Tại sao các nhóm thông minh chọn tạp chí Nardcover tùy chỉnh

Một nhóm có thể có nền tảng dự án chung, trò chuyện nhóm và lịch đầy đủ, tuy nhiên, những ý tưởng hữu ích vẫn có thể biến mất giữa các cuộc họp. Mọi người viết ghi chú trên giấy rời, lưu kế hoạch vào các tập tin khác nhau hoặc quên mất một ý nghĩ hữu ích trước khi nó đến được với những người còn lại trong nhóm. Nhật ký bìa cứng tùy chỉnh cung cấp cho các nhóm một nơi đơn giản để ghi lại ý tưởng, ghi chú cuộc họp, bản phác thảo, mục tiêu và nhiệm vụ tiếp theo. Với thiết kế trang và bìa phù hợp, nhật ký sẽ trở thành một phần trong quy trình làm việc hàng ngày của nhóm chứ không phải là một mục khác trên bàn làm việc. Tôi sử dụng nhật ký tùy chỉnh khi một nhóm cần một công cụ viết thực tế cũng phản ánh bản sắc của nhóm. Logo công ty, màu sắc thương hiệu, tên nhóm hoặc chủ đề dự án có thể biến sổ ghi chép tiêu chuẩn thành tài nguyên công việc chung. Nhật ký nhóm hữu ích có thể bao gồm: - Trang ghi chú cuộc họp - Phần lập kế hoạch dự án - Danh sách nhiệm vụ hàng tuần - Trang trống dành cho bản phác thảo - Chỗ dành cho phản hồi của khách hàng - Trang theo dõi mục tiêu - Trang liên hệ và trang tham khảo - Số trang để thảo luận dễ dàng hơn Bố cục phải phù hợp với cách làm việc của nhóm. Nhóm thiết kế có thể cần các trang trống hoặc có chấm để có ý tưởng trực quan. Nhóm bán hàng có thể thích ghi chú của khách hàng, các trường theo dõi và khoảng trống để tóm tắt cuộc gọi. Nhóm dự án có thể được hưởng lợi từ các trang được chia thành các mức độ ưu tiên, chủ sở hữu, thời hạn và các câu hỏi mở. Bìa cũng phục vụ một mục đích thực tế. Đóng bìa cứng giúp tạp chí giữ nguyên hình dạng trong quá trình di chuyển, đi lại và sử dụng hàng ngày. Một chiếc nắp chắc chắn giúp mọi người có một bề mặt ổn định để viết khi họ rời xa bàn làm việc. Tôi khuyên bạn nên giữ thiết kế rõ ràng. Quá nhiều phần được in có thể làm cho tạp chí có cảm giác chật chội. Bố cục gọn gàng sẽ chừa chỗ cho các ghi chú cá nhân đồng thời hướng dẫn người dùng về thông tin họ cần ghi lại. Một dự án nhật ký tùy chỉnh đơn giản có thể tuân theo quy trình này: 1. Xác định mục đích Quyết định cách nhóm sẽ sử dụng nhật ký. Nó có hỗ trợ các cuộc họp, đào tạo, tham quan thực địa, lập kế hoạch dự án hoặc giới thiệu nhân viên không? Mục đích rõ ràng giúp xác định kích thước trang, kiểu giấy và bố cục nội thất. 2. Chọn định dạng Các định dạng phổ biến bao gồm A5, B5 và các kích thước bàn lớn hơn. Tạp chí A5 rất dễ mang theo. B5 cung cấp nhiều không gian viết hơn cho các ghi chú và sơ đồ cuộc họp. Định dạng lớn hơn có thể phù hợp với các nhóm làm việc với biểu đồ, lịch trình hoặc kế hoạch dự án chi tiết. 3. Chọn các trang bên trong Các trang có đường kẻ rất phù hợp cho việc viết ghi chú. Các trang lưới chấm hỗ trợ sơ đồ và bố cục linh hoạt. Các trang hàng tuần không ghi ngày tháng cung cấp cho các nhóm một cấu trúc lập kế hoạch mà không buộc nhật ký vào một lịch cố định. Một nội thất hỗn hợp cũng có thể hoạt động tốt. Ví dụ: một cuốn nhật ký có thể bao gồm các trang lập kế hoạch dự án ở gần đầu, theo sau là các trang có dòng kẻ để ghi chú thường xuyên. 4. Chuẩn bị thiết kế bìa Bìa có thể bao gồm logo, tên bộ phận, tên sự kiện hoặc tên dự án. Một thiết kế yên tĩnh thường mang lại cảm giác hữu ích theo thời gian hơn là một trang bìa dày đặc chứa đầy những chi tiết nhỏ. Lựa chọn màu sắc cũng quan trọng. Màu sắc quen thuộc của thương hiệu có thể kết nối tạp chí với công ty mà không khiến nó trông giống như một tờ rơi quảng cáo. 5. Xem lại bản in thử Bản in thử kỹ thuật số giúp nhóm kiểm tra vị trí đặt logo, kích thước văn bản, thứ tự trang và khoảng cách trước khi sản xuất. Tôi cũng khuyên bạn nên nhờ ai đó không tạo ra thiết kế để xem xét nó. Mới tinh mắt có thể bắt gặp một lỗi nhỏ rất dễ bỏ sót trong quá trình bố trí. 6. Lập kế hoạch số lượng Số lượng phải phù hợp với trường hợp sử dụng thực tế. Một lô nhỏ có thể phù hợp với một dự án thí điểm, hội thảo nhóm hoặc thử nghiệm nội bộ. Đơn đặt hàng lớn hơn có thể hữu ích cho việc giới thiệu, đào tạo nhân viên hoặc sự kiện của công ty. Việc giữ lại một vài nhật ký dự phòng cho các thành viên mới trong nhóm và những người thay thế là điều hợp lý. Hãy xem xét một nhóm sản phẩm đang chuẩn bị phát hành phần mềm mới. Trước khi nhật ký tùy chỉnh được giới thiệu, ghi chú cuộc họp được phân chia giữa sổ ghi chép cá nhân và tài liệu dùng chung. Sau đó, nhóm đã tạo một tạp chí có các trang về mục tiêu phát hành, phản hồi của người dùng, các vấn đề còn tồn tại và các hành động tiếp theo. Các thành viên vẫn sử dụng các công cụ kỹ thuật số để lưu trữ hồ sơ và liên lạc, nhưng tạp chí này đã giúp họ ghi lại những suy nghĩ một cách nhanh chóng trong các buổi hội thảo và gặp gỡ khách hàng. Giá trị đến từ cấu trúc đơn giản chứ không phải từ việc thêm nhiều trang hơn. Mỗi người đều biết nơi để viết ghi chú và nhóm có một ngôn ngữ chung để thảo luận về tiến độ dự án. Các tạp chí bìa cứng tùy chỉnh cũng có thể hỗ trợ văn hóa nhóm. Nhân viên mới có thể nhận được một chiếc trong quá trình giới thiệu. Những người tham dự hội thảo có thể sử dụng một chiếc để ghi lại các bài tập và câu hỏi. Người quản lý có thể cung cấp nhật ký cho các thành viên dự án khi bắt đầu chu kỳ lập kế hoạch. Tạp chí nên hỗ trợ mọi người mà không ép buộc mọi nhiệm vụ vào một mẫu in. Để lại đủ không gian mở cho các ghi chú không phù hợp với danh mục đã đặt. Các nhóm thường khám phá những ý tưởng hữu ích bên lề, bản phác thảo và những quan sát ngắn mà không xuất hiện ở dạng chính thức. Để đặt hàng có trách nhiệm hơn, hãy xem lại vật liệu, bao bì và chi tiết sản xuất với nhà cung cấp. Hỏi về các lựa chọn giấy, chất liệu bìa, số lượng tối thiểu và phê duyệt bằng chứng. Tránh đưa ra các tuyên bố về môi trường trừ khi nhà cung cấp có thể cung cấp thông tin hỗ trợ rõ ràng. Nhật ký bìa cứng tùy chỉnh sẽ không thay thế hệ thống quản lý dự án hoặc tự mình giải quyết các giao tiếp không rõ ràng. Nó có thể tạo ra thói quen chia sẻ: viết ra ý tưởng, đánh dấu hành động, ghi lại quyết định và quay lại ghi chú khi nhóm họp lại. Khi thiết kế phù hợp với công việc thực tế của nhóm, cuốn nhật ký sẽ không chỉ mang tính chất văn phòng phẩm có thương hiệu. Nó cung cấp cho mọi người một nơi nhất quán để suy nghĩ, lập kế hoạch và lưu giữ các chi tiết quan trọng trong tầm tay.

Một cuộc họp có thể hữu ích nhưng không đáng nhớ. Mọi người có thể rời đi với những ghi chú, nhiệm vụ và lịch nhắc nhở nhưng lại quên mất ý chính trước khi kết thúc ngày. Tôi đã thấy điều này xảy ra khi một nhóm chia sẻ quá nhiều slide, đưa ra những cập nhật không rõ ràng hoặc kết thúc mà không có bước tiếp theo rõ ràng. Một cuộc họp đáng nhớ không cần kinh phí lớn hay màn trình diễn khéo léo. Nó cần có mục đích rõ ràng, sự tiếp xúc của con người và đủ không gian để mọi người tham gia. ### Đưa ra một mục đích rõ ràng cho cuộc họp Trước khi gửi lời mời, tôi tự hỏi mình một câu hỏi: “Điều gì sẽ khác biệt sau cuộc họp này?” Câu trả lời có thể là một quyết định, một kế hoạch, một sự hiểu biết chung hoặc một danh sách các nhiệm vụ được giao. Nếu tôi không thể trả lời câu hỏi đó, cuộc họp có thể cần một hình thức khác. Ví dụ: một nhóm sản phẩm có thể mời 10 người để thảo luận về một tính năng mới. Cuộc trò chuyện có thể diễn ra giữa thiết kế, giá cả, phản hồi của khách hàng và giới hạn kỹ thuật. Mọi người đều nói, nhưng không có quyết định nào được đưa ra. Mục đích rõ ràng hơn có thể là: “Chọn một quy trình giới thiệu cho lần thử nghiệm người dùng tiếp theo”. Điều này mang lại cho nhóm một mục tiêu rõ ràng. Các chủ đề khác có thể được ghi lại để thảo luận khác thay vì tiếp quản cuộc họp. ### Tạo một câu chuyện cuộc họp đơn giản Mọi người nhớ một câu chuyện rõ ràng dễ dàng hơn một danh sách thông tin dài. Tôi thường tổ chức một cuộc họp xoay quanh ba điểm: - Chuyện gì đang xảy ra vậy? - Vấn đề gì cần quan tâm? - Chúng ta sẽ có hành động gì? Cấu trúc này phù hợp cho việc đánh giá hoạt động bán hàng, cập nhật dự án hoặc hội thảo khách hàng. Trưởng nhóm có thể bắt đầu bằng một nhận xét ngắn gọn của khách hàng: “Tuần này chúng tôi đã nhận được sáu tin nhắn về cùng một vấn đề thanh toán.” Tuyên bố này mang lại cho nhóm một lý do để lắng nghe. Sau đó, người lãnh đạo có thể đưa ra mô hình, khơi gợi ý tưởng và hướng dẫn nhóm đi đến quyết định. Truyện không cần ngôn ngữ kịch tính. Một chi tiết cụ thể có thể làm cho chủ đề dễ hiểu hơn. ### Sử dụng một ví dụ rõ ràng Dữ liệu giúp mọi người nhìn thấy một khuôn mẫu. Một ví dụ giúp họ cảm nhận được hiệu quả. Khi giải thích quy trình dịch vụ, tôi có thể mô tả một khách hàng cần ba email trước khi nhận được câu trả lời đơn giản. Ví dụ đó có thể giúp nhóm nhận thấy lỗ hổng mà báo cáo chung có thể che giấu. Một ví dụ điển hình nên là: - Liên quan đến mục tiêu cuộc họp - Dễ hiểu - Đủ ngắn để có chỗ thảo luận - Dựa trên thông tin mà nhóm có thể kiểm tra Tránh lấp đầy cuộc họp bằng nhiều câu chuyện. Một ví dụ rõ ràng thường cung cấp cho mọi người đủ bối cảnh để đặt những câu hỏi hay hơn. ### Mời mọi người tham gia sớm Nhiều người tham dự giữ im lặng khi dành nửa đầu cuộc họp để lắng nghe. Tôi thích tạo ra một điểm tham gia nhỏ ở gần đầu. Đây có thể là một câu hỏi nhanh: “Rủi ro chính mà bạn thấy trong kế hoạch này là gì?” Mọi người có thể trả lời trong cuộc trò chuyện, viết ghi chú hoặc nói chuyện trong một phút. Hình thức phụ thuộc vào nhóm và quy mô cuộc họp. Đánh giá thiết kế có thể yêu cầu mỗi người chọn một phần trong hành trình của khách hàng mà cảm thấy không rõ ràng. Cuộc họp nhóm hàng tuần có thể yêu cầu mọi người chia sẻ một nhiệm vụ đã hoàn thành và một nhiệm vụ bị chặn. Sự tham gia sớm sẽ thay đổi cuộc họp từ một bài thuyết trình thành một cuộc thảo luận chung. ### Hiển thị chương trình nghị sự Chương trình nghị sự ngắn gọn giúp mọi người hiểu được diễn biến của cuộc trò chuyện. Nó cũng giúp bạn dễ dàng quay lại chủ đề chính hơn khi cuộc thảo luận bắt đầu trôi đi. Tôi thường bao gồm: - Mục đích cuộc họp - Các chủ đề cần thảo luận - Quyết định cần thiết - Thời gian dự kiến ​​cho từng chủ đề - Những người chịu trách nhiệm cho từng phần Chương trình nghị sự không cần quá trang trọng. Một thông điệp rõ ràng trong lời mời trên lịch có thể là đủ. Ví dụ: - Xem lại phản hồi của khách hàng — 10 phút - So sánh hai tùy chọn dịch vụ — 15 phút - Chọn bài kiểm tra tiếp theo — 10 phút - Xác nhận chủ sở hữu và ngày tháng — 5 phút Định dạng này giúp người tham dự có cơ hội chuẩn bị. Nó cũng hiển thị khi nào có thể cần một cuộc trò chuyện riêng. ### Thêm chi tiết mà mọi người có thể nhớ Một cuộc họp sẽ trở nên dễ nhớ hơn khi nó bao gồm một chi tiết gắn kết với mọi người. Chi tiết đó có thể là: - Lời trích dẫn của khách hàng - Bản trình diễn sản phẩm ngắn - Bản so sánh trước và sau - Bản phác thảo đơn giản - Mẫu vật lý - Một câu hỏi thay đổi cách nhóm nhìn nhận vấn đề Trong buổi đào tạo dành cho nhân viên bán hàng mới, người quản lý có thể phát hai phiên bản ngắn của cùng một cuộc gọi với khách hàng. Một cuộc gọi nghe vội vã. Phần còn lại sử dụng các câu hỏi và khoảng dừng rõ ràng. Sự tương phản có thể dạy nhiều điều hơn một trang hướng dẫn. Các chi tiết nên hỗ trợ mục đích. Hình ảnh hoặc hoạt động không có liên kết đến chủ đề có thể khiến mọi người mất tập trung. ### Hiển thị quyết định Nhiều cuộc họp cảm thấy chưa kết thúc vì quyết định vẫn bị ẩn trong cuộc trò chuyện. Tôi viết quyết định bằng ngôn ngữ đơn giản trước khi cuộc họp kết thúc. Ví dụ: “Nhóm sẽ thử nghiệm hình thức đăng ký ngắn hơn với người dùng mới.” Câu đó dễ thực hiện hơn: “Chúng tôi đã thảo luận một số ý tưởng và đồng ý tiếp tục với phương án ưa thích.” Một quyết định rõ ràng phải trả lời được ba câu hỏi: - Điều gì sẽ xảy ra? - Ai sở hữu nó? - Khi nào bản cập nhật tiếp theo sẽ diễn ra? Nếu nhóm không thể đưa ra quyết định, tôi ghi lại những gì còn thiếu. Đó có thể là dữ liệu khách hàng, ước tính chi phí hoặc phản hồi từ nhóm khác. ### Kết thúc bằng một thông tin hữu ích Vài phút cuối cùng sẽ định hình những gì diễn ra sau cuộc họp. Tôi dành chỗ cho một phần chuyển tiếp ngắn gọn thay vì kết thúc ngay khi cuộc thảo luận chính kết thúc. Tôi xác nhận: - Các hành động đã thống nhất - Người chịu trách nhiệm cho từng hành động - Ngày dự kiến ​​- Mọi hỗ trợ cần thiết - Nơi lưu trữ các ghi chú. Cuộc họp dự án có thể kết thúc bằng việc một nhà thiết kế chuẩn bị bản nháp, một nhà phát triển kiểm tra giới hạn kỹ thuật và một nhà nghiên cứu sắp xếp hai cuộc phỏng vấn khách hàng. Mỗi hành động đều có chủ sở hữu rõ ràng. Một tin nhắn tiếp theo ngắn có thể lặp lại những điểm này. Nó cung cấp cho mọi người thứ gì đó mà họ có thể sử dụng mà không cần tìm kiếm qua một bản ghi dài. ### Tôn trọng thời gian của mọi người Một cuộc gặp gỡ đáng nhớ không phải là cuộc gặp gỡ kéo dài lâu hơn. Đó là một trong đó sử dụng thời gian tốt. Tôi xóa các chủ đề không hỗ trợ mục đích. Tôi gửi thông tin cơ bản trước cuộc họp khi mọi người cần thời gian để đọc nó. Tôi sử dụng một nhóm nhỏ hơn khi chỉ có một vài người cần đưa ra quyết định. Khi một chủ đề cần thảo luận sâu, tôi không ép nó vào một chương trình nghị sự đông đúc. Một buổi họp tập trung có thể mang lại kết quả tốt hơn một cuộc họp cố gắng giải quyết năm vấn đề không liên quan. Thói quen mà tôi đánh giá cao nhất rất đơn giản: lên kế hoạch ít hơn cho việc thuyết trình và tăng cường sự tham gia. Khi mọi người hiểu lý do tại sao họ ở đó, xem ví dụ rõ ràng, chia sẻ quan điểm của họ và rời đi với một hành động cụ thể, cuộc họp sẽ ở lại với họ. Căn phòng có thể yên tĩnh sau đó, nhưng công việc vẫn tiếp tục vì mọi người đều biết cuộc trò chuyện đã thay đổi điều gì.

Ý tưởng hiếm khi đến khi tôi đã sẵn sàng. Chúng xuất hiện trong cuộc họp, trên tàu, giữa các nhiệm vụ hoặc ngay trước khi đi ngủ. Nếu tôi để chúng trong các tài liệu, tin nhắn trò chuyện và sổ tay rải rác, những suy nghĩ hữu ích sẽ khó tìm thấy. Những chi tiết nhỏ bị bỏ sót. Những kế hoạch tốt sẽ mất hình dạng. Không gian làm việc này cho tôi một nơi để ghi lại ý tưởng, viết ghi chú và biến suy nghĩ thành các bước tiếp theo rõ ràng. Tôi có thể viết một ghi chú nhanh mà không làm mất tập trung. Sau đó, tôi có thể quay lại, thêm ngữ cảnh, kết nối nó với một dự án và quyết định điều gì cần xảy ra tiếp theo. Nắm bắt những suy nghĩ khi chúng xảy ra Ý tưởng sản phẩm có thể bắt đầu bằng một câu. Một ghi chú cuộc họp có thể bắt đầu bằng một vài điểm sơ bộ. Một kế hoạch cá nhân có thể trông giống như một danh sách kiểm tra đơn giản. Tôi không cần phải sắp xếp mọi thứ vào thời điểm tôi viết nó. Tôi có thể lưu lại suy nghĩ đó trước và định hình nó khi có nhiều thời gian hơn. Điều này giúp tôi giữ những ý tưởng hữu ích không bị lạc vào: - Ghi chú điện thoại - Chủ đề trò chuyện - Bản nháp email - Sổ tay giấy - Tài liệu chưa đặt tên - Tab trình duyệt Biến ghi chú thành kế hoạch rõ ràng Ghi chú rất hữu ích khi tôi có thể hành động theo ghi chú đó. Sau cuộc gọi của khách hàng, tôi có thể viết: - Xem lại bản nháp hiện tại - Hỏi thông tin chi tiết cập nhật về sản phẩm - Gửi phản hồi về phiên bản tiếp theo - Xác nhận cuộc họp tiếp theo Những điểm này dễ theo dõi hơn một đoạn văn bản cuộc họp dài. Tôi có thể tách các quyết định khỏi các câu hỏi mở và xem những gì vẫn cần chú ý. Trưởng dự án làm việc với một nhóm nhỏ có thể sử dụng quy trình tương tự sau cuộc họp hàng tuần. Nhóm có thể ghi lại quyết định chính, giao nhiệm vụ tiếp theo và giữ các ghi chú hỗ trợ bên cạnh. Công việc trở nên dễ theo dõi hơn vì bối cảnh vẫn được kết nối với hành động. Giúp quản lý dự án dễ dàng hơn Khi mỗi dự án đều có vị trí riêng, tôi mất ít thời gian tìm kiếm hơn. Tôi có thể nhóm các ghi chú theo khách hàng, chiến dịch, khóa học, sản phẩm hoặc mục tiêu cá nhân. Người viết nội dung có thể lưu giữ các nghiên cứu, ghi chú phỏng vấn, dự thảo ý tưởng và xuất bản thông tin chi tiết cùng nhau. Học sinh có thể lưu trữ các ghi chú bài giảng, điểm đọc và kế hoạch bài tập trong một không gian làm việc. Cấu trúc có thể đơn giản: 1. Tạo không gian cho dự án. 2. Thêm ghi chú khi ý tưởng phát triển. 3. Đánh dấu các quyết định quan trọng và nhiệm vụ đang chờ xử lý. 4. Xem lại khoảng trống trước bước tiếp theo. 5. Cập nhật ghi chú khi dự án thay đổi. Cách tiếp cận này hiệu quả với các nhiệm vụ nhỏ cũng như các dự án dài hơn. Tôi không cần một hệ thống phức tạp để biết tôi đã viết gì, tại sao nó quan trọng hoặc tôi nên làm gì tiếp theo. Viết theo cách phù hợp với thời điểm Có những ngày tôi cần một trang trống. Những ngày khác tôi cần một danh sách kiểm tra rõ ràng. Tôi có thể viết một suy nghĩ ngắn vào buổi sáng, thu thập nghiên cứu trong ngày và biến những ghi chú đó thành một kế hoạch vào buổi tối. Không gian làm việc hỗ trợ sự thay đổi đó mà không buộc mọi ý tưởng phải có cùng một định dạng. Tôi có thể giữ cho bài viết thô ngay từ đầu. Viết rõ ràng thường xuất hiện sau khi suy nghĩ đã có chỗ để phát triển. Tạo sự tiến bộ rõ ràng Kết quả lớn thường đến từ những bước nhỏ hơn. Một chiến dịch có thể bắt đầu bằng một ý tưởng tiêu đề. Bản cập nhật sản phẩm có thể bắt đầu bằng phản hồi từ một khách hàng. Mục tiêu cá nhân có thể bắt đầu bằng một danh sách ngắn những điều cần học. Khi tôi giữ các bước đó ở một nơi, tôi có thể thấy những nốt đầu tiên kết nối với tác phẩm đã hoàn thành như thế nào. Hồ sơ đó cũng giúp tôi xem lại quá trình của mình. Tôi có thể thấy ý tưởng nào trở nên hữu ích, kế hoạch nào đã thay đổi và dự án bị chậm lại ở đâu. Mục tiêu không phải là thu thập thêm ghi chú. Mục đích là làm cho ghi chú dễ sử dụng hơn. Một nơi rõ ràng cho các ý tưởng giúp tôi có nhiều không gian hơn để suy nghĩ. Một cấu trúc đơn giản giúp tôi chuyển từ suy nghĩ sang hành động. Khi công việc phát triển, những ghi chú cũng có thể phát triển theo nó.

Một nhóm có thể phát triển nhanh hơn hình ảnh của nó. Logo có thể vẫn thuộc về một giai đoạn trước đó. Màu sắc có thể trông khác nhau trên các bài thuyết trình, đồng phục, chữ ký email và các trang xã hội. Nhân viên mới có thể hiểu công việc của công ty nhưng lại cảm thấy không chắc chắn về cách họ phù hợp với câu chuyện rộng hơn. Tôi đã thấy điều này tạo ra những vấn đề nhỏ cộng lại. Khách hàng nhận được tin nhắn hỗn hợp. Nhân viên sử dụng các phiên bản khác nhau của thương hiệu. Một bộ phận mới có cảm giác tách biệt với phần còn lại của doanh nghiệp. Công ty tiến về phía trước, trong khi bản sắc hình ảnh của nó vẫn ở phía sau. Xây dựng thương hiệu cho chương tiếp theo của nhóm bạn bắt đầu bằng một cái nhìn rõ ràng về vị trí hiện tại của nhóm và nơi nhóm muốn đi. ### Bắt đầu từ câu chuyện của nhóm Trước khi chọn màu sắc hoặc thiết kế lại logo, tôi hỏi ba câu hỏi: - Điều gì đã thay đổi? - Cái gì nên làm quen? - Mọi người nên cảm thấy thế nào khi gặp đội? Một công ty công nghệ đang phát triển có thể muốn tỏ ra có uy tín hơn mà không làm mất đi bầu không khí thân thiện đã giúp công ty tạo dựng được niềm tin. Một doanh nghiệp thuộc sở hữu gia đình có thể đang bước vào một giai đoạn mới với những nhà lãnh đạo trẻ hơn. Một bộ phận có thể đang gia nhập một tổ chức lớn hơn và cần có một danh tính chung. Mỗi tình huống đòi hỏi một câu trả lời khác nhau. Thương hiệu phải phản ánh đặc điểm thực tế của đội chứ không phải phong cách sao chép từ công ty khác. Tôi thường thu thập ý kiến ​​từ lãnh đạo, nhân viên và khách hàng được lựa chọn. Các cuộc phỏng vấn ngắn, đánh giá thương hiệu và xem xét giao tiếp hàng ngày có thể tiết lộ những lỗ hổng mà bạn dễ dàng bỏ qua từ bên trong. ### Xây dựng một hệ thống hình ảnh đơn giản Thương hiệu nhóm sẽ trở nên dễ sử dụng hơn khi các bộ phận của nó phối hợp với nhau. Hệ thống có thể bao gồm: - Logo chính và các biến thể được phê duyệt - Bảng màu tập trung - Kiểu chữ cho tài liệu và nội dung trực tuyến - Hướng dẫn bằng ảnh - Mẫu bản trình bày và đề xuất - Trang phục của nhóm hoặc tài liệu sự kiện - Tài sản truyền thông xã hội - Tiêu chuẩn chữ ký email Tôi thích một bộ quy tắc nhỏ rõ ràng hơn một tài liệu dài mà không ai mở. Mọi người cần biết nên sử dụng logo nào, khoảng trống bao nhiêu xung quanh nó và màu sắc nào thuộc về mục đích nào. Ví dụ: nhóm tư vấn có thể sử dụng màu cơ bản tối cho các đề xuất, điểm nhấn ấm hơn cho hội thảo và nền trung tính cho các báo cáo. Điều này mang lại cho nhóm không gian để giao tiếp giữa các cài đặt khác nhau trong khi vẫn duy trì chuỗi hình ảnh được chia sẻ. ### Làm cho thương hiệu trở nên hữu ích trong công việc Hướng dẫn thương hiệu không thể chỉ tồn tại trong một thư mục thiết kế. Tôi kết nối danh tính mới với những nơi mà nhóm làm việc hàng ngày. Điều đó có thể bao gồm mẫu đề xuất, bản trình bày của nhân viên, bảng điều khiển dự án, trang tuyển dụng, biểu ngữ sự kiện hoặc thông báo nội bộ. Khi vật liệu đã sẵn sàng để sử dụng, việc áp dụng sẽ trở nên dễ dàng hơn. Nhân viên không phải xây dựng lại mọi tập tin từ đầu. Họ có thể tập trung vào thông điệp thay vì băn khoăn về định dạng nào là đúng. Tôi cũng đề nghị một buổi họp nhóm ngắn. Chỉ ra lý do đằng sau sự thay đổi, giải thích các quy tắc cơ bản và mời đặt câu hỏi. Mọi người ủng hộ một thương hiệu mới dễ dàng hơn khi họ hiểu mục đích của nó. ### Đặt con người làm trung tâm Bản sắc của nhóm sẽ giúp nhân viên cảm thấy mình là một phần của chương tiếp theo. Điều này có thể được phản ánh thông qua các bức ảnh chụp nhóm, câu chuyện của nhân viên, tài liệu chào mừng, đồ họa văn phòng hoặc các tác phẩm ghi nhận đơn giản. Mục tiêu không phải là làm cho mọi người trông giống nhau. Mục tiêu là mang lại cho các vai trò khác nhau cảm giác chung về sự thuộc về. Một ví dụ thực tế là một công ty dịch vụ khu vực đã phát triển từ một văn phòng lên bốn văn phòng. Mỗi địa điểm đều có phong cách trình bày và biệt danh địa phương riêng. Công ty giữ lại những câu chuyện địa phương nhưng tạo ra một hệ thống thiết kế chung cho các đề xuất, đồng phục và thông tin liên lạc với khách hàng. Nhân viên vẫn nhìn thấy chi nhánh riêng của họ trong thương hiệu, trong khi khách hàng nhận được trải nghiệm nhất quán hơn. Sự cân bằng đó quan trọng. Thương hiệu nhóm nên tạo ra sự kết nối mà không xóa bỏ cá tính. ### Triển khai thay đổi với tốc độ ổn định Việc triển khai rõ ràng có thể tuân theo mẫu sau: 1. Đánh giá thương hiệu hiện tại và thu thập phản hồi của nhóm. 2. Xác định câu chuyện của nhóm, đối tượng và mục tiêu giao tiếp. 3. Xây dựng hệ thống trực quan và các mẫu biểu thực tế. 4. Kiểm tra tài liệu với những người sẽ sử dụng chúng. 5. Cập nhật các điểm tiếp xúc nội bộ và công khai quan trọng. 6. Chia sẻ hướng dẫn sử dụng đơn giản. 7. Xem lại thương hiệu sau vài tuần và điều chỉnh khi cần thiết. Tôi kiểm tra thương hiệu trong các tình huống làm việc thực tế trước khi coi nó là hoàn chỉnh. Một thiết kế trông mạnh mẽ trên màn hình có thể khó đọc trong tài liệu in. Màu sắc phù hợp trên trang web có thể không phù hợp trên quần áo hoặc bảng hiệu sự kiện. Các thử nghiệm nhỏ có thể ngăn chặn việc làm lại tốn kém. ### Đo lường trải nghiệm Xây dựng thương hiệu không chỉ ở vẻ bề ngoài. Tôi tìm kiếm những dấu hiệu cho thấy nhóm có thể sử dụng danh tính mà ít nhầm lẫn hơn. Nhân viên có tìm được mẫu phù hợp không? Các phòng ban có giới thiệu về công ty một cách nhất quán không? Khách hàng có hiểu những gì nhóm cung cấp không? Danh tính mới có hỗ trợ tuyển dụng và giao tiếp nội bộ không? Phản hồi có thể đến từ các cuộc khảo sát ngắn, cuộc trò chuyện nhóm, nhận xét của khách hàng và đánh giá các tài liệu công cộng. Những phát hiện này giúp định hình bản cập nhật tiếp theo. Một chương tiếp theo mạnh mẽ không đòi hỏi phải từ bỏ mọi thứ trước đó. Nó đòi hỏi phải đưa ra những lựa chọn có chủ ý về mục tiêu của nhóm, những gì nhóm muốn truyền đạt và cách mọi người có thể thể hiện thông điệp đó hàng ngày. Khi câu chuyện, hệ thống hình ảnh và trải nghiệm nhóm hỗ trợ lẫn nhau, thương hiệu sẽ trở nên tự nhiên hơn. Nó trở thành một phần trong cách mọi người làm việc, nói chuyện và xây dựng niềm tin với khách hàng mà họ phục vụ.

Khách hàng không còn phản hồi tốt với những lời đề nghị đối xử với mọi người như nhau. Tôi đã thấy vấn đề này trong nhiều ngành công nghiệp. Một công ty tạo một trang sản phẩm, một email, một gói dịch vụ và một thông điệp bán hàng cho mỗi khách truy cập. Nhóm có thể tiết kiệm thời gian trong quá trình sản xuất nhưng khách hàng thường cảm thấy thông điệp không phù hợp với hoàn cảnh của họ. Một khách truy cập mới có thể cần thông tin cơ bản. Một khách hàng quay lại có thể muốn quá trình mua hàng nhanh hơn. Người mua doanh nghiệp có thể quan tâm đến việc hỗ trợ, giao hàng và tổng chi phí. Gửi cùng một tin nhắn cho cả ba người sẽ tạo ra xích mích. Đó là lý do tại sao hoạt động tiếp thị một kích cỡ phù hợp cho tất cả đang mất đi hiệu quả. ### Mọi người mong đợi những tin nhắn phù hợp với nhu cầu của họ Khách hàng có chung vấn đề nhưng không phải lúc nào họ cũng muốn có cùng một giải pháp. Chủ doanh nghiệp nhỏ có thể tìm kiếm gói phần mềm giá cả phải chăng với thiết lập đơn giản. Một công ty lớn hơn có thể tập trung vào quyền truy cập của người dùng, kiểm soát dữ liệu và hỗ trợ dịch vụ. Cả hai khách hàng đều có thể truy cập cùng một trang web nhưng lý do mua hàng của họ là khác nhau. Một thông điệp thường tập trung vào lợi ích chung. Nghe có vẻ chấp nhận được nhưng nó không trả lời được câu hỏi trong đầu khách hàng: “Cái này có phù hợp với hoàn cảnh của tôi không?” Tôi tin rằng câu hỏi này sẽ hướng dẫn mọi quyết định tiếp thị. Cá nhân hóa không phải là thêm tên khách hàng vào email. Nó có nghĩa là hiển thị thông tin hữu ích ở đúng giai đoạn trong hành trình của khách hàng. ### Dữ liệu giúp tiết lộ các nhu cầu khác nhau của khách hàng Doanh nghiệp không cần thu thập mọi chi tiết về khách hàng. Nó cần một cái nhìn rõ ràng về hành vi hữu ích. Tôi thường bắt đầu với những tín hiệu sau: - Trang mà khách truy cập xem - Danh mục sản phẩm họ khám phá - Nội dung họ đọc - Câu hỏi họ đặt ra - Lần mua hàng trước đây của họ - Vị trí hoặc khu vực dịch vụ của họ - Thiết bị họ sử dụng - Giai đoạn họ đã đạt đến trong quá trình mua hàng Một khách truy cập đọc một số hướng dẫn về thiết bị dành cho người mới bắt đầu có thể cần được giới thiệu về các tính năng của sản phẩm. Khách hàng so sánh các thông số kỹ thuật có thể tiến gần hơn đến việc đưa ra quyết định. Những tín hiệu này giúp tạo ra các nhóm hữu ích mà không cần dựa vào phỏng đoán. Quyền riêng tư nên vẫn là một phần của quá trình. Doanh nghiệp nên giải thích cách sử dụng dữ liệu khách hàng, chỉ thu thập những gì họ cần và cung cấp cho mọi người quyền kiểm soát hợp lý đối với sở thích của họ. ### Nội dung sẽ thay đổi theo hành trình của khách hàng. Cùng một khách hàng có thể cần thông tin khác nhau vào những thời điểm khác nhau. Ai đó phát hiện ra một vấn đề có thể phản hồi lại một hướng dẫn mang tính giáo dục. Một người so sánh các giải pháp có thể muốn có biểu đồ tính năng, ví dụ về trường hợp hoặc giải thích dịch vụ. Khách hàng đã mua có thể cần hỗ trợ thiết lập hoặc hướng dẫn chăm sóc. Tôi thích xây dựng nội dung xoay quanh các giai đoạn sau: 1. Nhận thức vấn đề Giải thích vấn đề bằng ngôn ngữ đơn giản. Chỉ ra nó có thể ảnh hưởng như thế nào đến công việc, ngân sách hoặc thói quen hàng ngày của khách hàng. 2. Nghiên cứu giải pháp So sánh các tùy chọn, giải thích các tính năng chính và giải đáp các mối quan tâm chung. Tránh những tuyên bố không thể được hỗ trợ. 3. Cân nhắc mua hàng Cung cấp chi tiết về giá, thông tin giao hàng, điều khoản dịch vụ và câu trả lời cho các câu hỏi thực tế. 4. Hỗ trợ sau bán hàng Giúp khách hàng sử dụng sản phẩm tốt. Hỗ trợ hữu ích có thể dẫn đến việc kinh doanh lặp lại mà không cần dựa vào áp lực. Cách tiếp cận này làm cho trang web hữu ích hơn. Nó cũng cung cấp cho công cụ tìm kiếm nội dung rõ ràng hơn cho các mục đích tìm kiếm khác nhau. ### Các công ty thực sự đã sử dụng trải nghiệm phù hợp Netflix đề xuất các chương trình dựa trên lịch sử xem và hoạt động của người dùng. Hai người sử dụng cùng một dịch vụ có thể thấy những gợi ý khác nhau vì sở thích của họ khác nhau. Spotify sử dụng hành vi nghe để tạo danh sách phát như Discover Weekly. Người nghe thích nhạc acoustic sẽ nhận được sự kết hợp khác với người chủ yếu chơi các bản nhạc điện tử. Những ví dụ này cho thấy một điểm đơn giản: tính năng cá nhân hóa có hiệu quả khi nó giúp mọi người tìm thấy thứ gì đó hữu ích mà tốn ít công sức hơn. Các công ty nhỏ hơn có thể sử dụng ý tưởng tương tự ở quy mô đơn giản hơn. Một cửa hàng quần áo có thể tách biệt người mua sắm theo sở thích về sản phẩm, chẳng hạn như quần áo bảo hộ lao động, quần áo mặc ngoài trời hoặc những thứ thông thường. Công ty đào tạo có thể tạo các trang riêng cho người mới bắt đầu, người quản lý và nhân viên kỹ thuật. Mục tiêu không phải là sao chép các nền tảng lớn. Mục đích là để hiểu lý do tại sao khách hàng lại đến và phản hồi lý do đó. ### Một cách thiết thực để tránh xa hoạt động tiếp thị chung chung, tôi khuyên bạn nên có một quy trình làm việc rõ ràng. Lập bản đồ các nhóm khách hàng chính. Giữ số lượng có thể quản lý được. Ba đến năm nhóm có thể là đủ khi bắt đầu. Viết ra mối quan tâm chính của mỗi nhóm. Một nhóm có thể quan tâm đến giá cả. Người khác có thể quan tâm đến tính dễ sử dụng, hỗ trợ hoặc phân phối. Xem lại nội dung hiện tại. Kiểm tra xem các trang của bạn có giải đáp được những lo ngại này hay không. Tìm kiếm những tuyên bố mơ hồ, thiếu chi tiết và tin nhắn lặp đi lặp lại. Tạo các điểm truy cập riêng biệt. Sử dụng trang đích, nhãn điều hướng, phân đoạn email hoặc bộ lọc sản phẩm để giúp mọi người chọn đường dẫn phù hợp. Thử nghiệm từng thay đổi một. Bạn có thể so sánh hai phiên bản trang, hai chủ đề email hoặc hai lời kêu gọi hành động. Xem các tín hiệu hữu ích như các câu hỏi đủ điều kiện, các biểu mẫu đã hoàn thành, số lần quay lại và câu hỏi của khách hàng. Sử dụng phản hồi để cải thiện thông điệp. Các cuộc trò chuyện bán hàng, yêu cầu hỗ trợ, đánh giá và truy vấn tìm kiếm thường tiết lộ những nhu cầu mà dữ liệu trang web không hiển thị. Ví dụ: một công ty dịch vụ gia đình tại địa phương có thể phát hiện ra rằng khách hàng đặt những câu hỏi khác nhau về các dự án sửa chữa khẩn cấp, bảo trì theo kế hoạch và lắp đặt. Một trang dịch vụ chung có thể khiến cả ba nhóm không chắc chắn về bước tiếp theo. Các trang riêng biệt có thể giải thích quy trình, sự chuẩn bị dự kiến ​​và dịch vụ phù hợp cho từng nhu cầu. ### Việc cá nhân hóa không được khiến trải nghiệm trở nên khó hiểu. Tùy chỉnh quá nhiều có thể tạo ra một vấn đề khác. Nếu mỗi khách truy cập nhìn thấy một bố cục hoàn toàn khác nhau, khách hàng có thể gặp khó khăn trong việc tìm kiếm thông tin cơ bản. Tôi thấy rằng sự cân bằng tốt nhất đến từ việc giữ cho trải nghiệm thương hiệu cốt lõi nhất quán trong khi điều chỉnh các chi tiết hữu ích. Các quy tắc về giá, điều khoản dịch vụ, thông tin liên hệ và thông tin sản phẩm phải dễ tìm. Hình ảnh, ví dụ, đề xuất và nội dung giáo dục có thể thay đổi dựa trên nhu cầu của khách hàng. Sự lựa chọn rõ ràng cũng quan trọng. Khách hàng phải hiểu lý do tại sao họ nhìn thấy đề xuất và có thể khám phá các lựa chọn khác. Tiếp thị một kích cỡ phù hợp cho tất cả không thất bại vì mọi thông điệp tiêu chuẩn đều vô dụng. Nó đang mất đi giá trị vì giờ đây khách hàng có nhiều lựa chọn hơn, nhiều thông tin hơn và ít kiên nhẫn hơn đối với những nội dung không phù hợp với hoàn cảnh của họ. Doanh nghiệp có thể phản hồi bằng cách lắng nghe kỹ hơn, nhóm khách hàng theo nhu cầu thực sự và tạo nội dung hỗ trợ từng giai đoạn của hành trình. Cách tiếp cận mạnh mẽ nhất không phải là thông điệp có tính cá nhân hóa cao nhất. Đó là thông điệp giúp đúng người đưa ra quyết định rõ ràng hơn. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên nghiệp:Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

1. David Allen 2015 Hoàn thành công việc Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng 2. Teresa Amabile 2018 Nguyên tắc tiến bộ Sử dụng những chiến thắng nhỏ để khơi dậy niềm vui Sự gắn kết và sáng tạo trong công việc 3. Patrick Lencioni 2002 Năm rối loạn chức năng của một nhóm Một câu chuyện ngụ ngôn về lãnh đạo 4. Donald A Norman 2013 Thiết kế của những thứ hàng ngày Phiên bản sửa đổi và mở rộng 5. Philip Kotler Hermawan Kartajaya và Iwan Setiawan 2021 Tiếp thị Công nghệ 5.0 cho nhân loại 6. Marty Neumeier 2006 Khoảng cách thương hiệu Cách thu hẹp khoảng cách giữa chiến lược kinh doanh và thiết kế