Không chỉ giấy—đây là một cuộc cách mạng về năng suất. Sẵn sàng nâng cấp?

Tôi từng nghĩ làm việc chăm chỉ có nghĩa là có nhiều trang hơn, nhiều ghi chú hơn và nhiều biểu mẫu hơn. Niềm tin đó đã khiến tôi mất rất nhiều thời gian. Tôi sẽ viết cùng một thông tin chi tiết về khách hàng ba lần. Tôi sẽ mang theo giấy tờ rời từ cuộc họp này sang cuộc họp tiếp theo. Tôi sẽ dành thời gian cuối ngày để cố nhớ lại những gì tôi đã hứa, những gì tôi đã gửi và những gì vẫn cần hành động. Công việc của tôi có vẻ bận rộn. Kết quả của tôi không tương xứng với nỗ lực. Đó là vấn đề. Tôi đang làm việc trên giấy, không có tiến độ. Những gì đã thay đổi đối với tôi rất đơn giản. Tôi đã ngừng coi giấy là nơi kết thúc công việc và bắt đầu coi nó như một công cụ hỗ trợ công việc. Bây giờ tôi giữ một ghi chú rõ ràng cho mỗi khách hàng. Tôi viết những điểm chính của cuộc họp, bước tiếp theo và thời hạn. Tôi không cố gắng giữ mọi thứ trong đầu. Tôi không viết đi viết lại cùng một điều. Thói quen nhỏ này cứu tôi khỏi sự bối rối. Tôi cũng sắp xếp nhiệm vụ của mình theo giá trị chứ không phải theo khối lượng. Một danh sách dài có thể mang lại cảm giác hiệu quả nhưng nó cũng có thể che giấu công việc thực sự. Tôi tự hỏi mình một câu hỏi trực tiếp: nhiệm vụ nào thúc đẩy khách hàng tiến lên ngày hôm nay? Nếu một nhiệm vụ không giúp ích cho việc giải quyết, giải quyết một vấn đề hoặc cứu vãn một sai lầm trong tương lai, tôi sẽ để nó sau hoặc loại bỏ nó. Sự thay đổi đó đã giúp tôi trong một trường hợp thực tế. Tôi đã từng gặp một khách hàng muốn báo giá sản phẩm, theo dõi mẫu và kế hoạch giao hàng rõ ràng. Trước đây, tôi thường điền vào các ghi chú trên giấy, đợi cho đến khi quay lại văn phòng rồi mới bắt đầu viết mọi thứ. Lần này, tôi viết những nội dung chính trên điện thoại ngay sau cuộc họp. Tôi gửi cho mình một bản ghi nhớ giọng nói ngắn, sau đó biến nó thành một tin nhắn tiếp theo rõ ràng khi tôi quay lại. Khách hàng nhận được phản hồi nhanh hơn và tôi mắc ít lỗi hơn. Tôi đã học được một bài học khác từ trường hợp tương tự. Tốc độ quan trọng, nhưng sự rõ ràng còn quan trọng hơn. Một câu trả lời nhanh nhưng không đúng ý có thể tạo ra nhiều công việc hơn sau này. Vì vậy tôi ghi chép ngắn gọn và trực tiếp. Tôi sử dụng các nhãn đơn giản: Khách hàng cần Hành động tiếp theo Hạn chót của tôi Rủi ro hoặc mối lo ngại Cấu trúc đó giúp tôi giữ bình tĩnh khi cả ngày đã quá bận rộn. Tôi cũng sử dụng một quy tắc cho công việc lặp lại: nếu tôi viết cùng một tin nhắn nhiều lần, tôi sẽ lưu nó làm mẫu. Một ghi chú tiếp theo đơn giản, một bản tóm tắt cuộc họp hoặc một lời nhắc nhở lịch sự không cần phải viết lại mỗi lần. Một mẫu tốt giúp giọng điệu của tôi ổn định và thông điệp của tôi rõ ràng. Nó cũng giúp tôi tránh được những sai sót nhỏ có thể làm tổn hại đến niềm tin. Giấy vẫn có chỗ đứng trong công việc của tôi. Tôi sử dụng nó khi tôi cần một bản phác thảo nhanh, một danh sách ngắn hoặc một ghi chú trực tiếp trong cuộc họp. Nhưng tôi không để nó trở thành nơi lưu trữ chính cho công việc của mình. Giấy rất hữu ích khi nó hỗ trợ hành động. Nó yếu khi giữ toàn bộ quá trình. Quy tắc riêng của tôi bây giờ rất đơn giản. Nếu một ghi chú giúp tôi hành động, tôi sẽ giữ nó. Nếu một biểu mẫu chỉ lặp lại công việc cũ, tôi sẽ đơn giản hóa nó. Nếu một nhiệm vụ có thể được thực hiện một lần và sử dụng lại, tôi sẽ biến nó thành một hệ thống. Đó là cách tôi làm việc thông minh hơn. Không phải bằng cách làm cho một ngày có vẻ trọn vẹn. Không phải bằng cách xếp giấy tờ cao hơn. Tôi làm điều đó bằng cách giữ cho công việc rõ ràng, thực hiện nhanh hơn những nhiệm vụ quan trọng và sử dụng ít bước hơn để đạt được kết quả tương tự.

Tôi thường kết thúc một ngày của mình với một danh sách nhiệm vụ dài và cảm giác tiến bộ ngắn ngủi. Ghi chú của tôi đã bị phân tán. Các tab của tôi được mở ở mọi nơi. Tôi liên tục chuyển đổi giữa các tin nhắn, bản nháp và những công việc nhỏ trông có vẻ đơn giản nhưng lại khiến tôi mất tập trung. Đến chiều, tôi bận rộn nhưng công việc thực sự quan trọng vẫn còn đó. Đó là thời điểm tôi ngừng nỗ lực nhiều hơn và bắt đầu tìm kiếm một hệ thống tốt hơn. Nâng cấp năng suất tiếp theo của tôi không phải là một công cụ ưa thích. Đó là một cách làm việc sạch sẽ hơn. Tôi bắt đầu với một quy tắc: Tôi chỉ đặt trước ba nhiệm vụ chính mỗi ngày. Điều đó nghe có vẻ nhỏ nhưng nó đã thay đổi luồng công việc của tôi nhanh chóng. Tôi đã ngừng coi mọi nhiệm vụ là bình đẳng. Trả lời nhanh không giống như viết một bản đề xuất. Một sửa chữa nhỏ không giống như lập kế hoạch cho một chiến dịch. Khi tôi đặt mọi thứ vào một danh sách dài, tâm trí tôi phải sắp xếp lại danh sách đó nhiều lần. Khi tôi cắt nó xuống, tôi có thể di chuyển nhanh hơn. Tôi cũng đã thay đổi cách bắt đầu buổi sáng của mình. Tôi không mở email ngay lập tức. Tôi không kiểm tra trò chuyện trước. Tôi mở một ghi chú và viết: - một nhiệm vụ sẽ giúp ngày tiếp theo - hai nhiệm vụ quan trọng tiếp theo - nhiệm vụ tôi có thể bỏ qua bây giờ Điều này giúp tôi không bị trôi dạt. Tôi học được rằng năng suất không chỉ phụ thuộc vào tốc độ. Đó là về sự kiểm soát. Rất nhiều người nghĩ rằng họ cần kỷ luật nhiều hơn. Tôi nghĩ nhiều người cần ít tiếng ồn hơn. Điện thoại của tôi là một phần lớn của vấn đề. Tôi tiếp tục nhặt nó lên “chỉ một phút”, rồi mất đi hai mươi phút. Vì vậy, tôi đã xóa các ứng dụng không khẩn cấp khỏi màn hình chính của mình. Tôi cũng đã tắt những cảnh báo không cần tôi chú ý. Sự thay đổi đó đã mang lại cho tôi không gian yên tĩnh hơn trong ngày. Tôi vẫn sử dụng những công cụ đơn giản nhưng tôi sử dụng chúng với công việc rõ ràng. - Một ứng dụng để ghi chú - Một lịch cho các cuộc họp - Một nơi để theo dõi công việc - Một thư mục cho các tập tin đang hoạt động Tôi không giữ năm vị trí cho cùng một việc. Điều đó chỉ tạo thêm công việc cho tôi sau này. Đây là phần giúp tôi nhiều nhất. Tôi bắt đầu phân nhóm công việc theo năng lượng chứ không chỉ theo chủ đề. Một số nhiệm vụ cần tập trung sâu. Những người khác cần ít năng lượng não hơn. Tôi dành việc viết, lập kế hoạch và phân tích vào những giờ tốt nhất của mình. Tôi lưu công việc của quản trị viên, sắp xếp hồ sơ và trả lời ngắn gọn cho các khối năng lượng thấp hơn. Sự kết hợp giữa nhiệm vụ và năng lượng này khiến một ngày của tôi trở nên suôn sẻ hơn. Một ví dụ nhỏ từ thói quen của tôi: Tôi từng có một ngày tràn ngập việc theo dõi khách hàng, chỉnh sửa báo cáo và soạn thảo nội dung. Tôi đã từng nhảy giữa cả ba. Kết quả là khả năng tập trung kém và tiến độ chậm. Bây giờ tôi xử lý bản nháp trước, trong khi đầu óc tôi còn tươi mới. Tôi để lại những phần tiếp theo nhanh chóng sau này. Việc chỉnh sửa báo cáo diễn ra sau đó. Công việc vẫn cần nỗ lực nhưng không còn cảm giác lộn xộn nữa. Tôi cũng giữ thói quen tắt máy vào cuối ngày. Tôi xem lại những gì tôi đã hoàn thành. Tôi chuyển công việc còn dang dở vào danh sách của ngày mai. Tôi viết nhiệm vụ đầu tiên cho sáng hôm sau. Sau đó tôi dừng lại. Thói quen đơn giản đó giúp tôi tránh được áp lực công việc sang ngày hôm sau. Nếu phải tóm tắt việc nâng cao năng suất của bản thân, tôi sẽ nói thế này: Tôi không cố gắng làm nhiều việc hơn cùng một lúc. Tôi cố gắng loại bỏ những phần làm lãng phí sự tập trung của tôi. Sự thay đổi đó đã giúp tôi làm việc bình tĩnh hơn, tốc độ hơn và ít bối rối hơn. Nó cũng làm cho những ngày của tôi dễ lặp lại hơn, điều này quan trọng hơn nỗ lực bùng nổ trong một ngày. Nếu bạn muốn nâng cấp năng suất tiếp theo, tôi sẽ bắt đầu từ việc nhỏ. Chọn một danh sách nhiệm vụ. Loại bỏ một nguồn tiếng ồn. Bảo vệ một khối tập trung. Hãy giữ nó đủ đơn giản để bạn có thể lặp lại nó vào ngày mai. Đó là nơi bắt đầu sự tiến bộ ổn định.

Tôi đã từng đọc rất nhiều và giữ rất ít. Tôi đọc xong một chương, gấp sách lại và cảm thấy bận rộn. Một ngày sau, hầu hết các bộ phận hữu ích đã biến mất. Khoảng cách đó làm phiền tôi. Tôi không cần thêm trang nữa. Tôi cần tiến bộ hơn nữa. Đó là ý tưởng đằng sau sự phát triển việc đọc thực sự. Một cuốn sách không chỉ nên ở trên kệ. Nó sẽ đi vào công việc, thói quen và lựa chọn của tôi. Tôi đã học được rằng sự tiến bộ bắt đầu khi tôi ngừng đọc để lấy tốc độ và bắt đầu đọc để sử dụng. Bây giờ tôi giữ một quy tắc đơn giản: mỗi trang phải để lại thứ gì đó. “Điều gì đó” đó có thể là một ghi chú nhỏ, một từ mới, một ý tưởng rõ ràng hoặc một hành động mà tôi có thể thử trong ngày. Khi tôi đọc một bài báo kinh doanh về chăm sóc khách hàng, tôi không chỉ gật đầu và bỏ qua. Tôi viết một dòng vào sổ tay của mình: “Trả lời khách hàng tiềm năng mới nhanh hơn”. Dòng đó nghe có vẻ nhỏ. Nó nhỏ. Tuy nhiên, những bước nhỏ sẽ thay đổi cách tôi làm việc. Tôi nhớ một chủ cửa hàng địa phương mà tôi đã nói chuyện năm ngoái. Cô đọc một đoạn hướng dẫn ngắn về cách trưng bày sản phẩm. Cửa hàng của cô có hàng hóa gọn gàng, nhưng mặt bàn phía trước trông đơn giản. Cô chuyển những món đồ đẹp nhất của mình đến gần lối vào, thêm một thẻ giá đơn giản và thay đổi ánh sáng. Cô ấy không mua một hệ thống mới. Cô ấy sử dụng một trang, sau đó thực hiện một thay đổi. Doanh số bán hàng được cải thiện đôi chút và quan trọng hơn, cô cảm thấy có nhiều quyền kiểm soát cửa hàng của mình hơn. Đó chính là điều tôi muốn nói khi chuyển các trang thành tiến trình. Tôi không cần một kế hoạch nặng nề để bắt đầu. Tôi cần một con đường rõ ràng. Đây là phương pháp tôi làm theo: Tôi chọn một cuốn sách, một chủ đề, một mục tiêu. Nếu tôi muốn viết hay hơn, tôi đọc sách về từ ngữ rõ ràng và cấu trúc ngắn gọn. Nếu tôi muốn bán hàng tốt hơn, tôi đọc về sự tin tưởng, lắng nghe và theo dõi. Nếu tôi muốn tập trung tốt hơn, tôi đọc về những thói quen và công việc hàng ngày. Tôi tránh trộn lẫn quá nhiều môn học cùng một lúc. Một danh sách đọc đông đúc có vẻ sôi động nhưng nó có thể làm tâm trí tôi phân tán. Tôi đánh dấu những dòng hữu ích khi tôi đọc. Tôi không đánh dấu từng câu hay. Điều đó chỉ làm cho trang trông có vẻ bận rộn. Tôi đánh dấu những dòng tôi có thể sử dụng. Một câu nói hay sẽ giúp tôi giải quyết một vấn đề, trả lời một câu hỏi hoặc thay đổi một thói quen. Tôi biến ghi chú thành hành động. Bước này quan trọng nhất. Một ghi chú không có hành động chỉ là mực. Nếu một cuốn sách nói rằng tôi nên viết ra mục tiêu của mình vào mỗi buổi sáng, tôi sẽ thử làm điều đó trong một tuần. Nếu một bài báo nói rằng tôi nên trả lời tin nhắn của khách hàng với giọng điệu ấm áp, tôi sẽ kiểm tra điều đó trong lần trả lời tiếp theo. Nếu người hướng dẫn nói rằng tôi nên chia công việc thành nhiều phần nhỏ hơn, tôi sẽ sử dụng phương pháp đó ngay trong ngày. Tôi xem lại những gì đã làm việc. Vào cuối tuần, tôi kiểm tra ghi chú của mình. Ý tưởng nào đã giúp tôi? Cái nào cảm thấy khó khăn? Tôi đã bỏ qua cái nào? Thói quen này giúp tôi luôn trung thực. Nó cũng ngăn tôi thu thập những ý tưởng không bao giờ chạm tới đời thực. Mình thấy mọi người đọc nhiều mà vẫn thấy bế tắc. Tôi đã tự mình làm điều đó. Nguyên nhân không phải là thiếu nỗ lực. Nguyên nhân là do thiếu cầu nối giữa đọc và làm. Cây cầu đó thật đơn giản. Đọc với một nhu cầu rõ ràng trong đầu. Viết ra những gì quan trọng. Hãy sử dụng ngay một ý tưởng. Kiểm tra kết quả. Một sinh viên mà tôi biết đã sử dụng phương pháp này trong quá trình luyện thi. Anh ấy đã không đọc năm hướng dẫn cùng một lúc. Anh ấy chọn một chủ đề mỗi tuần. Anh ấy viết những ghi chú ngắn sau mỗi chương và tự kiểm tra bản thân bằng các câu hỏi thực hành. Điểm số của anh ấy được cải thiện vì anh ấy không còn coi việc đọc như một cuộc đua nữa. Anh ấy sử dụng nó như một công cụ. Tôi nghĩ đó là phần mà nhiều người bỏ lỡ. Trang có thể dạy. Các trang có thể hướng dẫn. Các trang cũng có thể ngồi đó và không làm gì nếu tôi không bao giờ hành động theo chúng. Vì vậy, tôi cố gắng đọc như một người muốn thay đổi chứ không chỉ nội dung. Tôi đọc chậm hơn khi chủ đề quan trọng. Tôi tạm dừng khi một câu cảm thấy hữu ích. Tôi hỏi: “Hôm nay tôi có thể sử dụng cái này như thế nào?” Câu hỏi đó biến việc đọc thụ động thành sự phát triển tích cực. Nếu tôi phải trình bày toàn bộ ý tưởng trong một dòng thì đó sẽ là: Đừng theo đuổi thêm trang nào nữa. Đuổi công dụng nhiều hơn. Tư duy đó đã giúp tôi nhiều hơn bất kỳ danh sách đọc nào có thể. Nó giúp công việc của tôi trở nên đơn giản, những ghi chú của tôi hữu ích và nỗ lực của tôi gắn liền với cuộc sống thực.

Tôi từng nghĩ rằng quy trình làm việc tốt hơn cần một hệ thống lớn, thiết lập lâu dài hoặc thiết lập lại toàn bộ nhóm. Một ngày của tôi có vẻ bận rộn nhưng công việc cứ trượt dốc. Tin nhắn chồng chất. Các ghi chú vẫn nằm rải rác. Những nhiệm vụ nhỏ liên tục phá vỡ sự tập trung của tôi. Tôi sẽ kết thúc một ngày với cơ thể mệt mỏi và một danh sách dài mà tôi vẫn cảm thấy chưa hoàn thành. Sau đó, tôi thực hiện một thay đổi nhỏ: Tôi chuyển mọi công việc vào một danh sách đơn giản hàng ngày và kiểm tra nó vào những thời điểm nhất định trong ngày. Sự thay đổi nhỏ đó đã thay đổi cách tôi làm việc. Nó không khắc phục được mọi vấn đề. Nó đã làm điều gì đó tốt hơn. Nó cho tôi quyền kiểm soát. 1. Tôi đã ngừng ghi nhớ các nhiệm vụ trong đầu Trước sự thay đổi đó, tôi dựa vào trí nhớ. Đó là vấn đề. Tôi sẽ nhớ một cuộc gọi trong khi viết email. Tôi sẽ nghĩ về một báo cáo trong khi trả lời một cuộc trò chuyện. Đầu óc tôi cứ nhảy nhót. Bản thân công việc không vất vả nhưng việc chuyển đổi liên tục khiến tôi kiệt sức. Bây giờ tôi viết mọi nhiệm vụ vào một nơi. Tôi giữ nó ngắn gọn. Tôi bao gồm: - những gì cần phải làm - những gì có thể chờ đợi - những gì phải hoàn thành hôm nay Điều này đã giúp tôi nhìn rõ hơn một ngày của mình. Tôi dành ít nỗ lực hơn để ghi nhớ mọi thứ và nỗ lực nhiều hơn khi thực hiện công việc. Một ví dụ nhỏ: một trợ lý tiếp thị mà tôi làm việc cùng thường bỏ lỡ các tin nhắn tiếp theo sau các cuộc họp. Cô ấy bắt đầu viết mỗi lần theo dõi trên một trang sau mỗi cuộc gọi. Những tin nhắn nhỡ giảm đi nhanh chóng. Cách khắc phục rất đơn giản. Hiệu quả là có thật. 2. Tôi đã giảm số lượng công cụ tôi mở mà tôi thường sử dụng để chuyển đổi giữa các ứng dụng cả ngày. Một ứng dụng để trò chuyện. Một ứng dụng để ghi chú. Một ứng dụng để theo dõi nhiệm vụ. Một ứng dụng cho các tập tin. Mỗi lần chuyển đổi đều khiến tôi mất tập trung. Tôi đã thay đổi điều đó bằng cách chọn một nơi chính cho công việc hàng ngày. Tôi vẫn sử dụng các công cụ khác khi cần thiết nhưng tôi không để chúng dẫn dắt công việc của mình. Sự thay đổi đó đã tiết kiệm năng lượng. Ít chuyển đổi hơn có nghĩa là ít tạm dừng hơn. Ít tạm dừng hơn có nghĩa là công việc trôi chảy hơn. Tôi có thể ở lại với một nhiệm vụ đủ lâu để hoàn thành tốt nó. Tôi cũng nhận thấy một cái gì đó khác. Mức độ căng thẳng của tôi đã giảm xuống. Một đống công cụ lộn xộn có thể khiến một ngày bình thường trở nên nặng nề. Một thiết lập sạch sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn. 3. Tôi đã sử dụng các điểm ôn tập ngắn trong ngày. Tôi không đợi đến cuối ngày để kiểm tra sự tiến bộ của mình. Tôi xem nhanh danh sách của mình trong ngày và hỏi ba câu hỏi đơn giản: - Tôi đã làm xong những gì? - Còn chuyện gì cần tôi quan tâm nữa? - Ngày mai tôi có thể chuyển đi đâu? Việc này cần một khoảng thời gian tập trung rất ngắn nhưng nó giúp tôi tránh phải làm việc bất ngờ sau này. Tôi thấy điều này hữu ích trong một nhóm bán hàng nhỏ mà tôi hỗ trợ. Họ đã thêm một bài đánh giá ngắn gọn vào giữa ngày trước giờ cao điểm buổi chiều. Mọi người bị phát hiện đã bỏ lỡ các bước theo dõi sớm hơn và ít nhiệm vụ bị thất lạc hơn. Không có thay đổi lớn về phần mềm. Không có quá trình nặng nề. Chỉ là một thói quen tốt hơn. Đó là điều tôi thích ở kiểu tăng cường quy trình làm việc này. Nó không yêu cầu xây dựng lại đầy đủ. Nó yêu cầu một nhịp điệu tốt hơn. 4. Tôi đã thực hiện bước tiếp theo một cách dễ dàng để bắt đầu Nhiều người không gặp khó khăn với nỗ lực. Họ đấu tranh với việc bắt đầu. Một nhiệm vụ có thể trông đơn giản nhưng nếu bước tiếp theo không rõ ràng thì nó vẫn ở đó. Tôi bắt đầu viết hành động tiếp theo bên cạnh mỗi nhiệm vụ. Không phải là một kế hoạch dài. Chỉ cần hành động tiếp theo. Ví dụ: - gửi bản nháp - xác nhận ghi chú của khách hàng - kiểm tra tên tệp - gọi lại cho khách hàng tiềm năng Điều này giúp tôi tiến triển nhanh hơn vì tôi không lãng phí năng lượng tinh thần để tìm ra nơi bắt đầu. Tôi nghĩ đây là một trong những thói quen hữu ích nhất cho quy trình làm việc. Các bước tiếp theo rõ ràng khiến công việc trở nên nhỏ gọn hơn. Công việc nhỏ hơn được thực hiện. Quan điểm của tôi rất đơn giản. Quy trình làm việc tốt hơn không phải lúc nào cũng đến từ một hệ thống lớn. Một thay đổi nhỏ có thể mang lại nhiều tác dụng khi nó loại bỏ những xích mích trong ngày. Một danh sách. Một điểm đánh giá. Một bước tiếp theo rõ ràng. Điều đó thường đủ để chuyển công việc từ đông đúc và lộn xộn sang yên tĩnh và dễ quản lý. Nếu ngày của bạn cảm thấy no nhưng kết quả lại thấp, tôi sẽ bắt đầu từ đó. Đừng xây dựng lại mọi thứ cùng một lúc. Chọn một thói quen nhỏ và giữ nó ổn định. Đó là cách tôi nhìn thấy sự thay đổi thực sự trong công việc của mình và đó là lý do tại sao tôi vẫn tin tưởng vào những sửa chữa nhỏ hơn là những lời hứa lớn.

Một ngày của tôi thường đi chệch hướng theo những cách nhỏ nhặt. Tôi mở điện thoại quá sớm. Tôi kiểm tra tin nhắn trước khi có kế hoạch. Tôi ngồi xuống với một danh sách dài việc cần làm, sau đó dành 20 phút để nhìn chằm chằm vào nó. Đến trưa, tôi cảm thấy mệt mỏi, chán nản và khó chịu với chính mình. Tôi biết tôi không phải là người duy nhất. Rất nhiều người không cần thiết lập lại toàn bộ cuộc sống. Họ cần một ngày tốt hơn. Họ cần tập trung hơn, ít tiếng ồn hơn và nhịp điệu đơn giản mà họ thực sự có thể giữ được. Đó là những gì tôi sử dụng bây giờ. Tôi giữ thói quen của mình đơn giản. Tôi giữ mục tiêu của mình đủ nhỏ để hoàn thành. Tôi ngừng cố gắng sửa chữa mọi thứ cùng một lúc. Đây là cách tôi nâng cấp ngày của mình mà không khiến nó cảm thấy nặng nề. Tôi bắt đầu với một chiến thắng rõ ràng. Tôi không yêu cầu mình phải giải quyết cả tuần trước khi ăn sáng. Tôi hỏi một câu hỏi nhỏ hơn: Nhiệm vụ nào sẽ khiến ngày hôm nay bạn cảm thấy hữu ích? Một số ngày nó trả lời một email của khách hàng. Một số ngày nó đang dọn dẹp bàn làm việc của tôi. Có ngày nó viết được 300 từ trước bất cứ thứ gì khác. Khi tôi chọn được một chiến thắng rõ ràng, tâm trí tôi đã ổn định lại. Tôi ngừng chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. Tôi ngừng cảm thấy bận rộn mà không tiến về phía trước. Tôi bảo vệ giờ đầu tiên. Giờ đầu tiên đó định hình phần còn lại trong ngày của tôi nhiều hơn mọi người nghĩ. Nếu tôi dành thời gian cho mạng xã hội, những tin nhắn ngẫu nhiên và những suy nghĩ dang dở, sự tập trung của tôi sẽ giảm sút. Nếu tôi dành nó cho một khối công việc yên tĩnh, ngày đó sẽ trở nên trôi chảy hơn. Tôi giữ điện thoại của tôi đi. Tôi chỉ mở những gì tôi cần. Tôi viết nhiệm vụ đầu tiên ra giấy để không lãng phí sức lực khi quyết định phải làm gì tiếp theo. Điều này nghe có vẻ đơn giản vì nó đơn giản. Tôi cử động cơ thể mình, dù chỉ một chút. Tôi không cần một buổi tập thể dục dài để cảm thấy tốt hơn. Một cuộc đi bộ ngắn có tác dụng. Kéo dài công việc. Mười lần chống đẩy có tác dụng. Một vài phút bên ngoài có thể thay đổi tâm trạng của tôi nhanh chóng. Tôi nhớ một buổi chiều khi tôi cảm thấy bế tắc sau một cuộc gọi dài. Đầu tôi cảm thấy nặng trĩu, và tôi liên tục mở lại những tập tin đó mà không đọc chúng. Tôi rời khỏi ghế, đi vòng quanh khu nhà và quay lại với bước tiếp theo rõ ràng. Công việc vẫn không thay đổi. Tâm trí của tôi đã có. Điều đó xảy ra rất nhiều. Tôi ăn và uống như thể tôi tôn trọng năng lượng của mình. Khi tôi bỏ qua nước, tôi cảm thấy uể oải. Khi tôi phụ thuộc vào đường và đồ ăn nhẹ ngẫu nhiên, sự chú ý của tôi giảm xuống. Tôi không cố gắng để trở nên hoàn hảo. Tôi chỉ giữ nó ổn định. Một chai nước trên bàn giúp ích nhiều hơn tôi mong đợi. Bữa trưa đơn giản cũng vậy. Cơm, trứng, thịt gà, rau, trái cây. Không có gì lạ mắt. Bộ não của tôi hoạt động tốt hơn khi bữa ăn của tôi đều đặn và dễ dàng. Tôi ngừng giả vờ rằng tôi có thể làm mọi thứ cùng một lúc. Đây là một trong những thay đổi lớn nhất mà tôi đã thực hiện. Tôi đã từng lập một danh sách khổng lồ và sau đó tự trách mình khi không thể hoàn thành nó. Bây giờ tôi sắp xếp công việc của mình thành ba phần: - phải làm hôm nay - việc tốt phải làm hôm nay - có thể đợi Sự thay đổi nhỏ đó giúp tôi giảm bớt rất nhiều căng thẳng. Tôi không còn coi mọi nhiệm vụ như thể nó có cùng trọng lượng nữa. Nó không. Nếu tôi dành không gian bằng nhau cho mọi thứ, tôi sẽ mất sợi chỉ. Nếu tôi chọn đúng nhiệm vụ, tôi sẽ đạt được tiến bộ thực sự. Tôi cố tình sử dụng những khoảng nghỉ ngắn. Nghỉ ngơi không phải là phần thưởng chỉ sau một ngày vất vả. Đó là một phần của ngày. Tôi thức dậy sau giờ làm việc. Tôi rời mắt khỏi màn hình. Tôi thở. Tôi duỗi lưng và vai. Tôi để mắt mình nghỉ ngơi. Nếu tôi tiếp tục đẩy mà không dừng lại, công việc của tôi sẽ trở nên ồn ào. Tôi đọc lại dòng đó. Tôi mắc những lỗi nhỏ. Tôi cảm thấy thất vọng vì không có lý do chính đáng. Những khoảng nghỉ ngắn giúp tôi giữ vững tinh thần. Họ giữ cho ngày không trở nên lộn xộn. Tôi kết thúc ngày bằng một bài đánh giá nhanh. Tôi không muốn ngày mai bắt đầu với sự bối rối, nên tôi dành hai phút để tự hỏi: Mình đã làm xong việc gì? Điều gì vẫn cần chú ý? Tiếp theo tôi sẽ bắt đầu với điều gì? Thế là đủ rồi. Tôi không viết một bản báo cáo dài cho chính mình. Tôi chỉ để lại một dấu vết rõ ràng. Khi tôi ngồi xuống vào ngày hôm sau, tôi biết phải bắt đầu từ đâu. Điều đó tiết kiệm năng lượng trước khi buổi sáng bắt đầu. Tôi cũng tự khen mình đã có sự tiến bộ thực sự. Phần này quan trọng. Rất nhiều người chỉ chú ý đến những gì họ đã bỏ lỡ. Tôi cũng đã từng làm điều đó. Tôi sẽ kết thúc một ngày mạnh mẽ và vẫn tập trung vào một nhiệm vụ mà tôi chưa chạm tới. Bây giờ tôi nhìn vào những gì tôi đã làm hoàn thành. Một cuộc gọi được trả lại. Một trang viết. Một căn phòng được dọn dẹp. Một tin nhắn cứng được gửi đi. Đó không phải là những điều nhỏ nhặt khi họ xây dựng được nhịp điệu tốt hơn. Một ngày tốt lành không cần phải trông hoàn hảo. Nó cần một khởi đầu thuận lợi, một mục tiêu rõ ràng và tốc độ mà tôi có thể giữ được. Đó là quan điểm của tôi bây giờ. Tôi không theo đuổi một lịch trình hoàn hảo. Tôi xây dựng một ngày mà tôi cảm thấy đủ vững chắc để lặp lại. Nếu buổi sáng của tôi cảm thấy khó chịu, tôi sẽ bắt đầu lại với một nhiệm vụ. Nếu tôi mất tập trung, tôi sẽ đi bộ một đoạn ngắn. Nếu danh sách của tôi quá lớn, tôi sẽ cắt giảm nó. Nếu năng lượng của tôi giảm xuống, tôi sẽ quay lại với những thói quen đơn giản. Đó là cách tôi thăng cấp trong ngày của mình. Không phải với áp lực. Không có tiếng ồn. Với những lựa chọn nhỏ giúp tôi sáng suốt, bình tĩnh và sẵn sàng hành động.

Tôi từng nghĩ làm việc chăm chỉ thì phải cảm thấy vất vả. Bàn làm việc của tôi chứa đầy các ghi chú, tab, tin nhắn và các kế hoạch chưa hoàn thành một nửa. Tôi sẽ xem xét mọi thứ cùng một lúc và cảm thấy bế tắc trước khi bắt đầu. Nhiệm vụ không phải lúc nào cũng lớn. Áp lực là. Những gì đã thay đổi đối với tôi rất đơn giản. Tôi ngừng hỏi: “Làm cách nào để hoàn thành việc này nhanh chóng?” Tôi bắt đầu hỏi: “Làm cách nào để bắt đầu việc này dễ dàng hơn?” Sự thay đổi đó đã thay đổi cách tôi làm việc. Tôi chia công việc thành nhiều phần nhỏ. Một nhiệm vụ có vẻ nặng nề khi nó trông quá lớn. Tôi không viết “hoàn thành dự án”. Tôi viết bước tiếp theo. Ví dụ: - trả lời ba email của khách hàng - mở báo cáo và viết hai dòng đầu tiên - sắp xếp ảnh trước khi chỉnh sửa - liệt kê các điểm cho cuộc họp Điều này làm cho tác phẩm trông giống con người hơn. Tôi có thể đối mặt với nó. Tôi có thể bắt đầu. Tôi loại bỏ những vật cản nhỏ trước khi bắt đầu Rất nhiều căng thẳng đến từ những sự chậm trễ nhỏ. Bộ sạc của tôi bị thiếu. Tập tin được chôn trong các thư mục. Những ghi chú vẫn còn trong đầu tôi. Bàn làm việc của tôi bừa bộn đến mức khiến tôi mất tập trung. Tôi sửa những thứ nhỏ nhặt đó trước. Nếu cần viết, tôi mở tài liệu và đặt nghiên cứu bên cạnh nó. Nếu tôi cần gọi điện, tôi luôn sạc điện thoại và sẵn sàng danh sách liên lạc. Nếu cần dọn dẹp, tôi để lại một túi để đựng rác và một hộp để đựng đồ. Không ai trong số này cảm thấy kịch tính. Nó chỉ làm cho bước tiếp theo dễ dàng hơn. Tôi sử dụng một việc khó và một việc nhẹ. Khi mọi việc đều cảm thấy nặng nề, tôi như chết cứng. Tôi đã học cách trộn tải. Một ngày của tôi thường như thế này: - một nhiệm vụ cần tập trung - một nhiệm vụ đơn giản và nhanh chóng - một nhiệm vụ mang lại chiến thắng nhỏ Một ví dụ thực tế: Tôi từng có một báo cáo bán hàng, một đống phản hồi của khách hàng và một hộp thư đến lộn xộn. Tôi bắt đầu với dàn ý báo cáo, trả lời năm email, sau đó xóa từng thư mục trong hộp thư đến. Công việc vẫn tốn nhiều công sức nhưng không còn cảm giác như một bức tường nữa. Tôi tự cho mình một khởi đầu rõ ràng Một trang trống có thể khó hơn chính bản thân công việc. Tôi sử dụng một dòng bắt đầu. Tôi tự nhủ: - viết trong mười phút - dọn dẹp một kệ - đọc một trang - gọi điện một lần Khởi đầu ngắn ngủi sẽ giảm bớt áp lực. Hầu hết thời gian, tôi tiếp tục làm sau khi bắt đầu. Nếu không, tôi vẫn chuyển nhiệm vụ về phía trước. Tôi dành chỗ cho những sai lầm mà tôi thường đợi cho đến khi tôi cảm thấy sẵn sàng. Điều đó làm mọi thứ chậm hơn. Bây giờ tôi để tồn tại một bản thảo thô đầu tiên. Tôi để phiên bản đầu tiên đơn giản. Tôi để lần thử đầu tiên trở nên lộn xộn. Điều đó không có nghĩa là tôi làm việc bất cẩn. Nó có nghĩa là tôi để lại không gian để cải thiện. Một tin nhắn có thể được chỉnh sửa. Một kế hoạch có thể được điều chỉnh. Một bản dự thảo có thể được viết lại. Một nhiệm vụ không cần phải trông hoàn hảo ngay từ đầu. Tôi ghi nhớ một quy tắc đơn giản Nếu một nhiệm vụ cảm thấy khó khăn, tôi hỏi một câu hỏi: “Tôi có thể làm gì nhỏ hơn?” Câu hỏi đó giúp ích cho tôi trong công việc, việc nhà, học tập và các công việc khách hàng. Nó hoạt động như sau: - quá nhiều email → trả lời ba email khẩn cấp nhất - dọn dẹp quá nhiều → dọn dẹp một góc - viết quá nhiều → viết đoạn mở đầu - quá nhiều lựa chọn → chọn bước tốt nhất tiếp theo. Các bước nhỏ không loại bỏ được công việc. Chúng làm cho việc mang theo dễ dàng hơn. Tôi nhận thấy rằng những nhiệm vụ dễ dàng hơn không phải là những nhiệm vụ yếu kém. Đó là những nhiệm vụ ít ma sát hơn, ít tiếng ồn hơn và ít sợ hãi hơn xung quanh. Đó là điều tôi cố gắng xây dựng mỗi ngày. Tôi không chờ đợi công việc trở nên dễ dàng. Tôi làm cho nó dễ dàng để bắt đầu, dễ nhìn và dễ dàng hoàn thành từng phần một. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên nghiệp: Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Peter F. Drucker 2008 Nhà điều hành hiệu quả Cal Newport 2016 Làm việc sâu sắc James Clear 2018 Thói quen nguyên tử David Allen 2001 Hoàn thành công việc Charles Duhigg 2012 Sức mạnh của thói quen Leo Babauta 2013 Sức mạnh của ít hơn