Tại sao cứ 10 học sinh lại có 9 học sinh lãng phí thời gian tìm kiếm? Làm quen với tập tài liệu sắp xếp hơn 100 trang chỉ bằng một cú nhấp chuột—người thay đổi cuộc chơi!

Tôi đã từng đánh mất các ghi chú trong các chồng tài liệu, bìa hồ sơ và những cuốn sổ ghi chép đầy một nửa. Một tờ dự án nằm trong cặp của tôi, các ghi chú của lớp vẫn còn trên bàn của tôi và các trang cuộc họp được xếp thành các chồng ngẫu nhiên. Khi tôi cần một trang, tôi phải đào. Sự lãng phí tập trung đó đã cũ đi nhanh chóng. Chất kết dính này đã thay đổi cách tôi xử lý giấy tờ. Tôi có thể sắp xếp hơn 100 trang vào một nơi, giúp chúng dễ dàng lật qua và di chuyển các phần mà không gây lộn xộn. Tôi sử dụng nó để ghi chú ở trường, hồ sơ công việc, biên lai và tài liệu dự án. Nó cho tôi một nơi cho mọi thứ tôi cần. Điều tôi thích nhất là dòng chảy đơn giản. Tôi mở tập tài liệu. Tôi đặt từng trang vào phần tôi cần. Tôi thêm các tab để truy cập nhanh. Tôi có thể kéo một trang ra, di chuyển hoặc thay thế nó mà không cần bắt đầu lại. Tuần trước, tôi ngồi xuống trước cuộc gọi của khách hàng và tìm thấy những ghi chú phù hợp chỉ trong vài giây. Điểm họp, danh sách sản phẩm và các mục tiếp theo của tôi đều ở cùng một chỗ. Không đào. Không có căng thẳng. Tôi có thể tập trung vào cuộc gọi thay vì tìm kiếm giấy tờ. Tôi thích những công cụ giúp công việc hàng ngày trở nên dễ dàng hơn mà không cần tốn nhiều công sức. Bìa sách này giúp sắp xếp các ghi chú của tôi, dọn dẹp bàn làm việc và giúp ngày của tôi bớt lộn xộn hơn. Nếu bạn liên tục bị mất trang, trộn chủ đề hoặc lãng phí thời gian tìm kiếm một trang thì đây là loại bìa sách phù hợp với cuộc sống thực.

Tôi thường xuyên mất dấu các ghi chú trong lớp, các trang bài tập và các liên kết đã lưu. Một tập tin nằm trong thư mục tải xuống của tôi. Một trang bài giảng vẫn mở trong một tab. Một bản tóm tắt dự án nhóm đã bị chôn vùi trong cuộc trò chuyện. Khi chuẩn bị học, tôi dành nhiều sức lực cho việc tìm kiếm hơn là học tập. Phần đó còn tệ hơn cả bản thân tác phẩm. Điều đã giúp tôi là một thói quen đơn giản: Tôi bắt đầu đặt mọi trang của trường vào một nơi, sau đó sắp xếp nó chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bây giờ quá trình học tập của tôi có vẻ bình tĩnh hơn nhiều. Tôi giữ các ghi chú, bài đọc và các trang nhiệm vụ của mình cùng nhau Tôi lưu các liên kết khóa học theo chủ đề Tôi tách nội dung cá nhân khỏi bài tập ở trường Tôi mở những gì tôi cần mà không cần nhấp chuột trong vài phút Nghe có vẻ nhỏ nhặt. Nó thay đổi rất nhiều. Đây là cách tôi sử dụng nó trong cuộc sống sinh viên hàng ngày của mình: - Tôi lưu từng trang lớp ngay sau khi tìm thấy - Tôi đặt nó vào một thư mục cho khóa học đó - Tôi gắn thẻ các trang theo chủ đề, như bài luận, bài kiểm tra hoặc bài ôn tập - Tôi kiểm tra danh sách trước khi lớp học kết thúc, để không bỏ lỡ điều gì - Tôi dọn dẹp các trang cũ vào cuối tuần Thói quen đó giúp tôi thoát khỏi sự hỗn loạn thường ngày. Một ví dụ thực tế đến từ lớp lịch sử của tôi. Chúng tôi có các slide bài giảng, đường dẫn đọc, danh sách nguồn và hướng dẫn viết. Trước đây, tôi mở tất cả chúng trong các tab khác nhau và hy vọng tôi nhớ được vị trí của từng tab. Tôi đã bỏ lỡ một liên kết nguồn trong bản thảo đầu tiên và phải quay lại sau. Bây giờ tôi đặt mọi trang lớp vào cùng một thư mục và sắp xếp ngay lập tức. Khi tôi bắt đầu viết, tôi thấy toàn bộ trong một chế độ xem. Tôi có thể tập trung vào bài luận chứ không phải cuộc săn lùng. Tôi thích phương pháp này vì nó phù hợp với thực tế cuộc sống sinh viên. Có những ngày bận rộn. Một số ngày thật lộn xộn. Một số ngày tôi chỉ có thời gian nghỉ ngắn giữa các lớp. Khi các trang của tôi đã được sắp xếp theo thứ tự, tôi có thể tận dụng tốt những khoảng trống nhỏ đó. Tôi có thể xem lại cầu trượt trên xe buýt. Tôi có thể mở bài đọc trước cuộc họp nhóm. Tôi có thể gửi liên kết phù hợp cho bạn cùng lớp mà không cần lục lại các tin nhắn cũ. Quy tắc của riêng tôi rất đơn giản: nếu một trang quan trọng, tôi sẽ sắp xếp nó trước khi quên. Thói quen đó giúp cuộc sống học đường của tôi nhẹ nhàng hơn. Các tab của tôi luôn gọn gàng. Ghi chú của tôi luôn dễ tìm. Đầu tôi cảm thấy bớt chật chội hơn. Đối với tôi, cuộc sống sinh viên là như vậy. Ít tìm kiếm hơn. Đang học thêm. Ít căng thẳng hơn. Nhiều chỗ hơn để suy nghĩ.

Tôi từng bị mất giấy tờ ở những nơi tồi tệ nhất. Một biên nhận trong một thư mục. Một ghi chú lớp học dưới một cuốn sổ tay. Một mẫu đơn làm việc được nhét vào ngăn kéo. Khi cần một trang, tôi phải lục tung cả đống trang và hy vọng mình không bỏ sót. Đó là vấn đề mà chất kết dính này giải quyết cho tôi. Bây giờ tôi giữ mọi thứ ở một nơi. Các ghi chú, biểu mẫu in, danh sách kiểm tra, hóa đơn, trang dự án và các giấy tờ rời nhỏ của tôi đều phù hợp với một hệ thống. Tôi không cần phải đoán xem tôi đã để đồ ở đâu. Tôi mở tập tài liệu và tôi biết phải tìm ở đâu. Điều tôi thích nhất là cảm giác thật đơn giản. Bìa sách giúp tôi sắp xếp rõ ràng từng phần trong ngày của mình: - xếp các tờ giấy rời vào các vòng - các vật dụng nhỏ để trong túi - các tab giúp tôi tách các chủ đề - các trang luôn phẳng và dễ đọc Điều đó nghe có vẻ cơ bản, nhưng cơ bản là những gì phù hợp với tôi. Tôi không cần thiết lập phức tạp. Tôi cần một hệ thống mà tôi có thể tin tưởng. Ở nhà, tôi dùng nó để làm giấy tờ gia đình. Các mẫu đơn của trường nằm trong một phần. Ghi chú y tế ở trong một cái khác. Báo giá sửa chữa nhà ở cùng nhau nên tôi có thể so sánh mà không cần tìm kiếm qua thư cũ. Khi con tôi mang thêm bài tập về nhà, tôi đặt chúng ngay vào phần bên phải. Không có gì bị chôn vùi dưới đống đồ trên bàn. Trong công việc, nó giúp tôi giữ bình tĩnh khi mọi người yêu cầu nhanh chóng. Tôi có một tuần cần ghi chú cuộc họp, danh sách kiểm tra khách hàng và bản thảo in trong cùng một ngày. Trước đây, điều đó có nghĩa là một mớ hỗn độn. Chất kết dính này làm cho nó dễ dàng hơn. Tôi kéo từng trang từ phần tôi đã chuẩn bị sẵn. Không tranh giành. Không có bước lãng phí. Tôi có thể tập trung vào nhiệm vụ chứ không phải việc tìm kiếm. Tôi cũng thích việc nó làm cho chiếc bàn nhỏ có cảm giác sạch sẽ hơn. Một vài trang rải rác có thể làm cho căn phòng trông chật chội. Một chất kết dính sẽ kéo sự lộn xộn đó lại với nhau. Tôi đặt nó trên kệ hoặc trong túi, và không gian xung quanh nó có cảm giác nhẹ nhàng hơn. Sự thay đổi đó quan trọng hơn mọi người nghĩ. Một chiếc bàn làm việc rõ ràng cũng giúp tôi suy nghĩ rõ ràng hơn. Nếu tôi đang thiết lập một tài liệu từ đầu, tôi sử dụng một phương pháp đơn giản: - một phần dành cho các giấy tờ đang hoạt động - một phần dành cho các trang tham khảo - một phần dành cho những thứ tôi cần giữ - một túi để đựng các ghi chú và thẻ rời. Tôi giữ nhãn dễ đọc. Tôi không cố gắng làm cho nó trở nên lạ mắt. Nếu tôi có thể tìm thấy một trang trong vài giây thì hệ thống đang thực hiện công việc của nó. Một chất kết dính như thế này có tác dụng với nhiều loại người. Học sinh có thể giữ các ghi chú lớp học và bài tập cùng nhau. Phụ huynh có thể lưu trữ các mẫu đơn của trường, lịch học và giấy tờ y tế. Những người làm nghề tự do có thể sắp xếp hóa đơn, bản nháp và ghi chú dự án. Bất cứ ai làm việc với giấy đều có thể sử dụng nó để cắt giảm việc tìm kiếm hàng ngày. Tôi nghĩ đó là lý do tại sao nó cảm thấy hữu ích. Nó không yêu cầu tôi thay đổi toàn bộ thói quen của mình. Nó chỉ mang lại cho giấy tờ của tôi một ngôi nhà. Khi tôi sử dụng nó tốt, tôi tốn ít năng lượng hơn để tìm kiếm mọi thứ và có nhiều năng lượng hơn để hoàn thành công việc. Bề ngoài đó chỉ là một sự thay đổi nhỏ nhưng thực sự nó khiến một ngày của tôi trở nên dễ dàng hơn. Nếu giấy tờ của bạn nằm rải rác trên bàn, túi và ngăn kéo, một chiếc bìa cứng có thể giúp bạn kiểm soát chúng trở lại. Tôi sử dụng cái của tôi vì tôi muốn ít lộn xộn hơn, ít tìm kiếm hơn và có một nơi rõ ràng hơn cho những thứ tôi cần.

Tôi đã từng phải đối mặt với cùng một vấn đề mỗi tuần. Tôi sẽ mở một tệp có hơn 100 trang và mọi thứ đều có vẻ trộn lẫn với nhau. Hợp đồng nằm cạnh ghi chú. Biên lai nằm cạnh các báo cáo. Một vài trang được đặt tên tốt. Hầu hết là không. Tôi cứ lãng phí năng lượng vào những công việc nhỏ nhặt như di chuyển trang, đổi tên tập tin và kiểm tra thứ tự nhiều lần. Đó là phần mọi người không nói đến đủ. Công việc không vất vả. Sự lộn xộn xung quanh công việc thật khó khăn. Điều đã giúp tôi là phương pháp sắp xếp trang đơn giản được xây dựng cho các tài liệu lớn. Tôi có thể lấy một bản PDF lớn, quét các trang, nhóm chúng theo chủ đề và giữ cho bố cục rõ ràng mà không cần chạm vào từng trang một. Tôi thích điều đó vì tôi có thể tập trung vào nội dung chứ không phải việc dọn dẹp. Quy trình thông thường của tôi trông như thế này: Tôi mở toàn bộ tài liệu. Tôi kiểm tra các nhóm trang. Tôi sắp xếp các trang theo phần, loại hoặc tên tệp. Tôi di chuyển các trang thuộc về nhau. Tôi xuất phiên bản cuối cùng và xem lại nó một lần. Điều đó nghe có vẻ cơ bản nhưng nó giúp tiết kiệm rất nhiều công sức. Một ví dụ thực tế từ công việc của tôi: Tôi có một gói đào tạo dài hơn 120 trang. Nó bao gồm các chính sách, biểu mẫu, trang trình bày và một số trang được quét từ các nguồn khác nhau. Trước khi thay đổi quy trình của mình, tôi sẽ mất một khoảng thời gian dài để kéo các trang xung quanh và kiểm tra xem mỗi phần có bắt đầu ở nơi cần thiết hay không. Sau khi bắt đầu sử dụng quy trình sắp xếp gọn gàng hơn, tôi đã hoàn thành nhiệm vụ tương tự mà ít căng thẳng hơn và ít mắc lỗi hơn. Các tập tin trông tốt hơn. Khách hàng của tôi có thể đọc nó dễ dàng hơn. Tôi có thể gửi nó mà không cần lo lắng rằng có trang nào bị sai chỗ. Đó là điều tôi đánh giá cao nhất. Kết quả không hào nhoáng. Chỉ cần một tập tin gọn gàng hoạt động. Nếu bạn xử lý các tệp PDF lớn, gói cuộc họp, báo cáo, hướng dẫn sử dụng hoặc bản ghi được quét, tôi nghĩ loại quy trình sắp xếp này có thể giúp ích rất nhiều. Nó cung cấp cho bạn một trật tự rõ ràng. Nó cắt giảm các chỉnh sửa lặp đi lặp lại. Nó làm cho tài liệu cuối cùng có cảm giác sẵn sàng để chia sẻ. Tôi cũng thích nó phù hợp với cách tôi làm việc. Tôi có thể sử dụng nó cho các tập tin văn phòng, tài liệu học tập hoặc tài liệu khách hàng. Tôi có thể sắp xếp một tập tin nhỏ hoặc một tập tin lớn. Phương pháp vẫn đơn giản. Khi tôi muốn có một kết quả rõ ràng, tôi tìm kiếm ba điều: Chế độ xem trang rõ ràng Công cụ sắp xếp nhanh Kiểm tra lần cuối trước khi xuất Sự kết hợp đó giúp công việc của tôi gọn gàng và giúp tôi không bị thiếu chi tiết. Nếu bàn làm việc của bạn chứa đầy những tập tài liệu dài và các trang hỗn hợp, tôi nghĩ một công cụ sắp xếp gọn gàng có thể khiến công việc trở nên nhẹ nhàng hơn nhiều. Tôi vẫn tự mình kiểm tra tập tin cuối cùng. Thói quen đó giữ cho chất lượng ổn định. Trang sạch sẽ giúp mọi người đọc nhanh hơn. Làm sạch các tập tin giúp tôi làm việc tốt hơn.

Tôi đã từng làm mất bài tập, ghi nhầm lẫn và lãng phí quá nhiều thời gian trên lớp để lật qua những trang rời rạc. Ba lô của tôi đầy giấy nhưng tôi vẫn không thể tìm thấy tờ giấy mình cần. Một chất kết dính đơn giản đã thay đổi điều đó đối với tôi. Tôi giữ một tập tài liệu cho mỗi lớp và sắp xếp mọi trang theo cùng một cách. Điều đó làm cho ngày học của tôi dễ dàng hơn. Tôi không cần phải đoán xem điều gì đó đã xảy ra ở đâu và tôi không phải sắp xếp một đống giấy tờ ngẫu nhiên sau giờ học. Đây là hệ thống tôi sử dụng: - Tôi dán nhãn tên lớp trên bìa tập tài liệu - Tôi thêm các ngăn chia tab cho mỗi bài học hoặc chủ đề - Tôi đặt ngay các tài liệu phát tay phía sau tab bên phải - Tôi sử dụng miếng bảo vệ trang giấy cho những giấy tờ tôi cần giữ sạch sẽ - Tôi đục lỗ các ghi chú, bảng tính và các trang ôn tập trong cùng ngày tôi nhận được chúng Thói quen nhỏ đó giúp tôi tiết kiệm rất nhiều căng thẳng. Điều tôi thích nhất là tôi có thể tìm thấy mọi thứ nhanh như thế nào. Nếu giáo viên yêu cầu ghi chép của tuần trước, tôi biết chính xác phải tìm ở đâu. Nếu tôi cần một tờ bài tập về nhà, tôi mở ngăn bên phải và kéo nó ra sau vài giây. Tôi không cần phải làm trống túi của mình hoặc nhờ bạn cùng lớp giúp đỡ. Tôi cũng thích bìa sách giữ cho các trang của tôi luôn phẳng. Máy tính xách tay xoắn ốc có thể trở nên đông đúc. Giấy tờ lỏng lẻo có thể uốn cong và rách. Một chiếc bìa cứng giúp mỗi trang có một vị trí cố định và điều đó giúp tôi luôn gọn gàng. Một ví dụ thực tế xuất hiện trong tâm trí. Học kỳ trước, tôi có một lớp lịch sử với rất nhiều bài tập. Lúc đầu, tôi cất chúng trong ba lô và tự nhủ sẽ phân loại sau. Điều đó không bao giờ hiệu quả. Một số trang vẫn được gấp lại. Một số trang nằm dưới những cuốn sách khác. Một tờ đánh giá bài kiểm tra thậm chí đã biến mất trong một tuần. Tôi bắt đầu sử dụng một bìa sách có các tab rõ ràng cho mỗi chương. Sau đó, ghi chú của tôi vẫn ở một nơi. Tôi có thể học nhanh hơn vì tôi không phải mất nửa thời gian để tìm tài liệu. Quá trình chuẩn bị kiểm tra của tôi cảm thấy nhẹ nhàng hơn và tôi có thể tập trung vào nội dung chứ không phải sự lộn xộn. Công việc của tôi rất đơn giản: - Xếp giấy tờ mới vào cặp trong cùng ngày - Chuyển các ghi chú cũ sang phần sau sau khi học phần kết thúc - Kiểm tra túi trước để tìm bài tập về nhà và giấy phép - Dọn dẹp các tờ giấy bổ sung mỗi tuần một lần. Tôi nghĩ cách này hiệu quả vì nó phù hợp với lối sống thực sự của học sinh. Chúng tôi chuyển từ lớp này sang lớp khác một cách nhanh chóng. Chúng tôi mang theo sách, bộ sạc, chai nước và bữa trưa. Chúng tôi cần một hệ thống trang không gây thêm căng thẳng. Nếu bạn muốn có một chất kết dính để tổ chức trang, hãy giữ nó đơn giản. Sử dụng nhãn rõ ràng. Giữ các tab dễ đọc. Đừng đổ đầy từng phần. Một chất kết dính hoạt động tốt khi nó dễ mở, dễ phân loại và dễ sử dụng. Đó là lý do tại sao tôi tiếp tục quay lại với thiết lập tương tự. Nó giúp tôi tiết kiệm thời gian, giữ các trang của tôi ở một nơi và khiến trường học bớt lộn xộn hơn. Bạn muốn tìm hiểu thêm? Vui lòng liên hệ với Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Morgan Ellis 2023 Tổ chức giấy thông minh dành cho sinh viên và chuyên gia Ava Thompson 2022 Hệ thống đóng bìa đơn giản để nộp hồ sơ hàng ngày nhanh hơn Liam Carter 2024 Quản lý ghi chú thực tế cho quy trình làm việc bận rộn Sophia Bennett 2021 Giữ tài liệu lớn sạch sẽ và dễ sắp xếp Noah Reed 2023 Một phương pháp rõ ràng để quản lý ghi chú và tài liệu phát tay của trường Isabella Grant 2024 Giảm thời gian tìm kiếm bằng cách sắp xếp giấy và hồ sơ tốt hơn