Loại bỏ sự lộn xộn: Tổ chức cuộc sống bằng một cuốn sổ chất lượng

Giấy tờ rời rạc có thể biến bàn làm việc thành nguồn gây căng thẳng hàng ngày. Hóa đơn, phiếu học tập, biên lai, kế hoạch dự án và thẻ bảo hành thường được xếp thành nhiều chồng khác nhau. Khi tôi cần một tài liệu, tôi có thể mất vài phút để tìm kiếm qua các trang không có thứ tự rõ ràng. Một chất kết dính cung cấp cho mỗi tờ giấy một vị trí. Tôi sử dụng cái này khi tôi muốn giữ các tài liệu cùng nhau mà không cần nhét đầy ngăn kéo hoặc mang theo nhiều tập hồ sơ. Hệ thống không cần phải phức tạp. Một vài phần, nhãn rõ ràng và thói quen xem lại ngắn gọn có thể giúp quản lý việc lưu trữ giấy dễ dàng hơn. Chọn loại bìa phù hợp với nhu cầu của bạn Loại bìa mỏng phù hợp với những loại giấy tờ nhẹ, chẳng hạn như biên bản cuộc họp hoặc hồ sơ gia đình. Một bìa hồ sơ rộng hơn có thể phù hợp với hồ sơ gia đình, một doanh nghiệp nhỏ hoặc một dự án dài hạn. Tôi cũng kiểm tra kích thước vòng, độ bền của vỏ và cách bố trí túi. Một chiếc bìa cứng có túi bên trong có thể đựng các biên lai và biểu mẫu rời trước khi tôi có thời gian đục lỗ chúng. Bìa trong suốt cho phép tôi thêm nhãn đơn giản để tôi có thể xác định nội dung mà không cần mở. Tạo các phần trước khi thêm giấy tờ Tôi tránh đặt mọi tài liệu vào một chồng lớn. Thay vào đó, tôi chia tập tài liệu thành các nhóm hữu ích: - Gia đình - Tài chính - Sức khỏe - Trường học - Công việc - Biên lai - Thông tin sản phẩm Các danh mục phù hợp tùy thuộc vào cách tôi sử dụng tập tài liệu. Nếu tôi chỉ lưu trữ hồ sơ nhà, các phần như sửa chữa, tiện ích, bảo hiểm và tài liệu về thiết bị có thể là đủ. Tôi giữ nhãn ngắn. “Ô tô” dễ quét hơn “Tài liệu liên quan đến quyền sở hữu và bảo trì phương tiện”. Sắp xếp giấy tờ theo quy tắc đơn giản Tôi xếp các giấy tờ thuộc về nhau vào cùng một phần. Các tài liệu hiện tại ở gần phía trước, trong khi các hồ sơ cũ hơn sẽ di chuyển ra phía sau khi tôi vẫn cần giữ chúng. Đối với các trang thuộc một chủ đề, tôi sử dụng dụng cụ bấm lỗ và thêm chúng vào phía sau dải phân cách phù hợp. Những tài liệu không nên đục lỗ có thể đựng vào một tấm bảo vệ trong suốt. Điều này hoạt động tốt đối với các chứng chỉ, ảnh in, hồ sơ sửa chữa và các trang có đính kèm biên lai nhỏ. Tôi không giữ từng tờ chỉ vì nó có ngày tháng hoặc chữ ký. Trước khi nộp giấy tôi hỏi: - Tôi còn cần cái này không? - Sau này tôi có cần tìm nó không? - Nó có chứa thông tin cá nhân không? - Có bản sao kỹ thuật số nào tôi có thể sử dụng thay thế không? Các tài liệu có thông tin riêng tư cần được xử lý cẩn thận. Các giấy tờ không còn cần thiết có thể được xử lý thông qua một phương pháp an toàn. Hãy chừa chỗ cho các tài liệu mới Một tập tài liệu sẽ trở nên khó sử dụng khi mỗi trang đều được đóng gói chặt chẽ. Tôi để lại một vài ống tay áo trống phía sau mỗi phần. Điều này cho tôi không gian để thêm giấy tờ mới mà không cần di chuyển toàn bộ hệ thống. Ví dụ: tôi giữ một số phần trống trong phần “Trang chủ” để lấy hóa đơn sửa chữa và ghi chú bảo trì. Khi thợ sửa ống nước đưa cho tôi biên lai, tôi có thể cất nó vào đúng nơi thay vì đặt nó trên quầy bếp. Sử dụng hộp thư đến nhỏ để đựng giấy tờ rời Tôi để một khay bên cạnh bìa hồ sơ để đựng những tài liệu cần chú ý. Điều này có thể bao gồm một biểu mẫu cần có chữ ký, một hóa đơn đang chờ xem xét hoặc một biên nhận cần được ghi lại. Khay không phải là nơi lưu trữ cố định. Tôi kiểm tra nó trong công việc viết báo hàng tuần của mình, sắp xếp những gì cần lưu giữ và loại bỏ những gì không còn phục vụ mục đích nữa. Một người bạn của tôi đã sử dụng phương pháp này để làm giấy tờ ở trường. Các con của cô đặt giấy phép và thông báo vào một cái khay sau khi về nhà. Cô xem lại giấy tờ vào Chủ nhật, gửi lại các mẫu đơn cần chữ ký và nộp thông báo theo học kỳ. Bàn ăn không còn những chồng đồ rải rác nữa. Một cuốn sổ có tác dụng tốt nhất khi nó phù hợp với thói quen hàng ngày của tôi. Tôi không cần nhiều nhãn hoặc hệ thống lưu trữ lớn. Tôi cần các phần rõ ràng, đủ không gian và một thói quen mà tôi có thể lặp lại. Khi mọi tài liệu đều có một vị trí, việc tìm kiếm trang biên nhận hoặc trang tham khảo sẽ tốn ít công sức hơn. Bàn làm việc vẫn dễ sử dụng hơn và sự lộn xộn của giấy tờ trở thành một công việc mà tôi có thể quản lý thay vì một vấn đề ngày càng gia tăng.

Một lịch trình bận rộn có thể khiến mọi nhiệm vụ trở nên cấp bách. Tin nhắn đến, cuộc họp kéo dài cả ngày và những nhiệm vụ nhỏ đọng lại trong tâm trí bạn rất lâu sau khi công việc kết thúc. Tôi biết cảm giác mở cuốn sổ ra và tìm thấy những kế hoạch lỏng lẻo, những nhiệm vụ còn dang dở và những lời nhắc nhở được viết ở những nơi khác nhau. Luôn ngăn nắp không có nghĩa là lập kế hoạch từng phút. Nó có nghĩa là giao cho mỗi nhiệm vụ một vị trí rõ ràng, thời gian hợp lý và mức độ chú ý. Một hệ thống đơn giản có thể giúp tôi giảm bớt căng thẳng hàng ngày mà không khiến thói quen của tôi trở nên cứng nhắc. Bắt đầu với một danh sách nhiệm vụ đáng tin cậy mà tôi đã sử dụng để lưu giữ các nhiệm vụ trong email, ghi chú điện thoại, sổ tay và bộ nhớ của mình. Hệ thống đó tạo thêm áp lực vì tôi phải tìm kiếm kế hoạch cho riêng mình. Chọn một địa điểm chính cho nhiệm vụ của bạn. Nó có thể là sổ ghi chép, ứng dụng lịch hoặc công cụ quản lý tác vụ. Công cụ này ít quan trọng hơn việc sử dụng nó thường xuyên. Khi tôi nhận được một yêu cầu mới, tôi viết nó vào cùng một chỗ. Tôi không dựa vào trí nhớ. Một danh sách nhiệm vụ có thể bao gồm: - Trả lời nhà cung cấp - Chuẩn bị báo cáo khách hàng - Đặt lịch hẹn với nha sĩ - Mua giấy in - Xem lại các cuộc họp tuần tới Một danh sách rõ ràng giúp giảm tiếng ồn tinh thần. Tôi có thể thấy những gì cần chú ý thay vì mang theo mọi lời nhắc nhở trong đầu. Tách nhiệm vụ theo thời gian Một danh sách nhiệm vụ dài vẫn có thể khiến bạn cảm thấy căng thẳng khi mọi mục đều có vẻ khẩn cấp như nhau. Tôi sắp xếp công việc thành các nhóm thời gian đơn giản: - Hôm nay - Tuần này - Sau - Chờ người khác Sự thay đổi nhỏ này giúp tôi tập trung vào ngày hiện tại. Bản báo cáo đến hạn vào tuần tới không cần được chú ý nhiều như cuộc họp sẽ bắt đầu sau một giờ nữa. Tôi cũng thêm ngày khi nhiệm vụ có thời hạn thực sự. Một nhiệm vụ không có ngày tháng có thể nằm trong danh sách hàng tháng trời. Một nhiệm vụ có ngày tháng rõ ràng giúp tôi có định hướng tốt hơn. Sử dụng lịch cho các sự kiện cố định Lịch hoạt động tốt cho các sự kiện có thời gian nhất định. Danh sách nhiệm vụ có tác dụng tốt đối với những hành động vẫn cần phải thực hiện. Kết hợp cả hai có thể làm cho lịch trình khó đọc. Tôi đặt các cuộc họp, cuộc hẹn, thời gian đi lại và kế hoạch cá nhân vào lịch của mình. Tôi giữ các nhiệm vụ linh hoạt trong danh sách nhiệm vụ của mình. Khi một nhiệm vụ đòi hỏi sự tập trung trong thời gian dài, tôi dành một khoảng thời gian cho nó. Ví dụ: “công việc thuyết trình” có vẻ mơ hồ. “Chuẩn bị slide thuyết trình từ 9h30 đến 10h30” cho tôi một điểm khởi đầu rõ ràng. Tôi cũng chừa khoảng trống giữa các cuộc hẹn. Việc di chuyển, sắp xếp, nghỉ giải lao ngắn ngày và những câu hỏi bất ngờ có thể mất thời gian. Một cuốn lịch dày đặc từ sáng đến tối có thể trông có vẻ hiệu quả nhưng lại có rất ít chỗ cho sự chậm trễ thông thường. Chọn ba nhiệm vụ hữu ích mỗi ngày. Danh sách 20 nhiệm vụ có thể tạo ra căng thẳng ngay cả trước khi ngày mới bắt đầu. Tôi thích chọn ba nhiệm vụ đáng được quan tâm. Chúng có thể bao gồm một nhiệm vụ lớn và hai nhiệm vụ nhỏ hơn. Ví dụ: 1. Gửi báo cáo hàng tháng 2. Xác nhận cuộc họp ngày thứ Sáu 3. Sắp xếp hồ sơ trên bàn làm việc của tôi Kế hoạch này không ngăn cản tôi xử lý công việc khác. Nó mang lại cho tôi sự tập trung thực tế khi có yêu cầu mới xuất hiện. Nếu tôi hoàn thành ba nhiệm vụ sớm, tôi có thể chuyển sang mục tiếp theo. Nếu ngày thay đổi, tôi vẫn biết tác phẩm nào đáng được quan tâm. Chia nhiệm vụ lớn thành những hành động nhỏ Một số nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành vì chúng quá rộng. “Lập kế hoạch cho một chiến dịch tiếp thị” có thể khiến bạn cảm thấy nặng nề. Chia nó thành các hành động nhỏ hơn sẽ giúp công việc bắt đầu dễ dàng hơn. Tôi có thể viết: - Xác định mục tiêu chiến dịch - Mô tả khách hàng mục tiêu - Chọn hai chủ đề nội dung - Đặt ngày xem xét - Chuẩn bị bản thảo đầu tiên Mỗi hành động cho tôi một bước tiếp theo rõ ràng. Tiến bộ nhỏ cũng giúp bạn dễ dàng nhận ra điều gì đang cản trở công việc. Một ví dụ phổ biến xuất hiện trong các thủ tục giấy tờ về thuế hoặc kinh doanh. “Hoàn thành các tài liệu” có thể mất vài giờ. “Thu thập biên lai”, “kiểm tra hóa đơn” và “gửi biểu mẫu để xem xét” là những hành động dễ dàng hơn có thể được thực hiện vào những ngày riêng biệt. Tạo một thói quen thiết lập lại ngắn gọn Bàn làm việc và các tập tin kỹ thuật số của tôi có thể trở nên lộn xộn trong một tuần bận rộn. Tôi sử dụng thói quen thiết lập lại ngắn vào cuối ngày làm việc. Tôi kiểm tra những công việc chưa hoàn thành, xóa những mục không còn quan trọng và chuyển những yêu cầu mới vào danh sách phù hợp. Tôi cũng chuẩn bị nhiệm vụ đầu tiên cho sáng hôm sau. Thói quen này chỉ mất vài phút nhưng nó giúp tôi kết thúc ngày làm việc mà ít cảm thấy bất an hơn. Tôi không cần phải nhớ từng chi tiết chỉ sau một đêm. Bảo vệ thời gian làm việc yên tĩnh Các tin nhắn và cảnh báo có thể phá vỡ sự chú ý nhiều lần trong ngày. Tôi đặt khoảng thời gian ngắn khi tắt thông báo. Trong thời gian đó, tôi làm một việc thay vì chuyển đổi giữa email, trò chuyện và tài liệu. Tôi vẫn kiểm tra tin nhắn vào những thời điểm đã định trong ngày. Những người cần phản hồi nhanh có thể liên hệ với tôi, trong khi tôi dành chút thời gian cho công việc tập trung. Phương pháp này hoạt động tốt cho các công việc như viết, xem lại các con số, lập kế hoạch dự án hoặc học phần mềm mới. Một dãy nhà yên tĩnh không nhất thiết phải kéo dài cả buổi sáng. Thậm chí ba mươi phút cũng có thể tạo ra sự tiến bộ hữu ích. Hãy nhường chỗ cho nhu cầu cá nhân Tổ chức nên hỗ trợ cuộc sống của tôi chứ không phải kiểm soát nó. Tôi dành chỗ cho bữa trưa, nghỉ ngơi, kế hoạch gia đình, tập thể dục và những nhu cầu bất ngờ. Một lịch trình bỏ qua những phần này của cuộc sống có thể tạo ra nhiều căng thẳng hơn. Tôi cũng tránh lấp đầy mỗi buổi tối với công việc còn dang dở. Một số nhiệm vụ có thể đợi đến kỳ làm việc tiếp theo. Nghỉ ngơi giúp tôi có cơ hội tốt hơn để trở lại với tinh thần minh mẫn. Xem lại hệ thống mỗi tuần Mỗi tuần một lần, tôi xem lại danh sách nhiệm vụ và lịch của mình. Tôi tự hỏi: - Công việc nào còn hữu ích? - Điều gì đang chờ đợi một người khác? - Thời hạn nào cần chú ý? - Tôi có lên kế hoạch làm việc nhiều hơn mức tôi có thể hoàn thành không? - Điều gì gây ra căng thẳng nhất? Đánh giá này giúp tôi điều chỉnh hệ thống. Nếu tôi bỏ lỡ nhiệm vụ vì chúng quá lớn, tôi sẽ chia nhỏ chúng ra. Nếu các cuộc họp mất nhiều thời gian hơn dự kiến, tôi sẽ bố trí thêm không gian xung quanh chúng. Nếu tôi cứ quên những việc vặt cá nhân, tôi sẽ đặt chúng vào cùng một cuốn lịch tôi dùng cho công việc. Có tổ chức không có nghĩa là giữ một lịch trình hoàn hảo. Đó là về việc đưa ra quyết định trước khi áp lực chiếm ưu thế. Khi tôi sử dụng một danh sách nhiệm vụ, đặt thời gian rõ ràng, chọn một trọng tâm nhỏ hàng ngày và dành thời gian để nghỉ ngơi, công việc của tôi sẽ dễ quản lý hơn. Một kế hoạch đơn giản sẽ không loại bỏ được mỗi ngày bận rộn. Nó có thể giúp tôi gặp gỡ ngày hôm đó ít bối rối hơn và kiểm soát tốt hơn.

Một số ngày cảm thấy đông đúc trước khi chúng bắt đầu. Tin nhắn chờ trả lời, nhiệm vụ chưa hoàn thành một nửa, biên lai biến mất trong túi và các kế hoạch nhỏ cạnh tranh nhau để được chú ý. Tôi đã từng coi mọi lời nhắc nhở mới là thứ mà sau này tôi có thể nhớ lại. Thói quen đó khiến những ngày đơn giản trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Một hệ thống hàng ngày gọn gàng sẽ mang lại cho mỗi nhiệm vụ một vị trí. Nó không cần phải phức tạp. Tôi chỉ cần một cái nhìn rõ ràng về những gì tôi cần chú ý, những gì có thể chờ đợi và những gì tôi có thể loại bỏ. Tôi bắt đầu với một danh sách cho mọi thứ trong đầu tôi. Nhiệm vụ công việc, đồ tạp hóa, cuộc hẹn, hóa đơn và kế hoạch cá nhân đều ở cùng một nơi. Tôi không sắp xếp chúng trong khi viết chúng ra. Mục đích là để đầu óc tôi trống rỗng trước khi quyết định ý nghĩa của từng mục. Sau đó, tôi nhóm danh sách thành một số lĩnh vực đơn giản: - Công việc - Gia đình - Sức khỏe - Tiền bạc - Kế hoạch cá nhân Điều này làm cho danh sách dài dễ đọc hơn. “Gửi báo cáo” đang được thực hiện. “Đặt lịch khám răng” thuộc về sức khỏe. “Kiểm tra hóa đơn tiền nước” thuộc về tiền. Một nhãn hiệu rõ ràng giúp tôi chọn đúng thời điểm cho mỗi nhiệm vụ. Tôi cũng phân chia nhiệm vụ theo thời gian. Một số mục cần hành động ngay hôm nay. Một số có thể đợi đến tuần này. Những người khác không có ngày cố định. Bước nhỏ này giúp mọi nhiệm vụ không trở nên khẩn cấp. Chế độ xem hàng ngày của tôi thường chứa ba đến năm nhiệm vụ chính. Tôi dành chỗ cho các cuộc gọi, chuyến đi, bữa ăn và những thay đổi bất ngờ. Một danh sách gồm 15 việc “phải làm” thường tạo ra áp lực thay vì tiến độ. Một danh sách ngắn hơn giúp tôi có cơ hội tốt hơn để hoàn thành những gì tôi đã chọn. Một ví dụ thực tế đến từ một ngày thứ Hai bận rộn. Tôi phải trả lời email của khách hàng, mua hàng tạp hóa, chuẩn bị bài thuyết trình và mang xe đi kiểm tra dịch vụ. Tôi đặt bài thuyết trình và email trong phần công việc của mình, cửa hàng tạp hóa ở nhà và cuộc hẹn lấy xe trong kế hoạch cá nhân. Tôi đặt thời gian cho cuộc hẹn, sắp xếp công việc cho bài thuyết trình và chuyển việc mua hàng tạp hóa về nhà. Không có gì thay đổi trong ngày. Quan điểm của tôi trong ngày đã làm. Tôi cũng giữ các nhiệm vụ định kỳ đơn giản. Việc dọn dẹp nhà bếp, kiểm tra đăng ký, tưới cây và xem xét các cuộc hẹn sắp tới có thể là thói quen hàng tuần. Tôi không tạo ra một kế hoạch mới mỗi lần. Tôi sử dụng cùng một mô hình và điều chỉnh nó khi lịch trình của tôi thay đổi. Một hệ thống hữu ích cũng cần một nơi dành cho những nhiệm vụ còn dang dở. Tôi xem xét chúng mà không coi chúng là những thất bại. Một nhiệm vụ có thể không rõ ràng, quá lớn hoặc không còn hữu ích. Tôi có thể viết lại nó thành một hành động nhỏ hơn: - “Sắp xếp tủ quần áo” trở thành “sắp xếp một kệ” - “Lên kế hoạch cho chuyến đi” trở thành “chọn ba địa điểm để tham quan” - “Cải thiện tài chính” trở thành “xem lại chi tiêu của tháng trước” Những hành động nhỏ hơn sẽ dễ bắt đầu hơn. Họ cũng chỉ cho tôi những gì nhiệm vụ thực sự yêu cầu. Tôi giữ các ghi chú gần với nhiệm vụ khi có thể. Cuộc hẹn với bác sĩ có thể cần số điện thoại. Một cuộc họp công việc có thể cần một liên kết tập tin. Một mặt hàng mua sắm có thể cần nhãn hiệu hoặc kích cỡ ưa thích. Việc lưu trữ các chi tiết này cùng nhau giúp tôi không phải tìm kiếm trong các tin nhắn cũ. Tôi cũng đặt ra khoảng thời gian xem xét ngắn vào cuối ngày. Tôi kiểm tra những gì tôi đã hoàn thành, chuyển những phần chưa hoàn thành đến một ngày thích hợp và loại bỏ những thứ không còn quan trọng. Việc này chỉ mất vài phút nhưng nó giúp ngày mai không bắt đầu với sự bối rối của ngày hôm qua. Một hệ thống gọn gàng phải hỗ trợ cuộc sống hàng ngày chứ không phải kiểm soát nó. Một số ngày cần có một lịch trình đầy đủ. Những ngày khác chỉ cần một vài lời nhắc nhở. Tôi dành chỗ cho sự nghỉ ngơi, sự chậm trễ và những thay đổi vì chúng là một phần của cuộc sống bình thường. Khi nhiệm vụ của tôi có vị trí rõ ràng, tôi sẽ dành ít thời gian hơn để cố gắng ghi nhớ mọi thứ. Tôi có thể thấy điều gì cần hành động, đưa ra những lựa chọn tốt hơn và tập trung vào từng việc một. Một ngày được sắp xếp không nhất thiết phải trông hoàn hảo. Nó chỉ cần làm cho bước tiếp theo dễ dàng hơn.

Bàn làm việc của tôi dùng để thu thập các ghi chú rời, biểu mẫu in, biên lai, trang họp và những lời nhắc nhở nhỏ. Tôi thường có thể nhớ tài liệu đó nằm ở đâu nhưng việc tìm ra nó mất quá nhiều thời gian. Một chất kết dính đã thay đổi thói quen đó. Một cuốn sổ không thể tự mình quản lý mọi giấy tờ trong cuộc sống của bạn. Nó cần một cấu trúc đơn giản phù hợp với cách bạn làm việc. Khi các phần dễ hiểu, việc nộp đơn sẽ mất ít thời gian hơn và các giấy tờ quan trọng luôn trong tầm tay. Tôi sử dụng một tập tài liệu cho những thông tin tôi thường xuyên kiểm tra. Nó chứa các ghi chú trong gia đình, tài liệu tham khảo công việc, trang lập kế hoạch và tài liệu cần hành động. Hồ sơ cá nhân, chẳng hạn như hộ chiếu hoặc chứng chỉ gốc, được lưu giữ ở nơi an toàn hơn. ## Xây dựng các phần xung quanh các nhiệm vụ thực tế. Tôi không chia tập tài liệu của mình theo các loại giấy ngẫu nhiên. Tôi chia nó cho các nhiệm vụ tôi xử lý. Một thiết lập hữu ích có thể bao gồm: - Việc cần làm — giấy tờ cần trả lời, thanh toán, chữ ký hoặc cuộc hẹn - Nhà — ghi chú sửa chữa, chi tiết dịch vụ, danh sách mua sắm và kế hoạch gia đình - Công việc hoặc học tập — ghi chú dự án, lịch trình, trang đào tạo và tài liệu tham khảo hữu ích - Sức khỏe — ghi chú cuộc hẹn và câu hỏi dành cho bác sĩ - Tiền — trang ngân sách, hồ sơ thanh toán và chi phí theo kế hoạch - Tham khảo — thông tin tôi có thể cần nhưng không sử dụng hàng ngày Các phần của bạn có thể trông khác. Phụ huynh có thể cần một phần của trường. Một freelancer có thể cần ghi chú của khách hàng. Một học sinh có thể thích các lớp học, thời hạn và luyện thi. Danh mục tốt nhất là danh mục giúp tôi tìm thấy một trang mà không cần phải suy nghĩ. ## Thêm quy trình nộp hồ sơ đơn giản Một cuốn sổ sẽ trở nên lộn xộn khi giấy tờ được đưa vào nhưng không bao giờ rời đi. Tôi giữ một túi nhỏ ở phía trước để đựng tài liệu mới. Tôi gọi nó là “hộp thư đến”. Khi tôi nhận được một tờ giấy, tôi đặt nó ở đó. Trong buổi đánh giá ngắn hàng tuần, tôi đưa ra một trong ba lựa chọn: - Hành động - Xếp nó vào một phần - Tái chế hoặc loại bỏ nếu tôi không còn cần nữa. Thói quen này đã giúp tôi giải quyết một vấn đề phổ biến. Có lần, một thông báo dịch vụ được in nằm trên bàn của tôi trong vài ngày vì tôi không biết để nó ở đâu. Sau khi thêm phần Việc cần làm, tôi đặt các thông báo tương tự ở đó và viết hành động tiếp theo vào một tờ giấy ghi chú. Tờ báo không còn là lời nhắc nhở tôi phải chú ý nữa. ## Giữ nhãn dễ đọc Nhãn nhỏ có thể trông gọn gàng nhưng chúng làm tôi chậm lại. Tôi thích những từ lớn mà tôi có thể đọc được khi đứng ở bàn làm việc. Tôi cũng để lại một số khoảng trống trong mỗi phần. Khó sử dụng một bìa đóng gói, ngay cả khi mỗi trang đều có một vị trí. Một vài ngăn và túi nhựa trong là đủ. Tôi tránh bổ sung nguồn cung cấp trước khi biết hệ thống cần gì. Một chỉ số ngắn có thể giúp ích khi chất kết dính phát triển. Tôi liệt kê tên các phần trên một trang và đặt nó ở gần đầu trang. Đối với những trang thường xuyên thay đổi, tôi ghi ngày đánh giá vào góc. ## Sử dụng các trang hỗ trợ hành động Một tập tài liệu hữu ích sẽ giúp tôi đưa ra quyết định chứ không chỉ lưu trữ giấy tờ. Đối với một dự án, tôi có thể giữ: - Mục tiêu chính - Những ngày chính - Chi tiết liên hệ - Những câu hỏi cần câu trả lời - Hành động tiếp theo Đối với kế hoạch hóa hộ gia đình, tôi có thể sử dụng một trang cho các chi phí hàng tháng và một trang khác cho các công việc sửa chữa. Đối với việc học, tôi có thể giữ một kế hoạch hàng tuần, các ghi chú trên lớp và một trang câu hỏi để ôn tập. Tôi viết những ghi chú ngắn thay vì sao chép từng chi tiết. Một trang có nội dung “Hãy gọi cho công ty sửa chữa vào thứ Ba và hỏi về các bộ phận” sẽ hữu ích hơn một tài liệu bị chôn vùi dưới nhiều trang thông tin cơ bản. ## Xem lại tập hồ sơ trước khi đầy Mỗi tháng một lần, tôi xóa những ghi chú lỗi thời, chuyển những nhiệm vụ đã hoàn thành và kiểm tra xem các phần đó có còn phù hợp với thói quen của tôi không. Chất kết dính sẽ thay đổi khi nhu cầu của tôi thay đổi. Nếu tôi làm việc ở nhà, giấy tờ công việc có thể cần nhiều chỗ hơn. Trong thời gian học, các trang học tập có thể được ưu tiên. Khi một dự án kết thúc, tôi có thể di chuyển các bản ghi của nó sang một thư mục lưu trữ riêng thay vì để chất kết dính chính phát triển không giới hạn. Một tập tài liệu cho tôi một nơi dễ thấy để bắt đầu. Nó làm giảm số lượng giấy tờ rời xung quanh tôi và giúp tôi dễ dàng theo dõi những công việc nhỏ hơn. Hệ thống hoạt động vì nó đơn giản: thu thập, quyết định, lưu trữ, xem xét. Một cuộc sống ngăn nắp hơn không cần đến một chiếc bàn làm việc hoàn hảo. Nó cần một nơi rõ ràng cho thông tin tôi sử dụng và một thói quen tôi có thể lặp lại.

Nhiều người trong chúng ta không cần thêm thời gian. Chúng ta cần ít tiếng ồn hơn. Ngày của tôi có thể tràn ngập những tin nhắn, những nhiệm vụ nhỏ, những món đồ không sử dụng và những kế hoạch mà tôi không bao giờ muốn thực hiện. Đến tối, có thể tôi đã làm xong nhiều việc nhưng vẫn cảm thấy xa cách mọi người, công việc và nghỉ ngơi là điều quan trọng đối với mình. Dọn phòng không phải là tạo ra một ngôi nhà hoàn hảo hay tuân theo một thói quen nghiêm ngặt. Đó là việc lựa chọn những gì xứng đáng với thời gian, không gian và sự chú ý của tôi. ### Tôi bắt đầu với một lĩnh vực nhỏ. Khi tôi cố gắng thay đổi mọi thứ cùng một lúc, tôi cảm thấy nhiệm vụ này nặng nề. Thay vào đó, tôi chọn một nơi: - Một ngăn kéo bàn - Một kệ - Một phần điện thoại của tôi - Một giờ trong lịch hàng tuần Một khu vực nhỏ cho tôi một giới hạn rõ ràng. Tôi có thể thấy sự tiến bộ mà không biến cả ngày thành một dự án dọn dẹp. Tôi hỏi ba câu hỏi đơn giản: - Tôi có sử dụng cái này không? - Điều này có hỗ trợ cho cuộc sống hiện tại của tôi không? - Hôm nay tôi có chọn lại nó không? Nếu câu trả lời vẫn chưa rõ ràng, tôi đặt món đồ đó vào một hộp riêng. Tôi xem lại hộp sau một vài tuần. Điều này cho tôi thời gian để quyết định mà không bị áp lực. ### Tôi kiểm tra thời gian của mình đi đâu Lịch của tôi thường hiển thị các ưu tiên thực sự của tôi rõ ràng hơn các kế hoạch của tôi. Tôi xem lại bảy ngày đã qua và đánh dấu từng hoạt động: - Công việc - Gia đình - Sức khỏe - Nghỉ ngơi - Sở thích cá nhân - Những nhiệm vụ tôi chấp nhận theo thói quen Đây không phải là việc phán xét từng giờ. Nó giúp tôi nhận thấy các mẫu. Tôi có thể nói rằng tôi muốn đọc sách, tập thể dục hoặc gọi điện cho bố mẹ trong khi dành phần lớn thời gian rảnh rỗi cho những đoạn video ngắn và những yêu cầu có giá trị thấp. Một thay đổi thực tế có thể nhỏ. Tôi có thể dành ba mươi phút để đọc trước khi mở mạng xã hội. Tôi có thể để lại một buổi tối rảnh rỗi thay vì lấp đầy nó bằng những kế hoạch bổ sung. ### Tôi tạo ra một chiếc điện thoại ít gây xao lãng hơn. Điện thoại của tôi có thể khiến mọi khoảnh khắc yên tĩnh trở nên bận rộn. Tôi xóa các ứng dụng tôi hiếm khi sử dụng và tắt các cảnh báo không cần tôi phản hồi. Tôi giữ thông báo về các cuộc gọi trực tiếp, tin nhắn từ gia đình và các công cụ làm việc cần trả lời. Cập nhật tin tức, tin nhắn mua sắm và thông báo trên mạng xã hội có thể chờ. Tôi cũng di chuyển các ứng dụng gây mất tập trung ra khỏi màn hình chính. Điều này thêm một khoảng dừng giữa xung và hành động. Khoảng dừng ngắn ngủi đó thường đủ để tôi chọn thứ khác. ### Tôi bảo vệ thời gian cho mọi người Các mối quan hệ thường mất đi không gian chỉ vì những sự chậm trễ nhỏ. Tôi tự nhủ sẽ gọi lại sau, rồi một tuần cũng trôi qua. Tôi chọn một thói quen đơn giản phù hợp với cuộc sống của mình. Ví dụ, tôi gọi điện cho một thành viên trong gia đình vào mỗi chiều Chủ nhật. Tôi gặp một người bạn để đi dạo thay vì gửi một tin nhắn ngắn khác. Tôi cất điện thoại đi trong bữa ăn để người trước mặt nhận được sự chú ý hoàn toàn của tôi. Một người bạn của tôi nhận thấy rằng cô ấy dành nhiều thời gian để sắp xếp các kế hoạch giao lưu hơn là tận hưởng chúng. Cô thay đổi thói quen của mình bằng cách mời hai người bạn đến bữa ăn tự nấu hàng tháng tại nhà. Kế hoạch vẫn đơn giản. Cô dành ít thời gian hơn để quản lý một lịch trình bận rộn và có nhiều thời gian hơn để trò chuyện thực sự. ### Tôi chừa chỗ trống trước khi đưa ra những cam kết mới Một lịch trình đầy đủ có thể khiến mọi yêu cầu mới đều cảm thấy cấp bách. Bây giờ tôi tạm dừng trước khi nói có. Tôi hỏi: - Việc này đòi hỏi tôi điều gì? - Tôi cần phải di chuyển hoặc loại bỏ những gì? - Liệu nó có phù hợp với hướng đi mà tôi mong muốn cho giai đoạn cuộc đời này không? Một câu trả lời lịch sự có thể bảo vệ thời gian của tôi: "Cảm ơn bạn đã hỏi. Tôi không thể đảm nhận việc này ngay bây giờ." Điều này không có nghĩa là tôi từ chối mọi cơ hội. Nó có nghĩa là tôi hiểu rằng mỗi lời đồng ý sẽ chiếm không gian từ một thứ khác. ### Tôi dành chỗ để nghỉ ngơi mà không kiếm được tiền Nghỉ ngơi thường được coi như một phần thưởng sau khi hoàn thành mọi nhiệm vụ. Danh sách nhiệm vụ của tôi hiếm khi kết thúc nên phần còn lại cứ trôi đi. Tôi chọn những hình thức nghỉ ngơi không gây thêm tiếng ồn. Một cuộc dạo bộ ngắn, một bữa ăn yên tĩnh, vài trang sách hay một đêm sớm có thể giúp tôi trở về với tinh thần vững vàng hơn. Nghỉ ngơi không cần phải trông ấn tượng. Nó chỉ cần cho cơ thể và sự chú ý của tôi một cơ hội để chậm lại. ### Tôi xem xét các lựa chọn của mình mỗi tháng Nhu cầu của tôi thay đổi. Một thói quen hiệu quả năm ngoái có thể không phù hợp với cuộc sống của tôi bây giờ. Mỗi tháng một lần, tôi ôn lại: - Điều gì tôi nhận được nhiều nhất trong thời gian? - Điều gì đã mang lại cho tôi năng lượng? - Điều gì cứ chiếm chỗ mà không mang lại nhiều giá trị? - Tôi muốn xem điều gì thường xuyên hơn vào tháng tới? Tôi loại bỏ một cam kết có giá trị thấp, giải quyết một lĩnh vực nhỏ và bảo vệ một hoạt động hỗ trợ sức khỏe hoặc các mối quan hệ của tôi. Điều này giữ cho quá trình có thể quản lý được. Dành chỗ cho những gì quan trọng là sự lựa chọn lặp đi lặp lại chứ không phải một ngày dọn dẹp. Tôi có thể không kiểm soát được mọi nhu cầu, nhưng tôi có thể quyết định những gì ở gần mình. Khi tôi giảm bớt sự lộn xộn xung quanh thời gian, gia đình và sự chú ý của mình, tôi có thể nhận thấy những gì đã có sẵn: công việc có ý nghĩa, những cuộc trò chuyện chân thành, những khoảnh khắc yên tĩnh và những người mà tôi không muốn bỏ qua. Chúng tôi hoan nghênh các câu hỏi của bạn: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

1. Emily Carter 2021 Sắp xếp tài liệu hộ gia đình bằng hệ thống đóng bìa thực tế 2. James Wilson 2020 Xây dựng các thói quen đơn giản để quản lý công việc hàng ngày 3. Olivia Bennett 2022 Giảm sự lộn xộn giấy tờ thông qua thói quen nộp hồ sơ nhất quán 4. Daniel Foster 2019 Lập kế hoạch cho công việc và thời gian cá nhân một cách rõ ràng hơn 5. Sophia Mitchell 2023 Tạo không gian cho các mối quan hệ nghỉ ngơi và các ưu tiên có ý nghĩa 6. Henry Parker 2021 Các phương pháp thực hành để duy trì một Cuộc sống hàng ngày có tổ chức