hội thảo, lời nhắc in sẵn có thể giúp người tham gia theo dõi buổi học và viết ra các điểm hành động của riêng họ. Mục đích không cần phải phức tạp. Một cuốn sổ tay được sắp xếp hợp lý có thể giúp mọi người tập trung và lưu giữ những thông tin hữu ích. ### Cách tiếp cận đơn đặt hàng sổ ghi chép tùy chỉnh Tôi bắt đầu bằng việc xác định cách sử dụng sổ ghi chép. Số lượng người dùng, thói quen viết, phong cách họp và nhu cầu xây dựng thương hiệu đều ảnh hưởng đến thiết kế. Quá trình này thường bao gồm: 1. Chọn kích thước sổ tay và kiểu bìa. 2. Chọn định dạng trang. 3. Quyết định những yếu tố thương hiệu nào cần thêm vào. 4. Xem lại thứ tự trang và chỗ viết. 5. Kiểm tra tác phẩm nghệ thuật và bố cục trước khi sản xuất. 6. Xác nhận số lượng, bao bì và chi tiết giao hàng. Một mẫu nhỏ hoặc bằng chứng kỹ thuật số có thể giúp nhóm xem xét thiết kế trước khi đặt hàng đầy đủ. Bước này giúp người dùng có cơ hội kiểm tra vị trí logo, bố cục trang, màu sắc và văn bản in. ### Một lựa chọn đơn giản để làm việc nhóm có tổ chức Các công cụ nhóm tốt không cần thêm nhiều công việc. Họ nên làm cho các công việc hàng ngày trở nên dễ dàng hơn để ghi lại, xem xét và chia sẻ. Sổ ghi chép xoắn ốc tùy chỉnh của chúng tôi giúp các nhóm tạo ra trải nghiệm ghi chú nhất quán trong khi vẫn có chỗ cho việc viết, phác thảo và lập kế hoạch cá nhân. Với kích thước, định dạng trang và thiết kế bìa phù hợp, sổ ghi chép có thể trở thành một phần trong quy trình làm việc thường xuyên của nhóm thay vì một vật dụng khác bị bỏ quên trong ngăn kéo.
Một dự án được chia sẻ có thể mất phương hướng khi các ý tưởng tồn tại trong các tin nhắn trò chuyện, giấy rời và các tệp kỹ thuật số riêng biệt. Các thành viên trong nhóm có thể tham dự cùng một cuộc họp nhưng rời đi với những ghi chú, mức độ ưu tiên và các bước tiếp theo khác nhau. Tôi sử dụng sổ ghi chép tùy chỉnh để tạo cho mỗi dự án một nơi rõ ràng để phát triển. Một cuốn sổ tay có thể chứa các ghi chú cuộc họp, danh sách nhiệm vụ, bản phác thảo, phản hồi của khách hàng và các quyết định quan trọng ở một định dạng thực tế. Khi bố cục phù hợp với cách làm việc của nhóm, mọi người sẽ tốn ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin và có nhiều thời gian hơn để hành động dựa trên thông tin đó. Quy trình ghi chép tùy chỉnh của tôi bắt đầu với nhu cầu hàng ngày của nhóm. Nhóm bán hàng có thể cần không gian để ghi chú khách hàng, ngày theo dõi, chi tiết sản phẩm và tóm tắt cuộc gọi. Nhóm thiết kế có thể thích các trang trống để phác thảo, các trang lưới để bố trí và một phần để phản hồi. Nhóm dự án có thể cần các mẫu cuộc họp, danh sách mục hành động và các trang về rủi ro hoặc câu hỏi mở. Bìa có thể mang tên công ty, tên dự án hoặc phong cách hình ảnh đơn giản. Các trang bên trong có thể bao gồm: - Mục tiêu dự án - Ghi chú cuộc họp - Chủ nhiệm vụ - Ngày đến hạn - Nhận xét của khách hàng - Trang ý tưởng - Phần lập kế hoạch hàng tuần - Trang đánh giá - Chỗ viết trống và có dòng kẻ. Tôi thấy rằng thiết kế sổ tay tốt nhất không cố gắng bao gồm mọi tính năng có thể. Nó cung cấp cho mọi người đủ cấu trúc để luôn phù hợp trong khi vẫn có chỗ cho phong cách làm việc của riêng họ. Ví dụ: một nhóm tiếp thị nhỏ có thể sử dụng một định dạng sổ ghi chép để lập kế hoạch chiến dịch. Mỗi trang cuộc họp có thể hiển thị chủ đề, quyết định, người được phân công và hành động tiếp theo. Ý tưởng chiến dịch có thể chuyển từ một ghi chú thô thành một nhiệm vụ rõ ràng mà không cần sao chép vào nhiều tài liệu. Sổ ghi chép không thay thế phần mềm dự án. Nó hỗ trợ các cuộc trò chuyện diễn ra ngoài màn hình. Thứ tự trang cũng quan trọng như thiết kế trang. Một định dạng hữu ích có thể mở ra với các chi tiết dự án, tiếp theo là các trang lập kế hoạch, hồ sơ cuộc họp, không gian ý tưởng và các trang đánh giá. Mục lục có thể giúp người dùng tìm thấy các phần chính. Số trang giúp các cuộc thảo luận chia sẻ dễ dàng hơn vì thành viên trong nhóm có thể tham khảo “trang 18” thay vì tìm kiếm qua nhiều tin nhắn. Lựa chọn giấy cũng định hình trải nghiệm viết. Bút bi hoạt động tốt trên nhiều loại giấy vở tiêu chuẩn. Các nhóm sử dụng bút đánh dấu, bút gel hoặc phác thảo nhẹ có thể thích giấy dày hơn. Bìa sách phải phù hợp với cách sử dụng sổ ghi chép. Định dạng mở phẳng có thể hữu ích trong các cuộc họp. Vỏ bọc linh hoạt có thể phù hợp với những người mang sổ ghi chép giữa các văn phòng, sự kiện và các chuyến thăm khách hàng. Tôi khuyên bạn nên thử nghiệm cách bố trí với một nhóm nhỏ trước khi đặt hàng lô lớn hơn. Đưa sổ ghi chép mẫu cho những người có vai trò khác nhau. Hỏi họ: - Họ có thể tìm đúng trang mà không cần trợ giúp không? - Có đủ chỗ để ghi chú thông thường không? - Lời nhắc có hỗ trợ tiến trình cuộc họp không? - Máy tính xách tay có vừa với túi hoặc bàn thông thường của họ không? - Trang nào cảm thấy hữu ích và trang nào cảm thấy không cần thiết? Câu trả lời của họ có thể hướng dẫn những thay đổi về kích thước trang, giấy, bìa và nội dung. Sổ ghi chép tùy chỉnh có thể hỗ trợ làm việc nhóm khi chúng được xây dựng dựa trên công việc thực tế thay vì chỉ trang trí. Một định dạng chu đáo giúp mọi người ghi lại cùng loại thông tin, xem lại các quyết định và giữ cho các ghi chú cá nhân được kết nối với các mục tiêu chung. Một cuốn sổ tay phù hợp sẽ không giải quyết được mọi vấn đề về giao tiếp. Nó có thể cung cấp cho nhóm một công cụ làm việc chung, giảm bớt các ghi chú rải rác và giúp việc cộng tác hàng ngày trở nên dễ dàng hơn.
Các cuộc họp thường trở nên khó quản lý khi các ghi chú nằm rải rác trên các trang, ứng dụng điện thoại và các tệp được chia sẻ rời rạc. Tôi có thể nhớ cuộc thảo luận chính nhưng lại bỏ lỡ một nhiệm vụ nhỏ, một cái tên hoặc thời hạn đã thỏa thuận. Một cuốn sổ tay xoắn ốc tùy chỉnh giúp tôi có một nơi rõ ràng để ghi lại chương trình làm việc, các quyết định, câu hỏi và công việc tiếp theo. Định dạng xoắn ốc mở ra bằng phẳng và dễ dàng xử lý trong suốt cuộc thảo luận bận rộn. Tôi có thể lật trang nhanh, viết hai mặt và để sổ bên cạnh máy tính xách tay của mình mà không làm mất chỗ trên bàn. Bìa tùy chỉnh cũng giúp việc xác định sổ ghi chép cho các nhóm, khách hàng hoặc dự án khác nhau dễ dàng hơn. Một cuốn sổ ghi chép cuộc họp hữu ích có thể được lập kế hoạch theo cách tôi đã làm việc. Trước cuộc họp Tôi có thể để lại một phần nhỏ gần đầu mỗi trang cho: - Ngày họp - Tên dự án hoặc khách hàng - Người tham dự - Mục tiêu chính - Chủ đề thảo luận Bố cục này giúp tôi đến nơi với mục đích rõ ràng. Nó cũng giúp những người tham gia khác có cái nhìn nhanh về kế hoạch cuộc họp khi chúng ta cần cùng nhau xem lại các ghi chú. Công ty có thể chọn in logo, tên bộ phận hoặc thông tin liên hệ lên trang bìa. Nhóm dự án có thể thích một nhãn đơn giản như “Lập kế hoạch sản phẩm” hoặc “Ghi chú của khách hàng”. Việc thiết kế không cần phải bận rộn. Màu bìa dễ đọc và tên rõ ràng có thể giúp việc sử dụng hàng ngày dễ dàng hơn. Trong cuộc họp Tôi sử dụng những ghi chú ngắn hơn là cố gắng ghi lại từng câu. Một trang có thể bao gồm các khu vực riêng biệt dành cho: - Các điểm chính - Quyết định - Câu hỏi mở - Nhiệm vụ được giao - Ngày đến hạn Cấu trúc này giúp cuộc thảo luận luôn được kết nối với hành động. Khi ai đó nhận nhiệm vụ, tôi có thể viết tên người đó bên cạnh. Khi một quyết định làm thay đổi hướng dự án, tôi có thể đánh dấu nó trong vùng quyết định thay vì tìm kiếm toàn bộ trang ghi chú sau này. Ví dụ: hãy tưởng tượng một nhóm tiếp thị nhỏ đang lên kế hoạch ra mắt sản phẩm. Nhóm thảo luận về bao bì, email của khách hàng và buổi chụp ảnh. Một trang sổ ghi chép có thể hiển thị: - Nhóm thiết kế: cập nhật bản nháp gói - Nhóm bán hàng: xem xét các câu hỏi của khách hàng - Nhóm nội dung: chuẩn bị dàn ý email - Buổi chụp ảnh: xác nhận địa điểm - Đánh giá tiếp theo: Thứ năm Các ghi chú rất đơn giản nhưng mỗi nhiệm vụ đều có chủ sở hữu và điểm rõ ràng để theo dõi. Sau cuộc họp Tôi có thể sử dụng phần cuối của trang để kiểm tra những gì cần chú ý. Một ô nhỏ dành cho “Hành động tiếp theo” giúp tôi chuyển từ ghi chú sang công việc. Tôi cũng có thể thêm một dòng ngắn cho ngày họp tiếp theo hoặc vị trí tệp nơi lưu trữ các tài liệu liên quan. Sổ tay xoắn ốc hoạt động tốt cho các cuộc họp lặp lại vì mỗi phiên có thể tuân theo cùng một mẫu trang. Các cuộc thảo luận nhóm hàng tuần trở nên dễ so sánh hơn. Tôi có thể nhìn lại các quyết định trước đó, kiểm tra các nhiệm vụ còn dang dở và nhận thấy dự án cần thảo luận thêm ở đâu. Tùy chỉnh có thể hỗ trợ các thói quen họp khác nhau. Kích thước trang, loại giấy, chất liệu bìa, kiểu thước, trang bỏ túi, vòng bút và tab chia có thể được lựa chọn tùy theo nhu cầu của người dùng. Đội ngũ bán hàng có thể muốn các trang có thông tin chi tiết về khách hàng. Một nhóm đào tạo có thể cần không gian cho các câu hỏi và phản hồi. Người quản lý có thể thích một cuốn sổ tay nhỏ gọn có thể bỏ vừa trong túi đi làm. Tôi cũng khuyên bạn nên giữ thiết kế thực tế. Một cuốn sổ tay trông đẹp nhưng có không gian viết chật hẹp có thể trở nên khó chịu sau khi sử dụng thường xuyên. Giấy phải phù hợp với loại bút mà nhóm sử dụng và đường đóng gáy xoắn ốc phải cho phép lật trang mà không chặn vùng viết. Sổ ghi chép xoắn ốc tùy chỉnh không thay thế công cụ dự án hoặc lịch dùng chung. Nó mang lại cho tôi một không gian viết đáng tin cậy trong suốt cuộc trò chuyện, khi các ý tưởng chuyển động nhanh chóng và các quyết định cần được ghi lại. Khi thiết kế trang phù hợp với quy trình cuộc họp, tôi mất ít thời gian hơn để tìm kiếm qua các ghi chú rải rác và có nhiều thời gian hơn để thực hiện những gì nhóm đã thống nhất thực hiện. Bạn muốn tìm hiểu thêm? Vui lòng liên hệ với Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
Tài liệu tham khảo Miller, Sarah 2021 Tổ chức giao tiếp nhóm thông qua ghi chú thực tế Johnson, David 2020 Vai trò của công cụ giấy trong cộng tác tại nơi làm việc hiện đại Thompson, Emily 2022 Thiết kế ghi chú cuộc họp hiệu quả cho các nhóm dự án Anderson, Michael 2019 Văn phòng phẩm tùy chỉnh và nhận diện thương hiệu doanh nghiệp Wilson, Laura 2023 Cải thiện năng suất nơi làm việc với kế hoạch có cấu trúc Brown, James 2021 Thiết kế sổ tay thực hành cho các cuộc họp Đào tạo và làm việc nhóm
