Lịch để bàn của bạn có làm xáo trộn không gian của bạn không? Sửa nó

Lịch để bàn có thể giúp tôi theo dõi các cuộc họp, thời hạn và nhiệm vụ cá nhân. Nó cũng có thể trở thành một nguồn gây lộn xộn khác khi các ghi chú lỏng lẻo, trang cũ, bút và lời nhắc tập trung xung quanh nó. Tôi đã thấy điều này xảy ra ở các văn phòng nhỏ và không gian làm việc tại nhà. Một cuốn lịch bắt đầu với một mục đích rõ ràng. Sau một vài tuần, nó bị bao phủ bởi những tờ giấy ghi chú, những cuộc hẹn bị gạch bỏ và những lời nhắc nhở không còn hữu ích nữa. Bàn làm việc có cảm giác chật chội và việc tìm kiếm một ngày quan trọng sẽ tốn nhiều công sức hơn bình thường. Một hệ thống đơn giản có thể giúp lịch dễ sử dụng hơn mà không cần xóa thông tin tôi cần. ### Giữ một công việc cho lịch để bàn Tôi sử dụng lịch để bàn cho những ngày cần nhắc nhở nhanh bằng hình ảnh: - Cuộc họp - Thời hạn dự án - Cuộc hẹn - Đi công tác - Sự kiện gia đình - Ghi chú ngắn liên kết với một ngày cụ thể. Tôi không sử dụng nó làm danh sách nhiệm vụ đầy đủ. Những hướng dẫn dài, danh sách mua sắm và kế hoạch dự án chi tiết đều có trong sổ tay hoặc ứng dụng kỹ thuật số. Khi mọi loại thông tin đều nằm trên cùng một lịch, trang này sẽ trở nên khó đọc. Một cuốn lịch để bàn rõ ràng sẽ trả lời một câu hỏi: “Chuyện gì đang xảy ra vào ngày này?” ### Xóa thông tin đã hết hạn Các ghi chú cũ thường tạo ra phần lớn sự lộn xộn về mặt hình ảnh. Tôi kiểm tra lịch vào cuối mỗi tuần và xóa những lời nhắc nhở không còn cần chú ý nữa. Tôi tự hỏi: - Ngày tháng này còn hữu dụng không? - Nhiệm vụ này có cần nhắc nhở nữa không? - Tôi có thể chuyển thông tin này vào danh sách dự án không? - Có cần người khác thực hiện việc đó không? Cuộc hẹn đã kết thúc không cần phải hiển thị. Một nhiệm vụ bị trì hoãn có thể cần một ngày mới thay vì một số ghi chú bị gạch bỏ. Thói quen nhỏ này giúp lịch có thể đọc được. ### Sử dụng hệ thống đánh dấu đơn giản Quá nhiều màu sắc có thể khiến lịch để bàn trông bận rộn. Tôi thích một tập hợp nhỏ các dấu hiệu mà tôi có thể hiểu nhanh chóng. Ví dụ: - Màu xanh lam cho các cuộc họp công việc - Màu xanh lá cây cho các kế hoạch cá nhân - Màu đỏ cho thời hạn - Một dấu chấm nhỏ cho các nhiệm vụ cần hành động Tôi sử dụng một cây bút hoặc một vài màu nhất quán thay vì một màu khác nhau cho mọi loại sự kiện. Mục tiêu là đọc nhanh chứ không phải trang trí. Nếu tôi cần ghi chú bên cạnh ngày tháng, tôi sẽ viết ngắn gọn. “Gửi bản nháp” dễ quét hơn một câu đầy đủ về dự án. ### Đặt những ghi chú rời ở một nơi riêng biệt. Những ghi chú dán rất hữu ích nhưng chúng trở nên lộn xộn khi che mất lịch hoặc trải rộng trên bàn làm việc. Tôi giữ một vùng ghi chú nhỏ bên cạnh lịch. Nó có thể là một sổ ghi chú, một bảng tạm hoặc một phần của bảng kế hoạch. Mỗi ghi chú phải có một trong ba hành động: - Thực hiện - Lên lịch - Xóa Ghi chú có nội dung “Gọi nhà cung cấp” cần có ngày hoặc bước tiếp theo rõ ràng. Một ghi chú không có hành động thường nằm trên bàn lâu hơn mức cần thiết. Quy tắc này cũng có tác dụng tốt đối với văn phòng tại nhà. Nếu lời nhắc liên quan đến hóa đơn, sự kiện ở trường hoặc chuyến sửa chữa, tôi chỉ ghi nó vào lịch khi ngày quan trọng. ### Giới hạn các mục xung quanh lịch Lịch cần có khoảng trống xung quanh. Khi bút, biên lai, dây cáp và giấy đặt cạnh lịch, toàn bộ khu vực sẽ có cảm giác chật chội ngay cả khi bản thân cuốn lịch đã gọn gàng. Tôi chỉ giữ những món đồ tôi sử dụng hàng ngày trong tầm tay. Văn phòng phẩm bổ sung sẽ được để trong ngăn kéo hoặc hộp đựng nhỏ. Biên lai di chuyển đến một thư mục riêng biệt. Các dây cáp nằm cạnh nhau thay vì nằm ngang trên trang lịch. Một thử nghiệm hữu ích là dọn sạch khu vực và trả lại từng món một. Nếu một đồ vật không hỗ trợ nhiệm vụ tôi đang làm ở bàn làm việc thì nó không cần phải ở đó. ### Ghép lịch với bàn làm việc Kích thước và vị trí của lịch ảnh hưởng đến mức độ dễ sử dụng. Lịch lớn có thể chặn bàn phím hoặc giảm không gian viết. Một cuốn lịch nhỏ có thể buộc tôi phải viết quá nhiều trong một phạm vi giới hạn. Tôi đặt lịch ở nơi tôi có thể nhìn thấy mà không cần di chuyển các mục khác. Nếu tôi làm việc bên cạnh màn hình, tôi sẽ giữ lịch trong nháy mắt. Nếu tôi thường xuyên viết bằng tay, tôi sẽ chừa đủ khoảng trống để lật trang và thêm ghi chú ngắn gọn. Lịch để bàn phải hỗ trợ thói quen của tôi chứ không phải cạnh tranh với nó. ### Đặt lại thời gian ngắn hàng tuần. Tôi dành vài phút vào cuối tuần làm việc để kiểm tra lịch. Tôi xóa các ghi chú đã hết hạn, xem lại các ngày sắp tới và chuyển các nhiệm vụ dài hơn sang đúng hệ thống. Thói quen này giúp tôi nhận thấy các khuôn mẫu. Nếu cùng một lời nhắc xuất hiện hàng tuần, nó có thể nằm trong danh sách nhiệm vụ định kỳ. Nếu lịch chứa đầy thông tin chi tiết về dự án, tôi có thể cần một bảng dự án riêng. Hệ thống lịch để bàn tốt nhất không phải là hệ thống có nhiều nhãn hoặc vật tư nhất. Đó là thứ tôi có thể duy trì mà không cần nỗ lực nhiều. Giữ ngày tháng rõ ràng, di chuyển các nhiệm vụ chi tiết đến nơi khác và để lại khoảng trống xung quanh lịch. Lịch để bàn gọn gàng giúp tìm cuộc hẹn tiếp theo dễ dàng hơn và bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo dễ dàng hơn.

Một bàn làm việc đông đúc có thể khiến một nhiệm vụ đơn giản trở nên khó khăn hơn. Giấy tờ che phủ không gian, dây cáp trộn lẫn với nhau và những vật dụng nhỏ nằm ở những nơi không thuộc về chúng. Tôi thường nhận thấy rằng sự lộn xộn không phải là vấn đề thực sự. Vấn đề thực sự là không có phương pháp rõ ràng để giải quyết nó. Khi cần dọn dẹp bàn làm việc nhanh chóng, tôi không cố gắng sắp xếp từng ngăn kéo hay dọn dẹp toàn bộ căn phòng. Tôi chỉ tập trung vào mặt bàn và sử dụng một quy trình ngắn gọn, đơn giản. 1. Di chuyển mọi thứ ra khỏi khu vực làm việc chính Lấy đi cốc, sổ, giấy tờ, thiết bị và các đồ vật nhỏ. Đặt chúng trên sàn, ghế gần đó hoặc bề mặt an toàn khác. Điều này cho tôi một cái nhìn rõ ràng về bàn làm việc. Nó cũng ngăn tôi di chuyển cùng một món đồ từ góc này sang góc khác. Tôi để các thiết bị lớn, chẳng hạn như màn hình hoặc đèn bàn, nếu nó hữu ích ở đó. Mục đích là tạo không gian làm việc chứ không phải xây dựng lại toàn bộ bàn làm việc. 2. Tạo bốn nhóm đơn giản Tôi sắp xếp các đồ vật thành bốn nhóm: - Để trên bàn - Di chuyển đi nơi khác - Vứt bỏ hoặc tái chế - Quyết định sau. Nhóm đầu tiên chỉ nên chứa những đồ vật tôi sử dụng thường xuyên, chẳng hạn như bàn phím, notebook, bút hoặc bộ sạc. Nhóm thứ hai bao gồm các đồ vật thuộc phòng hoặc ngăn kéo khác. Một cuốn sách để trong phòng ngủ, một biên lai cho một cặp tài liệu và pin dự phòng cho một hộp đựng đồ đều phù hợp ở đây. Nhóm thứ ba bao gồm bao bì rỗng, ghi chú cũ, bút hỏng và giấy tờ không còn sử dụng được nữa. Tôi kiểm tra thông tin cá nhân trước khi tái chế tài liệu. Nhóm cuối cùng giúp tôi tránh bị mắc kẹt. Nếu tôi không thể đưa ra quyết định nhanh chóng, tôi đặt món đồ đó vào đó và tiếp tục. Nhóm “quyết định sau” sẽ hữu ích hơn là dừng toàn bộ nhiệm vụ chỉ vì một sợi cáp cũ. 3. Chỉ để những dụng cụ hàng ngày bên cạnh Tôi tự hỏi mình một câu hỏi: “Tôi có sử dụng thứ này trong một buổi làm việc bình thường không?” Nếu câu trả lời là không, đồ vật đó không cần phải ở trong khu vực làm việc chính. Ví dụ, tôi có thể để một cuốn sổ và hai cây bút trên bàn. Những cuốn sổ bổ sung có thể cất vào ngăn kéo. Tôi có thể giữ bộ sạc của máy tính xách tay hiện tại của mình ở gần trong khi di chuyển các dây cáp không sử dụng vào hộp có dán nhãn. Quy tắc này cung cấp cho mỗi mục một lý do để ở lại. Nó cũng giúp việc sắp xếp lại bàn làm việc dễ dàng hơn sau giờ làm việc. 4. Cung cấp cho những món đồ rời rạc một ngôi nhà Những đồ vật nhỏ tạo ra nhiều sự lộn xộn về mặt thị giác. Tôi sử dụng một khay nhỏ để đựng chìa khóa, tai nghe và ổ USB. Tôi xếp giấy tờ vào một tập tài liệu dọc thay vì để chúng thành từng chồng riêng biệt. Tôi sử dụng một hộp cáp thay vì nhiều bó rời. Việc lưu trữ không cần phải tốn kém. Một chiếc hộp sạch, một chiếc cốc đựng bút hoặc một cặp tài liệu đều có thể hoạt động tốt. Giải pháp tốt nhất là giải pháp tôi sẽ tiếp tục sử dụng mà không cần nỗ lực thêm. 5. Kiểm soát dây cáp Dây cáp lỏng lẻo khiến bàn làm việc sạch sẽ trông lại bừa bộn. Tôi rút những bộ sạc không còn sử dụng nữa và nhóm các dây cáp còn lại theo mục đích. Một cáp có thể kết nối với máy tính xách tay. Những cái khác có thể được gắn nhãn bằng các thẻ nhỏ, chẳng hạn như “điện thoại”, “màn hình” hoặc “sao lưu”. Tôi giữ chiều dài thừa phía sau bàn làm việc bằng một chiếc cà vạt có thể tái sử dụng. Tôi tránh đẩy mọi dây cáp ra khỏi tầm mắt. Nếu tôi cần tiếp cận cáp thường xuyên, nó sẽ vẫn dễ dàng truy cập. 6. Làm sạch bề mặt trống Khi bàn đã sạch sẽ, tôi lau bề mặt đó bằng một miếng vải phù hợp. Tôi lau xung quanh bàn phím, chuột, chân đế màn hình và các cạnh bàn. Tôi cũng kiểm tra khoảng trống dưới gầm bàn. Một vài phút làm sạch ở đó có thể ngăn bụi và đồ vật bị mất tích tụ trở lại. Đồ điện tử nên được làm sạch theo hướng dẫn chăm sóc của nhà sản xuất. Tôi không phun chất lỏng trực tiếp lên màn hình hoặc bàn phím. 7. Trả lại ít đồ hơn. Tôi chỉ trả lại những công cụ hỗ trợ công việc hiện tại của mình. Thiết lập phổ biến đối với tôi là máy tính xách tay hoặc màn hình, bàn phím, chuột, sổ ghi chép và một cây bút. Một người vẽ có thể cần một cuốn sổ phác thảo và một bộ công cụ nhỏ. Một người nào đó đang học có thể cần một giá sách và một cặp hồ sơ. Một chiếc bàn rõ ràng không cần phải trông trống rỗng. Nó cần phải phù hợp với công việc đang diễn ra ở đó. Có lần tôi để ba cuốn sổ bên cạnh bàn phím vì tôi nghĩ có thể tôi sẽ cần đến chúng. Sau một tuần, tôi nhận thấy rằng tôi chỉ sử dụng một. Việc chuyển hai cái còn lại vào ngăn kéo giúp tôi sử dụng bàn làm việc dễ dàng hơn mà không làm thay đổi thói quen của tôi. 8. Tạo thói quen thiết lập lại đơn giản Khi kết thúc một buổi làm việc, tôi trả từng món đồ về vị trí đã chỉ định. Tôi đóng sổ ghi chép, lấy cốc ra, đặt giấy tờ vào hồ sơ và kiểm tra những đồ vật nhỏ. Thói quen này tốn ít công sức hơn so với việc giải quyết một đống lớn sau này. Tôi cũng cố gắng bắt đầu mỗi buổi làm việc với một khu vực trống trải trước mặt. Không gian nhỏ đó giúp tôi bắt đầu mà không cần tìm kiếm chỗ trống. Một chiếc bàn làm việc rõ ràng không phải là dấu hiệu cho thấy mọi phần của cuộc sống đều có tổ chức. Đó là một thiết lập thực tế giúp giảm bớt những phiền nhiễu nhỏ. Khi tôi loại bỏ những món đồ không có mục đích, nhóm những thứ còn lại và đặt mỗi công cụ một ngôi nhà, chiếc bàn sẽ trở nên dễ sử dụng và dễ bảo trì hơn. Phương pháp lau bàn tốt nhất là phương pháp phù hợp với thói quen hàng ngày của tôi. Tôi không cần thêm hộp đựng nếu tôi đã có quá nhiều thứ. Tôi cần ít mục hơn, địa điểm rõ ràng hơn và thiết lập lại đơn giản mà tôi có thể lặp lại.

Tôi từng nghĩ một kế hoạch tốt phải bao gồm mọi nhiệm vụ, thời hạn, ghi chú và ý tưởng. Lịch của tôi trở nên dày đặc, danh sách nhiệm vụ của tôi ngày càng dài ra và tôi vẫn nhớ công việc quan trọng nhất. Vấn đề không phải là thiếu nỗ lực. Kế hoạch không có hình dạng rõ ràng. Một kế hoạch hữu ích sẽ giúp tôi quyết định điều gì đáng được quan tâm, điều gì có thể chờ đợi và điều gì không thuộc danh sách của tôi. Tôi giữ quy trình này đơn giản để có thể sử dụng nó trong một ngày làm việc bận rộn chứ không chỉ trong một buổi lập kế hoạch yên tĩnh. Tôi bắt đầu với một kết quả rõ ràng. Thay vì viết “làm việc trên trang web”, tôi viết “xuất bản trang dịch vụ mới”. Phiên bản thứ hai cung cấp cho tôi một số thứ tôi có thể kiểm tra. Nó cũng giúp tôi xem các bước hỗ trợ kết quả: - Thu thập chi tiết trang - Viết bản nháp đầu tiên - Xem lại cách diễn đạt - Thêm hình ảnh và liên kết - Xuất bản trang Thay đổi nhỏ này sẽ loại bỏ rất nhiều nhầm lẫn. Một nhiệm vụ rộng có thể nằm trong danh sách trong nhiều tuần. Một kết quả rõ ràng cho tôi thấy sự tiến bộ trông như thế nào. Sau đó tôi chọn một danh sách ngắn các ưu tiên. Đối với một ngày làm việc bình thường, tôi có thể chọn ba nhiệm vụ chính: - Hoàn thành đề xuất của khách hàng - Xem xét báo giá của nhà cung cấp - Chuẩn bị ghi chú cho cuộc họp nhóm. Các nhiệm vụ khác có thể vẫn hiển thị mà không cần tôi chú ý. Tôi có thể giữ chúng trong một danh sách riêng có tên là “Sau này”. Điều này ngăn cản những ý tưởng hữu ích tiếp quản công việc ngày nay. Một kế hoạch cũng cần có không gian cho những nhiệm vụ xuất hiện mà không báo trước. Tôi dành một khoảng thời gian nhỏ trong ngày để trả lời các câu hỏi của khách hàng, những thay đổi từ đồng nghiệp hoặc một vấn đề cần câu trả lời nhanh chóng. Một lịch trình dày đặc từ sáng đến tối có vẻ hiệu quả nhưng nó không còn chỗ cho hoạt động kinh doanh bình thường. Tôi chia những nhiệm vụ lớn thành những hành động tốn ít công sức hơn để bắt đầu. “Chuẩn bị báo cáo” có vẻ nặng nề. “Mở số liệu của tháng trước” có vẻ dễ quản lý. Khi tôi mở tệp, hành động tiếp theo sẽ trở nên dễ nhìn hơn. Phương pháp này giúp tôi vượt qua sự chậm trễ thường đi kèm với công việc không rõ ràng. Khi lập kế hoạch cho một dự án, tôi sử dụng bốn câu hỏi đơn giản: 1. Tôi cần kết quả gì? 2. Tôi có thể thực hiện hành động nào tiếp theo? 3. Tôi cần thông tin hoặc người nào? 4. Điều gì có thể làm chậm tiến độ công việc? Lấy một cửa hàng trực tuyến nhỏ đang chuẩn bị cập nhật sản phẩm. Chủ sở hữu có thể cần ảnh mới, chi tiết sản phẩm, thông tin chứng khoán và ngày giao hàng. Một ghi chú lỏng lẻo nói rằng “ra mắt sản phẩm” không hiển thị công việc liên quan. Một kế hoạch thực tế có thể như thế này: - Xác nhận tên sản phẩm và giá cả - Hỏi nhà cung cấp để biết chi tiết về kho - Chụp hoặc yêu cầu ảnh sản phẩm - Viết mô tả sản phẩm - Kiểm tra thông tin vận chuyển - Xuất bản trang sản phẩm - Xem lại trang trên điện thoại Kế hoạch rõ ràng mà không trở thành một tài liệu dài dòng. Mỗi nhiệm vụ đều có lý do và người chủ có thể thấy còn thiếu điều gì. Tôi xem lại kế hoạch của mình vào cuối ngày nhưng không viết lại mọi thứ. Tôi kiểm tra ba điểm: - Tôi đã hoàn thành những gì? - Cần gì phải lúc mới hay người khác? - Điều gì không còn hỗ trợ cho kết quả chính? Một nhiệm vụ có thể có vẻ hữu ích vào thứ Hai và trở nên không cần thiết vào thứ Năm. Loại bỏ nó không phải là thất bại. Đó là một phần của việc giữ cho kế hoạch được chính xác. Tôi cũng tránh đặt mọi ghi chú vào danh sách nhiệm vụ của mình. Ghi chú cuộc họp, ý tưởng, liên kết tham khảo và hành động phục vụ các mục đích khác nhau. Khi tôi trộn chúng lại với nhau, tôi mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm. Tôi giữ các hành động trong danh sách nhiệm vụ, thông tin cơ bản trong ghi chú và các ý tưởng trong tương lai ở một không gian riêng. Quan điểm của tôi rất đơn giản: lập kế hoạch nên giảm bớt các quyết định chứ không phải tạo ra nhiều quyết định hơn. Một kế hoạch cần sửa chữa liên tục có thể chứa quá nhiều chi tiết hoặc những ưu tiên không rõ ràng. Bắt đầu với một kết quả, chọn một nhóm hành động nhỏ, dành chỗ cho sự thay đổi và xem xét những gì vẫn quan trọng. Mục tiêu không phải là kiểm soát mọi thời điểm trong ngày. Mục đích là làm cho bước hữu ích tiếp theo trở nên dễ dàng nhìn thấy.

Tôi từng nghĩ tập trung là một kỹ năng cá nhân. Nếu không thể hoàn thành nhiệm vụ, tôi sẽ đổ lỗi cho thói quen, điện thoại hoặc sự thiếu kỷ luật của mình. Theo thời gian, tôi nhận thấy một vấn đề khác: không gian của tôi đang thu hút sự chú ý từ mọi hướng. Các tab đang mở, cảnh báo tin nhắn, giấy tờ trên bàn, tiếng ồn xung quanh và danh sách nhiệm vụ dài có thể khiến bạn phân tâm trước khi công việc bắt đầu. Khi tôi tạo không gian xung quanh mình, công việc tập trung sẽ trở nên dễ dàng hơn để bắt đầu và dễ dàng duy trì hơn. ## Bắt đầu với một nhiệm vụ rõ ràng Một kế hoạch mơ hồ sẽ tạo ra tiếng ồn trong đầu. “Làm việc trong dự án” quá rộng. Tôi có thể ngồi vào bàn làm việc, kiểm tra email, tìm kiếm thông tin, chỉnh sửa tập tin mà vẫn cảm thấy không chắc chắn về những gì mình đã đạt được. Thay vào đó, tôi viết hành động hữu ích tiếp theo: - Soạn thảo đoạn mở đầu - Xem lại ba câu trả lời của khách hàng - Tạo cấu trúc bảng - Đọc trang 20 đến 30 - Chuẩn bị ghi chú cuộc họp Một hành động rõ ràng giúp tôi tập trung vào một nơi. Nó cũng làm cho sự tiến bộ dễ dàng hơn để xem. ## Loại bỏ những phiền nhiễu có thể nhìn thấy Bàn làm việc của tôi không cần phải trống. Nó cần phải hỗ trợ nhiệm vụ trước mắt tôi. Trước khi bắt đầu, tôi chỉ giữ lại những món đồ mà tôi muốn sử dụng. Một cuốn sổ, một cây bút, một chiếc máy tính và một cốc nước có thể là đủ. Những đồ vật khác thì cất vào ngăn kéo, túi xách hoặc phòng khác. Thay đổi nhỏ này có ích vì thông tin trực quan thu hút sự chú ý, ngay cả khi tôi không có ý định sử dụng nó. Một đống biên lai có thể nhắc nhở tôi về những hóa đơn chưa thanh toán. Màn hình thứ hai có thể mời tôi kiểm tra các trang không liên quan. Một chiếc điện thoại bên cạnh bàn phím có thể thu hút sự chú ý của tôi về mọi cảnh báo mới. Một bề mặt rõ ràng sẽ không giải quyết được mọi vấn đề về tiêu điểm nhưng nó làm giảm số lượng lựa chọn mà tôi phải đối mặt. ## Tạo một không gian kỹ thuật số yên tĩnh Sự lộn xộn kỹ thuật số có thể khó nhận thấy hơn sự lộn xộn vật lý. Tôi đóng các tab không hỗ trợ tác vụ hiện tại của tôi. Tôi tạm dừng thông báo tin nhắn trong khối công việc. Tôi để email cách xa màn hình chính khi tôi đang viết hoặc học. Một phương pháp thực tế là sử dụng các cửa sổ trình duyệt riêng biệt: - Một cửa sổ dành cho dự án hiện tại - Một cửa sổ dành cho tài liệu tham khảo - Một cửa sổ dành cho các nhiệm vụ cá nhân. Điều này giúp các công việc không liên quan không bị trộn lẫn với nhau. Khi làm báo cáo, tôi thường để email mở bên cạnh tài liệu. Mỗi tin nhắn mới đều phá vỡ sự chú ý của tôi. Sau khi chuyển email sang một cửa sổ riêng và kiểm tra nó tại các điểm đã đặt, tôi mất ít thời gian hơn để chuyển đổi giữa các tác vụ. Sự thay đổi không yêu cầu một ứng dụng mới. Nó đòi hỏi một ranh giới rõ ràng. ## Định hình thời gian cho công việc của bạn Một nhiệm vụ không giới hạn thời gian có thể kéo dài cả ngày. Tôi chọn khoảng thời gian làm việc mà tôi cảm thấy có thể thực hiện được, chẳng hạn như 25, 40 hoặc 60 phút. Trong thời gian đó, tôi tập trung vào một nhiệm vụ. Khi thời gian kết thúc, tôi nghỉ ngơi một chút, giãn cơ hoặc xem lại những gì cần làm tiếp theo. Độ dài tùy thuộc vào công việc. Đọc sâu có thể cần một khối dài hơn. Một nhiệm vụ quản trị đơn giản có thể kéo dài trong 20 phút. Tôi cũng để lại một khoảng đệm nhỏ giữa các tác vụ. Nếu một cuộc họp kết thúc lúc 10:00 và nhiệm vụ tiếp theo bắt đầu lúc 10:00, tôi không có thời gian để thiết lập lại. Việc tạm dừng năm phút có thể giúp tôi đóng một tập tin tinh thần trước khi mở một tập tin khác. ## Giữ một danh sách chụp bên cạnh Những suy nghĩ mới thường xuất hiện khi tôi đang cố gắng tập trung. Tôi có thể nhớ một hóa đơn, nghĩ ra một câu hỏi hoặc nhận thấy một nhiệm vụ cần chú ý. Nếu tôi hành động theo từng suy nghĩ, nhiệm vụ chính sẽ biến mất. Nếu tôi cố nhớ lại mọi thứ, một phần sự chú ý của tôi vẫn bận rộn. Tôi giữ một danh sách chụp đơn giản. Tôi viết suy nghĩ đó trong vài từ và quay lại với công việc của mình. Ví dụ: - Trả lời Sam - Kiểm tra giờ tàu - Đặt mua giấy in - Hỏi về hóa đơn Danh sách không phải là kế hoạch nhiệm vụ thứ hai. Đó là nơi lưu trữ những gián đoạn cho đến khi tôi chọn xem lại chúng. ## Bắt đầu dễ dàng hơn Nhiều người không gặp khó khăn với công việc. Họ gặp khó khăn trong năm phút đầu tiên. Tôi chuẩn bị điểm xuất phát trước khi ngừng làm việc. Tôi để tài liệu mở cho phần tiếp theo. Tôi đặt những ghi chú nghiên cứu bên cạnh bản thảo. Tôi viết một câu về bước tiếp theo. Điều này loại bỏ sự cần thiết phải xây dựng lại bối cảnh sau này. Để nghiên cứu, tôi có thể đánh dấu trang mà tôi nên tiếp tục. Để tập thể dục, tôi có thể đặt quần áo gần cửa. Để lập kế hoạch, tôi có thể mở một trang trống với những câu hỏi chính đã được viết sẵn. Chuẩn bị nhỏ làm giảm sức đề kháng. ## Hãy ghép không gian với loại trọng tâm Các tác vụ khác nhau cần có cài đặt khác nhau. Viết có thể yêu cầu màn hình yên tĩnh và sạch sẽ. Việc đọc có thể hoạt động tốt hơn với các trang in. Lập kế hoạch có thể cần một bảng trắng hoặc một cuốn sổ tay. Công việc thường ngày đôi khi có thể xảy ra với âm thanh nền nhẹ nhàng. Tôi chú ý đến những điều kiện giúp tôi kiên trì với từng nhiệm vụ. Tôi không ép buộc mọi hoạt động vào cùng một thiết lập. Một bài kiểm tra đơn giản sẽ hữu ích: sau 20 phút, hãy hỏi xem không gian đó có hỗ trợ hay cạnh tranh với nhiệm vụ đó không. Nếu nó cạnh tranh, hãy thay đổi một yếu tố. Di chuyển điện thoại, đóng một tab, giảm tiếng ồn hoặc chọn một tác vụ nhỏ hơn. Dễ dàng xây dựng sự tập trung hơn khi không gian gửi một thông điệp rõ ràng: đây là điều tôi đang làm. ## Bảo vệ phần cuối của khối công việc Dừng tốt giúp phiên tiếp theo bắt đầu. Tôi ghi lại những gì tôi đã hoàn thành và viết hành động tiếp theo. Tôi đóng các tập tin không còn quan trọng nữa. Tôi trả đồ về chỗ của chúng. Việc này mất vài phút nhưng giúp công việc ngày mai không bắt đầu trong sự bối rối. Một không gian tập trung không cần phải trông hoàn hảo. Nó cần giảm ma sát, hạn chế các tín hiệu cạnh tranh và hiển thị hành động tiếp theo. Khi tôi tạo khoảng trống xung quanh nhiệm vụ, tôi không cần phải tập trung từng phút. Môi trường đảm nhận một phần công việc.

Một bàn làm việc đông đúc có thể khiến một công việc đơn giản trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Giấy tờ giấu dưới sổ ghi chép, dây cáp trải khắp khu vực làm việc và những vật dụng nhỏ biến mất ngay khi tôi cần. Tôi có thể dành nhiều thời gian tìm kiếm một cây bút hơn là sử dụng nó. Một bàn làm việc gọn gàng hơn giúp tôi có một nơi làm việc rõ ràng hơn. Nó không yêu cầu thay đổi lớn hoặc thiết lập tốn kém. Một vài thay đổi nhỏ có thể làm cho bề mặt dễ sử dụng hơn và dễ bảo trì hơn. Tôi bắt đầu bằng cách loại bỏ mọi thứ khỏi bàn làm việc. Điều này cho tôi một cái nhìn rõ ràng về không gian. Tôi sắp xếp từng món đồ thành ba nhóm: - Những món đồ tôi sử dụng hàng ngày - Những món đồ tôi thỉnh thoảng sử dụng - Những món đồ không để trên bàn Những món đồ hàng ngày luôn ở trong tầm tay dễ dàng lấy. Bàn phím, sổ tay, bút và điện thoại có thể cần một nơi gần tôi. Các tài liệu bổ sung có thể di chuyển vào ngăn kéo hoặc ngăn chứa hồ sơ. Những chiếc cốc rỗng, biên lai cũ và bao bì không sử dụng có thể rời khỏi không gian làm việc. Bước sắp xếp đơn giản này thường cho thấy những đồ vật mà tôi hiếm khi chạm vào chiếm bao nhiêu không gian. Tiếp theo, tôi đặt mỗi món đồ một vị trí cố định. Hộp đựng bút có thể giữ các dụng cụ viết lại với nhau. Một khay nhỏ có thể đựng chìa khóa, kẹp hoặc cáp sạc. Giá đựng hồ sơ có thể giữ giấy tờ thẳng đứng thay vì để chúng thành một chồng lỏng lẻo. Những lựa chọn lưu trữ nhỏ này giúp giảm số lượng vật dụng đặt trực tiếp trên bàn làm việc. Tôi thích nơi lưu trữ có thể nhìn thấy những vật dụng hữu ích mà không che phủ toàn bộ bề mặt. Khi tôi có thể biết thứ gì đó thuộc về nơi nào, tôi có nhiều khả năng sẽ đặt nó trở lại sau khi sử dụng. Cáp cũng cần một đường dẫn rõ ràng. Dây cáp lỏng lẻo có thể làm cho bàn làm việc trông lộn xộn ngay cả khi mọi thứ khác đã được đặt đúng chỗ. Tôi hướng từng sợi cáp về phía bên cạnh hoặc phía sau bàn, sau đó cố định chiều dài thừa bằng dây buộc có thể tái sử dụng. Bộ sạc mà tôi sử dụng hàng ngày có thể duy trì kết nối. Những dây cáp ít sử dụng hơn có thể được cất vào hộp hoặc ngăn kéo có dán nhãn. Nhãn giúp ích khi một số dây cáp trông giống nhau. Một thẻ nhỏ được đánh dấu là “đèn”, “điện thoại” hoặc “màn hình” có thể tiết kiệm thời gian sau này. Khu vực xung quanh màn hình cũng đáng được chú ý. Tôi giữ màn hình ở độ cao thoải mái và chừa đủ không gian trống để viết. Những ghi chú treo trên tường hoặc trong sổ tay sẽ dễ quản lý hơn những tờ giấy rời trên bàn. Một bàn làm việc sạch sẽ không nhất thiết phải trông trống rỗng. Nó cần hỗ trợ cách tôi làm việc. Khi làm việc với một chiếc bàn nhỏ, tôi đặt một chiếc khay hẹp bên cạnh màn hình để đựng điện thoại, chìa khóa và ổ USB. Trước đó, những món đồ đó di chuyển từ góc này sang góc khác suốt cả ngày. Chiếc khay không chứa nhiều đồ nhưng nó mang lại cho mỗi món đồ một không gian rõ ràng. Bàn làm việc cảm thấy dễ sử dụng hơn vì tôi không còn phải tìm kiếm những vật dụng nhỏ cần thiết nữa. Bước cuối cùng là thiết lập lại ngắn. Khi kết thúc buổi làm việc, tôi trả từng món đồ về đúng vị trí của nó, dọn sạch rác và kiểm tra sàn nhà xung quanh bàn làm việc. Việc này chỉ mất vài phút khi hệ thống lưu trữ đơn giản. Việc kiểm tra hàng tuần có thể giúp loại bỏ các giấy tờ và đồ vật đã dần dần được thu thập lại. Tôi nhận thấy rằng một chiếc bàn làm việc gọn gàng ít có những quy tắc nghiêm ngặt mà lại có tác dụng giảm thiểu những xung đột nhỏ. Khi mọi vật dụng thông thường đều có một vị trí hợp lý, bề mặt làm việc vẫn mở, dây cáp trở nên dễ quản lý hơn và nhiệm vụ tiếp theo sẽ dễ tiếp cận hơn. Một chiếc bàn gọn gàng hơn có thể bắt đầu với một khay, một ngăn đựng hồ sơ và vài phút sắp xếp. Mục tiêu không phải là một màn trình diễn hoàn hảo. Mục tiêu là một không gian làm việc giúp tôi bắt đầu, tập trung và kết thúc mà ít phải tìm kiếm hơn.

Lịch dày đặc có thể khiến một ngày bình thường trở nên khó khăn trước khi nó bắt đầu. Các cuộc họp chồng chéo lên nhau, các nhiệm vụ nhỏ chiếm quá nhiều không gian và các kế hoạch cá nhân bị lẫn giữa các lời nhắc công việc. Tôi nhận ra rằng một cuốn lịch gọn gàng không có nghĩa là lấp đầy mọi khoảng trống. Đó là việc làm cho mỗi mục trở nên dễ nhìn, dễ hiểu và dễ quản lý. Một cuốn lịch sạch sẽ giúp tôi có cái nhìn rõ hơn về thời gian của mình. Tôi có thể biết những gì cần chú ý, nơi nào tôi có chỗ để làm việc và khi nào tôi cần nghỉ ngơi. ### Sử dụng một lịch làm chế độ xem chính của bạn. Tôi đã từng tổ chức các cuộc họp công việc trong một ứng dụng, kế hoạch cá nhân trong một ứng dụng khác và ghi chú trong sổ tay giấy. Thiết lập này làm cho các kế hoạch đơn giản khó theo dõi hơn. Bây giờ tôi sử dụng một lịch chính cho mọi thứ liên quan đến ngày hoặc giờ cụ thể. Các cuộc gọi công việc, thăm khám bác sĩ, sự kiện ở trường, kế hoạch du lịch và thời hạn quan trọng đều xuất hiện ở cùng một nơi. Nếu cần nhiều lịch, tôi kết nối chúng với một chế độ xem. Tôi vẫn có thể tách riêng các mục công việc và cá nhân nhưng tôi không cần phải kiểm tra nhiều ứng dụng trong ngày. ### Đặt tên rõ ràng cho mỗi sự kiện Một tên sự kiện mơ hồ sẽ tạo thêm công việc. “Cuộc gặp gỡ” không cho tôi biết tôi sẽ gặp ai, sẽ thảo luận những gì, hay tôi cần chuẩn bị những gì. Tôi sử dụng những cái tên để trả lời một câu hỏi cơ bản: - Ai có liên quan? - Mục đích là gì? - Tôi có cần mang theo hay chuẩn bị gì không? Ví dụ: - “Cuộc gọi dự án” trở thành “Cuộc gọi ngân sách dự án với Mia” - “Cuộc hẹn” trở thành “Khám nha khoa” - “Công việc” trở thành “Viết bản nháp trang sản phẩm” Một cái tên rõ ràng giúp tôi hiểu rõ ngày chỉ bằng một cái nhìn nhanh. ### Thêm chi tiết mà tôi có thể cần sau này Một sự kiện phải chứa thông tin hữu ích, không chỉ thời gian. Tôi thêm địa điểm, liên kết cuộc họp, số điện thoại, phiếu đậu xe hoặc nhiệm vụ chuẩn bị vào sự kiện. Đối với cuộc gọi của khách hàng, tôi có thể bao gồm: - Liên kết cuộc họp - Tên khách hàng - Chủ đề chính - Liên kết đến tệp liên quan - Một câu hỏi tôi muốn hỏi Điều này giúp các chi tiết nhỏ không bị lan truyền qua email, tin nhắn trò chuyện và các ghi chú lỏng lẻo. ### Giữ màu sắc đơn giản Quá nhiều màu sắc có thể khiến lịch khó đọc hơn. Tôi sử dụng một hệ thống màu sắc nhỏ mà tôi có thể nhớ mà không cần xem hướng dẫn. Ví dụ: - Màu xanh lam cho công việc - Màu xanh lá cây cho các kế hoạch cá nhân - Màu vàng cho sức khỏe - Màu tím cho các sự kiện gia đình - Màu xám cho các công việc thường ngày Màu sắc nên hỗ trợ văn bản chứ không phải thay thế nó. Một cuốn lịch đầy các khối sáng có thể trông có vẻ năng động nhưng nó có thể không hiển thị những gì đáng được chú ý. ### Đặt các khoảng thời gian thực tế mà tôi đã từng lên kế hoạch cho cả ngày với các nhiệm vụ nối tiếp nhau. Lịch trình có vẻ hiệu quả nhưng một cuộc họp bị trì hoãn đã ảnh hưởng đến mọi thứ sau đó. Bây giờ tôi chừa khoảng trống giữa các hoạt động. Một cuộc họp kéo dài 30 phút có thể bị chặn 45 phút nếu cần đi lại, sắp xếp hoặc theo dõi. Một nhiệm vụ viết có thể cần hai giờ thay vì một giờ nếu nghiên cứu là một phần của công việc. Lịch hữu ích phản ánh cách các nhiệm vụ diễn ra trong cuộc sống thực. Nó không cho thấy một ngày lý tưởng không còn chỗ để di chuyển. ### Xem lại lịch mỗi tối Tôi dành vài phút để kiểm tra vào ngày hôm sau. Tôi xóa những lời nhắc lỗi thời, xác nhận thời gian họp và thêm ghi chú cho những công việc cần chuẩn bị. Thói quen nhỏ này giúp tôi nhận ra vấn đề trong khi chúng vẫn dễ dàng khắc phục. Nếu hai sự kiện trùng nhau, tôi có thể liên hệ sớm với ai đó. Nếu một nhiệm vụ không còn chỗ trống, tôi có thể chuyển nó sang một ngày tốt hơn. Đánh giá hàng tuần cũng có ích. Tôi tìm kiếm những cuộc họp lặp đi lặp lại, những khoảng thời gian không được sử dụng và những kế hoạch không còn phù hợp với những ưu tiên của tôi. ### Tách nhiệm vụ khỏi cuộc hẹn Một cuộc hẹn thường có thời gian cố định. Một nhiệm vụ có thể được hoàn thành trong một khoảng thời gian. Xử lý cả hai theo cùng một cách có thể khiến lịch có vẻ dày đặc. Tôi đặt những cam kết cố định lên lịch trước tiên. Tôi thêm các nhiệm vụ linh hoạt xung quanh chúng, sử dụng các khối ngắn hơn khi có thể. Một số nhiệm vụ nằm trong danh sách nhiệm vụ riêng cho đến khi tôi biết khi nào tôi có thể xử lý chúng. Điều này giúp lịch luôn hữu ích mà không biến mọi hành động nhỏ thành một hộp màu khác. ### Loại bỏ những gì không còn hữu ích Một cuốn lịch gọn gàng cần được vệ sinh thường xuyên. Tôi xóa lời nhắc cũ, hủy các sự kiện lặp lại và điều chỉnh các thông báo không còn phục vụ mục đích nữa. Nếu tôi nhận được thông báo cho mỗi nhiệm vụ nhỏ, tôi sẽ bắt đầu bỏ qua chúng. Tôi giữ lời nhắc cho những khoản có chi phí thực sự nếu bị quên, chẳng hạn như việc đi lại, cuộc hẹn, thời hạn hoặc cuộc gọi. Một cuốn lịch sẽ làm giảm sự lộn xộn về tinh thần. Khi nó trở thành một nguồn gây ồn ào khác, nó cần được xem xét lại. ### Một ví dụ đơn giản Hãy tưởng tượng rằng tôi có một cuộc họp nhóm lúc 10 giờ sáng, một báo cáo cần viết, một chuyến đi chợ và một cuộc hẹn khám bệnh lúc 4 giờ chiều. Một kế hoạch dày đặc có thể xếp mọi hoạt động vào một danh sách dài. Một kế hoạch rõ ràng hơn có thể như thế này: - 9:30–10:00 — Xem lại các ghi chú cho cuộc họp nhóm - 10:00–11:00 — Họp nhóm - 11:15–12:30 — Viết báo cáo - 12:30–1:30 — Ăn trưa và nghỉ giải lao ngắn - 2:00–2:30 — Đi chợ - 3:30–4:00 — Đi đến cuộc hẹn khám bệnh - 4:00–5:00 - Hẹn khám bệnh Lịch trình bao gồm chuẩn bị, di chuyển và nghỉ ngơi. Nó mang lại cho mỗi kế hoạch đủ không gian mà không phải giả vờ rằng ngày đó sẽ diễn ra không chậm trễ. Mục tiêu của tôi không phải là tạo ra một cuốn lịch hoàn hảo. Tôi muốn một cuốn lịch nói lên sự thật về thời gian của tôi. Tên rõ ràng, màu sắc đơn giản, ghi chú hữu ích, không gian mở và đánh giá thường xuyên giúp việc đó trở nên dễ dàng hơn. Khi tôi có thể hiểu rõ một ngày của mình trong nháy mắt, tôi sẽ tốn ít thời gian hơn để tìm kiếm thông tin và có nhiều thời gian hơn để xử lý những gì trước mắt. Liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay để tìm hiểu thêm Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

David Allen 2015 Hoàn thành công việc Cal Newport 2016 Deep Work Marie Kondo 2014 Phép thuật thay đổi cuộc sống của việc dọn dẹp James Clear 2018 Thói quen nguyên tử Gloria Mark 2023 Chú ý kéo dài Daniel H Pink 2018 Khi nào