Nhật ký bìa cứng có thể tăng năng suất đáng kể theo năm cách thiết thực: giúp sắp xếp suy nghĩ, biến ý tưởng thành mục tiêu rõ ràng, theo dõi tiến độ, nắm bắt cảm hứng và duy trì sự tập trung hàng ngày. Cấu trúc chắc chắn khiến chúng đáng tin cậy để sử dụng thường xuyên, dù ở nhà, văn phòng hay khi đang di chuyển. Viết bằng tay cũng khuyến khích sự suy ngẫm sâu sắc hơn, tăng cường trí nhớ và giảm thiểu những phiền nhiễu do kỹ thuật số thường làm gián đoạn sự tập trung. Bằng cách tạo ra một không gian nhất quán để lập kế hoạch và thể hiện bản thân, nhật ký bìa cứng sẽ biến những suy nghĩ rải rác thành hành động có mục đích và hỗ trợ một thói quen có tổ chức, chánh niệm và hiệu quả hơn.
Tôi thường bắt đầu mỗi ngày làm việc với một vài tab đang mở, các ghi chú rải rác và một danh sách dài các nhiệm vụ liên tục thay đổi. Tôi biết điều gì cần chú ý nhưng tôi thường dành nhiều thời gian để quyết định nên bắt đầu từ đâu hơn là thực hiện công việc. Một cuốn nhật ký bìa cứng giúp cho việc lập kế hoạch của tôi có một chỗ cố định. Nó không giải quyết được mọi vấn đề về năng suất nhưng nó giúp tôi sống chậm lại, chọn ít nhiệm vụ hơn và luôn có sẵn những ghi chú hữu ích. Dưới đây là năm cách mà nhật ký bìa cứng có thể hỗ trợ một ngày làm việc tập trung hơn. 1. Nó lưu giữ các ưu tiên hàng ngày ở một nơi Khi các nhiệm vụ được thực hiện qua email, ghi chú điện thoại và giấy rời, bạn rất dễ bỏ sót một chi tiết nhỏ. Nhật ký bìa cứng cho tôi một khoảng trống để viết những kế hoạch chính trong ngày. Mỗi buổi sáng, tôi viết ra: - Nhiệm vụ cần chú ý nhất - Hai nhiệm vụ nhỏ hơn - Bất kỳ cuộc hẹn hoặc thời hạn nào - Một lưu ý về những gì có thể gây ra sự chậm trễ. Danh sách này đủ ngắn để sử dụng. Nó cũng cho tôi cái nhìn rõ ràng về ngày mà không yêu cầu tôi kiểm tra một số ứng dụng. Ví dụ: tôi có thể viết, “Xem lại hình ảnh sản phẩm”, “Trả lời ba email của khách hàng” và “Chuẩn bị ghi chú cuộc họp ngày mai”. Nhìn thấy những nhiệm vụ này cùng nhau giúp tôi đánh giá những gì phù hợp với thời gian sẵn có. 2. Nó làm giảm nhu cầu chuyển đổi giữa các màn hình Các công cụ kỹ thuật số rất hữu ích nhưng chúng cũng có thể đưa thông báo, cảnh báo và các tab đang mở vào quá trình lập kế hoạch. Khi tôi sử dụng nhật ký bìa cứng để phác thảo nhiệm vụ tiếp theo của mình, tôi không cần phải mở một ứng dụng khác chỉ để ghi nhớ những gì mình đã lên kế hoạch. Tôi có thể viết: "Làm báo cáo trong 30 phút. Chỉ kiểm tra dữ liệu sau khi hoàn thành đề cương." Chú ý nhỏ đó tạo ra một ranh giới. Sự chú ý của tôi tập trung vào báo cáo thay vì chuyển giữa báo cáo, email và mạng xã hội. Một cuốn nhật ký không thể ngăn chặn mọi sự xao lãng. Nó có thể làm cho hành động tiếp theo hiển thị trước khi những phiền nhiễu xuất hiện. 3. Nó làm cho các dự án lớn dễ dàng được chia nhỏ hơn Một dự án lớn thường gây cảm giác khó khăn vì bước đầu tiên không rõ ràng. Tôi sử dụng hai trang đối diện để biến dự án thành những hành động nhỏ hơn. Để cập nhật trang web, ghi chú của tôi có thể như sau: - Liệt kê các trang cần thay đổi - Thu thập văn bản hiện tại - Đánh dấu các hình ảnh còn thiếu - Bản nháp một trang - Xem lại bản nháp - Gửi câu hỏi cho nhóm thiết kế Dự án cảm thấy dễ quản lý hơn khi tôi có thể thấy sáu hành động rõ ràng thay vì một mục tiêu mơ hồ. Phương pháp này cũng giúp tôi nhận thấy sự tiến bộ. Ngay cả khi toàn bộ dự án chưa hoàn thành, các bước đã hoàn thành cho thấy công việc đang được tiến hành. 4. Nó tạo ra một bản ghi các quyết định hữu ích Tôi thường quên lý do tại sao tôi lại đưa ra một lựa chọn nhất định, đặc biệt khi một dự án kéo dài vài tuần. Nhật ký giúp tôi ghi lại lý do đằng sau một quyết định. Tôi có thể viết: “Hãy sử dụng mô tả sản phẩm ngắn hơn vì khách hàng yêu cầu chi tiết thiết lập đơn giản hơn”. Ghi chú đó có thể tiết kiệm thời gian sau này. Nó nhắc nhở tôi những gì đã được thảo luận và ngăn không cho câu hỏi tương tự quay trở lại mà không có lý do. Việc ghi nhật ký ghi ngày tháng cũng giúp ích khi tôi xem xét một dự án. Tôi có thể so sánh kế hoạch ban đầu với kết quả thực tế và xem thời gian đã bị lãng phí ở đâu. Có thể tôi đã đánh giá thấp nghiên cứu, thêm quá nhiều nhiệm vụ hoặc chờ đợi quá lâu để yêu cầu trợ giúp. 5. Định dạng vật lý hỗ trợ một thói quen ổn định Một cuốn nhật ký bìa cứng mang lại cảm giác ổn định hơn một tờ giấy rời. Nó có thể ở bên cạnh máy tính xách tay của tôi, mang theo trong túi đi làm và đựng các ghi chú trong vài tuần mà không cần gấp lại dễ dàng. Hành động viết lách cũng mang lại cho tâm trí tôi một khoảng dừng ngắn. Tôi không cố gắng nắm bắt mọi suy nghĩ cùng một lúc. Tôi chọn những gì xứng đáng có một vị trí trên trang. Bài đánh giá buổi tối của tôi mất khoảng năm phút. Tôi kiểm tra những gì tôi đã hoàn thành, chuyển những nhiệm vụ còn dang dở sang một ngày khác và viết một câu về những gì tôi đã học được. Một số ngày, ghi chú rất đơn giản: “Việc xem xét hình ảnh mất nhiều thời gian hơn dự kiến”. Thông tin đó giúp tôi lên kế hoạch cẩn thận hơn cho lần sau. Nhật ký bìa cứng hoạt động tốt nhất khi nó phù hợp với cách tôi đã làm việc. Tôi không lấp đầy mỗi trang bằng những suy nghĩ dài dòng hoặc cố gắng sao chép một hệ thống lập kế hoạch phức tạp. Tôi áp dụng một số thói quen lặp lại: - Viết các nhiệm vụ chính trong ngày - Chia công việc lớn thành các bước dễ thấy - Ghi lại các quyết định theo ngày tháng - Xem lại các mục chưa hoàn thành - Chừa khoảng trống cho những ghi chú bất ngờ. Năng suất không phải là lấp đầy mỗi giờ. Đối với tôi, điều đó có nghĩa là biết điều gì đáng được quan tâm và tiến bộ mà không cần ghi nhớ từng chi tiết trong đầu. Nhật ký bìa cứng cung cấp một nơi đơn giản để lập kế hoạch, xem xét và suy nghĩ. Cấu trúc ổn định đó có thể khiến một ngày bận rộn trở nên dễ quản lý hơn.
Một ngày bận rộn có thể tràn ngập những tin nhắn, cuộc họp, những yêu cầu nhỏ và những kế hoạch còn dang dở. Tôi có thể làm việc hàng giờ mà vẫn tự hỏi mình thực sự đã hoàn thành những gì. Vấn đề thường không phải là thiếu nỗ lực. Đó là có quá nhiều nhiệm vụ ở trong đầu tôi cùng một lúc. Tôi nhớ một yêu cầu trong khi thực hiện một yêu cầu khác. Tôi chuyển đổi giữa các tab. Tôi trì hoãn một nhiệm vụ hữu ích vì tôi chưa quyết định được việc “hoàn thành” sẽ như thế nào. Việc viết ra các nhiệm vụ giúp tôi có một nơi để nghỉ ngơi. Một kế hoạch bằng văn bản không hoàn thành công việc cho tôi nhưng nó giúp tôi lựa chọn hành động tiếp theo mà ít bối rối hơn. ### Đặt mọi nhiệm vụ vào một nơi. Tôi bắt đầu bằng cách tạo một danh sách nhiệm vụ. Nó có thể là sổ ghi chép, ứng dụng ghi chú hoặc trình quản lý tác vụ. Tôi viết ra: - Những email cần trả lời - Những cuộc gọi tôi cần thực hiện - Những báo cáo cần xem xét - Những ý tưởng cho sau này - Những công việc cá nhân có thể ảnh hưởng đến ngày làm việc của tôi - Những yêu cầu nhỏ từ đồng nghiệp Tôi không cố gắng sắp xếp mọi mục trong khi ghi lại nó. Tôi chỉ đơn giản là ghi lại nó trước khi nó biến mất khỏi bộ nhớ. Ví dụ: “Chuẩn bị báo cáo khách hàng” quá rộng để hướng dẫn bước đi tiếp theo của tôi. Tôi có thể viết lại thành: - Tìm dữ liệu bán hàng mới nhất - Kiểm tra mẫu báo cáo - Viết phần mở đầu - Xem lại số liệu - Gửi bản nháp để lấy phản hồi Nhiệm vụ trở nên dễ dàng hơn để bắt đầu khi hành động được hiển thị. ### Chọn một số ít công việc hàng ngày Một danh sách dài có thể tạo áp lực mà không giúp tôi quyết định được việc gì đáng quan tâm. Tôi chọn hai hoặc ba nhiệm vụ có thể làm cho ngày đó trở nên hữu ích. Những nhiệm vụ này phải đủ rõ ràng để hoàn thành hoặc tiến về phía trước. Danh sách hàng ngày có thể trông như thế này: 1. Xem lại kết quả khảo sát khách hàng 2. Gửi đề xuất đã sửa đổi 3. Sửa lỗi trang thanh toán Các nhiệm vụ khác có thể nằm trong danh sách hàng tuần rộng hơn. Điều này giúp kế hoạch hàng ngày của tôi tập trung và dành chỗ cho những công việc bất ngờ. Tôi cũng ước tính thời gian mỗi nhiệm vụ có thể cần. Một nhiệm vụ trông có vẻ nhỏ nhặt có thể mất cả giờ đồng hồ khi nó bao gồm nghiên cứu, chỉnh sửa và giao tiếp. Ước tính sơ bộ giúp tôi xây dựng kế hoạch phù hợp trong ngày. ### Biến mỗi nhiệm vụ thành hành động tiếp theo Nhiều nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành vì chúng mô tả một kết quả hơn là một hành động. “Cải thiện trang web” là một kết quả. “Liệt kê ba trang có tỷ lệ thoát cao nhất” là một hành động. “Lên kế hoạch cho cuộc họp nhóm” là một kết quả. “Viết bốn câu hỏi cho chương trình họp” là một hành động. Tôi tự hỏi: “Bây giờ tôi có thể làm gì với tay hoặc máy tính?” Câu hỏi đó thường loại bỏ sự chậm trễ giữa việc lập kế hoạch và bắt đầu. ### Sử dụng các khối thời gian có chỗ để điều chỉnh. Tôi viết một lịch trình ngắn bên cạnh danh sách nhiệm vụ của mình. Ví dụ: - 9:00–9:30: Trả lời email ưu tiên - 9:30–10:30: Xem lại kết quả khảo sát - 10:30–10:45: Nghỉ giải lao - 10:45–11:30: Soạn thảo đề xuất - 2:00–2:30: Kiểm tra trang thanh toán Tôi tránh điền mỗi phút. Một câu hỏi của khách hàng, một cuộc thảo luận nhóm hoặc một vấn đề kỹ thuật có thể làm thay đổi kế hoạch. Một lịch trình linh hoạt cho tôi không gian để phản hồi mà không làm mất đi định hướng chính trong ngày. Khi tôi giao một nhiệm vụ vào một khoảng thời gian, tôi tập trung vào nhiệm vụ đó thay vì liên tục quyết định phải làm gì tiếp theo. ### Viết ra những gián đoạn Không phải lúc nào cũng có thể tránh được gián đoạn. Tôi có thể nhớ ra một ý tưởng mới trong khi viết email. Một đồng nghiệp có thể yêu cầu giúp đỡ. Một tin nhắn có thể tạo ra một nhiệm vụ khác. Thay vì hành động theo mọi suy nghĩ cùng một lúc, tôi viết nó vào phần “sau”. Ví dụ: - Kiểm tra phần mềm mới - Hỏi nhà cung cấp về ngày giao hàng - Đọc bài viết được nhóm chia sẻ - Xem lại ngân sách của tháng tiếp theo. Điều này giúp bạn xem xét được nhiệm vụ hiện tại. Tôi có thể xem các ghi chú bổ sung trong quá trình ôn tập theo kế hoạch thay vì thực hiện chúng trong mọi hoạt động. ### Giữ một bản ghi ngắn gọn vào cuối ngày Vào cuối ngày làm việc, tôi kiểm tra những gì đã diễn ra. Tôi đánh dấu: - Nhiệm vụ đã hoàn thành - Nhiệm vụ cần nhiều thời gian - Nhiệm vụ không còn quan trọng - Nhiệm vụ mới cần có địa điểm - Một hành động rõ ràng cho sáng hôm sau Thói quen này giúp tôi bắt đầu ngày hôm sau ít ồn ào tinh thần hơn. Một ngày làm việc thực sự có thể không kết thúc với mọi ô được đánh dấu. Một báo cáo có thể cần nhiều dữ liệu hơn. Một khách hàng có thể trì hoãn một quyết định. Sự cố kỹ thuật có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Biên bản vẫn ghi lại những gì đã xảy ra và những gì xảy ra tiếp theo. ### Giữ cho hệ thống dễ sử dụng Một hệ thống lập kế hoạch thất bại khi cần nhiều nỗ lực để duy trì hơn bản thân công việc. Tôi giữ phương pháp của mình ở mức nhỏ: - Một danh sách nhiệm vụ chính - Một kế hoạch ngắn gọn hàng ngày - Nơi dành cho những ý tưởng sau này - Một vài phút để xem xét Tôi không cần thiết lập phức tạp để đạt được tiến bộ. Tôi cần một nơi rõ ràng để viết ra mọi thứ và có thời gian thường xuyên để đọc danh sách. Viết ra mọi suy nghĩ sẽ không làm cho mọi công việc trở nên dễ dàng. Nó có thể giảm bớt các quyết định lặp lại, bảo vệ sự chú ý của tôi và hiển thị bước tiếp theo rõ ràng hơn. Khi tôi cảm thấy bận rộn nhưng không chắc mình đã đạt được điều gì, tôi quay lại trang đó. Tôi loại bỏ những nhiệm vụ mơ hồ, chọn một nhóm nhỏ các hành động và giao cho mỗi việc một vị trí trong ngày. Sự tiến bộ trở nên dễ nhìn thấy hơn khi nó được viết trước mặt tôi.
Nhiều kế hoạch có vẻ hữu ích khi chúng ở trong đầu chúng ta. Tôi có thể viết ra một mục tiêu, cảm thấy có động lực trong một ngày và sau đó mất dấu nó khi công việc, nhiệm vụ gia đình hoặc sự mệt mỏi ập đến. Vấn đề thường không phải là thiếu tham vọng. Kế hoạch quá rộng, hành động tiếp theo không rõ ràng và không có cách đơn giản nào để xem điều gì đang hiệu quả. Viết nhật ký giúp cho kế hoạch có một nơi để hiển thị rõ ràng. Khi tôi viết về những gì tôi muốn, những gì tôi đã làm và những gì cản trở tôi, tôi biến một ý tưởng mơ hồ thành một chuỗi những lựa chọn nhỏ. Tạp chí không hoàn thành công việc cho tôi. Nó giúp tôi nhận thấy công việc cần thực hiện tiếp theo. ## Tôi bắt đầu với một mục tiêu rõ ràng. Thật khó để thực hiện được những mục tiêu như “khỏe mạnh hơn” hoặc “phát triển công việc kinh doanh của mình”. Tôi có thể quan tâm đến nó nhưng vẫn chưa có nhiệm vụ rõ ràng nào cho ngày hôm nay. Tôi làm cho mục tiêu dễ hiểu hơn bằng cách viết câu trả lời cho ba câu hỏi: - Tôi muốn thay đổi điều gì? - Tại sao chuyện này lại quan trọng với tôi? - Tôi có thể kiểm tra kết quả gì? Ví dụ: tôi có thể thay thế “viết nhiều hơn” bằng “viết 500 từ ba lần mỗi tuần trong tháng tiếp theo”. Phiên bản này cung cấp cho tôi một nhiệm vụ, một lịch trình và một cách để xem lại tiến trình của tôi. Mục tiêu không cần phải hoàn hảo. Nó cần hướng dẫn quyết định tiếp theo của tôi. ## Tôi biến mục tiêu thành những hành động nhỏ Những kế hoạch lớn thường tạo áp lực vì chứa đựng quá nhiều điều chưa biết. Nhật ký giúp tôi chia chúng thành những hành động phù hợp với ngày của tôi. Nếu tôi muốn mở một cửa hàng trực tuyến nhỏ, ghi chú của tôi có thể như sau: - Chọn danh mục sản phẩm - Liệt kê các nguồn cung cấp tôi đã có - So sánh ba phương án giao hàng - Chụp năm bức ảnh sản phẩm - Viết một mô tả sản phẩm - Yêu cầu hai người đánh giá trang cửa hàng Mỗi nhiệm vụ bắt đầu dễ dàng hơn so với việc “khai trương cửa hàng”. Tôi cũng có thể thấy kế hoạch đã dừng lại ở đâu. Chi tiết đó quan trọng. Nếu tôi tiếp tục trì hoãn cửa hàng, ghi chú của tôi có thể cho thấy rằng tôi không trốn tránh toàn bộ dự án. Tôi có thể không chắc chắn về giá cả hoặc hình ảnh sản phẩm. Tạp chí đưa mối quan tâm đó vào xem xét. ## Tôi sử dụng mục nhập tiến độ hàng ngày Mục nhập hàng ngày của tôi không cần dài. Một vài dòng có thể là đủ: Nhiệm vụ hôm nay: Viết mô tả sản phẩm đầu tiên. Những gì tôi đã làm: Soạn thảo mô tả và kiểm tra số đo. Điều gì làm tôi chậm lại: Tôi không chắc nên trả lời câu hỏi nào của khách hàng trước. Hành động tiếp theo: Hỏi hai khách hàng xem họ tìm kiếm thông tin gì trước khi mua. Định dạng này giúp tôi gần gũi với công việc. Nó cũng ngăn ngừa một sai lầm phổ biến: coi một ngày bận rộn là một ngày làm việc hiệu quả mà không kiểm tra xem điều gì thực sự đã diễn ra. Một mục nhật ký ngắn có thể cho thấy sự khác biệt giữa hoạt động và tiến độ. ## Tôi ghi lại những trở ngại mà không phán xét bản thân. Kế hoạch thay đổi. Tôi có thể bị ốm, nhận được yêu cầu làm việc khẩn cấp hoặc phát hiện ra rằng một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Nếu tôi coi mọi sự chậm trễ là thất bại cá nhân thì tôi có thể ngừng sử dụng kế hoạch. Tôi thích viết trở ngại bằng ngôn ngữ đơn giản hơn: - Tôi đã đánh giá thấp thời gian nghiên cứu. - Tôi đã chọn một nhiệm vụ cần thông tin mà tôi không có. - Tôi đặt nhiệm vụ vào thời điểm mà tôi kém chú ý. - Tôi đã cố gắng giải quyết quá nhiều việc trong một buổi học. Những ghi chú này giúp tôi điều chỉnh hệ thống. Một nhiệm vụ bị bỏ lỡ sẽ trở thành thông tin chứ không phải là nhãn hiệu về tính cách của tôi. Ví dụ, tôi từng dự định học sau một ngày làm việc trọn vẹn. Kế hoạch này trên giấy tờ trông có vẻ hợp lý nhưng tôi vẫn tiếp tục trì hoãn. Nhật ký của tôi thể hiện một mô hình đơn giản: Tôi tập trung tốt hơn trong giờ nghỉ trưa. Tôi thay đổi thời gian học thành 25 phút vào buổi trưa và thực hiện nhiệm vụ nhỏ hơn. Kế hoạch bắt đầu phù hợp với năng lượng thực tế của tôi. ## Tôi xem lại tuần Việc xem lại nhật ký hàng tuần giúp tôi nhận ra những khuôn mẫu dễ bỏ sót từ ngày này sang ngày khác. Tôi hỏi: - Tôi đã hoàn thành những nhiệm vụ nào? - Nhiệm vụ nào còn dang dở? - Điều gì đã giúp tôi bắt đầu? - Điều gì gây ra sự chậm trễ? - Tuần tới tôi nên thay đổi điều gì? Tôi có thể phát hiện ra rằng mình đã hoàn thành nhiệm vụ viết khi chuẩn bị chủ đề vào tối hôm trước. Tôi cũng có thể thấy rằng những nhiệm vụ mơ hồ vẫn chưa được xử lý. Kiến thức đó có thể định hình kế hoạch của tuần tiếp theo. Việc xem xét sẽ dẫn đến một hoặc hai thay đổi chứ không phải một danh sách dài những lời hứa hẹn. Nếu tôi tiếp tục bỏ lỡ nhiệm vụ kéo dài một giờ, tôi có thể chia nó thành hai buổi, mỗi buổi 30 phút. Nếu cảm thấy nhiệm vụ vẫn chưa rõ ràng, tôi có thể xác định hành động vật lý đầu tiên, chẳng hạn như mở tài liệu, thu thập ba nguồn hoặc gửi một tin nhắn. ## Tôi kết nối việc viết nhật ký với một bản ghi có thể nhìn thấy Nhật ký sẽ trở nên hữu ích hơn khi tôi có thể thấy được sự tiến bộ theo thời gian. Tôi có thể sử dụng lịch đơn giản, danh sách kiểm tra hoặc bảng có bốn cột: | Ngày | Kế hoạch hành động | Hành động đã hoàn thành | Bước tiếp theo | |---|---|---|---| Hồ sơ này cho tôi bằng chứng. Tôi không cần phải dựa vào trí nhớ hay tâm trạng khi quyết định xem kế hoạch có tiến triển hay không. Hồ sơ cũng giữ cho kỳ vọng trở nên thực tế. Nếu tôi hoàn thành bốn buổi học tập trung trong một tháng thì đó là thông tin hữu ích. Nó có thể cho thấy rằng mục tiêu tiếp theo của tôi nên dựa trên bốn buổi tập chứ không phải một con số lý tưởng không phù hợp với lịch trình của tôi. Viết nhật ký hoạt động tốt nhất khi nó đủ đơn giản để tiếp tục. Tôi không cần một cuốn sổ tay đặc biệt, một thói quen buổi sáng dài hay một phong cách viết hoàn hảo. Tôi cần một mục tiêu rõ ràng, một hành động nhỏ tiếp theo và một khoảng thời gian thường xuyên để xem lại những gì đã xảy ra. Một kế hoạch sẽ tiến triển khi tôi có thể nhìn thấy bước tiếp theo, thực hiện nó, học hỏi từ kết quả và điều chỉnh lộ trình. Viết cho tôi một cách thực tế để lặp lại quá trình đó.
Một ngày bận rộn có thể trôi qua trước khi tôi có ý tưởng rõ ràng về điều gì đáng để tôi quan tâm. Tin nhắn, tab đang mở, cuộc họp và nhiệm vụ nhỏ cạnh tranh nhau để giành lấy cùng một không gian tinh thần. Khi tôi viết ra mọi thứ, công việc của tôi cảm thấy dễ quản lý hơn vì tôi có thể nhìn thấy từng suy nghĩ một. Nhật ký bìa cứng cho tôi một nơi ổn định để lập kế hoạch, suy ngẫm và quay lại nhiệm vụ chính của mình. ### Tạo một thói quen tập trung đơn giản. Tôi bắt đầu với một trang và ba lời nhắc ngắn: - Hôm nay tôi cần chú ý điều gì? - Có thể đợi được gì? - Điều gì sẽ khiến ngày này trở nên hữu ích? Việc này chỉ mất vài phút. Nó cũng giúp tôi tách biệt những ưu tiên thực sự khỏi những nhiệm vụ chỉ mang tính cấp bách. Nhật ký có tác dụng tốt nhất khi thói quen đó dễ lặp lại. Tôi không cần phải điền nhiều trang hay viết những câu hoàn hảo. Một vài đường nét rõ ràng có thể đủ để định hình một ngày. ### Lưu giữ một nhiệm vụ Khi có một dự án lớn, tôi viết hành động nhỏ tiếp theo thay vì ghi lại toàn bộ kế hoạch cùng một lúc. Ví dụ: - Mở hồ sơ dự án - Xem lại ba ghi chú cuối cùng - Viết đoạn đầu tiên - Kiểm tra bản nháp trước khi ăn trưa Cách làm này có thể làm giảm cảm giác bế tắc. Trang này chỉ cho tôi nơi bắt đầu, trong khi bìa cứng giữ cho cuốn nhật ký luôn mở và cố định trên bàn của tôi. ### Sử dụng nhật ký trong giờ nghỉ làm Một khoảng dừng ngắn có thể giúp tôi quay lại làm việc với tinh thần minh mẫn hơn. Tôi có thể viết: “Tôi bị phân tâm bởi email.” Sau đó tôi nói thêm: “Kiểm tra email sau khối công việc 25 phút này.” Lời ghi chú nhỏ này sẽ giúp bạn có chỗ để giải tỏa sự phân tâm. Tôi không cần phải hành động theo mọi suy nghĩ ngay khi nó xuất hiện. Một học sinh có thể sử dụng phương pháp tương tự trong khi học. Một nhà thiết kế có thể ghi lại một ý tưởng sơ bộ trước khi chuyển đổi dự án. Ai đó làm việc tại nhà có thể liệt kê cuộc gọi, công việc hoặc lời nhắc gia đình tiếp theo mà không để nó tiếp quản khối công việc hiện tại. ### Làm cho các trang phù hợp với thói quen của bạn Nhật ký bìa cứng có thể hỗ trợ các phong cách viết khác nhau: - Lập kế hoạch hàng ngày - Ghi chú cuộc họp - Đánh giá nghiên cứu - Ý tưởng sáng tạo - Các bài viết biết ơn - Đọc ghi chú - Mục tiêu cá nhân Tôi thích chừa một khoảng trống giữa các chủ đề. Điều này làm cho các ghi chú cũ dễ tìm hơn và tạo cơ hội cho những suy nghĩ mới phát triển. Bìa cũng giúp bảo vệ các trang khi tôi mang cuốn nhật ký giữa nhà, nơi làm việc và quán cà phê. Nó giống như một bản ghi lâu dài hơn là một chồng giấy rời rạc. ### Chọn bố cục mà bạn sẽ sử dụng Nhật ký có dòng kẻ phù hợp với việc viết và ghi chú hàng ngày. Bố cục chấm có thể trợ giúp với các danh sách, biểu đồ đơn giản hoặc theo dõi thói quen. Một trang trống mang lại nhiều tự do hơn cho các bản phác thảo và bản đồ tư duy. Định dạng tốt nhất là định dạng mở ra một cách tự nhiên. Một cuốn nhật ký trông đẹp mắt nhưng không phù hợp với thói quen của bạn có thể vẫn chưa được sử dụng. Tôi sẽ lựa chọn dựa trên cách tôi đã suy nghĩ và làm việc. ### Giữ quy trình thực tế Viết nhật ký sẽ không loại bỏ mọi phiền nhiễu. Nó không thể thay thế việc nghỉ ngơi, ranh giới công việc rõ ràng hoặc một lịch trình hợp lý. Nó có thể giúp những suy nghĩ phân tán trở thành một nơi dễ thấy và giúp tôi quyết định phải làm gì tiếp theo. Quy tắc của tôi rất đơn giản: viết ít hơn, chọn một nhiệm vụ và bắt đầu. Giá trị đến từ việc quay lại trang thường xuyên chứ không phải từ việc điền vào đó những mục hoàn hảo. Nhật ký bìa cứng có thể trở thành một phần yên tĩnh trong ngày. Nó chứa các kế hoạch, câu hỏi, ý tưởng và những ghi chép nhỏ về tiến trình. Khi sự chú ý của tôi bắt đầu di chuyển theo quá nhiều hướng, một trang trống sẽ giúp tôi tạm dừng và tập trung vào bước tiếp theo. Chúng tôi hoan nghênh các câu hỏi của bạn: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
David Allen 2015 Hoàn thành công việc Nghệ thuật tạo ra năng suất thoải mái James Clear 2018 Thói quen nguyên tử Một cách dễ dàng và đã được chứng minh để xây dựng thói quen tốt và phá vỡ thói quen xấu Cal Newport 2016 Quy tắc làm việc sâu để tập trung thành công trong một thế giới bị phân tâm Barbara Oakley và Terrence Sejnowski 2017 Học cách học Mihaly Csikszentmihalyi 1990 Flow Tâm lý của trải nghiệm tối ưu Julia Cameron 1992 Con đường nghệ sĩ Con đường tâm linh dẫn đến khả năng sáng tạo cao hơn
