Ngừng mua máy tính xách tay chung chung! 95% không gian lãng phí

Tôi từng mua sổ tay vì bìa trông đẹp hoặc giá có vẻ thấp. Vài tuần sau, các trang giấy chứa đầy những ghi chú hỗn hợp, những nhiệm vụ bị lãng quên, chi tiết cuộc họp và số điện thoại mà tôi không thể nhớ được. Vấn đề không phải ở bản thân cuốn sổ. Đó là sự thiếu hụt một hệ thống. Một cuốn sổ tay sẽ giúp tôi nắm bắt các ý tưởng, tìm kiếm thông tin, lập kế hoạch công việc và xem xét tiến độ. Khi mỗi trang trông giống nhau, tôi mất nhiều thời gian tìm kiếm hơn là sử dụng những gì tôi viết. Một cuốn sổ tay thông minh hơn sẽ cung cấp cho mỗi loại ghi chú một vị trí rõ ràng. ## Chọn bố cục phù hợp với công việc hàng ngày của bạn Sổ ghi chép của tôi cần thay đổi suốt cả ngày. Tôi có thể viết lời nhắc nhanh vào buổi sáng, ghi chép cuộc họp vào buổi trưa và phác thảo kế hoạch dự án vào buổi chiều. Một trang trống có thể xử lý cả ba nhiệm vụ, nhưng nó không hướng dẫn tôi thực hiện bất kỳ nhiệm vụ nào trong số đó. Một cuốn sổ tay hữu ích có thể bao gồm: - Một chỉ mục đơn giản để định vị các ghi chú - Các trang được đánh số để tham khảo nhanh - Khoảng trống cho ngày tháng và tiêu đề trang - Các phần dành cho nhiệm vụ, ý tưởng, ghi chú và đánh giá - Các trang có chấm hoặc dạng lưới dành cho danh sách và sơ đồ - Các trang đơn giản để viết mà không có giới hạn về mặt hình ảnh Bố cục phù hợp giúp giảm bớt các quyết định nhỏ. Tôi có thể mở cuốn sổ và bắt đầu viết thay vì phải băn khoăn về cách sắp xếp trang giấy. ## Hãy tìm loại giấy phù hợp với cây bút của bạn Chất lượng giấy ảnh hưởng đến trải nghiệm viết nhiều hơn nhiều người mong đợi. Nếu mực tràn ra cả trang, tôi có thể ngừng sử dụng cả hai mặt. Nếu bề mặt thô ráp, việc viết dài có thể trở nên mệt mỏi. Nếu giấy quá mỏng để tôi có thể cầm bút, những ghi chú ở trang tiếp theo có thể khó đọc. Tôi thường kiểm tra những chi tiết sau: - Cảm giác của giấy với cây bút thông thường của tôi - Mực có lộ ra từ mặt sau không - Dấu bút chì có xóa sạch không - Giấy có phẳng khi viết hay không - Bìa sách có cho phép cuốn sổ mở rộng hay không. Ví dụ: một sinh viên đại học viết bằng bút gel có thể cần lựa chọn giấy khác với giấy của kiến ​​trúc sư sử dụng bút chì và thước kẻ. Máy tính xách tay tốt nhất phụ thuộc vào các công cụ đã được sử dụng hàng ngày. ## Sử dụng các phần hỗ trợ các tác vụ thực tế Sổ ghi chép sẽ trở nên hữu ích hơn khi các phần của nó phản ánh các công việc thực tế. Tôi đã từng làm việc với một cuốn sổ tay dự án đơn giản có bốn lĩnh vực: Công việc hàng ngày giúp tôi biết những gì cần chú ý. Ghi chú cuộc họp lưu giữ các quyết định và các mục tiếp theo cùng nhau. Ý tưởng mang đến cho những suy nghĩ còn dang dở một nơi để phát triển. Đánh giá hàng tuần đã giúp tôi kiểm tra xem điều gì đã tiến triển và điều gì đã bị đình trệ. Cấu trúc này hoạt động tốt hơn so với việc giữ mọi ghi chú theo thứ tự ngày tháng. Ngày tháng vẫn quan trọng, nhưng chủ đề của mỗi ghi chú giúp việc quay lại sau này dễ dàng hơn. Đại diện bán hàng có thể cần không gian để ghi chú khách hàng và hồ sơ cuộc gọi. Một nhà thiết kế có thể cần những trang trống để phác thảo. Giáo viên có thể thích các giáo án, ghi chú trong lớp và các trang quan sát. Một cuốn sổ phải hỗ trợ công việc chứ không phải buộc mọi người dùng phải làm theo cùng một phương pháp. ## Làm cho những ghi chú quan trọng dễ tìm thấy Những ghi chú tốt sẽ mất giá trị khi chúng biến mất trong một cuốn sổ đầy đủ. Tôi sử dụng tiêu đề trang ngắn, ngày tháng rõ ràng và ký hiệu đơn giản. Một ngôi sao có thể đánh dấu một ý tưởng. Một hình vuông có thể đánh dấu một nhiệm vụ. Một mũi tên nhỏ có thể trỏ đến ghi chú tiếp theo. Chỉ mục cũng hữu ích khi sổ ghi chép chứa nhiều thông tin trong nhiều tháng. Ví dụ: - Trang 4: Mục tiêu dự án tháng 1 - Trang 12: Ghi chú cuộc gọi của khách hàng - Trang 26: Ý tưởng sản phẩm - Trang 39: Đánh giá tháng 3 Quá trình này mất chưa đến một phút mỗi tuần và có thể tiết kiệm vài phút mỗi lần tôi tìm kiếm thứ gì đó. ## Kiểm tra tính di động trước khi mua Một cuốn sổ tay để ở nhà có thể có những nhu cầu khác với một cuốn sổ mang đi giữa văn phòng, lớp học và quán cà phê. Tôi cân nhắc: - Kích thước và trọng lượng - Độ bền của bìa - Kiểu đóng bìa - Không gian bỏ túi - Vòng đựng bút hoặc nơi bảo quản - Khả năng chống ẩm nhẹ - Dễ mở bằng một tay Một cuốn sổ tay nhỏ gọn có thể vừa với một chiếc túi nhỏ, trong khi một cuốn sổ lớn hơn có thể cung cấp nhiều không gian hơn cho việc lập kế hoạch. Không có lựa chọn nào phù hợp với mọi người. Lựa chọn hữu ích là lựa chọn phù hợp với vị trí và cách tôi viết. ## Hãy giao cho cuốn sổ vai trò rõ ràng Tôi không cần một cuốn sổ để quản lý mọi mặt của cuộc sống. Một cuốn sổ ghi chép công việc có thể chứa các dự án và cuộc họp. Một cuốn nhật ký cá nhân có thể chứa đựng những suy ngẫm. Một cuốn sổ tay bỏ túi có thể ghi lại những ý tưởng trước khi chúng biến mất. Các vai trò riêng biệt thường giúp thông tin được xem xét dễ dàng hơn. Điều quan trọng là lựa chọn có mục đích. Một cuốn sổ tay có nhiều trang và tính năng bổ sung có thể trông hữu ích, tuy nhiên những phần không sử dụng sẽ làm tăng thêm trọng lượng và chi phí mà không giúp ích gì cho công việc của tôi. Trước khi mua, tôi tự hỏi: - Mình sẽ viết gì thường xuyên nhất? - Tôi có cần trang quy hoạch hay không gian mở không? - Tôi sẽ mang nó hàng ngày phải không? - Tôi sẽ sử dụng bút nào? - Làm cách nào tôi có thể tìm thấy các ghi chú cũ hơn? - Kích thước bao nhiêu mà tôi cảm thấy thoải mái khi cầm trên tay và túi xách? Máy tính xách tay thông thường không phải lúc nào cũng là một lựa chọn tồi. Chúng hoạt động tốt để viết đơn giản và ghi chú ngắn hạn. Sổ ghi chép tập trung vào nhiệm vụ sẽ có ý nghĩa hơn khi tôi cần lập kế hoạch, theo dõi và đánh giá ở một nơi. Chiếc máy tính xách tay tốt nhất không phải là chiếc máy có nhiều tính năng nhất. Đó là cách giúp công việc hàng ngày của tôi bắt đầu dễ dàng hơn, dễ theo dõi hơn và dễ xem lại hơn.

Một cuốn sổ tay có thể trông đơn giản trên kệ cửa hàng nhưng nó có thể chiếm nhiều không gian hơn dự kiến. Một cuốn sách chứa các ghi chú cuộc họp. Một ý tưởng dự án cửa hàng khác. Phần thứ ba chứa danh sách mua sắm, mật khẩu, bản phác thảo hoặc ghi chú lớp học. Sau một vài tháng, bàn làm việc sẽ đầy ắp và những thông tin hữu ích trở nên khó tìm. Tôi thường mua một cuốn sổ mới bất cứ khi nào cuốn sổ cũ đã đầy. Thói quen lúc đầu có vẻ có tổ chức. Sau này, tôi có một chồng sách đã dùng dở, những trang rời rạc và những ghi chú mà tôi hiếm khi kiểm tra. Sự lựa chọn tốt hơn phụ thuộc vào cách tôi sử dụng giấy. Một số người cần một cuốn sổ nhỏ để ghi chép nhanh chóng. Những người khác cần một hệ thống có thể nạp lại hoặc một thiết bị kỹ thuật số lưu trữ nhiều tệp ở một nơi. ## Bắt đầu với loại không gian bạn muốn tiết kiệm Có ba loại không gian cần xem xét: - Không gian bàn làm việc - Không gian để túi - Không gian lưu trữ ở nhà Một cuốn sổ tay bìa cứng lớn có thể không gây ra vấn đề gì trên bàn làm việc, nhưng nó có thể tăng thêm trọng lượng cho chiếc túi hàng ngày. Ứng dụng ghi chú kỹ thuật số có thể giảm dung lượng lưu trữ giấy, tuy nhiên nó có thể không phù hợp với những người suy nghĩ tốt hơn bằng cách viết bằng bút. Tôi xem xét thói quen hàng ngày của mình trước khi mua bất cứ thứ gì. Nếu tôi chỉ viết vài dòng mỗi ngày, một cuốn sổ dày sẽ cho tôi những trang chưa sử dụng. Nếu tôi quản lý nhiều dự án, một cuốn sổ nhỏ có thể buộc tôi phải mang theo nhiều cuốn sách. Việc thay thế phù hợp phải phù hợp với số lượng chữ viết chứ không chỉ kiểu dáng của bìa. ## Lựa chọn 1: Một cuốn sổ có thể nạp lại Một cuốn sổ có thể nạp lại là một lựa chọn thiết thực cho những người thích viết tay nhưng không thích sưu tầm sách thành phẩm. Vỏ vẫn được sử dụng. Tôi xóa các trang cũ khi dự án kết thúc và thêm giấy mới khi tôi cần. Một số hệ thống sử dụng các vòng, trong khi một số khác sử dụng các trang được khâu hoặc đóng bìa đĩa. Định dạng không quan trọng bằng khả năng thay đổi nội dung. Thiết lập này hoạt động tốt cho: - Cuộc họp công việc - Ghi chú học tập - Lập kế hoạch hàng tuần - Danh sách kiểm tra dự án - Lập kế hoạch du lịch Ví dụ: tôi có thể giữ các ghi chú công việc hiện tại ở phía trước, di chuyển các trang dự án đã hoàn thành vào một thư mục lưu trữ và để lại những phần chưa sử dụng cho các nhiệm vụ mới. Túi của tôi có một cái bìa thay vì nhiều cuốn sổ tay. Hệ thống có thể nạp lại cũng giúp việc tách các ghi chú cá nhân khỏi ghi chú công việc trở nên dễ dàng hơn. Tôi không cần phải mua một cuốn sách mới chỉ vì đã đọc xong một phần. Sự đánh đổi là giấy nạp lại tốn tiền và một số bìa không thoải mái khi viết hơn so với một cuốn sổ tay chắc chắn. Tôi sẽ kiểm tra khổ giấy, hệ thống lật trang và chi phí thay thế trước khi chọn. ## Lựa chọn 2: Một cuốn sổ nhỏ bỏ túi Một cuốn sổ bỏ túi phù hợp với những người viết những ghi chú ngắn trong ngày. Tôi có thể giữ nó bên cạnh chìa khóa, bỏ vào túi áo khoác hoặc mang theo cùng một chiếc bút nhỏ. Nó mang lại cho tôi một nơi rõ ràng để nhắc nhở nhanh chóng mà không chiếm dụng bàn làm việc của tôi. Điều này hữu ích cho: - Danh sách hàng tạp hóa - Ý tưởng ngắn - Số điện thoại - Công việc hàng ngày - Bản phác thảo nhỏ Một cuốn sổ tay bỏ túi không phải là một hệ thống lưu trữ đầy đủ. Nó hoạt động tốt nhất khi tôi xem lại các trang thường xuyên. Tôi có thể chuyển các ghi chú hữu ích sang lịch, sổ kế hoạch lớn hơn hoặc thư mục kỹ thuật số sau khi thông tin trở thành một phần của dự án dài hơn. Đối với những người mua sổ tay lớn nhưng chỉ điền vào một vài trang, định dạng nhỏ hơn này có thể giảm lãng phí giấy và không gian chưa sử dụng. ## Phương án 3: Máy tính bảng có bút cảm ứng Máy tính bảng có thể thay thế nhiều cuốn sổ tay bằng giấy, đặc biệt khi tôi làm việc với tài liệu, bản vẽ hoặc tài liệu học tập. Tôi có thể tạo các thư mục riêng cho các chủ đề khác nhau và tìm kiếm các ghi chú viết tay khi ứng dụng hỗ trợ nhận dạng chữ viết tay. Một thiết bị duy nhất có thể chứa các ghi chú bài giảng, tệp PDF, danh sách kiểm tra và bản phác thảo. Sự lựa chọn này phù hợp với những người: - Mang theo nhiều tài liệu - Chuyển đổi giữa công việc và học tập - Cần ghi chú có thể tìm kiếm - Đánh dấu tệp PDF - Muốn sao lưu đám mây Thiết bị cũng cần sạc, bảo vệ và quản lý tệp thông thường. Một số người dùng có thể thấy rằng viết trên màn hình có cảm giác kém tự nhiên hơn so với viết trên giấy. Máy tính bảng có thể tiết kiệm không gian vật lý mà không làm cho quá trình ghi chú trở nên dễ dàng hơn đối với mọi người. Tôi sẽ kiểm tra cảm giác viết trước khi mua một cái. Một bản dùng thử ngắn có thể tiết lộ nhiều điều hơn là mô tả sản phẩm. ## Phương án 4: Máy đọc sách điện tử để đọc ghi chú và tài liệu Máy đọc sách điện tử có thể giúp ích cho những người hay in các bài báo, sách hướng dẫn hoặc tài liệu dài. Nó thường chiếm ít chỗ hơn một tập hồ sơ đầy giấy và có thể dễ dàng mang theo hơn khi đi du lịch. Tùy chọn này hoạt động để đọc và chú thích bằng ánh sáng. Nó có thể không thay thế được một cuốn sổ ghi chép để viết theo dạng tự do, vẽ sơ đồ chi tiết hoặc động não nhanh. Nếu tôi chủ yếu cần đọc tài liệu thì máy đọc sách điện tử có thể giảm lượng giấy tích tụ. Nếu tôi cần lập kế hoạch, vẽ bố cục hoặc viết ghi chú dài, máy tính bảng hoặc hệ thống giấy có thể phù hợp hơn. ## Phương án 5: Một cuốn sổ có mục lục đơn giản Một số người không cần sản phẩm mới. Họ cần một cách tốt hơn để sử dụng một cuốn sổ tay. Tôi có thể chia cuốn sách thành các phần có đánh số trang và ghi mục lục ở gần đầu. Biên bản cuộc họp có thể sử dụng trang 12 và 13. Ý tưởng cá nhân có thể bắt đầu từ trang 14. Tôi ghi từng chủ đề vào mục lục thay vì giữ sổ riêng cho từng chủ đề. Một hệ thống cơ bản có thể trông như thế này: 1. Đánh số mỗi trang. 2. Để lại hai trang để lập chỉ mục. 3. Thêm chủ đề và số trang sau khi viết. 4. Đánh dấu những nhiệm vụ chưa hoàn thành bằng một biểu tượng đơn giản. 5. Xem lại chỉ mục mỗi tuần một lần. Phương pháp này tốn ít chi phí và kiểm soát được số lượng sổ ghi chép. Lúc đầu bạn có thể cảm thấy chưa gọn gàng lắm, nhưng mục lục giúp bạn dễ dàng xác định vị trí các ghi chú cũ hơn. ## Cách chọn mua gì Tôi tự hỏi mình một số câu hỏi trực tiếp: - Tôi viết hàng ngày hay chỉ thỉnh thoảng? - Tôi có cần mang theo giấy tờ ra khỏi nhà không? - Tôi có thường xuyên tìm kiếm những ghi chú cũ không? - Tôi có vẽ, viết những đoạn văn dài hay ghi lại những bài tập ngắn không? - Tôi đang cố gắng tiết kiệm không gian bàn làm việc, không gian túi xách hay không gian lưu trữ? - Tôi có sử dụng hệ thống mới sau tháng đầu tiên không? Một học sinh mang theo năm cuốn sổ ghi chép môn học có thể thích dùng máy tính bảng hoặc bìa sách có thể nạp lại. Một người làm việc tự do ghi lại các cuộc gọi của khách hàng có thể cần một cuốn sổ ghi chép bền bỉ có mục lục. Cha mẹ quản lý việc vặt có thể chỉ cần một cuốn sổ bỏ túi và lịch điện thoại. Mua một cuốn sổ lớn hơn không giải quyết được vấn đề quản lý ghi chú. Định dạng nhỏ hơn, bìa có thể nạp lại hoặc hệ thống kỹ thuật số có thể phù hợp hơn. Lựa chọn hữu ích là lựa chọn giúp thông tin hiện tại dễ dàng tiếp cận đồng thời giảm lượng giấy tôi không sử dụng.

Một cuốn sổ tay có thể trông hữu ích vào ngày đầu tiên. Nó có các trang sạch sẽ, đủ không gian và một khởi đầu mới. Sau một vài tuần, cùng một cuốn sổ có thể trở thành sự kết hợp của các ghi chú cuộc họp, lời nhắc cá nhân, danh sách đã hoàn thành một nửa, số điện thoại và những ý tưởng không bao giờ đạt được bước tiếp theo rõ ràng. Đó là lý do tại sao nhiều máy tính xách tay không thực hiện được quy trình làm việc hàng ngày. Vấn đề hiếm khi nằm ở tờ giấy. Vấn đề là thiếu một hệ thống đơn giản để thu thập, sắp xếp và xem xét thông tin. Con số “95%” nên được coi là một lời cảnh báo mạnh mẽ hơn là một kết quả nghiên cứu phổ quát. Nhiều cuốn sổ tay thất bại vì chúng được thiết kế để viết chứ không phải để giúp mọi người quyết định phải làm gì tiếp theo. ## Sổ ghi chép không phải là quy trình làm việc mà tôi thường viết hầu hết mọi thứ vào một sổ ghi chép. Một yêu cầu của khách hàng được chuyển sang trang trống tiếp theo. Một danh sách mua sắm xuất hiện bên dưới bản phác thảo dự án. Ghi chú từ cuộc gọi thứ Hai nằm cạnh lời nhắc nhở cho ngày thứ Sáu. Cuốn sổ đã đầy nhưng công việc của tôi không được kiểm soát. Một quy trình làm việc hữu ích cần trả lời bốn câu hỏi: - Tôi đã viết gì? - Tại sao nó lại quan trọng? - Tiếp theo sẽ có hành động gì? - Khi nào tôi nên xem lại nó? Một trang lưu trữ thông tin mà không trả lời những câu hỏi này sẽ trở thành một trang lưu trữ. Nó có thể bảo tồn suy nghĩ của bạn, nhưng nó không hướng dẫn ngày của bạn. ## Những lý do chính khiến sổ ghi chép ngừng hoạt động ### 1. Mọi ghi chú đều có mức độ ưu tiên như nhau Khi sổ ghi chép dành không gian bằng nhau cho thời hạn của khách hàng, lời giới thiệu sách và một ý tưởng nhanh, người đọc phải đưa ra quyết định sau. Điều đó tạo ra thêm công việc trí óc. Bây giờ tôi đánh dấu mỗi mục bằng một nhãn đơn giản: - Nhiệm vụ — việc gì đó tôi cần làm - Tham khảo — thông tin tôi có thể cần sau này - Ý tưởng — một ý tưởng đáng để phát triển - Đang chờ — việc mà người khác cần hoàn thành. Các nhãn này không cần màu sắc đặc biệt hoặc ký hiệu phức tạp. Một chữ cái nhỏ ở đầu dòng là đủ. ### 2. Nhiệm vụ được viết mà không có hành động rõ ràng “Kế hoạch tiếp thị” không phải là một nhiệm vụ. Đó là một chủ đề. “Soạn thảo phần hồ sơ khách hàng cho kế hoạch tiếp thị” mang lại cho tôi một hành động rõ ràng. Tôi biết phải mở gì, viết gì và khi nào nhiệm vụ hoàn thành. Một nhiệm vụ ghi chép hiệu quả thường bắt đầu bằng một động từ: - Gọi cho nhà cung cấp - Xem lại trang đích - Gửi bản tóm tắt cuộc họp - So sánh hai báo giá vận chuyển - Chuẩn bị ba câu hỏi cho cuộc gọi bán hàng Thay đổi nhỏ này giúp trang này dễ sử dụng hơn trong buổi sáng bận rộn. ### 3. Ghi chú được lưu trữ theo ngày nhưng được sử dụng cho dự án Sổ ghi chép ghi ngày tháng phù hợp làm nhật ký hoặc hồ sơ cuộc họp. Nó trở nên ít hữu ích hơn khi tôi cần tìm mọi ghi chú được kết nối với một dự án. Tôi đã từng nhận được phản hồi về sản phẩm trong sáu ngày riêng biệt. Việc tìm kiếm thông tin mất nhiều thời gian hơn so với việc viết ghi chú ban đầu. Cách khắc phục thực tế là thêm mã dự án vào mỗi trang. Ví dụ: - WEB cho một dự án trang web - CLIENT-A cho một khách hàng - HOME cho các vấn đề cá nhân Vào cuối ngày, tôi có thể sao chép các mục quan trọng vào trang dự án hoặc thư mục kỹ thuật số. Trang nhật ký ghi lại những gì đã xảy ra. Trang dự án hiển thị những gì vẫn cần được chú ý. ### 4. Không có thói quen ôn tập Một cuốn sổ không thể nhắc tôi về một ghi chú nếu tôi không bao giờ mở những trang cũ. Một đánh giá ngắn giữ cho hệ thống hoạt động. Tôi thích kiểm tra mười phút vào cuối ngày làm việc: 1. Đọc ghi chú trong ngày. 2. Khoanh tròn những nhiệm vụ chưa hoàn thành. 3. Chuyển từng nhiệm vụ sang một dự án hoặc một ngày cụ thể. 4. Gạch bỏ những mục không còn quan trọng nữa. 5. Viết ra một ưu tiên cho ngày làm việc tiếp theo. Quá trình này giúp các ghi chú cũ không trở nên lộn xộn trong im lặng. ### 5. Sổ ghi chép dự kiến ​​sẽ quản lý mọi thứ Giấy rất hữu ích cho việc suy nghĩ, phác thảo và ghi chép nhanh chóng. Nó ít phù hợp hơn với mọi loại thông tin. Sổ ghi chép có thể không phải là nơi tốt nhất cho: - Lời nhắc định kỳ - Nhiệm vụ nhóm được chia sẻ - Tài liệu cần cập nhật thường xuyên - Hồ sơ nghiên cứu dài - Thông tin phải tìm kiếm được trong nhiều dự án Tôi sử dụng giấy để suy nghĩ nhanh và lập kế hoạch cá nhân. Tôi sử dụng các công cụ kỹ thuật số cho công việc chung, sự kiện trên lịch và tài liệu. Hai hệ thống hỗ trợ lẫn nhau khi mỗi hệ thống có vai trò rõ ràng. ## Một hệ thống sổ ghi chép đơn giản cho công việc hàng ngày Một hệ thống khả thi không cần một bản kế hoạch lớn hay một phương pháp nghiêm ngặt. Tôi sử dụng bốn phần. ### Trang hàng ngày Ở đầu trang tôi ghi ngày tháng. Theo đó, tôi ghi lại các nhiệm vụ, ghi chú và quyết định khi chúng xuất hiện. Mỗi mục được một dấu nhỏ: - [ ] nhiệm vụ - → hành động tiếp theo - * ý tưởng - W chờ người khác - R tham chiếu Các dấu giúp trang dễ quét hơn mà không buộc tôi phải tạo một phần mới cho mỗi suy nghĩ. ### Danh sách dự án Gần mặt trước của cuốn sổ, tôi ghi một danh sách ngắn các dự án đang hoạt động. Mỗi dự án có một dòng với hành động tiếp theo của nó. Ví dụ: - Cập nhật trang web — xem lại bố cục di động - Tìm kiếm nhà cung cấp — so sánh hai báo giá - Bản tin hàng tuần — dự thảo câu chuyện của khách hàng Hành động tiếp theo quan trọng hơn tên dự án. Nó biến một mục tiêu rộng lớn thành một điều gì đó mà tôi có thể bắt đầu. ### Danh sách chờ Nhiều công việc bị chậm trễ do tôi đang chờ trả lời, phê duyệt, nộp hồ sơ hoặc xác nhận thanh toán. Tôi giữ một trang tên là “Đang chờ”. Mỗi dòng bao gồm người, vật phẩm và ngày theo dõi: - Maria — ảnh sản phẩm — theo dõi Thứ Năm - Bản in sáng — trích dẫn đã sửa đổi — theo dõi vào Thứ Ba tuần sau Điều này khiến tôi không thể dựa vào trí nhớ. ### Đặt lại hàng tuần Mỗi tuần một lần, tôi quét sổ ghi chép từ các trang trước. Tôi di chuyển những nhiệm vụ còn dang dở, lưu lại những ghi chú tham khảo hữu ích và xóa những mục không còn đáng quan tâm nữa. Việc đặt lại hàng tuần cũng cho biết sổ ghi chép có phù hợp với công việc thực sự của tôi hay không. Nếu một nửa số nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành trong vài tuần, vấn đề có thể là do kế hoạch quá tải chứ không phải do sổ ghi chép kém. ## Một ví dụ thực tế về sự khác biệt Hãy tưởng tượng một nhà thiết kế tự do viết điều này vào thứ Hai: > Trang web của khách hàng, hình ảnh xã hội, hóa đơn, cuộc gọi, cập nhật danh mục đầu tư. Danh sách này chứa một số loại công việc. Nó không hiển thị thứ tự, thời gian hoặc bước tiếp theo. Một phiên bản rõ ràng hơn có thể là: - Gửi bản nháp trang chủ cho khách hàng - Tạo ba kích thước hình ảnh trên mạng xã hội - Kiểm tra xem hóa đơn đã được thanh toán chưa - Gọi cho nhiếp ảnh gia về các tệp bị thiếu - Chọn một dự án đã hoàn thành cho danh mục Danh sách thứ hai dễ thực hiện hơn. Nó cũng làm cho việc lập kế hoạch trung thực hơn. Người thiết kế có thể thấy rằng danh sách có thể yêu cầu nhiều hơn một phiên làm việc. ## Phải làm gì khi sổ ghi chép bị lỗi Khi sổ ghi chép ngừng trợ giúp, tôi không thay thế nó ngay lập tức. Tôi kiểm tra hệ thống xung quanh nó. Tôi hỏi: - Tôi viết nhiệm vụ dưới dạng chủ đề thay vì hành động phải không? - Tôi có thể tìm thấy các dự án đang hoạt động mà không cần đọc từng trang không? - Tôi có xem lại những ghi chú chưa hoàn thành không? - Tôi có đang sử dụng giấy để lấy thông tin thuộc một công cụ dùng chung không? - Mỗi trang có giúp tôi quyết định phải làm gì tiếp theo không? Nếu câu trả lời không rõ ràng, một cuốn sổ tay mới có thể sẽ gây ra vấn đề tương tự với các trang sạch hơn. Chiếc máy tính xách tay tốt nhất không phải là chiếc máy có nhiều tính năng nhất. Nó là thứ giúp thu hẹp khoảng cách giữa việc viết ra điều gì đó và hành động theo nó. Một vài điểm rõ ràng, mô tả nhiệm vụ ngắn gọn, tài liệu tham khảo dự án và đánh giá thường xuyên có thể biến các trang thông thường thành quy trình làm việc thực tế hàng ngày.

Một cuốn sổ ghi chép chung có thể lưu giữ những suy nghĩ của bạn nhưng nó có thể không giúp bạn tìm thấy chúng sau này. Tôi thường viết ghi chú cuộc họp, việc vặt, ý tưởng và lời nhắc cá nhân trên trang tiếp theo. Các trang được lấp đầy nhanh chóng. Những ghi chú của tôi trông có vẻ bận rộn nhưng lại khó tìm được những chi tiết hữu ích. Yêu cầu của khách hàng có thể nằm giữa danh sách tạp hóa và bản phác thảo thô. Một nhiệm vụ tôi viết ra vào thứ Hai có thể vẫn không được chú ý vào thứ Sáu. Vấn đề không phải ở bản thân cuốn sổ. Vấn đề là thiếu một hệ thống ghi chú đơn giản. Thiết lập sổ tay tốt hơn có thể giúp việc viết dễ dàng hơn, cải thiện việc lập kế hoạch hàng ngày và giảm thời gian tìm kiếm qua các trang cũ. ## Đặt cho mỗi phần một mục đích rõ ràng Tôi không còn yêu cầu một cuốn sổ làm mọi việc mà không có kế hoạch. Tôi giao cho mỗi phần một vai trò. Thiết lập thực tế có thể bao gồm: - Phần ghi nhanh - Phần lập kế hoạch hàng ngày - Trang dự án - Ghi chú cuộc họp - Suy nghĩ cá nhân - Mục lục ngắn Số lượng phần chính xác tùy thuộc vào cách bạn sử dụng sổ ghi chép của mình. Người quản lý công việc của khách hàng có thể cần các trang dự án và ghi chú cuộc họp. Học sinh có thể thích ghi chú lớp học, theo dõi bài tập và kế hoạch học tập. Cha mẹ có thể cần lập kế hoạch hộ gia đình, các cuộc hẹn và danh sách mua sắm. Các phần rõ ràng ngăn chặn các thông tin không liên quan trộn lẫn với nhau. ## Sử dụng Trang Chụp nhanh Các ý tưởng thường xuất hiện khi tôi bận. Tôi có thể nghĩ đến việc trả lời email trong khi đi tàu hoặc nhớ một câu hỏi quan trọng khi chuẩn bị bữa tối. Nếu tôi đợi cho đến khi có thời gian sắp xếp lại suy nghĩ, tôi có thể đánh mất nó. Đó là lý do tại sao tôi để một phần ghi nhanh ở gần mặt trước cuốn sổ của mình. Tôi viết những ghi chú ngắn như: - Gọi cho máy in về mẫu giấy - So sánh hai ngày thực hiện dự án - Hỏi Mia về hóa đơn - Mua ruột bút thay thế. Tôi không cố gắng làm cho những ghi chú này trở nên hoàn hảo. Mục đích là ghi lại ý nghĩ đó trước khi nó biến mất. Vào cuối ngày, tôi xem lại trang đó. Mỗi ghi chú nhận được một hành động đơn giản: - Di chuyển nó đến một trang dự án - Thêm nó vào danh sách nhiệm vụ ngày mai - Đặt nó vào lịch - Đánh dấu là không còn cần thiết Việc xem lại nhỏ này giúp các ghi chú nhanh không trở thành đống nhiệm vụ bị lãng quên thứ hai. ## Xây dựng bố cục kế hoạch hàng ngày Một trang hàng ngày không cần phải chứa mọi chi tiết về cuộc sống của tôi. Tôi sử dụng một cấu trúc nhỏ để thể hiện những gì cần chú ý. Bố cục của tôi thường bao gồm: Nhiệm vụ chính của ngày hôm nay Một nhiệm vụ sẽ khiến ngày hôm đó trở nên hữu ích. Nhiệm vụ khác Hai đến bốn mục nhỏ hơn phù hợp với thời gian có sẵn. Cuộc hẹn Cuộc họp, cuộc gọi, lớp học hoặc cam kết cố định. Ghi chú Ý tưởng, câu hỏi hoặc thông tin có thể quan trọng sau này. Ví dụ: Nhiệm vụ chính: Hoàn thành bản nháp mô tả sản phẩm Các nhiệm vụ khác: Trả lời ba email, phong bì đặt hàng, kiểm tra chi tiết giao hàng Cuộc hẹn: 2:00 chiều cuộc gọi của khách hàng Lưu ý: Khách hàng thích đoạn mở đầu ngắn hơn Định dạng này giúp tôi có cái nhìn rõ ràng trong ngày mà không biến trang này thành một danh sách kiểm tra dày đặc. ## Tạo các trang dự án chuyên dụng Một dự án thường bao gồm nhiều chi tiết nhỏ. Nếu những chi tiết đó nằm rải rác trên nhiều trang hàng ngày thì việc xem được bức tranh đầy đủ sẽ trở nên khó khăn hơn. Tôi tạo một trang dự án riêng với: - Tên dự án - Kết quả mong muốn - Nhiệm vụ chính - Những người liên quan - Câu hỏi mở - Những ngày quan trọng - Ghi chú tiến độ Khi tôi thực hiện một bản cập nhật trang web nhỏ, tôi giữ các ý tưởng nội dung, thay đổi trang, danh sách hình ảnh và phản hồi của khách hàng ở một nơi. Tôi có thể mở trang dự án và hiểu chuyện gì đã xảy ra mà không cần kiểm tra các ghi chú hàng ngày trong một tuần. Trang dự án cũng giúp bạn dễ dàng tạm dừng và quay lại làm việc sau này. Tôi không cần phải xây dựng lại bối cảnh từ bộ nhớ. ## Thêm ký hiệu đơn giản Một vài ký hiệu có thể giúp quét ghi chú viết tay dễ dàng hơn. Tôi giữ hệ thống nhỏ gọn để có thể ghi nhớ mà không cần xem hướng dẫn. Tôi sử dụng: - Hình vuông cho một nhiệm vụ - Dấu kiểm cho một nhiệm vụ đã hoàn thành - Hình tròn cho cuộc hẹn - Dấu gạch ngang cho thông tin chung - Dấu sao cho ý tưởng để xem xét Ví dụ: □ Gửi báo giá đã sửa đổi ○ 3:30 chiều cuộc gọi thiết kế — Khách hàng hỏi về các phương án giao hàng ★ Tạo mẫu báo giá có thể tái sử dụng Các biểu tượng không phải là vật trang trí. Chúng giúp tôi hiểu được trang này trong nháy mắt. ## Thêm số trang và chỉ mục Sổ ghi chép trở nên hữu ích hơn khi tôi có thể tìm thấy thông tin quan trọng sau này. Tôi đánh số mỗi trang và để lại hai hoặc ba trang ở đầu để làm mục lục. Khi tôi viết điều gì đó mà tôi có thể cần lại, tôi thêm một mục ngắn: - Dự án trang web — trang 12 - Liên hệ với nhà cung cấp — trang 19 - Danh sách kiểm tra du lịch — trang 27 Không cần cập nhật mục lục sau mỗi câu. Tôi thêm các mục khi một trang chứa thông tin có giá trị lâu dài. Điều này hoạt động tốt cho máy tính xách tay kết hợp các chủ đề khác nhau. Thay vì buộc mọi ghi chú phải theo một trật tự chặt chẽ, tôi có thể viết thoải mái mà vẫn tìm được những trang chính. ## Xem lại ghi chú thường xuyên Viết ghi chú chỉ là một phần của việc sắp xếp ngăn nắp. Tôi cũng cần xem lại ghi chú. Tôi dành một khoảng thời gian ôn tập ngắn vào cuối ngày làm việc hoặc trong buổi lập kế hoạch hàng tuần. Tôi kiểm tra: - Nhiệm vụ chưa hoàn thành - Ngày sắp tới - Câu hỏi cần câu trả lời - Ghi chú thuộc một phần dự án - Ý tưởng đáng phát triển. Việc đánh giá hàng tuần có thể chỉ kéo dài mười phút. Tôi không viết lại mỗi trang. Tôi tập trung vào việc biến các ghi chú thành hành động rõ ràng hoặc tài liệu tham khảo hữu ích. ## Chọn giấy và bố cục phù hợp với thói quen của bạn Cuốn sổ tốt nhất là cuốn sổ phù hợp với cách tôi viết. Các trang có đường kẻ hoạt động tốt cho các ghi chú cuộc họp và văn bản dài. Các trang lưới trợ giúp về bảng, lịch trình và sơ đồ. Giấy lưới chấm cung cấp một nền tảng trung gian linh hoạt. Sổ ghi chép có đánh số trang sẽ tiết kiệm thời gian khi tôi sử dụng chỉ mục. Tôi cũng xem xét kích thước. Một cuốn sổ tay nhỏ dễ mang theo nhưng có thể không cung cấp đủ không gian cho việc lập kế hoạch chi tiết. Một cuốn sổ lớn hơn giúp tôi có không gian để suy nghĩ nhưng có thể phải ở nhà thường xuyên hơn. Sự lựa chọn của tôi phụ thuộc vào nơi tôi viết, số lượng tôi mang theo và loại thông tin tôi ghi lại. Một cuốn sổ ghi chép không cần một phương pháp phức tạp để trở nên hữu ích hơn. Một vài phần rõ ràng, các biểu tượng đơn giản, các trang dự án và các bài đánh giá thường xuyên có thể biến những suy nghĩ rời rạc thành thông tin mà tôi có thể sử dụng. Tôi vẫn còn chỗ cho những ý tưởng lộn xộn và những câu còn dang dở. Mục tiêu không phải là tạo ra những trang hoàn hảo. Mục đích là làm cho các ghi chú của tôi dễ nắm bắt, dễ hiểu và xem lại hơn khi chúng quan trọng.

Bàn làm việc của tôi thường chứa đầy giấy rời: ghi chú cuộc họp, danh sách mua sắm, bản phác thảo và các kế hoạch chưa hoàn thành một nửa. Tôi thường nhớ mình đã viết gì đó nhưng không nhớ mình đã để nó ở đâu. Một cuốn sổ tay thông minh có thể giảm bớt sự lộn xộn đó bằng cách kết nối các ghi chú viết tay với bộ lưu trữ kỹ thuật số. Nó vẫn mang lại cho tôi cảm giác viết trên giấy, đồng thời giúp tôi lưu, sắp xếp, tìm kiếm và chia sẻ ghi chú qua điện thoại hoặc máy tính. Việc thiết lập phù hợp phụ thuộc vào cách tôi làm việc. Một học sinh có thể cần ghi chú và sơ đồ nghiên cứu nhanh. Người quản lý dự án có thể quan tâm nhiều hơn đến việc chia sẻ trang với nhóm. Người viết danh sách mua sắm có thể chỉ cần một cuốn sổ tay đơn giản có bản sao lưu đám mây. ### Chọn bề mặt sổ tay phù hợp Máy tính xách tay thông minh không hoạt động theo cùng một cách. Một số sử dụng các trang đặc biệt và một cây bút tương thích. Chữ viết được ghi lại bằng ứng dụng điện thoại hoặc hệ thống theo dõi tích hợp. Các sổ ghi chép khác sử dụng các trang có thể tái sử dụng và có thể lau bằng vải ẩm sau khi ghi chú đã được lưu. Tôi kiểm tra ba chi tiết trước khi chọn một chi tiết: - Sổ ghi chép có cần một cây bút cụ thể không - Liệu các trang có thể được sử dụng lại hay không - Ứng dụng có hỗ trợ dịch vụ lưu trữ và điện thoại của tôi hay không. Sổ ghi chép có thể tái sử dụng có thể phù hợp với tôi nếu tôi ghi chú tạm thời mỗi ngày. Một cuốn sổ tay bằng giấy vĩnh cửu có thể mang lại cảm giác tự nhiên hơn nếu tôi muốn lưu giữ các bản phác thảo hoặc hồ sơ viết tay trong thời gian dài. Cảm giác viết cũng quan trọng. Một số trang có cảm giác gần giống với giấy thông thường, trong khi những trang khác có cảm giác mượt mà hơn. Tôi thích kiểm tra bề mặt khi có thể vì một hệ thống quét tốt không thể làm cho trải nghiệm viết không thoải mái trở nên thú vị. ### Tạo một hệ thống trang đơn giản Bộ lưu trữ kỹ thuật số không giải quyết được tình trạng lộn xộn nếu mỗi trang được lưu mà không có cấu trúc rõ ràng. Tôi sử dụng một tập hợp nhỏ các thư mục: - Công việc - Cá nhân - Học tập - Dự án - Lưu trữ Mỗi trang cũng có một tên viết tắt. Thay vì lưu một trang dưới dạng “Quét 24”, tôi sử dụng các tên như: - Cuộc gọi của khách hàng - ngày 8 tháng 4 - Đánh giá sinh học - tế bào - Ý tưởng sửa chữa nhà bếp - Nhiệm vụ hàng tuần - về nhà Quá trình này mất vài giây và giúp việc tìm kiếm sau này dễ dàng hơn. Tôi tránh tạo quá nhiều thư mục. Khi mỗi chủ đề đều có vị trí riêng, tôi dành nhiều thời gian hơn để quyết định nơi lưu trang. Một hệ thống thư mục nhỏ giúp quá trình này đủ dễ dàng để sử dụng hàng ngày. ### Sử dụng một trang cho một mục đích rõ ràng Các ghi chú hỗn hợp khó tìm kiếm và khó xem lại. Nếu tôi sử dụng một trang cho cuộc họp, tôi sẽ tập trung vào trang đó vào cuộc họp. Tôi viết ngày tháng, những người liên quan, những điểm chính và những hành động tiếp theo. Tôi không thêm các mặt hàng tạp hóa ở phía dưới chỉ vì còn chỗ trống. Bố cục đơn giản hoạt động tốt: Ngày: Chủ đề: Điểm chính: Nhiệm vụ: Câu hỏi: Định dạng này giúp tôi biến chữ viết tay thành thông tin hữu ích. Nó cũng làm cho các ghi chú được chia sẻ dễ hiểu hơn đối với người khác. Đối với các ghi chú nghiên cứu, tôi có thể chia trang thành ba phần: - Ý chính - Chi tiết hỗ trợ - Câu hỏi ôn tập Đối với việc lập kế hoạch dự án, tôi để lại một khoảng nhỏ để thay đổi. Các kế hoạch thường xuyên di chuyển và một trang linh hoạt khiến tôi không thể viết lại toàn bộ bố cục. ### Xây dựng thói quen lưu ghi chú Một cuốn sổ tay thông minh hoạt động tốt nhất khi việc lưu ghi chú trở thành một phần của thói quen viết lách. Sau cuộc họp, tôi xem lại trang khi chủ đề vẫn còn mới. Tôi đặt tên cho tệp, đặt nó vào đúng thư mục và đánh dấu bất kỳ nhiệm vụ nào cần theo dõi. Điều này làm giảm nguy cơ mất mục hành động bên trong một nốt dài. Tôi cũng đặt thời gian thường xuyên để xem lại các trang đã lưu. Ví dụ, tôi kiểm tra ghi chú công việc vào cuối ngày và ghi chú học tập trước buổi học tiếp theo. Một đánh giá ngắn có thể cho biết trang nào vẫn hữu ích và trang nào có thể bị xóa hoặc chuyển vào kho lưu trữ. Công việc thường ngày của tôi như sau: 1. Viết tay 2. Quét trang 3. Kiểm tra hình ảnh để tìm những vùng bị thiếu 4. Thêm tên tệp rõ ràng 5. Lưu nó vào đúng thư mục 6. Ghi lại các tác vụ trong ứng dụng tác vụ của tôi Việc kiểm tra quá trình quét rất quan trọng. Một trang được đặt quá gần bàn tối hoặc bị gấp ở góc có thể tạo ra hình ảnh khó đọc. ### Giữ cho chữ viết tay dễ nhận dạng Nhiều ứng dụng sổ tay thông minh có thể chuyển đổi chữ viết tay thành văn bản đánh máy, nhưng kết quả phụ thuộc vào chính chữ viết. Chữ nhỏ, ký hiệu bất thường và viết nhanh có thể gây ra lỗi. Tôi chừa khoảng trống giữa các từ và viết tiêu đề theo phong cách nhất quán. Tôi sử dụng các chữ viết tắt quen thuộc cho các thuật ngữ lặp lại và thêm ghi chú được đánh máy ngắn khi tên hoặc từ kỹ thuật có thể khó đọc đối với ứng dụng. Ví dụ: sau cuộc gọi của khách hàng, tôi có thể viết: “Gửi báo giá đã sửa đổi cho Daniel trước thứ Năm.” Tôi cũng có thể thêm tên đã đánh máy “Daniel Wong” vào ghi chú tệp nếu công cụ viết tay có thể gây nhầm lẫn cho tên đó. Bước nhỏ này sẽ giúp tôi tìm kiếm ghi chú sau này. Nhận dạng chữ viết tay sẽ hỗ trợ hệ thống của tôi chứ không phải thay thế việc đánh giá nhanh. ### Bảo vệ ghi chú riêng tư Sổ ghi chép có thể chứa chi tiết liên hệ, kế hoạch kinh doanh, lời nhắc cá nhân hoặc thông tin tài chính. Tôi kiểm tra xem ứng dụng sẽ quét ở đâu và nó cung cấp những tùy chọn chia sẻ nào. Tôi sử dụng khóa màn hình trên điện thoại của mình và tránh gửi các trang riêng tư thông qua các liên kết công khai. Khi tôi chia sẻ một trang, tôi kiểm tra cài đặt người nhận và quyền truy cập trước khi gửi nó. Đối với công việc nhạy cảm, tôi có thể giữ trang gốc ở nơi an toàn và chỉ lưu những phần cần thiết để cộng tác. Một bản sao kỹ thuật số rất tiện lợi nhưng sự tiện lợi không nên loại bỏ sự chăm sóc cơ bản về quyền riêng tư. ### Dùng sổ tay để giảm bớt giấy tờ, không tạo thêm hộp thư đến. Quét từng trang một cách dễ dàng và không bao giờ xem lại. Điều đó tạo ra một đống kỹ thuật số thay vì một đống giấy. Tôi chỉ giữ lại những ghi chú có giá trị hiện tại: - Những nhiệm vụ vẫn cần hành động - Tài liệu tham khảo tôi có thể sử dụng lại - Ghi chú nghiên cứu để xem xét trong tương lai - Hồ sơ dự án hỗ trợ quyết định. Có thể xóa các ghi chú tạm thời sau khi thông tin đã được chuyển sang công cụ phù hợp. Một nhiệm vụ thuộc về một danh sách nhiệm vụ. Một sự kiện lịch thuộc về một lịch. Tài liệu tham khảo dài hạn nằm trong một thư mục mà tôi có thể tìm thấy sau này. Bộ phận này giữ cho cuốn sổ tập trung vào việc nắm bắt và suy nghĩ. Một cuốn sổ tay thông minh không cần phải thay đổi cách tôi viết. Nó cung cấp cho các ghi chú viết tay một đường dẫn rõ ràng hơn sau khi trang đầy. Với một cuốn sổ tay phù hợp, một hệ thống thư mục nhỏ, bố cục trang rõ ràng và thói quen xem lại thường xuyên, tôi có thể lưu giữ nhiều thông tin hữu ích hơn mà không cần chất đầy bàn giấy hay điện thoại của mình với những bản quét không tên. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên nghiệp: Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

David Allen (2015), Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng Sönke Ahrens (2017), Cách ghi chú thông minh: Một kỹ thuật đơn giản để tăng cường khả năng viết, học tập và tư duy Barbara Oakley (2014), Tư duy về các con số: Cách vượt trội môn Toán và Khoa học Cal Newport (2016), Làm việc sâu: Quy tắc để tập trung thành công trong một thế giới bị phân tâm Tiago Forte (2022), Xây dựng bộ não thứ hai: Một phương pháp đã được chứng minh để tổ chức kỹ thuật số của bạn Cuộc sống và giải phóng tiềm năng sáng tạo của bạn Atul Gawande (2009), Tuyên ngôn về danh sách kiểm tra: Làm thế nào để mọi việc trở nên đúng đắn