Bàn làm việc của tôi thường trông gọn gàng khi nhìn từ xa, nhưng những trang giấy rời lại kể một câu chuyện khác. Tôi có các ghi chú cuộc họp ở một chồng, các tài liệu phát tay của lớp ở một chồng khác, và những tờ giấy đã dùng một nửa được nhét giữa sách, bìa hồ sơ và túi đựng máy tính xách tay của tôi. Khi tôi cần một trang, tôi mất năm phút, rồi mười phút. Tôi đã bỏ lỡ những chi tiết nhỏ. Tôi cảm thấy bận rộn, nhưng tôi không có tổ chức. Sự hỗn loạn lỏng lẻo không chỉ là một chiếc bàn bừa bộn. Nó phá vỡ sự tập trung. Nó làm cho công việc đơn giản trở nên nặng nề. Nếu bạn đã từng mở một cuốn sổ và thấy những tờ giấy cũ xen lẫn những tờ giấy mới, bạn sẽ biết cảm giác đó. Tôi đã sửa nó bằng một hệ thống đơn giản. Tôi chỉ giữ một tập tài liệu cho các trang đang hoạt động. Đây là quy tắc đã thay đổi mọi thứ đối với tôi. Tôi đã ngừng đối xử với mọi tờ giấy giống nhau. Các trang đang hoạt động vẫn ở một nơi. Các trang hoàn thành di chuyển ra ngoài. Các trang nháp vẫn tách biệt. Tôi sử dụng ba nhóm: Hoạt động Đây là những trang tôi cần trong tuần này. Ghi chú cuộc họp, tờ dự án hiện tại và các trang rời rạc mà tôi vẫn kiểm tra. Lưu trữ Những thứ này rất hữu ích nhưng không thể sử dụng hàng ngày. Tôi giữ chúng trong các thẻ có dán nhãn hoặc trong bìa cứng thứ hai. Thùng rác Nếu một trang không còn giá trị sử dụng, tôi sẽ để nó đi. Các bản sao cũ được sử dụng để lấp đầy không gian mà không có lý do. Sự chia rẽ nhỏ đó đã khiến cuộc sống của tôi dễ dàng hơn. Tôi không còn phải lục lọi một đống hỗn hợp chỉ để tìm một ghi chú từ cuộc gọi của khách hàng nữa. Tôi cũng đã cho mỗi trang một ngôi nhà. Các trang lỏng lẻo được sử dụng để hạ cánh ở bất cứ đâu. Bây giờ tôi đặt chúng ở cùng một vị trí mỗi lần. Nếu một trang được lấy ra từ một cuốn sổ, nó sẽ được nhét vào túi trước của tập hồ sơ hoặc một tập tài liệu trong suốt trên bàn của tôi. Tôi không để nó “để sau”. Sau này là nơi sự lộn xộn phát triển. Đối với loại giấy tôi thường sử dụng, tôi thêm các tab. Tôi sử dụng các nhãn đơn giản như: - Để đọc - Để xem lại - Gửi hồ sơ - Cần hành động Điều đó làm cho tập tài liệu của tôi dễ quét. Tôi có thể mở nó ra và xem những gì quan trọng mà không cần lật từng trang. Tôi cũng cắt giảm các bản sao. Có thời điểm, tôi có ba bản sao của cùng một tài liệu phát tay vì tôi liên tục in “để đề phòng”. Tôi đã học cách giữ một bản sao sạch, một bản sao hoạt động và không có gì khác. Khi một trang bị đánh dấu khắp trang, tôi quét nó hoặc sao chép những phần quan trọng vào một tờ giấy mới. Điều đó giữ cho chất kết dính có thể đọc được. Một ví dụ thực tế: tháng trước, tôi có ghi chú từ cuộc họp với khách hàng, bảng định giá và bản phác thảo dự thảo cho một đề xuất. Trước hệ thống này, những trang đó sẽ được trải khắp bàn và túi xách của tôi. Lần này, tôi cắt chúng vào một phần bìa hồ sơ của mình. Tôi tìm thấy từng trang nhanh chóng, chia sẻ thông tin chi tiết phù hợp và không lãng phí công sức tìm kiếm. Tôi cũng cố tình để lại khoảng trống. Một chất kết dính đóng gói cảm thấy khó sử dụng. Một ít không gian giúp việc thêm trang mới và xóa trang cũ trở nên dễ dàng hơn. Tôi nghĩ không gian đó là phòng thở. Nó giữ cho hệ thống tồn tại. Điều phù hợp với tôi rất đơn giản: - một nơi dành cho các trang đang hoạt động - một nơi dành cho các trang lưu trữ - một thói quen dành cho các trang tính mới - một lần xem xét nhanh vào cuối ngày Điều đó đủ để chế ngự sự hỗn loạn của những tờ giấy rời mà không làm cho quy trình trở nên nghiêm ngặt. Tôi thích hệ thống này vì nó phù hợp với cuộc sống thực. Có hôm tôi mang thêm giấy tờ về nhà. Có ngày tôi quên nộp hồ sơ ngay. Chất kết dính vẫn hoạt động. Tôi không cần một chiếc bàn hoàn hảo. Tôi chỉ cần một nơi rõ ràng cho mỗi trang. Nếu giấy tờ rời của bạn đang chiếm không gian của bạn, hãy bắt đầu từ việc nhỏ. Chọn một chất kết dính. Thêm nhãn. Dọn sạch đống cũ. Chỉ giữ lại những gì bạn sử dụng. Đó là nơi mà mớ hỗn độn bắt đầu thu nhỏ lại.
Tôi đã từng mất quá nhiều thời gian cho những khoảng trống công việc nhỏ. Tin nhắn ở lại trong một cuộc trò chuyện. Ghi chú ngồi ở một nơi khác. Trạng thái nhiệm vụ đã thay đổi nhưng không ai chia sẻ nó một cách rõ ràng. Tôi cứ tự hỏi mình câu hỏi tương tự: điều gì vẫn cần tôi quan tâm? Longgang Yunyu đã giúp tôi giải quyết mớ hỗn độn đó. Điều tôi đánh giá cao nhất không phải là một lời hứa lớn lao. Đó là cách quy trình làm việc trở nên nhẹ nhàng hơn. Tôi có thể nhìn thấy đường dẫn nhiệm vụ rõ ràng hơn. Tôi biết ai đang làm gì. Tôi biết những gì đã được hoàn thành. Tôi biết điều gì vẫn đang chờ đợi một câu trả lời. Điều đó một mình cắt giảm rất nhiều qua lại. Công việc của tôi thay đổi một cách đơn giản. Tôi bắt đầu với một danh sách rõ ràng. Tôi viết mọi nhiệm vụ vào một nơi, sau đó chia nhỏ từng bước. Theo dõi chính. Trả lời của khách hàng. Kiểm tra tập tin. Bàn giao nội bộ. Mỗi mặt hàng đều có chủ sở hữu rõ ràng và trạng thái rõ ràng. Tôi ngừng dựa vào trí nhớ và ngày của tôi bớt ồn ào hơn. Tôi cũng đặt ra thói quen ôn tập cố định. Đầu ngày, tôi kiểm tra danh sách và đánh dấu những việc cần làm khẩn cấp. Vào giữa trưa, tôi xem xét tiến độ và loại bỏ phần việc đã hoàn thành. Trước khi đóng máy tính xách tay của mình, tôi thực hiện lại một lần nữa. Thói quen nhỏ này giúp Longgang Yunyu trở nên hữu ích trong công việc hàng ngày chứ không chỉ trên giấy tờ. Tôi thấy sự thay đổi rõ ràng nhất trong một trường hợp bán hàng thực sự. Một khách hàng đã gửi yêu cầu vào cuối buổi chiều. Trước đây, tôi sẽ chuyển tiếp tin nhắn, lưu lại một tờ giấy rồi hỏi lại vào sáng hôm sau xem ai đã nhận. Lần này tôi đưa yêu cầu vào quy trình làm việc được chia sẻ cùng một lúc. Nhà thiết kế nhìn thấy nhu cầu, nhóm hỗ trợ nhìn thấy file và tôi có thể theo dõi bước tiếp theo mà không cần phải đuổi theo mọi người. Câu trả lời đến tay khách hàng theo cách rõ ràng hơn nhiều. Đó là lý do tại sao tôi tin tưởng một công cụ như Longgang Yunyu. Nó không cố gắng thay thế con người. Nó giúp mọi người làm việc ít ma sát hơn. Đối với tôi, điều đó quan trọng hơn những lời hoa mỹ hay những tuyên bố ồn ào. Một công cụ xử lý công việc tốt sẽ giúp công việc hàng ngày dễ đọc hơn, dễ chia sẻ hơn và dễ hoàn thành hơn. Nếu bạn cảm thấy nhóm của mình cứ lặp đi lặp lại những câu hỏi giống nhau, tôi sẽ bắt đầu bằng ba động tác đơn giản. Viết mọi nhiệm vụ ở một nơi. Sử dụng nhãn trạng thái ngắn. Kiểm tra tiến độ tại các điểm đã đặt trong ngày. Tôi nhận thấy rằng cấu trúc nhỏ thường đánh bại nỗ lực lộn xộn. Longgang Yunyu đã cho tôi cấu trúc đó. Nó giúp tôi giữ cho công việc của mình rõ ràng, quá trình theo dõi ổn định và giao tiếp trong nhóm của tôi rõ ràng hơn nhiều. Khi quy trình dễ nhìn hơn, bản thân công việc sẽ dễ xử lý hơn.
Tôi biết cảm giác làm việc rất nhanh nhưng cuối cùng vẫn thấy bàn làm việc bừa bộn, hồ sơ bừa bộn và đầu óc bừa bộn. Công việc đã hoàn thành nhưng tôi mất thời gian sửa khoảng cách, tìm kiếm ghi chú phù hợp hoặc mở phiên bản sai của tài liệu. Tôi đã từng tốn quá nhiều công sức cho những sai lầm nhỏ. Nỗi đau đó hiện lên trong công việc thực tế hàng ngày. Vài tuần trước, tôi phải chuẩn bị báo giá cho một khách hàng nhỏ, trả lời hai email tiếp theo và đánh bóng tờ sản phẩm dài một trang trước bữa trưa. Bản thảo đầu tiên của tôi trông có vẻ đông đúc. Các văn bản chạy quá gần nhau. Tên tập tin không rõ ràng. Ghi chú của tôi được chia thành ba nơi. Tôi cảm thấy bận rộn, nhưng tôi di chuyển không được tốt. Tôi đã thay đổi cách làm việc. Bây giờ tôi áp dụng một quy tắc đơn giản: làm việc nhanh, gọn gàng. Đây là những gì tôi làm. - Tôi bắt đầu với một nhiệm vụ rõ ràng. Tôi viết mục tiêu thành một dòng. Nếu công việc là một email bán hàng, tôi lưu ý điểm chính, lời đề nghị và lời kêu gọi hành động. Nếu công việc là một bản báo cáo, tôi ghi lại những sự kiện quan trọng, những con số và bước tiếp theo. - Tôi giữ một nơi cho mỗi dự án Một thư mục. Một đường dẫn tập tin. Một khu vực ghi chú. Tôi không rải bản nháp trên màn hình của mình. Khi tôi cần một tập tin, tôi biết tìm nó ở đâu. - Tôi viết có khoảng trống, tôi chừa khoảng trống giữa các ý tưởng. Đoạn văn ngắn giúp tôi đọc nhanh hơn. Khoảng cách rõ ràng cũng giúp người ở phía bên kia hiểu được thông điệp mà không cần nỗ lực. - Tôi sử dụng tên tệp đơn giản. Tôi không lưu tệp dưới dạng “cuối cùng”, “cuối cùng2” hoặc “tệp mới”. Tôi sử dụng những cái tên rõ ràng như “ClientA_quote_May12” hoặc “shop_email_draft”. Thói quen nhỏ này giúp tôi tránh khỏi sự nhầm lẫn sau này. - Tôi kiểm tra trước khi gửi, tôi đã đọc bản cuối cùng một lần. Tôi nhìn vào các dòng, khoảng cách và thứ tự của nội dung. Tôi sửa chữa những điều nhỏ nhặt trước khi chúng trở thành công việc làm thêm. Một ví dụ thực tế ở lại với tôi. Tôi đã từng giúp một cửa hàng địa phương chuẩn bị một trang sản phẩm ngắn cho một mặt hàng mới. Họ muốn nó sẵn sàng cho trang web, bài đăng trên mạng xã hội và danh sách email của họ. Tôi giữ bản sao sạch sẽ, sử dụng các dòng ngắn và để lại đủ khoảng trắng. Chủ sở hữu cho biết nó cảm thấy dễ đọc. Tôi không cần phải xây dựng lại toàn bộ trang. Tôi chỉ điều chỉnh vài chữ rồi gửi lại. Đó là điều tôi thích ở một quy trình làm việc gọn gàng. Nó không làm tôi chậm lại. Nó giúp tôi di chuyển ít căng thẳng hơn. Khi tôi viết, tôi cố gắng suy nghĩ như người đọc. Họ cần gì đầu tiên? Tôi có thể loại bỏ những gì? Tôi có thể làm gì để quét dễ dàng hơn? Một trang sạch sẽ tạo cảm giác bình yên. Một trang bình tĩnh giúp tôi suy nghĩ. Một quy trình rõ ràng giúp tôi hoàn thành với ít chỉnh sửa hơn. Tôi vẫn làm việc dưới áp lực một số ngày. Tôi vẫn nhận được những nhiệm vụ dài, những ghi chú lộn xộn và những yêu cầu chặt chẽ. Sự khác biệt là tôi không còn để sự lộn xộn kiểm soát tốc độ của mình nữa. Tôi giữ cho hệ thống của mình đơn giản và tôi giữ các trang của mình sạch sẽ. Công việc nhanh sẽ cảm thấy tốt hơn khi nó luôn gọn gàng. Đó là thói quen mà tôi tin tưởng.
Tôi đã từng nghĩ rằng tất cả các máy tính xách tay đều hoạt động theo cùng một cách. Tôi để những cuốn sổ ghi chép cố định trên bàn của mình và tôi vẫn quên mất những ghi chú. Một trang chứa ý tưởng về cuộc họp, trang khác chứa danh sách nhiệm vụ và một chi tiết hữu ích nằm ở giữa chương mà tôi không thể di chuyển. Ma sát nhỏ đó tích tụ nhanh chóng. Loose-leaf đã thay đổi cách tôi làm việc. Tôi có thể mở một tập tài liệu, di chuyển một trang và xây dựng các phần phù hợp với ngày của mình. Ghi chú nghiên cứu ở lại với ghi chú nghiên cứu. Ý tưởng của khách hàng vẫn ở lại với ý tưởng của khách hàng. Danh sách hàng tạp hóa, bản thảo phác thảo và số điện thoại có thể nằm ở nơi tôi cần chứ không phải ở nơi cuốn sổ đặt chúng. Đó là sự khác biệt mà tôi cảm nhận được hàng tuần. Khi tôi sử dụng tốt giấy rời, hệ thống của tôi vẫn rõ ràng. Tôi bắt đầu với một chất kết dính cho một mục đích. Tôi thêm dải phân cách cho các phần rõ ràng. Tôi để lại một vài tờ giấy trắng trong mỗi phần. Tôi ghi ngày tháng vào các trang để có thể tìm thấy những ghi chú cũ nhanh chóng. Tôi xem lại tập tài liệu vào cuối tuần và chuyển những trang rời rạc trở lại vị trí cũ. Một ví dụ nhỏ từ thói quen của tôi: Tôi đã từng làm việc trong buổi ra mắt khách hàng đồng thời chuẩn bị các ghi chú đào tạo. Trong một cuốn sổ cố định, hai môn học sẽ được trộn lẫn với nhau. Với những trang rời, tôi giữ kế hoạch triển khai ở một phần và ghi chú đào tạo ở phần khác. Khi tôi cần cập nhật nhanh trong khi gọi điện, tôi chuyển sang đúng trang ngay. Tôi cũng thích cách giấy rời giúp ích khi kế hoạch thay đổi. Nếu một trang biến thành một nhiệm vụ mới, tôi sẽ xóa nó. Nếu một phần phát triển, tôi thêm nhiều tờ hơn. Nếu tôi không cần một trang nữa, tôi sẽ cất nó đi. Sự thay đổi đơn giản đó giúp bàn làm việc của tôi không chứa đầy những ghi chú ngẫu nhiên. Đối với sinh viên, nhân viên văn phòng và những người lập kế hoạch hàng ngày, định dạng này có thể tạo ra sự khác biệt thực sự. Tôi đã thấy nó trong quá trình luyện thi, họp hàng tuần và lập kế hoạch về nhà. Chất kết dính không thực hiện công việc cho tôi nhưng nó giúp tôi tự thực hiện công việc một cách rõ ràng hơn. Nếu các ghi chú của bạn có cảm giác bị phân tán, tờ rời có thể phù hợp với thói quen của bạn hơn là một cuốn sổ đóng bìa. Tôi sẽ thử nó khi tôi cần những ghi chú có thể di chuyển nhanh như ngày của tôi. Liên hệ với chúng tôi trên Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
Miller, Sarah 2021 Thuần hóa sự hỗn loạn của lá rời trong công việc hàng ngày Chen, David 2022 Xây dựng quy trình công việc rõ ràng để giao tiếp nhóm tốt hơn Johnson, Emily 2020 Hệ thống lưu trữ đơn giản để tổ chức văn phòng nhanh hơn Wang, Laura 2023 Thói quen viết gọn gàng để quản lý tài liệu hiệu quả Brown, Michael 2024 Luôn kiểm soát các ghi chú, trang và dự án
