Bí quyết lập kế hoạch nhanh hơn 30% với công cụ lập kế hoạch hàng ngày

Nhiều người dành quá nhiều thời gian để lên kế hoạch cho ngày của mình và có quá ít thời gian để thực hiện công việc. Tôi thường viết danh sách nhiệm vụ dài, chuyển những việc chưa hoàn thành sang ngày hôm sau và tự hỏi thời gian của mình đã trôi đi đâu. Vấn đề không phải là thiếu nỗ lực. Kế hoạch của tôi có quá nhiều nhiệm vụ mở và không có giới hạn rõ ràng về số lượng công việc có thể thực hiện trong một ngày. Một thủ thuật lập kế hoạch hàng ngày đơn giản đã giúp tôi lập các kế hoạch ngắn hơn, hữu dụng hơn: Tôi chỉ lên kế hoạch 70% thời gian làm việc có sẵn của mình và dành 30% còn lại cho tin nhắn, sự chậm trễ, thời gian nghỉ giải lao và các nhiệm vụ nhỏ. Điều này không hứa hẹn rằng mọi người sẽ lập kế hoạch nhanh hơn 30%. Nó mang lại cho ngày của bạn nhiều không gian hơn, điều này có thể giúp việc lập kế hoạch trở nên dễ dàng hơn và giảm bớt những thay đổi vào phút cuối. ## Quy tắc lập kế hoạch hàng ngày 70% Hãy tính số giờ làm việc mà bạn có. Sử dụng khoảng 70% cho các nhiệm vụ theo kế hoạch. Nếu tôi có tám giờ làm việc, tôi sẽ không lấp đầy tám giờ đó bằng các cuộc họp và khối nhiệm vụ. Tôi lên kế hoạch làm việc tập trung trong khoảng 5 tiếng rưỡi. Phần còn lại vẫn mở cho những gián đoạn bình thường. Một lịch trình đơn giản có thể như thế này: - 9:00–10:30 — Viết báo cáo khách hàng - 10:30–11:00 — Tin nhắn và email - 11:00–12:00 — Xem lại dữ liệu - 1:00–2:30 — Chuẩn bị bản trình bày - 2:30–3:00 — Khoảng đệm cho các nhiệm vụ nhỏ - 3:00–5:00 — Cuộc họp, cập nhật và công việc chưa hoàn thành Không gian mở không phải là không gian mở lãng phí thời gian. Nó bảo vệ các nhiệm vụ quan trọng khỏi lịch trình dày đặc. ## Bước 1: Chọn một kết quả chính. Tôi bắt đầu bằng câu hỏi: “Kết quả nào sẽ giúp ích cho ngày hôm nay?” Câu trả lời cần mô tả một kết quả chứ không phải một hoạt động mơ hồ. “Làm việc trên báo cáo” rất khó đo lường. “Hoàn thành bản thảo đầu tiên của báo cáo” mang lại cho tôi một mục tiêu rõ ràng cần đạt được. Một kết quả chính giúp bạn tập trung cả ngày. Tôi vẫn có thể xử lý những công việc nhỏ hơn nhưng chúng không cạnh tranh được với phần công việc hữu ích nhất. ## Bước 2: Thêm hai nhiệm vụ nhỏ hơn Sau khi chọn kết quả chính, tôi thêm không quá hai nhiệm vụ nhỏ hơn. Ví dụ: - Gửi báo giá đã sửa - Xác nhận thời gian họp ngày mai Việc này giúp danh sách đủ ngắn để dễ nhớ. Một danh sách dài có thể trông có vẻ hiệu quả nhưng nó thường tạo ra thêm nhiều quyết định trong ngày. ## Bước 3: Ước tính thời gian thực tôi ghi lại mỗi công việc có thể mất bao lâu. Sau đó tôi thêm một bộ đệm nhỏ. Một báo cáo dường như cần hai giờ nhưng có thể mất đến ba giờ khi bao gồm nghiên cứu, kiểm tra hồ sơ và chỉnh sửa. Một cuộc họp có thể cần thêm 15 phút để ghi chú và theo dõi. Ước tính của tôi như sau: - Nhiệm vụ chính: 3 giờ - Nhiệm vụ nhỏ: 30 phút - Nhiệm vụ nhỏ: 20 phút - Thời gian đệm: 1 giờ Tổng số ít hơn cả ngày làm việc. Sự khác biệt đó giúp kế hoạch có chỗ để điều chỉnh. ## Bước 4: Sử dụng các khối thời gian, không phải nhắc nhở liên tục. Tôi đặt từng nhiệm vụ vào một khối thời gian. Tôi không tạo lời nhắc mới cho mọi hành động nhỏ. Khối thời gian cho tôi biết điều gì đáng được chú ý trong một khoảng thời gian nhất định. Nó cũng cho tôi một điểm dừng rõ ràng. Để tập trung làm việc, tôi có thể sử dụng khoảng thời gian 60–90 phút. Đối với công việc email hoặc quản trị viên, 20–30 phút có thể là đủ. Khi khối kết thúc, tôi kiểm tra kết quả trước khi quyết định điều gì tiếp theo. ## Bước 5: Cẩn thận di chuyển công việc còn dang dở Công việc chưa hoàn thành không nên chuyển sang ngày mai mà không có lý do. Tôi hỏi: - Ước tính có quá ngắn không? - Yêu cầu mới có làm thay đổi kế hoạch không? - Nhiệm vụ có quá lớn không? - Có phải tôi trì hoãn vì hành động tiếp theo chưa rõ ràng? Nếu nhiệm vụ quá lớn, tôi chia nó ra. “Tạo kế hoạch tiếp thị” có thể trở thành: - Xem lại kết quả của tháng trước - Chọn đối tượng mục tiêu - Phác thảo ba ý tưởng chiến dịch - Đặt thời gian xem xét Các hành động nhỏ hơn giúp khối công việc tiếp theo dễ dàng bắt đầu hơn. ## Một ví dụ thực tế Một trợ lý bán hàng có thể bắt đầu ngày mới với tám nhiệm vụ. Thay vì đặt cả tám dự án vào lịch trình, họ chọn một kết quả chính: hoàn thành ba đề xuất của khách hàng. Hai nhiệm vụ nhỏ hơn hỗ trợ kết quả đó: - Trả lời câu hỏi về giá - Cập nhật ghi chú của khách hàng Người trợ lý lên kế hoạch cho bốn giờ cho công việc đề xuất, một giờ cho tin nhắn và một giờ để theo dõi. Thời gian còn lại vẫn mở. Nếu khách hàng gửi một yêu cầu mới, kế hoạch có thể tiếp nhận yêu cầu đó mà không đẩy mọi nhiệm vụ vào buổi tối. ## Một thay đổi nhỏ giúp cải thiện phương pháp. Tôi xem lại kế hoạch trong năm phút trước khi kết thúc ngày. Tôi đánh dấu từng nhiệm vụ là: - Đã hoàn thành - Đã hoàn thành một phần - Chưa bắt đầu Sau đó tôi chọn kết quả chính tiếp theo cho ngày mai. Điều này loại bỏ một số suy nghĩ cần thiết vào đầu buổi sáng. Mục tiêu không phải là lấp đầy từng phút. Mục đích là để cho công việc quan trọng có đủ không gian để tiến về phía trước. Kế hoạch hàng ngày hoạt động tốt hơn khi nó phản ánh điều kiện làm việc thực tế. Hãy chừa chỗ cho những câu hỏi, sự chậm trễ và những khoảng nghỉ ngắn. Chọn một kết quả chính, thêm hai nhiệm vụ nhỏ hơn và tránh một phần thời gian trong ngày khỏi việc lập kế hoạch không cần thiết. Cách tiếp cận 70% đó có thể giúp bạn xây dựng một kế hoạch ngắn hơn, điều chỉnh ít căng thẳng hơn và dành nhiều thời gian hơn để hoàn thành những công việc hữu ích.

Tôi thường bắt đầu mỗi buổi sáng với một danh sách công việc dài và đến cuối ngày vẫn tự hỏi thời gian của mình đã trôi đi đâu. Những yêu cầu nhỏ lấp đầy khoảng trống giữa các dự án lớn hơn. Email kéo sự chú ý của tôi ra khỏi công việc tập trung. Đến chiều muộn, tôi thường làm những việc tôi cảm thấy cấp bách nhất chứ không phải việc quan trọng nhất. Một kế hoạch hàng ngày đã thay đổi mô hình đó. Phần hữu ích không phải là viết ra mọi nhiệm vụ. Lợi ích thực sự đến từ việc giao cho mỗi nhiệm vụ một vị trí rõ ràng, thời gian hợp lý và mục đích đơn giản. Người lập kế hoạch có thể giúp bạn nhìn thấy ngày của mình trước khi nó trở nên đông đúc. ### 1. Chọn một kết quả chính. Tôi bắt đầu bằng cách tự hỏi: “Kết quả nào sẽ khiến ngày hôm nay bạn cảm thấy hữu ích?” Câu trả lời cần mô tả một kết quả chứ không phải một hoạt động mơ hồ. Ví dụ yếu: - Làm việc trên website Ví dụ rõ ràng hơn: - Viết và xem lại phần giới thiệu trang chủ Sự thay đổi nhỏ này giúp tôi hiểu “xong” nghĩa là gì. Nó cũng làm giảm cơ hội mất hai giờ để di chuyển giữa nghiên cứu, tin nhắn và chỉnh sửa nhỏ. Kết quả chính của bạn có thể là nhiệm vụ công việc, trách nhiệm gia đình hoặc mục tiêu cá nhân. Giữ nó đủ cụ thể để hướng sự chú ý của bạn. ### 2. Thêm hai nhiệm vụ hỗ trợ Sau khi chọn kết quả chính, tôi thêm hai nhiệm vụ nhỏ hơn. Những thứ này sẽ hỗ trợ cả ngày mà không lấp đầy mọi khoảng trống. Ví dụ: - Trả lời ba email của khách hàng - Chuẩn bị ghi chú cho cuộc họp ngày mai Một danh sách ngắn giúp tôi có chỗ để xử lý những gián đoạn thông thường. Một danh sách gồm 12 nhiệm vụ quan trọng sẽ tạo ra áp lực ngay cả trước khi ngày mới bắt đầu. Tôi thích viết nhiệm vụ dưới dạng hành động: - Gọi cho nhà cung cấp - Kiểm tra hình ảnh sản phẩm - Gửi báo cáo thanh toán. Ghi chú dựa trên hành động dễ bắt đầu hơn các nhãn như “nhà cung cấp”, “hình ảnh” hoặc “báo cáo”. ### 3. Kết hợp nhiệm vụ với năng lượng Không phải giờ nào cũng giống nhau. Tôi làm việc tập trung khi đầu óc tỉnh táo và để lại những công việc đơn giản cho những khoảng thời gian tiêu tốn ít năng lượng hơn. Kế hoạch của tôi có thể trông như thế này: 9:00–10:30 Viết đề xuất dự án 10:30–10:45 Nghỉ giải lao 10:45–11:15 Trả lời tin nhắn 1:30–2:00 Xem lại chi tiết sản phẩm 3:30–4:00 Cập nhật danh sách nhiệm vụ và chuẩn bị cho ngày mai Bố cục này cung cấp cho mỗi hoạt động một vị trí. Tôi ít có khả năng chuyển đổi giữa năm nhiệm vụ khi người lập kế hoạch hiển thị những gì thuộc về khối hiện tại. Thời gian không cần phải chính xác. Một khối lỏng lẻo có tác dụng tốt đối với nhiều người. Mục đích là để tạo ra phương hướng chứ không phải để kiểm soát từng phút. ### 4. Để lại khoảng trống cho những điều bất ngờ Một người lập kế hoạch không có không gian mở sẽ khó theo dõi. Cuộc gọi kéo dài. Một đồng nghiệp yêu cầu giúp đỡ. Một chuyến giao hàng đến khi tôi đang làm dở nhiệm vụ. Bây giờ tôi để lại một hoặc hai khoảng trống nhỏ trong ngày của mình. Những không gian này cho phép tôi di chuyển một nhiệm vụ mà không cảm thấy rằng toàn bộ kế hoạch đã thất bại. Khi một yêu cầu bất ngờ xuất hiện, tôi hỏi: - Hôm nay việc này có cần chú ý không? - Tôi có thể di chuyển một nhiệm vụ theo kế hoạch không? - Tôi có thể trả lời rõ ràng thay vì bắt đầu công việc ngay lập tức không? Điều này giúp cho sự cấp bách của người khác không chiếm hết toàn bộ lịch trình của tôi. ### 5. Sử dụng một bản đánh giá ngắn vào cuối ngày Trước khi ngừng làm việc, tôi dành vài phút để kiểm tra bảng kế hoạch. Tôi đánh dấu những nhiệm vụ đã hoàn thành, chuyển công việc còn dang dở sang ngày thích hợp và loại bỏ những nhiệm vụ không còn quan trọng nữa. Tôi cũng viết một ghi chú về nguyên nhân gây ra sự chậm trễ. Một ví dụ thực tế đến từ thói quen gửi email của tôi. Tôi đã từng định trả lời tin nhắn suốt cả ngày. Việc kiểm tra liên tục đã làm gián đoạn buổi viết của tôi. Tôi đã thay đổi kế hoạch thành hai khối email, một khối vào buổi sáng muộn và một khối vào buổi chiều. Hộp thư đến của tôi không biến mất nhưng công việc tập trung của tôi trở nên dễ bảo vệ hơn. Đánh giá cũng cho thấy các mẫu. Nếu cùng một nhiệm vụ được thực hiện trong nhiều ngày thì nhiệm vụ đó có thể quá lớn, không rõ ràng hoặc không đúng thời gian. Tôi có thể chia nó thành những hành động nhỏ hơn hoặc giao nó cho một thời điểm tốt hơn trong ngày. ### 6. Giữ cho hệ thống dễ sử dụng Công cụ lập kế hoạch hàng ngày không nên trở thành một dự án khác. Tôi sử dụng một trang, một ghi chú kỹ thuật số đơn giản hoặc một cuốn lịch. Hình thức ít quan trọng hơn thói quen. Bố cục cơ bản của tôi có bốn phần: - Kết quả chính - Hai nhiệm vụ hỗ trợ - Khối thời gian - Ghi chú cho những công việc còn dang dở Tôi tránh lấp đầy trang bằng màu sắc, ký hiệu và hướng dẫn dài dòng. Bố cục đơn giản giúp tôi hiểu kế hoạch một cách nhanh chóng, ngay cả trong một buổi sáng bận rộn. Tiết kiệm thời gian không đến từ việc dồn ép nhiều công việc hơn trong ngày. Nó xuất phát từ việc giảm thiểu các quyết định lặp đi lặp lại, bảo vệ sự chú ý và lựa chọn công việc một cách cẩn thận. Công cụ lập kế hoạch hàng ngày cho tôi một nơi để đưa ra những lựa chọn đó trước khi những điều phiền nhiễu ập đến. Khi tôi giữ kế hoạch ngắn gọn, chừa chỗ cho những thay đổi và xem xét những gì đã xảy ra, lịch trình của tôi sẽ trở nên dễ quản lý hơn và công việc của tôi ít bị phân tán hơn.

Tôi từng đo lường một ngày làm việc hiệu quả bằng mức độ bận rộn của tôi. Lịch của tôi đã đầy, hộp thư đến của tôi ngày càng nhiều và những công việc nhỏ khiến sự chú ý bị mất đi khỏi công việc thực sự quan trọng. Vấn đề không phải là thiếu nỗ lực. Tôi chuyển đổi giữa các nhiệm vụ quá thường xuyên, bắt đầu mà không có kế hoạch rõ ràng và coi mọi yêu cầu đều khẩn cấp. Một cách tiếp cận tốt hơn đã giúp tôi làm được nhiều việc hơn mà không phải tốn thêm thời gian trong ngày. Tôi bắt đầu bằng việc chọn một kết quả chính cho mỗi ngày. Đây không phải là một danh sách nhiệm vụ dài. Đó là một kết quả sẽ làm cho ngày hôm đó trở nên hữu ích. Ví dụ: - Hoàn thành bản thảo đầu tiên của đề xuất khách hàng - Xem lại báo cáo bán hàng hàng tháng - Chuẩn bị dàn ý cho cuộc họp nhóm - Khắc phục sự cố thanh toán trên trang sản phẩm Các nhiệm vụ nhỏ vẫn có một vị trí trong danh sách của tôi, nhưng chúng không còn kiểm soát lịch trình của tôi nữa. Tôi cũng chia các dự án lớn hơn thành những hành động có thể bắt đầu dễ dàng. “Làm việc trên trang web” quá rộng. “Viết phần giới thiệu trang chủ” đã cho tôi một điểm khởi đầu rõ ràng. “Cải thiện hoạt động tiếp thị” rất khó đo lường. “So sánh chi phí cho mỗi khách hàng tiềm năng từ ba chiến dịch” thực tế hơn. Một bước tiếp theo rõ ràng sẽ giúp tôi giảm bớt thời gian quyết định phải làm gì. Công việc của tôi được cải thiện khi tôi ngừng kiểm tra tin nhắn vài phút một lần. Tôi đặt hai hoặc ba khoảng thời gian ngắn để cập nhật email và nhóm. Trong quá trình làm việc tập trung, thông báo vẫn tắt. Điều này không có nghĩa là phớt lờ mọi người. Nó tạo cho mỗi loại công việc một không gian riêng. Một điều phối viên bán hàng mà tôi làm việc cùng đã sử dụng phương pháp này trong nhiệm vụ báo cáo hàng tuần. Trước khi thay đổi, cô mở email, kiểm tra cơ sở dữ liệu khách hàng, trả lời tin nhắn và quay lại báo cáo nhiều lần. Bản báo cáo mất gần hết buổi sáng. Sau đó, cô dành 45 phút để thu thập dữ liệu, 30 phút để xem xét và 20 phút để viết. Tin nhắn đã được kiểm tra sau khi báo cáo được gửi đi. Công việc trở nên dễ quản lý hơn và thời gian còn lại trong buổi sáng của cô có nhiều thời gian hơn để trò chuyện với khách hàng. Tôi sử dụng các khối thời gian phù hợp với loại công việc: - Làm việc sâu để viết, lập kế hoạch và phân tích - Các khối ngắn cho tin nhắn và cập nhật thường lệ - Không gian linh hoạt cho những câu hỏi bất ngờ - Khoảng thời gian xem xét ngắn gọn trước khi ngày làm việc kết thúc Lịch trình cần có chỗ để thay đổi. Nếu đặt trước từng phút, một sự chậm trễ có thể ảnh hưởng đến cả ngày. Tôi cũng học cách giảm bớt việc chuyển đổi nhiệm vụ. Khi tôi chuyển từ bảng tính sang ghi chú cuộc họp, rồi đến tin nhắn của khách hàng, sự chú ý của tôi cần có thời gian để điều chỉnh. Công việc nhìn bề ngoài có vẻ nhanh chóng nhưng lại bị mất tập trung. Nhóm các nhiệm vụ tương tự sẽ giúp ích. Tôi có thể trả lời nhiều tin nhắn cùng lúc, xem xét tài liệu trong một phiên và xử lý việc lập kế hoạch trước khi sáng tạo. Điều này giữ cho tâm trí của tôi ở một chế độ lâu hơn. Một số nhiệm vụ không cần phải nằm trong danh sách của tôi. Tôi hỏi: - Nhiệm vụ này có hỗ trợ mục tiêu hiện tại không? - Có cần tôi chú ý không? - Tôi có thể đơn giản hóa quy trình được không? - Người khác có thể xử lý một phần được không? - Điều gì xảy ra nếu tôi không làm điều đó trong tuần này? Những câu hỏi này giúp tôi tách biệt công việc hữu ích với hoạt động chỉ mang lại cảm giác hiệu quả. Kế hoạch hàng ngày của tôi bây giờ bao gồm ba phần: - Một kết quả chính - Hai hoặc ba nhiệm vụ hỗ trợ - Một danh sách ngắn các nhiệm vụ có thể chờ. Tôi cũng chừa khoảng trống để nghỉ giải lao. Một cuộc đi bộ ngắn, một ly nước hoặc vài phút yên tĩnh có thể giúp tôi quay lại làm việc với tinh thần minh mẫn hơn. Làm việc không ngừng nghỉ thường khiến những công việc đơn giản trở nên khó khăn hơn. Vào cuối ngày, tôi dành vài phút để kiểm tra những gì đã diễn ra. Tôi không đánh giá ngày bằng số ô tôi đánh dấu là đã hoàn thành. Tôi nhìn vào công việc đã tạo ra sự tiến bộ, những gián đoạn gây ra sự chậm trễ và nhiệm vụ đáng được quan tâm vào ngày mai. Hoàn thành nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn không có nghĩa là phải vội vã hoàn thành mọi nhiệm vụ. Đó là việc lựa chọn công việc hữu ích, bảo vệ sự tập trung và làm cho mỗi bước bắt đầu trở nên dễ dàng hơn. Khi kế hoạch của tôi rõ ràng, lịch trình của tôi có nhiều thời gian và sự chú ý của tôi tập trung vào từng nhiệm vụ một, tôi có thể làm việc tốt hơn mà không khiến ngày dài hơn.

Một danh sách nhiệm vụ dài có thể khiến một ngày làm việc trở nên trọn vẹn trong khi công việc quan trọng vẫn chưa hoàn thành. Tôi đã thấy điều này xảy ra khi mọi nhiệm vụ đều có vẻ khẩn cấp, các cuộc họp chia ngày thành nhiều phần nhỏ và nhiệm vụ khó khăn nhất tiếp tục được chuyển sang ngày mai. Lập kế hoạch tốt hơn không có nghĩa là lấp đầy từng phút. Nó có nghĩa là chọn một kết quả rõ ràng, dành cho nó một vị trí thực tế trong ngày và dành đủ không gian cho những thay đổi. ### Bắt đầu với kết quả Tôi bắt đầu bằng cách đặt một câu hỏi: Cần hoàn thành những gì khi khối công việc này kết thúc? “Làm việc trên báo cáo” quá rộng. Mục tiêu rõ ràng hơn sẽ là: - Hoàn thành phần phản hồi của khách hàng - Kiểm tra dữ liệu để tìm các mục còn thiếu - Gửi bản nháp cho trưởng dự án - Chuẩn bị ba phương án thiết kế để xem xét Một kết quả rõ ràng cho tôi cách đo lường tiến độ. Nó cũng giúp tôi ngừng làm việc khi kết quả dự kiến ​​đã hoàn thành. ### Chọn ba nhiệm vụ hữu ích Tôi không ưu tiên mọi mục trong danh sách nhiệm vụ của mình. Tôi chọn ba nhiệm vụ hỗ trợ cho kết quả chính trong ngày. Một kế hoạch đơn giản có thể trông như thế này: - Hoàn thành bản nháp trang sản phẩm - Xem xét năm nhận xét của khách hàng - Trả lời hai câu hỏi của dự án Những nhiệm vụ nhỏ vẫn có thể quan trọng. Vấn đề là giữ cho danh sách đủ ngắn để sử dụng. Khi viết ra 12 ưu tiên, tôi thường tạo ra một danh sách mong muốn hơn là một kế hoạch khả thi. ### Chia công việc lớn thành các bước dễ thấy. Các dự án lớn thường cảm thấy chậm chạp vì hành động tiếp theo không rõ ràng. Tôi biến dự án thành các bước có thể bắt đầu mà không cần lập kế hoạch thêm. Đối với một bài viết trên blog, các bước có thể là: 1. Xác nhận vấn đề chính của người đọc 2. Thu thập hai nguồn đáng tin cậy 3. Tạo dàn ý ngắn 4. Viết phần mở đầu 5. Thêm ví dụ thực tế 6. Chỉnh sửa bản nháp cho rõ ràng 7. Kiểm tra liên kết và định dạng Mỗi bước đều có mục đích rõ ràng. Tôi có thể thấy sự chuyển động ngay cả khi toàn bộ dự án vẫn cần vài ngày. ### Hãy sắp xếp nhiệm vụ phù hợp với thời gian sẵn có. Tôi lên kế hoạch làm việc chuyên sâu vào khoảng thời gian trong ngày mà tôi có thể tập trung. Tôi đặt các câu trả lời ngắn, kiểm tra tệp và cập nhật đơn giản vào những khoảng trống nhỏ hơn. Ví dụ: - 9:00–10:30: Viết bản nháp đầu tiên - 10:30–10:45: Kiểm tra tin nhắn - 11:00–11:30: Xem lại ghi chú của khách hàng - 2:00–2:45: Chỉnh sửa và chuẩn bị phiên bản tiếp theo. Tôi tránh đặt một nhiệm vụ cần hai giờ yên tĩnh trong khoảng thời gian 30 phút. Loại kế hoạch đó tạo ra áp lực ngay cả trước khi công việc bắt đầu. Một nhóm thiết kế nhỏ có thể sử dụng phương pháp này khi chuẩn bị cập nhật trang web. Một người soạn thảo nội dung trang trong khoảng thời gian yên tĩnh. Một người khác kiểm tra cách bố trí sau bữa trưa. Sau đó, nhóm xem xét cả hai phần trong một cuộc họp ngắn thay vì thảo luận về những công việc còn dang dở suốt cả ngày. ### Thêm không gian cho công việc đột xuất Lịch trình không có không gian trống có thể thất bại sau một cuộc gọi ngoài kế hoạch. Tôi để lại một khoảng đệm nhỏ giữa các nhiệm vụ đòi hỏi khắt khe. Bộ đệm có thể được sử dụng cho: - Phê duyệt chậm - Câu hỏi của khách hàng - Sửa một lỗi nhỏ - Chuẩn bị ghi chú cho nhiệm vụ tiếp theo - Nghỉ ngơi một chút trước khi tập trung làm việc. Điều này không có nghĩa là lập kế hoạch ít hơn. Nó có nghĩa là chấp nhận rằng công việc hiếm khi tuân theo một trình tự hoàn hảo. ### Sử dụng bộ lọc tác vụ đơn giản Khi có yêu cầu mới, tôi hỏi: - Nó có hỗ trợ kết quả chính của ngày hôm nay không? - Có ai khác cần điều này trước khi họ có thể tiếp tục không? - Có thể đợi đến buổi lập kế hoạch tiếp theo được không? - Tôi sẽ loại bỏ những gì nếu tôi chấp nhận nó? Câu hỏi cuối cùng giúp bảo vệ kế hoạch. Thêm công việc mà không loại bỏ bất cứ thứ gì có thể biến một lịch trình hợp lý thành một lịch trình quá tải. ### Kết thúc bằng một bản đánh giá ngắn Vào cuối ngày, tôi xem lại kế hoạch trong vài phút. Tôi kiểm tra những gì đã hoàn thành, những gì đã thay đổi và những gì cần có một khoảng thời gian mới. Tôi không coi công việc chưa hoàn thành là một thất bại cá nhân. Đôi khi nhiệm vụ lớn hơn dự kiến. Đôi khi một quyết định bị trì hoãn. Đôi khi kế hoạch bao gồm quá nhiều. Tôi ghi lại lý do và điều chỉnh kế hoạch tiếp theo. Điều này làm cho các ước tính trong tương lai trở nên hữu ích hơn. ### Lập kế hoạch có giới hạn rõ ràng Công việc nhanh thường xuất phát từ việc rút gọn các quyết định chứ không phải vội vã. Tôi chọn một số lượng nhỏ kết quả, xác định hành động tiếp theo và đặt cho mỗi nhiệm vụ một khung thời gian phù hợp. Một kế hoạch hữu ích có thể vừa trên một màn hình: - Kết quả chính: Gửi bản thảo báo cáo đầu tiên - Nhiệm vụ trọng tâm: Viết phần phát hiện - Nhiệm vụ hỗ trợ: Kiểm tra ba điểm dữ liệu - Nhiệm vụ của quản trị viên: Trả lời yêu cầu xem xét - Không gian mở: Ba mươi phút để thay đổi - Điểm đánh giá: Kiểm tra tiến độ lúc 4:30 Khi tôi lập kế hoạch theo cách này, ngày có định hướng mà không trở nên cứng nhắc. Mục tiêu không phải là hoàn thành mọi nhiệm vụ có thể. Mục tiêu là hoàn thành công việc hỗ trợ bước hữu ích tiếp theo.

Lập kế hoạch có thể cảm thấy khó khăn hơn chính công việc. Tôi có thể viết một danh sách nhiệm vụ dài, di chuyển các mục giữa các ngày và vẫn đến tối mà không biết điều gì thực sự đã xảy ra. Vấn đề thường không phải là thiếu nỗ lực. Đó là một kế hoạch có quá nhiều mục tiêu, hành động không rõ ràng hoặc không có chỗ cho những thay đổi. Tôi sử dụng phương pháp lập kế hoạch đơn giản được xây dựng dựa trên một kết quả rõ ràng, ba ưu tiên hữu ích và hành động rõ ràng tiếp theo. 1. Bắt đầu với một kết quả Tôi bắt đầu bằng cách hỏi: “Điều gì sẽ khác biệt khi kế hoạch này hoàn tất?” Một câu trả lời yếu sẽ như thế này: - Làm việc trên trang web - Cải thiện hoạt động tiếp thị - Tổ chức dự án Những cụm từ này mô tả hoạt động chứ không phải kết quả. Câu trả lời rõ ràng hơn có thể là: - Xuất bản năm trang dịch vụ - Gửi email hàng tháng cho khách hàng hiện tại - Chuẩn bị ngân sách hoạt động cho quý tiếp theo Một kết quả rõ ràng sẽ đưa ra định hướng trong ngày. Nó cũng giúp dễ dàng hơn trong việc quyết định nhiệm vụ nào thuộc danh sách và nhiệm vụ nào có thể chờ. 2. Chọn ba ưu tiên Một danh sách dài có thể tạo áp lực mà không tạo ra tiến bộ. Tôi thường chọn ba ưu tiên trong một ngày hoặc một tuần. Ví dụ: 1. Viết bản nháp trang dịch vụ 2. Xem lại các câu hỏi của khách hàng từ tháng trước 3. Chuẩn bị dàn ý email Số ba không phải là một quy tắc nghiêm ngặt. Vấn đề là giữ danh sách chính đủ nhỏ để quản lý. Một ngày bận rộn có thể bao gồm các cuộc gọi, tin nhắn và những yêu cầu nhỏ nhặt. Những mục đó vẫn quan trọng, nhưng không phải tất cả chúng đều cần phải trở thành những ưu tiên chính. Khi nhiệm vụ nào cũng có vẻ cấp bách, tôi hỏi: - Nhiệm vụ nào hỗ trợ cho kết quả chính? - Nhiệm vụ nào ảnh hưởng đến công việc của người khác? - Nhiệm vụ nào có bước tiếp theo rõ ràng? Các câu trả lời giúp tôi giảm tiếng ồn. 3. Biến từng ưu tiên thành hành động tiếp theo “Lên kế hoạch cho chiến dịch” quá rộng đối với danh sách nhiệm vụ. Tôi có thể nhìn nó trong vài phút mà vẫn không biết bắt đầu từ đâu. Hành động tiếp theo sẽ mô tả điều gì đó tôi có thể làm mà không cần lập kế hoạch thêm. Thay vì: - Lập kế hoạch cho chiến dịch, tôi viết: - Liệt kê ba nhóm khách hàng - Kiểm tra báo cáo chiến dịch cuối cùng - Dự thảo năm dòng chủ đề - Chọn một mục tiêu trang đích Thay đổi nhỏ này giúp giảm ma sát. Khi tôi mở danh sách nhiệm vụ của mình, tôi có thể bắt đầu thay vì diễn giải. 4. Đặt công việc vào một vị trí trên lịch Danh sách nhiệm vụ hiển thị những gì tôi muốn làm. Lịch hiển thị khi nào tôi sẽ làm việc trên đó. Tôi chừa khoảng trống giữa các nhiệm vụ vì cuộc họp diễn ra muộn, câu hỏi xuất hiện và một số công việc mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Một kế hoạch không có không gian mở thường bị phá vỡ sau một lần thay đổi. Lịch trình của tôi có thể như sau: - 9:00–9:30: Xem lại tin nhắn và đặt trọng tâm trong ngày - 9:30–11:00: Soạn thảo trang dịch vụ - 11:00–11:30: Nghỉ giải lao và nhiệm vụ quản trị - 11:30–12:15: Xem lại câu hỏi của khách hàng - 2:00–2:45: Chuẩn bị dàn ý email mà tôi không cố gắng điền mỗi giờ. Một kế hoạch hữu ích sẽ định hướng cho cả ngày mà không khiến những thay đổi thông thường trở thành cảm giác thất bại. 5. Đặt giới hạn nhỏ cho mỗi nhiệm vụ Giới hạn thời gian giúp tôi bảo vệ sự chú ý. Nó cũng cho thấy liệu một nhiệm vụ có quá lớn hay không. Ví dụ: tôi có thể dành cho mình 45 phút để tạo bản nháp đầu tiên. Mục tiêu không phải là tạo ra một trang hoàn hảo trong khối đó. Mục tiêu là tạo ra một phiên bản có thể sử dụng được để tôi có thể xem lại sau. Cách tiếp cận này hoạt động tốt cho công việc viết lách, nghiên cứu, thiết kế và quản trị. Một nhiệm vụ cần vài giờ có thể được chia thành các khối nhỏ hơn: - Thu thập ghi chú - Tạo dàn ý - Viết bản nháp đầu tiên - Kiểm tra dữ kiện và liên kết - Chỉnh sửa cho rõ ràng. Các khối nhỏ hơn giúp dễ nhìn thấy tiến trình hơn. 6. Xem lại kế hoạch trước khi tạo kế hoạch mới Vào cuối ngày hoặc cuối tuần, tôi kiểm tra ba điểm: - Tôi đã hoàn thành những gì? - Còn có ích gì? - Tôi nên loại bỏ hoặc thay đổi những gì? Tôi không mang mọi công việc còn dang dở sang ngày hôm sau. Một số nhiệm vụ mất giá trị, một số cần hành động rõ ràng hơn và những nhiệm vụ khác thuộc về dự án sau này. Ví dụ: có lần tôi giữ “cải thiện trang web” trong danh sách của mình trong vài tuần. Nó vẫn chưa hoàn thành vì nó quá rộng. Tôi đã thay thế nó bằng “viết Câu hỏi thường gặp mới cho các câu hỏi về giao hàng”. Nhiệm vụ đó có mục đích rõ ràng và điểm cuối rõ ràng. Một bản đánh giá ngắn giúp kế hoạch được kết nối với nhu cầu hiện tại. Mẫu lập kế hoạch đơn giản Tôi có thể sử dụng định dạng này cho một ngày, một tuần hoặc một dự án nhỏ: Kết quả chính: Cần hoàn thành hoặc thay đổi những gì? Ba mức độ ưu tiên: 1. 2. 3. Hành động tiếp theo: Hành động hữu ích nhỏ nhất cho mỗi mức độ ưu tiên là gì? Các khối thời gian: Khi nào tôi sẽ làm việc với chúng? Không gian mở: Tôi có thể đặt tác phẩm bất ngờ ở đâu? Điểm đánh giá: Khi nào tôi sẽ kiểm tra kế hoạch? Phương pháp này không loại bỏ mọi sự chậm trễ hoặc thay đổi. Nó cho tôi một cách thực tế để ứng phó khi kế hoạch thay đổi. Lập kế hoạch tốt hơn không phải là thêm nhiều nhiệm vụ hơn. Đó là việc chọn một kết quả rõ ràng, giảm bớt danh sách và làm cho hành động tiếp theo trở nên dễ dàng nhìn thấy. Khi tôi lập kế hoạch theo cách này, tôi tốn ít thời gian hơn để sắp xếp công việc và có nhiều thời gian hơn để làm những việc giúp đạt được kết quả mà tôi mong muốn. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến nội dung của bài viết này, vui lòng liên hệ với Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

David Allen — 2001 — Hoàn thành công việc Cal Newport — 2016 — Làm việc sâu Greg McKeown — 2014 — Chủ nghĩa thiết yếu: Theo đuổi kỷ luật của Ít Stephen R. Covey — 1989 — 7 thói quen của người thành đạt Francesco Cirillo — 2006 — Kỹ thuật Pomodoro Laura Vanderkam — 2015 — 168 giờ: Bạn có nhiều thời gian hơn bạn nghĩ