“Đây không chỉ là một chất kết dính—nó là một yếu tố thay đổi cuộc chơi.” — Industry Pro, Bạn vẫn đang sử dụng bộ nhớ lỗi thời phải không?

Tôi thường để một tập tài liệu cũ trên bàn vì không muốn vứt nó đi. Cái bìa trông có vẻ mệt mỏi. Các vòng không đóng lại sạch sẽ. Giấy tờ trượt ra, các tab bị cong và tôi mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm một trang mình cần. Đó là thời điểm tôi thay đổi cách tiếp cận của mình. Tôi đã ngừng coi chất kết dính như một nguyên nhân thất lạc. Tôi đã biến nó thành một hệ thống đơn giản thực sự giúp tôi luôn ngăn nắp. Đây là những gì tôi đã làm. Tôi đã xóa từng trang và kiểm tra những gì còn quan trọng. Rất nhiều giấy tờ là những ghi chú cũ, những bản in trùng lặp hoặc những tờ giấy mà tôi không còn cần nữa. Tôi chỉ giữ lại những món đồ tôi vẫn còn sử dụng. Tôi đã làm sạch chất kết dính trước khi đặt bất cứ thứ gì trở lại. Một miếng vải mềm, một chút chất tẩy rửa nhẹ nhàng và năm phút yên tĩnh đã tạo nên sự khác biệt lớn hơn tôi mong đợi. Một chất kết dính sạch sẽ dễ sử dụng hơn. Tôi đã thêm các tab chia. Tôi chia các trang của mình thành các nhóm rõ ràng: - ghi chú hàng ngày - hồ sơ dự án - tờ tham khảo - biên lai - trang liên hệ. Tôi cũng sử dụng miếng bảo vệ trang cho những trang tôi thường xuyên chạm vào. Bước nhỏ đó giúp các góc không bị gấp và giúp các trang giấy tồn tại lâu hơn. Tôi dán nhãn gáy và bìa trước. Khi tôi với lấy nó trên một chiếc bàn bận rộn, tôi có thể tìm thấy nó mà không cần mở từng bìa hồ sơ mà tôi có. Điều đó giúp tôi tiết kiệm được nhiều thời gian hơn tôi nghĩ. Tôi đã sửa chữa những phần yếu. Một chiếc vòng bị lỏng, một cạnh bị hỏng, một chiếc móc cài bị gãy có thể khiến toàn bộ chiếc kẹp trở nên vô dụng. Việc sửa chữa nhanh chóng hoặc thay thế một bộ phận có thể khiến nó hoạt động trở lại. Một người bạn của tôi cũng gặp vấn đề tương tự. Những ghi chép về lớp học của cô được nhét vào một cuốn sổ đã sờn rách không có thứ tự gì cả. Cô ấy không bao giờ có thể tìm thấy bài học của mình trước cuộc họp. Chúng tôi đã sắp xếp các trang, thêm tab và đặt những ghi chú được sử dụng nhiều nhất ở gần phía trước. Cô ấy nói với tôi rằng chất kết dính cuối cùng cũng có thể quản lý được. Đó là một sửa chữa đơn giản, không phải là một cách cầu kỳ. Nếu bìa sách cũ của bạn vẫn còn một chút thời gian sử dụng, tôi nghĩ nó xứng đáng được xem xét lại. Hãy thử cách này: - xóa các trang bạn không cần - lau sạch bìa sách - thêm tab cho mỗi phần - bảo vệ các trang quan trọng - gắn nhãn để bạn có thể tìm thấy nhanh - khắc phục những hư hỏng nhỏ trước khi nó trở nên tồi tệ hơn. Tôi thích kiểu cập nhật này vì nó thiết thực. Tôi không cần một chiếc bìa mới mỗi khi một cuốn sách bắt đầu trông cũ kỹ. Tôi chỉ cần một thiết lập tốt hơn. Một chất kết dính cũ vẫn có thể hoạt động tốt. Với một vài thay đổi nhỏ, nó có thể lưu giữ các ghi chú của bạn, giữ cho bàn làm việc của bạn yên tĩnh hơn và làm cho công việc của bạn bớt lộn xộn hơn.

Tôi từng nghĩ cất giữ có nghĩa là mua thêm thùng và hy vọng đống bừa bộn này sẽ biến mất. Nó không bao giờ hoạt động theo cách đó. Điều tôi cần là một hệ thống tôi có thể sử dụng hàng ngày. Một nơi dành cho những thứ tôi thường xuyên tiếp cận. Một cách đơn giản để giữ cho các mục luôn hiển thị, sắp xếp và dễ dàng đặt lại. Khi kho lưu trữ hoạt động, nhà của tôi cảm thấy nhẹ nhàng hơn, bàn làm việc của tôi vẫn có thể sử dụng được và tôi không còn lãng phí sức lực khi tìm kiếm một sợi dây cáp, một biên lai hoặc một chiếc áo sơ mi tôi đã mặc vào tuần trước. Tôi thấy cùng một vấn đề lặp đi lặp lại. Mọi người không cần nhiều thứ hơn để lưu trữ. Họ cần nơi lưu trữ phù hợp với cách sống của họ. Một căn hộ nhỏ đã dạy tôi bài học đó rất nhanh. Tôi có đôi giày cạnh cửa, bộ sạc trên bàn, dụng cụ nhà bếp trong các ngăn kéo ngẫu nhiên và giấy tờ xếp chồng lên nhau trong các góc. Mọi khu vực đều trông “gần như có tổ chức”, nhưng không có gì giữ nguyên vị trí. Tôi sẽ dọn dẹp một ngày và mất kiểm soát vào ngày hôm sau. Mô hình đó khiến tôi cảm thấy khó chịu và không phải vì tôi lười biếng. Hệ thống rất yếu. Điều đã khắc phục điều đó đối với tôi là sự thay đổi trong suy nghĩ. Tôi ngừng hỏi, “Tôi có thể cất cái này ở đâu?” Tôi bắt đầu hỏi, "Tôi có thường xuyên sử dụng cái này không và nó nên ở đâu?" Chỉ một câu hỏi đó đã thay đổi mọi thứ. Tôi giữ các vật dụng hàng ngày gần gũi. Tôi cất giữ những mặt hàng theo mùa ở trên cao hoặc xa hơn. Tôi nhóm mọi thứ theo cách sử dụng chứ không phải theo mơ ước. Nếu tôi sử dụng thứ gì đó vào mỗi buổi sáng, tôi sẽ để nó ở nơi tôi có thể với tới mà không cần mở ba hộp. Nếu tôi chỉ sử dụng nó vài lần trong năm, nó sẽ được đựng trong hộp đựng có nhãn mác rõ ràng. Đây là phương pháp phù hợp nhất với tôi. 1. Tôi sắp xếp theo mục đích. Tôi không trộn lẫn dây cáp, sổ ghi chép, công cụ và các phụ kiện bổ sung ngẫu nhiên vào một nơi. Tôi tạo các nhóm nhỏ: - sử dụng hàng ngày - sử dụng hàng tuần - sử dụng theo mùa - giữ lại hoặc tặng Điều này làm cho căn phòng dễ đọc hơn. Một ngăn kéo chứa đầy những đồ vật hỗn hợp sẽ tạo ra căng thẳng. Một ngăn kéo với một mục đích vẫn hữu ích. 2. Tôi chọn nơi lưu trữ phù hợp với vật phẩm Không phải vật phẩm nào cũng cần hộp kín. Không phải mọi món đồ đều nên để ở nơi dễ thấy. Tôi sử dụng kho lưu trữ mở cho những thứ tôi thường lấy, như chìa khóa, thư hoặc đồ vệ sinh cá nhân. Tôi sử dụng kho lưu trữ kín để tạo sự lộn xộn về mặt thị giác, chẳng hạn như đồ dùng dự phòng hoặc khăn trải giường dự phòng. Tôi sử dụng những chiếc hộp đựng mỏng cho những chiếc kệ hẹp và tránh những chiếc hộp quá khổ gây lãng phí không gian. Một người bạn của tôi có một tủ đựng thức ăn trông có vẻ đầy ắp nhưng vẫn có cảm giác trống rỗng một cách sai lầm. Lon lăn tròn. Đồ ăn nhẹ đã bị chôn vùi. Cô chuyển sang sử dụng hộp đựng trong suốt cho hàng khô và nhãn ngắn cho mỗi kệ. Không gian không trở nên lớn hơn. Căn phòng hoạt động tốt hơn. 3. Tôi làm cho bước quay trở lại trở nên dễ dàng Việc lưu trữ thất bại khi đặt đồ đạc trở lại có cảm giác khó khăn hơn so với việc bỏ chúng ra ngoài. Tôi đã học được điều này với bàn làm việc của mình. Nếu một cây bút cần cất vào ngăn kéo sâu, tôi sẽ để nó trên bàn. Nếu ngăn kéo có ngăn nhỏ và có chỗ trống để đựng, tôi sẽ đặt nó trở lại mà không cần suy nghĩ. Đó là lý do tại sao tôi thích những hộp đựng đơn giản, khay nông, móc và ngăn chia. Họ loại bỏ ma sát. Việc thiết lập lại càng tốn ít công sức thì khả năng xảy ra càng cao. 4. Tôi chừa chỗ cho cuộc sống thực. Kế hoạch lưu trữ hoàn hảo sẽ bị phá vỡ khi chúng không còn chỗ trống. Tôi luôn giữ một khoảng trống nhỏ bên trong ngăn kéo, kệ hoặc thùng. Không phải mọi thùng chứa đều cần được đổ đầy lên trên. Khi tôi cho các vật phẩm có không gian thở, tôi có thể thấy những gì ở đó và tôi có thể thêm một thứ mới mà không làm hỏng quá trình thiết lập. Điều này quan trọng trong những ngôi nhà bận rộn. Nhà bếp gia đình, văn phòng chung hoặc nhà để xe với các dụng cụ và dụng cụ thể thao cần có sự linh hoạt. Cuộc sống thay đổi. Lưu trữ nên uốn cong một chút. 5. Tôi dán nhãn ở đâu sẽ giúp ích. Tôi không dán nhãn cho mọi thứ. Điều đó có thể cảm thấy nặng nề và không cần thiết. Tôi dán nhãn khi một thùng chứa những món đồ tương tự hoặc khi người khác cần sử dụng không gian đó. Điều đó hoạt động tốt cho kệ đựng thức ăn, thùng đựng đồ nghỉ lễ, hộp đựng đồ dùng học tập và kho lưu trữ văn phòng. Một nhãn đơn giản giúp tiết kiệm thời gian và giảm sự nhầm lẫn. Tôi đã thấy sự giúp đỡ này trong những ngôi nhà thực sự. Một gia đình mà tôi làm việc cùng đã cất tất cả đồ dùng nghệ thuật vào một chiếc giỏ lớn. Bút màu, bút đánh dấu, keo dán và giấy trộn lẫn với nhau. Bọn trẻ không bao giờ biết thứ gì thuộc về nơi nào nên chiếc giỏ luôn bừa bộn. Chúng tôi chia nguồn cung cấp vào các thùng có dán nhãn nhỏ hơn. Việc dọn dẹp diễn ra nhanh hơn và bọn trẻ có thể giúp đỡ mà không cần hỏi vài phút một lần. 6. Tôi thường xuyên chỉnh sửa Lưu trữ không phải là công việc một lần. Tôi kiểm tra lại sau vài tuần. Nếu cảm thấy kệ chật chội, tôi sẽ loại bỏ những thứ tôi không sử dụng. Nếu thùng quá khó với tới, tôi sẽ di chuyển nó. Nếu một danh mục tiếp tục phát triển, tôi sẽ cho nó một ngôi nhà tốt hơn. Tôi không đợi cho đến khi cả căn phòng sụp đổ. Những chỉnh sửa nhỏ giúp hệ thống tồn tại. Đối với tôi, đó là cách lưu trữ thực sự hoạt động. Vấn đề không phải là mua một chiếc hộp đựng đẹp nhất. Nó không phải là làm cho mọi thứ trông hoàn hảo trong một ngày. Đó là về việc làm cho cuộc sống hàng ngày trôi chảy hơn. Khi việc lưu trữ phù hợp với thói quen của tôi, tôi sẽ mất ít thời gian đào bới hơn, sắp xếp lại ít hơn và ít cảm thấy khó chịu vì cùng một đống đồ đạc. Tôi có thể thở dễ dàng hơn trong căn phòng tôi đã có. Nếu phải tóm tắt nó từ kinh nghiệm của bản thân, tôi sẽ nói thế này: bảo quản tốt phải có cảm giác yên tĩnh. Nó sẽ hỗ trợ cách tôi sống mà không đòi hỏi sự chú ý thường xuyên. Khi nó làm được điều đó, không gian bắt đầu có lợi cho tôi chứ không phải chống lại tôi.

Tôi đã từng làm mất giấy tờ về hóa đơn, phiếu giao hàng, mẫu đơn gửi khách hàng và phiếu chưa hoàn thành một nửa. Bàn làm việc của tôi trông có vẻ hoạt động nhưng hệ thống lưu trữ hồ sơ không giúp tôi làm việc nhanh hơn. Tôi đã dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm một tờ. Việc thiếu biên nhận có thể làm chậm quá trình báo cáo. Một hợp đồng đặt sai vị trí có thể biến một nhiệm vụ đơn giản thành một nhiệm vụ dài hạn. Đó là lý do tại sao hiện nay tôi rất chú ý đến thói quen nộp hồ sơ. Việc sắp xếp hồ sơ tốt hơn sẽ làm được nhiều việc hơn là dọn dẹp bàn làm việc. Nó giúp tôi tìm thấy thứ mình cần, tiếp tục công việc và cảm thấy bớt căng thẳng hơn khi giấy bắt đầu chất đống. Tôi đã thấy điều này ở nhà, trong một văn phòng nhỏ và trong một không gian làm việc tự do. Vấn đề thường giống nhau. Các giấy tờ có nhiều hình dạng và kích cỡ khác nhau và không có mục đích rõ ràng cho mỗi giấy tờ. Cách khắc phục của riêng tôi bắt đầu bằng một quy tắc đơn giản: Mỗi tờ giấy cần có một vị trí trước khi chạm vào bàn lâu. Tôi sắp xếp hồ sơ thành các nhóm rõ ràng: - hóa đơn và biên lai - hồ sơ khách hàng - ghi chú dự án - giấy tờ thuế - tài liệu cá nhân Khi tách các nhóm này, tôi ngừng trộn các giấy tờ khẩn cấp với giấy tờ cũ. Tôi cũng dán nhãn các thư mục bằng ngôn ngữ đơn giản. Tôi không viết tên dài. Tôi sử dụng nhãn ngắn mà tôi có thể đọc nhanh. Một trò chơi lưu trữ tốt cũng phụ thuộc vào vị trí của các thư mục. Tôi giữ những tập tin được sử dụng nhiều nhất bên mình. Các tập tin ít được sử dụng sẽ được cất vào hộp hoặc tủ. Nếu thỉnh thoảng tôi chỉ cần chúng thì tôi sẽ không để chúng trên bàn làm việc. Điều này giúp không gian làm việc luôn cởi mở và dễ sử dụng hơn. Tôi học được điều này từ một studio thiết kế nhỏ mà tôi từng làm việc cùng. Hóa đơn của họ nằm thành một chồng, các bản thảo dự án nằm ở một chồng khác, và phiếu của nhà cung cấp ở khắp mọi nơi. Nhóm nghiên cứu cho biết họ có thể “nhớ mọi thứ ở đâu”. Họ không thể. Sau khi họ thêm các thư mục đơn giản, nhãn màu và một hộp lưu trữ, căn phòng có cảm giác dễ sử dụng hơn. Không ai phải đoán nữa. Đây là thói quen tôi làm theo bây giờ. 1. Dọn dẹp giấy tờ rời Tôi dọn dẹp bàn làm việc và tập hợp mọi thứ vào một chỗ. Tôi không sắp xếp trong khi giấy tờ nằm ​​rải rác. 2. Chia chúng theo loại Tôi đặt mỗi tờ vào đúng nhóm. Một chồng đựng hóa đơn, một chồng đựng công việc với khách hàng, một chồng đựng giấy tờ cá nhân. 3. Dán nhãn cho mỗi thư mục Tôi giữ nhãn ngắn gọn và đơn giản. Nhãn rõ ràng tiết kiệm nhiều thời gian hơn so với nhãn ưa thích. 4. Chọn một ngôi nhà cho mỗi hạng mục Tôi sử dụng một ngăn kéo, một hộp hoặc một kệ. Tôi tránh di chuyển cùng một tờ giấy từ nơi này sang nơi khác. 5. Thực hiện một khoảng thời gian ngắn sắp xếp lại mỗi ngày. Tôi dành vài phút vào cuối ngày để đặt những giấy tờ rời rạc trở lại nơi chúng thuộc về. Thói quen nhỏ đó giúp cho tình trạng lộn xộn không phát triển. Tôi cũng nghĩ về thói quen tìm kiếm. Nếu tôi không thể tìm thấy tài liệu trong vài giây thì hệ thống quá lỏng lẻo. Hệ thống lưu trữ hồ sơ phải phù hợp với cách tôi làm việc. Nếu tôi kiểm tra hóa đơn thường xuyên, tôi sẽ giữ chúng ở nơi dễ lấy. Nếu thỉnh thoảng tôi chỉ cần những bản ghi cũ, tôi sẽ cất chúng ở nơi xa hơn. Màu sắc cũng có thể giúp ích. Tôi sử dụng một màu cho tài chính, một màu cho dự án, một màu cho hồ sơ cá nhân. Màu sắc không phải là vật trang trí. Chúng giúp mắt tôi tìm đúng thư mục một cách nhanh chóng. Các tập tin kỹ thuật số cần được chăm sóc tương tự. Tôi sử dụng những tên rõ ràng như “Client_Agreement_March” hoặc “Receipt_2025_04”. Tôi tránh những tên tập tin chỉ có ý nghĩa với tôi vào một ngày tốt lành. Một hệ thống giấy sạch và một hệ thống kỹ thuật số sạch sẽ phối hợp tốt với nhau. Điều tôi thích nhất ở việc nộp hồ sơ tốt hơn là sự bình tĩnh mà nó mang lại. Tôi mở một ngăn kéo và biết mình sẽ thấy gì. Tôi mở một thư mục và biết những gì thuộc về nó. Cảm giác trật tự nhỏ bé đó giúp tôi thoát khỏi rất nhiều xích mích hàng ngày. Nếu bàn làm việc của bạn có cảm giác chật chội, tôi sẽ bắt đầu từ việc nhỏ. Một thư mục. Một nhãn. Một danh mục tại một thời điểm. Đó là cách tôi cải thiện trò chơi sắp xếp hồ sơ của mình và nó vẫn giúp ích cho tôi hàng tuần.

Tôi từng nghĩ nhà mình quá nhỏ. Tủ quần áo của tôi đầy ắp, quầy bếp chật kín và bàn làm việc của tôi luôn trông bừa bộn. Điều kỳ lạ là tôi không sở hữu nhiều đồ đến vậy. Tôi chỉ sử dụng không gian của mình một cách tồi tệ. Sau khi xem xét kỹ các phòng của mình, tôi phát hiện đi phát hiện lại cùng một vấn đề: các góc trống, kệ sâu, khu vực gầm giường, không gian trên tường và chiều cao tủ đều không được sử dụng. Đó là phần mà nhiều người bỏ lỡ. Chúng tôi tiếp tục thêm hộp, giỏ và đồ nội thất nhưng căn phòng vẫn có cảm giác chật hẹp. Tôi đã học được rằng vấn đề không chỉ là lưu trữ. Đó là cách chúng tôi sử dụng không gian mà chúng tôi đã có. Thay đổi đầu tiên của tôi rất đơn giản. Tôi đã ngừng xử lý các bề mặt phẳng như khu vực lưu trữ. Bàn ăn là để ăn uống. Bàn làm việc là để làm việc. Quầy bếp cần có không gian thở. Khi tôi để mọi bề mặt thu thập thư, chìa khóa, cốc và túi ngẫu nhiên, căn phòng có cảm giác nhỏ hơn thực tế. Khi tôi dọn sạch lớp trên cùng, toàn bộ nơi này trông yên tĩnh hơn. Tôi cũng chú ý đến không gian theo chiều dọc. Hầu hết mọi người nhìn trái và phải. Tôi bắt đầu nhìn lên. Những chiếc kệ cao, móc treo tường, giá treo và những vật dụng sắp xếp trên cửa đã giúp tôi tận dụng không gian đã bị bỏ qua trong nhiều năm. Ở hành lang của tôi, một bộ móc cố định đống áo khoác gần cửa. Trong phòng ngủ của tôi, một chiếc kệ tường hẹp đựng sách và những chiếc hộp nhỏ từng nằm trên sàn nhà. Trong nhà bếp của tôi, một thanh ray đơn giản mở ngăn kéo mà tôi dùng để đựng đồ dùng. Những thay đổi nhỏ như thế đã tạo nên sự khác biệt thực sự. Tôi gặp vấn đề tương tự trong tủ quần áo của mình. Tôi cứ gấp quần áo thành từng chồng, và tuần nào chồng quần áo cũng sập xuống. Tôi đã lãng phí không gian và lãng phí công sức. Cách khắc phục của tôi là sắp xếp theo mục đích sử dụng: - quần áo hàng ngày ở gần phía trước - quần áo theo mùa ở vị trí cao hơn hoặc thấp hơn - những món đồ hiếm khi sử dụng trong thùng có dán nhãn - giày ở một khu vực cố định, không trải rộng khắp sàn nhà Đó là một thói quen khiến việc mặc quần áo trở nên dễ dàng hơn. Tôi có thể thấy những gì tôi có. Tôi đã ngừng mua những thứ bổ sung mà tôi không cần vì tôi cứ quên mất những thứ đã có sẵn. Nhà bếp đã cho tôi một bài học khác. Tôi từng giữ những hộp đựng lớn, những chiếc cốc cũ và những dụng cụ sao chép vì tôi nghĩ có thể sau này tôi sẽ cần đến chúng. Chúng lấp đầy các ngăn tủ và khiến việc nấu nướng đơn giản trở nên khó khăn hơn. Tôi xem xét từng món đồ và hỏi một câu hỏi: tôi có sử dụng món đồ này thường xuyên để giữ nó ở nơi dễ lấy không? Nếu câu trả lời là không, tôi đã chuyển nó. Một số mặt hàng đã được chuyển lên kệ cao hơn. Một số đã được bỏ vào hộp có dán nhãn. Một số rời khỏi nhà bếp hoàn toàn. Sau đó, tôi có thể mở tủ mà không cần phải đóng cửa hoặc lục lọi đồ đạc bừa bộn. Tôi đã tìm thấy chiếc chảo mà tôi muốn nhanh hơn. Tôi tìm thấy gia vị nhanh hơn. Tôi thậm chí còn làm sạch nhanh hơn. Tôi nghĩ nhiều người chờ đợi quá lâu trước khi giải quyết các vấn đề về không gian. Họ đổ lỗi cho căn phòng. Họ đổ lỗi cho đồ nội thất. Tôi đổ lỗi cho thói quen. Một căn phòng trông chật chội khi có quá nhiều đồ vật tranh nhau một diện tích. Một phòng ngủ nhỏ vẫn có thể tạo cảm giác cởi mở khi mọi vật dụng đều có một chỗ. Một văn phòng nhỏ gọn vẫn có thể hoạt động tốt khi bàn làm việc, kệ, ngăn kéo hỗ trợ cho cách bạn di chuyển. Bây giờ tôi tuân theo một quy tắc đơn giản. Nếu một vật phẩm không kiếm được không gian, nó sẽ thay đổi vị trí hoặc rời đi. Quy tắc đó nghe có vẻ nghiêm khắc nhưng nó giúp tôi tránh khỏi sự lộn xộn. Một chiếc đèn đặt sai góc trong nhiều tháng sẽ lãng phí không gian. Một chiếc ghế chỉ chứa đồ giặt là lãng phí không gian. Một chiếc hộp ẩn sau cánh cửa sẽ trở nên lãng phí không gian nếu tôi không bao giờ mở nó ra. Tôi cũng thích thử nghiệm một căn phòng theo quan điểm của riêng mình. Tôi đứng ở cửa và nhìn xung quanh. Tôi nhìn thấy gì đầu tiên? Điều gì cản trở? Có cảm giác gì nặng nề? Cảm giác trống rỗng là gì? Việc kiểm tra nhanh đó cho tôi biết nhiều điều hơn là một kế hoạch dài hơi. Nếu một bên của căn phòng trông chật chội và bên kia trông trống trải, tôi biết mình có thể cân bằng nó tốt hơn. Nếu một kệ chứa đầy những món đồ nhỏ, tôi biết tôi cần hộp đựng hoặc ngăn chia. Nếu sàn chứa quá nhiều đồ, tôi biết mình nên chuyển chỗ chứa đồ lên trên. Một ví dụ điển hình đến từ khu vực làm việc của tôi. Bàn làm việc của tôi dùng để đựng giấy tờ, bộ sạc, sổ ghi chép, bút và các loại cáp ngẫu nhiên. Tôi nghĩ tôi cần mọi thứ trong tầm tay. Điều tôi thực sự cần là một hệ thống. Tôi đã sử dụng một khay ngăn kéo để đựng những vật dụng nhỏ, một chiếc kẹp cáp để đựng dây điện và một ngăn đựng hồ sơ để đựng các giấy tờ đang hoạt động. Mặt bàn đã có thể sử dụng được trở lại. Đầu óc tôi cũng bớt ồn ào hơn. Đó là lý do tại sao tôi nói không gian không chỉ bằng mét vuông. Đó là về sự dễ dàng. Khi tôi ngừng lãng phí không gian, tôi nhận được nhiều hơn là chỗ trống. Tôi có được thói quen bình tĩnh hơn, dọn dẹp nhanh hơn và ít bực bội nhỏ hơn trong ngày. Quan điểm của tôi rất đơn giản: - giữ cho các bề mặt phẳng luôn thông thoáng - sử dụng chiều cao trước khi thêm nhiều đồ đạc - sắp xếp các đồ vật theo tần suất tôi sử dụng chúng - đặt mỗi đồ vật ở một nơi rõ ràng - loại bỏ những thứ khiến tôi mất chỗ mà không giúp ích gì cho tôi. Đôi khi tôi vẫn mắc lỗi. Tôi vẫn để một kệ chật chội hoặc để túi trên ghế quá lâu. Nhưng bây giờ tôi biết cách sửa chữa và tôi không để tình trạng lộn xộn tích tụ nhanh chóng như trước nữa. Nếu nhà bạn cảm thấy chật chội, tôi sẽ không vội mua thêm chỗ chứa ngay. Tôi sẽ bắt đầu bằng cách nhìn vào không gian bạn đã sở hữu. Bạn có thể thấy rằng căn phòng không phải là vấn đề. Sự lãng phí là. Khi tôi thay đổi thói quen đó, căn phòng của tôi có cảm giác dễ sống hơn. Sự thay đổi đó tuy nhỏ nhưng tôi có thể cảm nhận được hàng ngày.

Tôi thường cất giữ các ghi chú, hợp đồng và biên lai của mình trong các ngăn xếp rời rạc. Bàn làm việc của tôi trông có vẻ bận rộn nhưng công việc của tôi có vẻ không được ngăn nắp. Tôi đã mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm một trang, một chữ ký hoặc một ghi chú nhỏ. Chất kết dính tôi cần rất đơn giản. Nó giữ giấy tờ của tôi ở một nơi, bảo vệ chúng khỏi nếp gấp và vết bẩn, đồng thời cho phép tôi tìm thấy thứ mình muốn một cách nhanh chóng. Tôi sử dụng nó cho hồ sơ khách hàng, bài báo ở trường, kế hoạch dự án và hóa đơn hàng tháng. Khi tôi mang theo một tập tài liệu, tôi bớt căng thẳng hơn. Tôi thích một chiếc bìa cứng có các vòng chắc chắn, vỏ ngoài chắc chắn và có túi trong suốt ở bên trong. Các vòng phải mở và đóng trơn tru. Vỏ phải phẳng trong túi. Tôi cũng tìm khoảng trống nhãn ở gáy sách, vì tôi không muốn đoán xem tập tài liệu nào chứa tập tin nào. Cách sử dụng bìa hồ sơ của tôi rất dễ dàng: - Tôi sắp xếp các trang theo chủ đề - Tôi đặt những tờ giấy được sử dụng nhiều nhất ở gần phía trước - Tôi thêm các tab để kiểm tra nhanh - Tôi giữ một túi nhỏ để đựng biên lai, thẻ và ghi chú rời - Tôi loại bỏ các trang cũ vào cuối mỗi tháng Thói quen nhỏ đó giúp tôi tiết kiệm rất nhiều thời gian. Tháng trước, tôi có cuộc gặp với một khách hàng và họ đã yêu cầu bảng giá mới nhất trong khi chúng tôi đang đàm phán về đơn đặt hàng. Tôi mở tập hồ sơ, tìm đúng phần và cho xem ngay trang đó. Cuộc nói chuyện diễn ra suôn sẻ và tôi không bị mất chỗ. Tôi cũng sử dụng kiểu chất kết dính tương tự ở nhà. Hóa đơn cá nhân của tôi nằm ở một phần, giấy bảo hành ở phần khác và giấy tờ đi lại ở phần thứ ba. Khi tôi cần tài liệu, tôi không kéo mở ba ngăn kéo. Tôi với lấy một tập tài liệu. Nếu bạn làm việc tại bàn, di chuyển giữa các cuộc họp hoặc giữ nhiều giấy tờ cho trường học hoặc cuộc sống hàng ngày, loại bìa này có thể giúp ngày của bạn dễ dàng hơn. Nó không phải là làm cho mọi thứ trông gọn gàng trong một bức ảnh. Đó là về việc giữ cho công việc sẵn sàng khi bạn cần. Tôi chọn bìa sách phù hợp với thói quen của mình chứ không phải ngược lại. Một chiếc bìa sách tốt sẽ làm tốt một việc: nó giữ tờ giấy mà tôi quan tâm và giúp tôi tiếp tục hoạt động trong ngày. Đó là cái bìa mà tôi muốn đặt trên kệ, trong túi xách và trên bàn làm việc của mình. Chúng tôi hoan nghênh các câu hỏi của bạn: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Emily Carter, 2021, Hệ thống tổ chức thực tế tại nhà Michael Reed, 2020, Cách xây dựng quy trình sắp xếp hồ sơ hiệu quả Sophia Bennett, 2022, Chiến lược lưu trữ không gian nhỏ cho cuộc sống hàng ngày Daniel Harper, 2019, Sắp xếp tài liệu cho không gian làm việc bận rộn Laura Mitchell, 2023, Phương pháp dọn dẹp cho các phòng bình tĩnh và chức năng Jason Lee, 2024, Thói quen lưu trữ văn phòng đơn giản giúp tiết kiệm thời gian