Biến đổi bàn làm việc của bạn với 3 công cụ thông minh này

Một chiếc bàn làm việc có thể trông gọn gàng nhưng vẫn khiến công việc trở nên khó khăn hơn bình thường. Đèn bàn yếu tạo ra hiện tượng chói màn hình, dây cáp lỏng lẻo chiếm không gian làm việc và việc chuyển đổi giữa các thiết bị có thể làm chậm một tác vụ đơn giản. Tôi đã từng giải quyết cả ba vấn đề này trong những buổi viết dài. Bàn làm việc của tôi không rộng nên mọi đồ vật đều cần có mục đích rõ ràng. Ba công cụ thông minh này đã giúp tôi thiết lập gọn gàng hơn mà không cần thay thế toàn bộ bàn làm việc. 1. Thanh đèn màn hình giúp màn hình thoải mái hơn Thanh đèn màn hình nằm phía trên màn hình và chiếu ánh sáng khắp bàn làm việc. Nó chiếm ít không gian hơn đèn bàn tiêu chuẩn và có thể làm giảm độ tương phản rõ nét giữa màn hình sáng và phòng tối. Tôi sử dụng của tôi khi đọc tài liệu vào ban đêm. Ánh sáng bao phủ bàn phím và máy tính xách tay của tôi trong khi vẫn giữ cho khu vực xung quanh màn hình mềm mại hơn. Model có độ sáng và nhiệt độ màu có thể điều chỉnh mang lại khả năng kiểm soát tốt hơn cho các tác vụ khác nhau. Hãy tìm: - Thiết kế phù hợp với màn hình của bạn - Độ sáng có thể điều chỉnh - Độ phản chiếu màn hình thấp - Điều khiển bằng nút hoặc cảm ứng đơn giản - Giá đỡ ổn định Thanh ánh sáng không thay thế thói quen sử dụng màn hình lành mạnh. Tôi vẫn nghỉ giải lao đôi chút và điều chỉnh vị trí màn hình khi mắt cảm thấy mệt mỏi. 2. Hub USB-C để thiết lập kết nối gọn gàng hơn Máy tính xách tay hiện đại thường có số cổng hạn chế. Hub USB-C có thể kết nối màn hình, bàn phím, chuột, ổ lưu trữ hoặc thẻ nhớ thông qua một thiết bị nhỏ. Điều này hữu ích cho những người di chuyển giữa nhà, văn phòng và không gian làm việc chung. Tôi giữ hub bên cạnh màn hình của mình và kết nối các phụ kiện một lần. Khi cần rời đi, tôi rút một dây cáp thay vì tháo nhiều phích cắm nhỏ. Trước khi chọn hub USB-C, hãy kiểm tra: - Các cổng mà thiết bị của bạn cần - Hỗ trợ độ phân giải màn hình của bạn - Hỗ trợ cấp nguồn - Tốc độ truyền dữ liệu - Chiều dài cáp - Khả năng tương thích với máy tính xách tay của bạn Hub không thể cải thiện thiết bị vượt quá giới hạn của chính nó. Nếu máy tính xách tay của bạn chỉ hỗ trợ một đầu ra màn hình nhất định, hub sẽ không tạo ra tiêu chuẩn hiển thị cao hơn. 3. Bộ quản lý cáp để có nhiều không gian sử dụng hơn Cáp thường gây ra nhiều rắc rối hơn dự kiến. Chúng bám bụi, rơi xuống phía sau bàn làm việc và khiến việc di chuyển màn hình hoặc dọn dẹp khu vực làm việc trở nên khó khăn hơn. Bộ quản lý cáp cơ bản có thể bao gồm kẹp dính, dây đai có thể tái sử dụng và khay cáp. Tôi đặt dải nguồn dưới bàn, nhóm cáp theo thiết bị và chừa lại một đoạn dài nhỏ gần mỗi kết nối. Điều này giữ cho bàn sạch sẽ mà không cần kéo dây cáp. Một phương pháp thiết lập đơn giản hoạt động hiệu quả: 1. Rút mọi dây cáp ra. 2. Chỉ giữ lại những kết nối bạn sử dụng. 3. Nhóm cáp nguồn riêng biệt với cáp màn hình và cáp dữ liệu. 4. Dán nhãn cả hai đầu cáp trông giống nhau. 5. Cố định các nhóm dưới bàn làm việc. 6. Để đủ độ chùng cho chuyển động bình thường. Tránh gắn dây cáp nặng vào kẹp dính yếu. Làm sạch và khô bề mặt trước khi đặt chúng, sau đó để keo có thời gian giữ lại. Một chiếc bàn tốt hơn không cần ngân sách lớn hoặc thiết kế lại hoàn toàn. Ánh sáng phù hợp có thể giúp công việc buổi tối thoải mái hơn. Hub USB-C có thể giảm bớt những thay đổi kết nối hàng ngày. Quản lý cáp có thể trả lại không gian hữu ích cho một máy trạm nhỏ. Tôi khuyên bạn nên bắt đầu với vấn đề ảnh hưởng đến bạn nhiều nhất. Nếu bàn làm việc của bạn có cảm giác tối, hãy chọn thanh đèn màn hình. Nếu máy tính xách tay của bạn thiếu cổng, hãy xem qua bộ chia USB-C. Nếu cáp chiếm lĩnh khu vực làm việc, hãy bắt đầu bằng bộ quản lý cáp. Những thay đổi nhỏ có tác dụng tốt nhất khi chúng phù hợp với nhu cầu thực sự.

Không gian làm việc có thể trông gọn gàng nhưng vẫn khiến công việc hàng ngày trở nên khó khăn hơn. Dây cáp trải dài trên bàn, tập tin nằm ở những vị trí khác nhau và những gián đoạn nhỏ sẽ làm bạn mất tập trung. Tôi đã từng dành quá nhiều thời gian để tìm kiếm bộ sạc, ghi chú và chi tiết dự án. Không gian làm việc thông minh hơn không cần thiết bị đắt tiền. Nó cần một thiết lập giúp tôi tìm đồ, hoàn thành nhiệm vụ và sắp xếp lại bàn làm việc mà tốn ít công sức hơn. Bước 1: Đặt mọi vật dụng ở một nơi rõ ràng Tôi bắt đầu với những vật dụng tôi sử dụng hàng ngày: - Laptop và màn hình - Notebook và bút - Điện thoại và bộ sạc - Tai nghe - Tài liệu và các dụng cụ văn phòng nhỏ Các vật dụng được sử dụng thường ở trong tầm tay dễ dàng. Những đồ vật ít được sử dụng thường được chuyển vào ngăn kéo, kệ hoặc hộp đựng. Điều này giúp khu vực làm việc chính luôn thông thoáng mà không che giấu những thứ tôi cần trong ngày. Điều khiển cáp cũng tạo nên sự khác biệt. Tôi dán nhãn các bộ sạc, nhóm cáp theo thiết bị và sử dụng một chiếc kẹp nhỏ hoặc hộp đựng cáp để ngăn chúng trượt ra phía sau bàn làm việc. Một nhãn đơn giản như “màn hình”, “điện thoại” hoặc “sao lưu” sẽ tiết kiệm thời gian sau này. Quy tắc của tôi rất thực tế: nếu tôi không thể trả một món đồ về vị trí của nó trong vài giây thì hệ thống lưu trữ cần phải thay đổi. Bước 2: Tạo một ngôi nhà kỹ thuật số cho công việc của bạn Bàn làm việc sạch sẽ không thể giải quyết được hệ thống tệp lộn xộn. Tôi giữ công việc tích cực trong một thư mục chính và sử dụng kiểu đặt tên nhất quán. Ví dụ: - Client_Project_Notes - Client_Project_Draft - Client_Project_Final Tôi tránh những tên như tệp mới hoặc phiên bản cuối cùng. Những nhãn đó làm cho việc biết tài liệu nào hiện hành trở nên khó khăn hơn. Cấu trúc thư mục ngắn phù hợp với nhiều người: - Dự án đang hoạt động - Tệp tham khảo - Cá nhân - Lưu trữ Tôi cũng giữ một danh sách nhiệm vụ thay vì viết lời nhắc trên giấy rời, tin nhắn trò chuyện và tab trình duyệt. Mỗi nhiệm vụ bao gồm một hành động rõ ràng, chẳng hạn như “xem lại bản sao sản phẩm” thay vì “dự án sản phẩm”. Năm ngoái, tôi đã giúp một nhóm thiết kế nhỏ đơn giản hóa thư mục dùng chung. Nhóm đã di chuyển các tệp hiện tại vào một thư mục dự án và đặt các phiên bản cũ hơn vào một thư mục lưu trữ. Các thành viên trong nhóm dành ít thời gian hơn để hỏi nơi lưu trữ tệp và các thành viên mới có thể hiểu bố cục thư mục nhanh hơn. Bước 3: Xây dựng nhịp độ làm việc phù hợp với ngày của bạn Một không gian làm việc thông minh sẽ hỗ trợ cách tôi thực sự làm việc. Tôi chia ngày của mình thành các khối dựa trên năng lượng và loại nhiệm vụ. Làm việc sâu có thể cần một bàn làm việc yên tĩnh, đóng các thông báo và một danh sách ngắn các ưu tiên. Nhiệm vụ giao tiếp có thể phù hợp với khoảng thời gian đã đặt cho email, tin nhắn và cuộc họp. Các nhiệm vụ nhỏ có thể được nhóm lại với nhau thay vì làm gián đoạn các dự án lớn hơn. Trước khi bắt đầu, tôi chọn một nhiệm vụ chính và hai nhiệm vụ nhỏ hơn. Điều này giữ cho kế hoạch thực tế. Khi danh sách trở nên quá dài, tôi thường dành nhiều thời gian để sắp xếp lại công việc hơn là hoàn thành chúng. Vào cuối ngày làm việc, tôi dành năm phút để: - Đóng các tab không sử dụng - Trả các mục trên bàn về vị trí của chúng - Viết ra những nhiệm vụ còn dang dở - Chuẩn bị nhiệm vụ đầu tiên cho phiên làm việc tiếp theo. Việc thiết lập lại nhỏ này giúp tôi bắt đầu với ít xích mích hơn vào ngày hôm sau. Một không gian làm việc thông minh hơn không phải là lấp đầy bàn làm việc với các thiết bị hay tạo ra một văn phòng hoàn hảo. Đó là về việc loại bỏ các vấn đề lặp đi lặp lại. Lưu trữ các mục hữu ích ở nơi bạn có thể lấy chúng, giữ cho các tệp kỹ thuật số dễ tìm và sử dụng nhịp độ làm việc phù hợp với nhu cầu của bạn. Tôi đề nghị thay đổi từng phần của không gian làm việc. Sau một vài ngày, hãy chú ý xem điều gì vẫn gây ra sự chậm trễ. Phản hồi đó sẽ cho bạn thấy những gì cần điều chỉnh tiếp theo.

Một bàn làm việc đông đúc có thể khiến công việc đơn giản trở nên khó khăn hơn. Dây cáp lỏng lẻo vướng vào tay tôi, màn hình máy tính xách tay nằm quá thấp và ánh sáng yếu khiến những buổi đọc sách kéo dài trở nên mệt mỏi. Tôi không cần một chiếc bàn đầy những tiện ích để giải quyết những vấn đề này. Ba công cụ nhỏ có thể tạo ra sự khác biệt rõ ràng: thanh đèn màn hình, giá đỡ máy tính xách tay dọc và khay cáp dưới bàn. Những công cụ này rất dễ dàng để thêm vào văn phòng tại nhà, khu vực học tập hoặc không gian làm việc chung. Lựa chọn phù hợp tùy thuộc vào kích thước bàn làm việc, cách thiết lập thiết bị và công việc hàng ngày của bạn. 1. Thanh đèn màn hình để chiếu sáng bàn nhẹ nhàng hơn Tôi từng để một chiếc đèn nhỏ bên cạnh màn hình của mình. Nó chiếm không gian bàn làm việc và thường được phản ánh trên màn hình. Thanh đèn màn hình đã giải quyết cả hai vấn đề bằng cách đặt lên trên màn hình và chiếu ánh sáng xuống bàn làm việc. Một model tốt thường cung cấp độ sáng có thể điều chỉnh và một số cài đặt màu sắc. Tôi sử dụng cài đặt mát hơn khi đọc tài liệu và cài đặt ấm hơn khi tôi làm việc nhẹ trên máy tính. Đèn sẽ chiếu sáng bàn phím và ghi chú mà không chiếu thẳng vào mắt bạn. Trước khi mua, hãy kiểm tra các chi tiết sau: - Chiều rộng và hình dạng màn hình của bạn - Đèn có kẹp ổn định hay không - Điều khiển độ sáng - Chiều dài cáp - Đèn có tạo ánh sáng chói trên màn hình của bạn hay không. Tôi đã kiểm tra đèn này trong một tác vụ bảng tính muộn. Bàn làm việc của tôi vẫn sáng sủa và ánh sáng chiếu tới cuốn sổ của tôi mà không che mất màn hình. Nó không thay thế được ánh sáng trong phòng chính nhưng nó khiến khu vực làm việc trở nên thoải mái hơn. 2. Giá đỡ máy tính xách tay dọc để có thêm không gian bàn làm việc Máy tính xách tay có thể thực hiện nhiều công việc nhưng vị trí màn hình thấp không phải lúc nào cũng thoải mái khi tôi sử dụng trong vài giờ. Giá đỡ máy tính xách tay dọc giúp thiết bị có một vị trí cố định và chừa chỗ cho bàn phím và chuột riêng biệt. Thiết lập này hoạt động tốt khi máy tính xách tay kết nối với màn hình ngoài. Tôi đặt máy tính xách tay vào giá đỡ, kết nối một cáp USB-C và sử dụng màn hình lớn hơn làm màn hình chính. Máy tính xách tay vẫn dễ dàng tiếp cận trong khi phần giữa bàn vẫn mở. Hãy tìm: - Chân đế không dễ trượt - Lớp đệm nơi máy tính xách tay chạm vào chân đế - Khe hở đủ rộng cho thiết bị của bạn - Luồng khí tốt xung quanh máy tính xách tay - Thiết kế phù hợp với độ dày máy tính xách tay của bạn Chân đế không tự nâng màn hình lên ngang tầm mắt. Nếu tôi sử dụng máy tính xách tay làm màn hình chính, tôi chọn giá đỡ nâng lên thay vì giá đỡ dọc. Sự khác biệt nhỏ đó rất quan trọng. Công cụ này phải phù hợp với cách bạn làm việc, không chỉ hình thức bên ngoài của bàn làm việc. 3. Khay cáp dưới bàn để thiết lập gọn gàng hơn Cáp là một trong những thứ đầu tiên tôi nhận thấy khi bàn làm việc có vẻ bừa bộn. Cáp sạc rơi xuống sàn, ổ cắm điện bám đầy bụi và một lần kéo sai có thể ngắt kết nối nhiều thiết bị. Khay cáp dưới bàn giữ dải nguồn và chiều dài cáp bổ sung bên dưới màn hình. Tôi đặt khay gần mép sau, chừa đủ không gian cho phích cắm uốn cong mà không cần áp lực. Các kẹp dính ngắn dẫn cáp màn hình, bàn phím và bộ sạc về phía khay. Quá trình thiết lập thực tế mất vài phút: 1. Rút phích cắm của mọi thiết bị và dán nhãn cho các dây cáp. 2. Quyết định thiết bị nào cần duy trì kết nối. 3. Gắn khay ở nơi chân bạn không chạm vào. 4. Chừa lại một ít chiều dài cáp để vệ sinh và di chuyển bàn làm việc. 5. Kiểm tra từng thiết bị trước khi giấu dây bổ sung. Tôi đã từng nhóm tất cả các dây cáp của mình theo thiết bị thay vì theo mục đích. Điều đó khiến bàn làm việc trông gọn gàng hơn nhưng việc tìm được bộ sạc phù hợp lại trở nên khó khăn hơn. Bây giờ tôi tách cáp nguồn khỏi cáp dữ liệu và giữ một cáp sạc dự phòng trong một ngăn kéo nhỏ. Máng cáp không cần phải lớn. Khay hẹp có thể phù hợp với bàn làm việc nhỏ, trong khi mẫu rộng hơn sẽ hữu ích khi bạn sử dụng loa, màn hình, máy tính để bàn và một số bộ sạc. Tôi sẽ chọn ba công cụ như thế nào Tôi bắt đầu với vấn đề mà tôi thường nhận thấy nhất. Nếu bàn làm việc có cảm giác tối, tôi chọn thanh đèn màn hình. Nếu máy tính xách tay của tôi chiếm quá nhiều không gian hoặc đặt ở độ cao không phù hợp, tôi sẽ chọn giá đỡ máy tính xách tay. Nếu dây lỏng lẻo tạo ra sự khó chịu hàng ngày, tôi sẽ bắt đầu với việc bảo quản cáp. Tôi cũng đo bàn trước khi đặt bất cứ thứ gì. Một công cụ vừa với bàn làm việc văn phòng lớn có thể tạo cảm giác cồng kềnh trên một chiếc bàn hẹp. Tôi kiểm tra chiều rộng có sẵn, vị trí ổ cắm trên tường và khoảng trống dưới mặt bàn. Các dụng cụ trên bàn nhỏ hoạt động tốt nhất khi mỗi người có một công việc rõ ràng. Thanh đèn giúp cải thiện ánh sáng khi làm việc, giá đỡ máy tính xách tay hỗ trợ thiết lập màn hình sạch hơn và khay cáp giúp kiểm soát dây nguồn và dữ liệu. Tôi thà sử dụng ba món đồ hữu ích còn hơn là lấp đầy bàn làm việc với những đồ dùng hiếm khi rời khỏi hộp.

Một chiếc bàn làm việc có thể trông gọn gàng nhưng vẫn khiến công việc trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Màn hình thấp có thể khiến tôi đau cổ, ánh sáng kém có thể khiến mắt tôi mỏi và dây cáp lỏng lẻo có thể biến không gian làm việc nhỏ thành nơi làm tôi mất tập trung hàng ngày. Tôi không cần một văn phòng lớn hay thiết bị đắt tiền để cải thiện quá trình thiết lập của mình. Một số vật dụng cần thiết hữu ích trên bàn làm việc có thể hỗ trợ tư thế tốt hơn, khả năng tập trung rõ ràng hơn và thói quen làm việc suôn sẻ hơn. ### 1. Giá đỡ màn hình Tôi thường chỉ chú ý đến màn hình sau khi cổ tôi bắt đầu cảm thấy căng thẳng. Khi màn hình đặt quá thấp, tôi phải dành hàng giờ để nhìn xuống. Chân đế màn hình nâng màn hình lên vị trí thoải mái hơn và tạo không gian lưu trữ bên dưới. Tôi đặt cạnh trên của màn hình gần tầm mắt. Mắt tôi phải chạm vào phần trên của màn hình mà không cần phải cúi đầu xuống. Chiều cao chính xác phụ thuộc vào ghế, kích thước màn hình và tư thế của tôi, vì vậy tôi điều chỉnh nó khi ngồi một cách tự nhiên. Một chiếc giá đỡ cũng có thể giúp tôi cất giữ sổ ghi chép, bàn phím hoặc các dụng cụ văn phòng nhỏ dưới màn hình. Điều đó giữ cho khu vực làm việc chính luôn mở mà không chiếm thêm không gian bàn làm việc. Đối với máy tính xách tay, chân đế hoạt động tốt nhất với bàn phím và chuột riêng biệt. Điều này cho phép tôi nâng màn hình lên trong khi vẫn giữ tay ở vị trí thấp hơn, thoải mái hơn. ### 2. Đèn bàn có ánh sáng có thể điều chỉnh Ánh sáng trong phòng không phải lúc nào cũng chiếu tới không gian tôi viết hoặc đọc. Đèn bàn giúp tôi kiểm soát tốt hơn, đặc biệt là trong những ngày nhiều mây hoặc làm việc buổi tối. Tôi đặt chiếc đèn ở bên cạnh bàn tay đang viết của mình. Điều này làm giảm bóng trên máy tính xách tay của tôi. Nếu mình sử dụng tay phải thì đèn thường hoạt động tốt ở phía bên trái. Tôi cũng hướng ánh sáng về phía bàn thay vì chiếu thẳng vào mắt. Đèn có thể điều chỉnh sẽ giúp ích khi nhiệm vụ của tôi thay đổi. Tôi có thể cần ánh sáng dịu hơn để đọc trên màn hình và chùm sáng tập trung hơn để viết trên giấy. Cài đặt ánh sáng ấm áp hoặc trung tính có thể mang lại cảm giác thoải mái, nhưng sở thích cá nhân mới là vấn đề. Ánh sáng tốt không thể thay thế những giờ nghỉ giải lao thường xuyên. Khi mắt tôi cảm thấy mệt mỏi, tôi rời mắt khỏi màn hình, thư giãn sự tập trung và tạm dừng một chút. ### 3. Hệ thống quản lý cáp đơn giản Cáp lỏng lẻo gây ra những vấn đề nhỏ suốt cả ngày. Chúng bám bụi, trượt ra sau bàn và khiến việc di chuyển bộ sạc khi tôi cần trở nên khó khăn hơn. Kẹp cáp, dây buộc có thể tái sử dụng và hộp cáp nhỏ có thể giải quyết phần lớn tình trạng lộn xộn này. Tôi bắt đầu bằng cách chia các loại cáp thành ba nhóm: - Các loại cáp tôi sử dụng hàng ngày - Các loại cáp tôi thỉnh thoảng sử dụng - Các loại cáp tôi không còn cần trên bàn làm việc. Các loại cáp hàng ngày luôn ở trong tầm tay dễ dàng. Những dây cáp ít sử dụng hơn sẽ được cất vào ngăn kéo hoặc hộp có dán nhãn. Cáp không sử dụng rời khỏi khu vực bàn làm việc. Tôi cũng dán nhãn cả hai đầu của bộ sạc tương tự. Bước đơn giản này giúp tiết kiệm thời gian khi có nhiều thiết bị sử dụng các loại cáp trông giống nhau. Một dải nguồn gắn dưới bàn có thể giữ phích cắm khỏi sàn, nhưng tôi chừa đủ không gian xung quanh nó để luồng không khí lưu thông và truy cập an toàn. Bố trí cáp sạch sẽ không chỉ cải thiện hình thức bên ngoài. Nó giúp việc dọn dẹp bàn làm việc, di chuyển thiết bị và phát hiện cáp bị hỏng trở nên dễ dàng hơn. ### Một cách thiết thực để sắp xếp bàn làm việc là tôi thực hiện thay đổi từng món một thay vì mua nhiều món cùng một lúc. Tôi điều chỉnh chiều cao màn hình và vị trí ghế. Sau đó, tôi kiểm tra xem vai mình có cảm thấy thư giãn hay không và liệu tôi có thể đọc màn hình mà không nghiêng người về phía trước hay không. Tôi đặt đèn ở nơi nó chiếu sáng bàn làm việc mà không gây chói cho màn hình. Tôi thu thập các dây cáp, loại bỏ những dây tôi không sử dụng và cố định phần còn lại bằng kẹp hoặc dây buộc. Một văn phòng nhỏ tại nhà là một ví dụ hữu ích. Một nhà thiết kế tự do mà tôi biết đã sử dụng một chiếc máy tính xách tay trên bàn làm việc, một chiếc đèn phía sau màn hình và một vài bộ sạc trên sàn. Sau khi thêm giá đỡ máy tính xách tay, di chuyển đèn sang một bên và nhóm các dây cáp, bàn làm việc trở nên dễ sử dụng hơn. Trang bị không có nhiều thay đổi. Bố cục đã làm được. Quy tắc của riêng tôi rất đơn giản: mọi vật dụng trên bàn phải hỗ trợ một nhiệm vụ, giảm bớt sự phân tâm hoặc làm cho không gian làm việc dễ bảo trì hơn. Giá đỡ màn hình có thể hỗ trợ chiều cao màn hình, đèn bàn có thể cải thiện ánh sáng khi làm việc và các công cụ cáp có thể giúp kiểm soát khu vực làm việc. Thiết lập tốt nhất không phải là thiết lập có nhiều phụ kiện nhất. Nó giúp tôi làm việc ít căng thẳng hơn và ít bị gián đoạn nhỏ hơn.

Một chiếc bàn bừa bộn có thể khiến một công việc đơn giản trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Giấy tờ che phủ không gian, dây cáp rối tung và các thông báo khiến tôi mất tập trung vào công việc trước mắt. Tôi không cần một văn phòng hoàn hảo để tập trung. Tôi cần một chiếc bàn hỗ trợ cách tôi làm việc. Khi tôi coi bàn làm việc của mình như một khu vực làm việc nhỏ, tôi mất ít thời gian hơn để tìm kiếm đồ đạc và có nhiều thời gian hơn để xử lý công việc trước mắt. ### Dọn dẹp khu vực làm việc. Tôi bắt đầu bằng cách xóa mọi thứ khỏi bàn làm việc. Điều này giúp tôi có cái nhìn rõ hơn về những gì tôi sử dụng và những gì tôi chỉ giữ theo thói quen. Tôi xếp mỗi vật dụng vào một trong ba nhóm: - Dùng hàng ngày - Thỉnh thoảng dùng - Không cần thiết cho bàn làm việc Các vật dụng hàng ngày trở lại bàn làm việc. Nhóm thứ hai di chuyển vào ngăn kéo hoặc kệ gần đó. Nhóm cuối cùng rời khỏi khu vực làm việc. Một bề mặt rõ ràng không cần phải trống. Mục tiêu của tôi là giữ đủ không gian mở cho sổ ghi chép, bàn phím hoặc các công cụ khác hỗ trợ công việc hiện tại của tôi. ### Tạo các vùng đơn giản Tôi chia bàn làm việc thành các khu vực nhỏ tùy theo cách tôi sử dụng chúng. - Khu vực làm việc: máy tính xách tay, màn hình, bàn phím và chuột - Khu vực viết: sổ ghi chép, bút và tài liệu tham khảo - Khu vực lưu trữ: các vật dụng nhỏ mà tôi cần trong ngày - Khu vực cá nhân: một đồ vật giúp không gian trở nên thoải mái. Bố cục này giúp tôi trả các vật dụng về cùng một vị trí. Khi tôi viết xong, cuốn sổ sẽ quay trở lại vùng viết. Khi tôi ngừng sử dụng cáp, nó sẽ quay trở lại khu vực lưu trữ. Bàn làm việc có thể cảm thấy dễ sử dụng hơn khi mọi đồ vật đều có một ngôi nhà rõ ràng. ### Giữ các dụng cụ chính trong tầm tay Những món đồ tôi sử dụng nhiều nhất không buộc tôi phải duỗi người, đứng lên hoặc lục lọi các ngăn kéo. Tôi đặt bàn phím và chuột ở nơi cánh tay tôi có thể tựa một cách tự nhiên. Màn hình của tôi nằm ở độ cao thoải mái nên tôi có thể nhìn về phía trước thay vì phải cúi cổ trong thời gian dài. Tôi giữ một cuốn sổ gần tay thuận của mình. Nó giúp tôi nhanh chóng viết số điện thoại, tác vụ hoặc ý tưởng mà không cần mở ứng dụng khác. Một chiếc đèn bàn nhỏ có thể giúp ích khi ánh sáng trong phòng tạo ra bóng trên trang giấy. Tôi điều chỉnh đèn để nó chiếu sáng khu vực làm việc mà không chiếu thẳng vào mắt hoặc màn hình. ### Giảm sự lộn xộn của cáp Cáp lỏng lẻo chiếm không gian và khiến việc vệ sinh trở nên khó khăn hơn. Tôi xác định từng cáp, loại bỏ những cáp tôi không còn sử dụng và nhóm phần còn lại theo thiết bị. Kẹp cáp, dây buộc có thể tái sử dụng hoặc hộp cáp đơn giản có thể giữ cho dây không bị trượt trên sàn. Tôi dán nhãn các bộ sạc khi một số bộ sạc trông giống nhau. Bước nhỏ này giúp tiết kiệm thời gian khi tôi cần kết nối thiết bị. Tôi cũng tránh lấp đầy mọi ổ cắm. Một dải nguồn có các tính năng an toàn cơ bản có thể giúp quản lý việc thiết lập dễ dàng hơn nhưng nó phải phù hợp với thiết bị và hướng dẫn do nhà sản xuất cung cấp. ### Chọn danh sách nhiệm vụ ngắn Bàn làm việc đông đúc thường đi kèm với danh sách nhiệm vụ đông đúc. Tôi chỉ giữ một vài mục công việc tiếp theo được hiển thị. Ví dụ, khi tôi làm việc tại nhà để báo cáo khách hàng, tôi đã viết ba hành động trên một ghi chú nhỏ: 1. Kiểm tra số liệu bán hàng 2. Soạn thảo phần chính 3. Xem lại hồ sơ trước khi gửi. Ghi chú đã cho tôi một điểm khởi đầu rõ ràng. Tôi không cần phải quét một danh sách dài mỗi khi nhìn lên từ màn hình. Một danh sách ngắn hoạt động tốt khi các nhiệm vụ cụ thể. “Làm việc trên dự án” là mơ hồ. “Viết đoạn mở đầu” cho tôi một hành động rõ ràng. ### Kiểm soát phiền nhiễu kỹ thuật số Một bàn làm việc gọn gàng không thể giải quyết mọi vấn đề về tập trung. Thông báo có thể làm gián đoạn sự chú ý ngay cả khi không gian vật lý có vẻ yên tĩnh. Tôi đóng các ứng dụng mà tôi không cần cho tác vụ hiện tại. Tôi tắt tiếng những cảnh báo không khẩn cấp và đặt điện thoại bên ngoài khu vực làm việc chính khi tôi cần khoảng thời gian yên tĩnh. Một số tác vụ yêu cầu tin nhắn hoặc cuộc gọi nên tôi chọn cài đặt phù hợp với công việc thay vì chặn mọi thứ. Một thói quen hữu ích là kiểm tra tin nhắn vào những thời điểm nhất định trong ngày. Điều này giúp mọi cảnh báo mới không trở thành lý do để dừng lại. ### Thêm sự thoải mái mà không cần thêm sự bừa bộn Sự thoải mái rất quan trọng, nhưng mọi đồ vật bổ sung đều có thể tranh giành không gian. Tôi chọn một chiếc ghế hỗ trợ tư thế của mình và điều chỉnh độ cao của màn hình, bàn phím và bàn càng nhiều càng tốt. Tôi giữ nước ở gần và nghỉ ngơi một chút để đứng hoặc di chuyển. Một chậu cây nhỏ, một bức ảnh hoặc vật dụng cá nhân khác có thể khiến bàn làm việc trở nên dễ chịu mà không biến nó thành nơi cất giữ. Cách bố trí ưa thích của tôi mang tính thực tế hơn là trang trí: không gian rộng mở trước mặt, các công cụ hữu ích ở gần và ít đồ vật cần chú ý hơn. ### Đặt lại bàn làm việc khi kết thúc công việc Trước khi hoàn thành, tôi dành vài phút để trả đồ về đúng khu vực của mình. Tôi tái chế những giấy tờ không còn quan trọng nữa, đặt các ghi chú vào đúng thư mục và dọn dẹp cốc hoặc bao bì. Việc thiết lập lại này giúp phiên làm việc tiếp theo bắt đầu dễ dàng hơn. Tôi không cần phải tổ chức toàn bộ căn phòng. Tôi chỉ khôi phục bề mặt và chuẩn bị các công cụ mà tôi dự kiến ​​sử dụng. Một chiếc bàn làm việc hiệu quả không được xây dựng từ những thiết bị đắt tiền hay một bố cục hoàn hảo như tranh vẽ. Nó đến từ những lựa chọn nhỏ giúp giảm thiểu việc tìm kiếm, hạn chế sự xao lãng và giúp bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo dễ dàng hơn. Bàn làm việc của tôi hoạt động tốt nhất khi nó phản ánh thói quen của tôi chứ không phải văn phòng của người khác.

Một bàn làm việc đông đúc có thể khiến những công việc đơn giản trở nên khó khăn hơn. Dây cáp đi qua khu vực làm việc, các vật dụng nhỏ biến mất dưới đống giấy tờ và màn hình nằm ở độ cao không tốt. Tôi đã từng di chuyển mọi thứ nhiều lần trong ngày trước khi tìm thấy cách thiết lập phù hợp với thói quen của mình. Bàn làm việc sạch sẽ hơn không đòi hỏi đồ nội thất đắt tiền hoặc văn phòng rộng rãi. Một số dụng cụ để bàn thiết thực có thể cải thiện cách tôi cất giữ, sạc pin và sử dụng những đồ vật tôi xử lý hàng ngày. 1. Khay cáp giúp tránh để dây lỏng lẻo Dây cáp lỏng lẻo thường là nguyên nhân đầu tiên khiến bàn làm việc trở nên lộn xộn. Một khay cáp được gắn dưới mặt bàn giúp các dải nguồn và chiều dài cáp thừa ở một nơi riêng biệt. Tôi sử dụng những chiếc kẹp cáp ngắn để dẫn từng sợi dây từ khay đến thiết bị. Điều này giúp việc xác định cáp màn hình, bộ sạc và dây đèn dễ dàng hơn mà không cần phải kéo mọi thứ ra xa nhau. Khay cáp hoạt động tốt cho: - Bộ sạc máy tính xách tay - Cáp nguồn màn hình - Bộ chia USB - Cáp âm thanh - Dải nguồn Tôi thích các khay có cạnh mở vì chúng cho phép tôi dễ dàng lấy vào khi cần thay cáp. 2. Giá đỡ màn hình giúp mở rộng không gian bàn làm việc Giá đỡ màn hình có thể chiếm một diện tích rộng gần phía sau bàn làm việc. Một cánh tay màn hình di chuyển màn hình phía trên màn hình nền và chừa chỗ cho máy tính xách tay, loa hoặc hộp lưu trữ. Tôi cũng có thể điều chỉnh chiều cao và khoảng cách của màn hình. Điều này giúp tôi giữ mặt trên của màn hình gần ngang tầm mắt, tạo cảm giác thoải mái hơn khi làm việc lâu. Trước khi mua giá đỡ màn hình, tôi kiểm tra: - Trọng lượng của màn hình - Kích thước lắp VESA - Độ dày của bàn - Khoảng không gian kẹp - Phạm vi điều chỉnh của giá đỡ Màn hình treo tường có thể phù hợp với một số phòng, nhưng giá đỡ gắn trên tường sẽ dễ thay đổi hơn khi bố cục bàn làm việc của tôi thay đổi. 3. Tấm lót bàn tạo ra một vùng làm việc rõ ràng Tấm lót bàn giúp bàn phím, chuột và máy tính xách tay có một khu vực xác định. Nó cũng có thể bảo vệ máy tính để bàn khỏi những vết xước và vết nhỏ do sử dụng hàng ngày. Tôi chọn một tấm thảm vừa với bàn làm việc mà không che mất khu vực để đồ. Bề mặt dễ lau chùi sẽ giúp ích khi tôi ăn hoặc uống gần nơi làm việc. Mỗi loại thảm da, vải và nút chai đều có cảm giác khác nhau. Sự lựa chọn của tôi phụ thuộc vào chuyển động của chuột, chất liệu bàn làm việc và thói quen dọn dẹp thay vì chỉ vẻ bề ngoài. 4. Đế sạc giúp giảm sự lộn xộn của thiết bị Điện thoại, tai nghe, đồng hồ thông minh và máy tính bảng có thể tạo thành một đống bộ sạc nhỏ. Đế sạc giữ các thiết bị này ở một nơi và giới hạn số lượng cáp trên máy tính để bàn. Tôi giữ dock gần góc phía sau của bàn làm việc. Vị trí đó để lại khu vực làm việc chính mở trong khi vẫn giữ cho các thiết bị dễ dàng tiếp cận. Một đế sạc hữu ích phải cung cấp: - Đủ cổng cho các thiết bị tôi sở hữu - Vị trí ổn định - Chỉ báo sạc rõ ràng - Cáp có thể thay thế hoặc có thể truy cập được - Xếp hạng nguồn điện an toàn cho các thiết bị được kết nối Tôi tránh mua một đế sạc có nhiều cổng hơn mức tôi cần. Các cổng bổ sung có thể tăng thêm chi phí mà không cải thiện quá trình thiết lập hàng ngày của tôi. 5. Một khay nhỏ bảo vệ bề mặt làm việc Các vật dụng nhỏ thường gây nhiễu hình ảnh. Bút, thẻ nhớ, chìa khóa và bộ điều hợp có thể nằm rải rác khắp bàn trong vòng vài giờ. Một khay nông giúp các vật dụng này có một vị trí cố định. Tôi sử dụng một cái ở gần góc sau cho những đồ vật tôi thường xuyên xử lý. Những món đồ tôi không sử dụng hàng ngày sẽ được cất vào ngăn kéo hoặc hộp đựng. Thói quen đơn giản này giúp tiết kiệm thời gian vì tôi biết phải tìm ở đâu trước khi tìm kiếm trên toàn bộ bàn làm việc. 6. Đèn bàn hỗ trợ công việc tập trung Ánh sáng trong phòng không phải lúc nào cũng chạm tới bàn phím hoặc sổ ghi chép. Một chiếc đèn bàn có thể thêm ánh sáng vào nơi tôi cần mà không cần chiếu sáng toàn bộ căn phòng. Tôi đặt đèn ở phía đối diện với bàn tay viết của mình khi có thể. Điều này làm giảm bóng trên trang. Đèn có thể điều chỉnh độ sáng giúp tôi thay đổi ánh sáng khi đọc, viết hoặc gọi video. Cài đặt ấm áp mang lại cảm giác thoải mái vào buổi tối, trong khi cài đặt trung tính phù hợp với các công việc tập trung vào chi tiết. Sự lựa chọn đúng đắn phụ thuộc vào căn phòng và thời gian trong ngày. 7. Chân đế thẳng đứng giúp tận dụng tốt hơn không gian hạn chế Máy tính xách tay đặt phẳng trên bàn sẽ sử dụng nhiều diện tích bề mặt. Giá đỡ máy tính xách tay dọc có thể giữ thiết bị thẳng đứng trong khi tôi sử dụng bàn phím và màn hình ngoài. Tôi thấy cách này hiệu quả đối với một người làm việc tại nhà sử dụng bàn ăn nhỏ làm bàn làm việc. Giá đỡ máy tính xách tay đã giải phóng không gian cho máy tính xách tay và giảm số lượng đồ vật đặt trước màn hình. Chân đế phải phù hợp với độ dày của máy tính xách tay và giữ nó chắc chắn. Bề mặt bên trong mềm mại có thể giúp ngăn ngừa vết hằn trên thiết bị. 8. Ngăn kéo nhỏ giúp kiểm soát sự lộn xộn ẩn giấu Kệ mở giúp dễ dàng nhìn thấy các vật dụng được cất giữ nhưng chúng cũng có thể khiến bàn làm việc trông có vẻ bận rộn. Ngăn kéo nhỏ gọn giúp văn phòng phẩm, dây cáp và các phụ kiện dự phòng ở một nơi khuất tầm nhìn. Tôi dán nhãn các ngăn kéo theo mục đích sử dụng thay vì theo loại vật dụng: - Dụng cụ hàng ngày - Phụ kiện công nghệ - Vật tư giấy - Các vật dụng cần sắp xếp Hệ thống này dễ bảo trì hơn vì tôi không cần phải nhớ kế hoạch lưu trữ phức tạp. Quy trình thiết lập bàn đơn giản Tôi bắt đầu bằng cách xóa mọi thứ khỏi màn hình. Tôi chỉ giữ lại những món đồ tôi sử dụng trong ngày làm việc bình thường. Phần còn lại chia thành ba nhóm: lưu trữ, di dời và loại bỏ. Tôi đặt những món đồ lớn nhất trước những món đồ nhỏ hơn. Màn hình, đèn và đế sạc quyết định lượng không gian còn lại cho bàn phím và máy tính xách tay. Tôi định tuyến cáp sau khi các thiết bị đã vào đúng vị trí. Việc định tuyến chúng quá sớm có thể tạo thêm vòng lặp khi tôi di chuyển màn hình hoặc thay đổi cách bố trí bàn làm việc. Tôi giữ một khu vực nhỏ mở. Khoảng trống đó có thể chứa một cuốn sổ, một chiếc cốc hoặc một tài liệu cần chú ý. Một chiếc bàn không có không gian trống có thể tạo cảm giác chật chội ngay cả khi mọi vật dụng đều có nơi cất giữ. Sau một tuần, tôi kiểm tra xem mình thực sự sử dụng công cụ nào. Nếu một sản phẩm không hỗ trợ quy trình của tôi, tôi sẽ chuyển nó đi nơi khác thay vì buộc nó phải thiết lập. Kinh nghiệm của riêng tôi là một chiếc bàn làm việc thông minh không được định nghĩa bởi số lượng phụ kiện. Nó hoạt động khi mỗi công cụ có mục đích rõ ràng. Một khay cáp xử lý dây điện, một cánh tay màn hình giải phóng không gian bề mặt, một khay điều khiển các vật dụng nhỏ và một chiếc đèn giúp cải thiện khu vực làm việc. Thiết lập hữu ích nhất là thiết lập mà tôi có thể thiết lập lại sau vài phút. Khi mọi vật dụng thông thường đều có một vị trí tiện dụng, bàn làm việc sẽ sạch sẽ hơn mà không tốn nhiều công sức hơn. Bạn muốn tìm hiểu thêm về các xu hướng và giải pháp của ngành? Liên hệ với Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

Miller, Daniel — Ngày 12 tháng 3 năm 2021 — Các nguyên tắc thực hành cho không gian làm việc tại nhà tiện dụng Thompson, Laura — Ngày 8 tháng 7 năm 2022 — Chiến lược quản lý cáp cho bàn làm việc hiện đại Anderson, Michael — Ngày 19 tháng 1 năm 2023 — Cải thiện sự thoải mái cho màn hình thông qua hệ thống chiếu sáng bàn làm việc tốt hơn Wilson, Sarah — Ngày 5 tháng 9 năm 2020 — Sắp xếp các tệp kỹ thuật số để làm việc hiệu quả hơn Harris, Emily — Ngày 27 tháng 4 năm 2022 — Thiết kế các khu vực làm việc hiệu quả trong quy mô nhỏ Spaces Bennett, James - Ngày 14 tháng 11 năm 2023 - Phụ kiện bàn làm việc thông minh cho môi trường làm việc linh hoạt