Lịch để bàn có được vị trí của nó khi tôi có thể sử dụng nó mà không cần thay đổi thói quen của mình. Nhiều cuốn lịch trông hấp dẫn trên trang sản phẩm nhưng lại trở thành một phần lộn xộn trên bàn làm việc sau một vài tuần. Hộp ghi ngày nhỏ, giấy yếu, bố cục chật chội và thiết kế không phù hợp với ngày làm việc có thể khiến công cụ lập kế hoạch đơn giản khó sử dụng. Tôi thích một chiếc lịch để bàn giúp tôi trả lời nhanh ba câu hỏi: - Hôm nay là ngày mấy? - Hôm nay tôi cần chú ý điều gì? - Điều gì sắp xảy ra tiếp theo? Mục đích đơn giản đó định hình cách tôi lựa chọn và sử dụng nó. Lịch để bàn hữu ích bắt đầu bằng cách bố trí phù hợp với công việc trên bàn làm việc của tôi. Chế độ xem hàng tháng cho tôi không gian để xem các cuộc họp, thời hạn, ngày thanh toán, kế hoạch du lịch và các sự kiện cá nhân. Phần hàng ngày hoặc hàng tuần có thể hỗ trợ các ghi chú ngắn khi chế độ xem theo tháng là không đủ. Khi so sánh các cuốn lịch, tôi nhìn vào chỗ viết trước khi nhìn vào bìa. Một lưới sạch sẽ hữu ích hơn một thiết kế trang trí không có nhiều chỗ để ghi chú. Nếu tôi có thể viết thời hạn dự án, số điện thoại hoặc lời nhắc mà không cần ghép các từ lại với nhau thì lịch sẽ có nhiều khả năng được sử dụng hơn. Kích thước trang cũng ảnh hưởng đến sự thoải mái hàng ngày. Lịch để bàn nhỏ gọn hoạt động tốt bên cạnh máy tính xách tay hoặc màn hình. Định dạng lớn hơn có thể phù hợp với văn phòng chung, bàn tiếp tân, quầy bếp hoặc không gian làm việc tại nhà. Tôi đo không gian có sẵn trước khi lựa chọn. Bước nhỏ này ngăn lịch chặn bàn phím, đèn hoặc các công cụ khác của tôi. Chất lượng giấy rất quan trọng đối với những người thường xuyên viết. Các trang giấy mỏng có thể khiến mực in xuyên qua, trong khi giấy thô có thể khiến chữ viết có cảm giác không đều. Tôi thường kiểm tra xem lịch có hỗ trợ những chiếc bút tôi sử dụng thường xuyên nhất hay không. Bút bi, bút chì, bút gel và bút đánh dấu có thể hoạt động khác nhau trên cùng một tờ giấy. Một giá đỡ sẽ giữ cho mỗi trang ổn định. Đế bằng bìa cứng gấp có thể phù hợp với việc sử dụng nhẹ nhàng, trong khi giá đỡ bằng dây hoặc bằng gỗ có thể hỗ trợ nhiều hơn. Tôi cũng kiểm tra xem các trang có lật trơn tru hay không và lịch có mở ở tháng hiện tại hay không. Khi một trang không chịu nằm phẳng, tôi ít có khả năng viết lên nó hơn. Thiết kế nên hỗ trợ sự chú ý của tôi hơn là cạnh tranh để giành lấy nó. Màu sắc nhẹ nhàng, con số rõ ràng, khoảng trắng vừa đủ giúp tôi lướt trang nhanh chóng. Một hình minh họa dày đặc có thể trông đẹp trong một bức ảnh nhưng có thể khiến ngày tháng và ghi chú khó tìm hơn. Quy tắc của tôi rất đơn giản: trang trí có thể thêm ký tự nhưng không được che giấu thông tin tôi cần. Lịch để bàn có thể hỗ trợ một số loại kế hoạch. Tại nơi làm việc, tôi sử dụng chế độ xem hàng tháng để đánh dấu các mốc quan trọng của dự án, các cuộc gọi của khách hàng, kiểm tra hàng tồn kho và các hoạt động nhóm. Tôi giữ các ghi chú dài hơn trong một công cụ tác vụ kỹ thuật số và sử dụng lịch cho những ngày có lợi từ lời nhắc hiển thị. Ở nhà, hình thức tương tự có thể tổ chức các sự kiện ở trường, các cuộc hẹn dịch vụ, kế hoạch gia đình và ngày đến hạn thanh toán. Lịch dùng chung với không gian viết rõ ràng có thể giúp các thành viên trong gia đình biết được những gì đang diễn ra mà không cần mở ứng dụng. Đối với việc học, tôi có thể đánh dấu ngày thi, thời hạn làm bài, mục tiêu đọc và giờ nghỉ. Việc xem xét vài tuần cùng nhau giúp tôi phân bổ nhiệm vụ trong tháng thay vì để mọi thứ trong một ngày. Một thói quen đơn giản sẽ làm cho lịch trở nên hữu ích hơn. Vào đầu mỗi tháng, tôi thêm những ngày cố định không thay đổi. Mỗi tuần, tôi xem lại những ngày sắp tới và thêm các cuộc hẹn hoặc nhiệm vụ cần được nhắc nhở rõ ràng. Vào cuối ngày làm việc, tôi kiểm tra ngày hôm sau và chuyển những ghi chú chưa hoàn thành vào danh sách nhiệm vụ hoặc một ngày mới. Tôi thấy cách này hoạt động hiệu quả trong một văn phòng nhỏ, nơi nhóm giữ một lịch bàn chung gần máy in. Nó hiển thị ngày giao hàng và nhân viên rời đi trong nháy mắt. Lịch không thay thế phần mềm lập kế hoạch của họ. Nó giúp mọi người chú ý đến những ngày quan trọng khi họ đang đứng ở bàn làm việc, giúp giảm bớt những câu hỏi lặp đi lặp lại trong thời gian bận rộn. Tôi cũng tránh lấp đầy mọi ô vuông bằng thông tin. Lịch trở nên khó đọc khi mỗi ngày có nhiều ghi chú dài. Các cụm từ ngắn hoạt động tốt hơn: “gọi nhà cung cấp”, “gửi bản thảo” hoặc “cuộc họp ở trường”. Các chi tiết dài hơn có thể được lưu trong sổ ghi chép hoặc hệ thống kỹ thuật số. Lịch để bàn phù hợp không cần phải thực hiện mọi nhiệm vụ lập kế hoạch. Nó cần hiển thị ngày tháng, cung cấp chỗ cho những ghi chú ngắn và phù hợp một cách tự nhiên với không gian nơi tôi làm việc. Khi bố cục rõ ràng, cảm giác cầm giấy thoải mái và chân đế đứng vững, tôi có nhiều khả năng tiếp cận nó mỗi ngày hơn. Đó là lý do biến lịch để bàn từ một vật trang trí thành một phần thiết thực trong thói quen của tôi.
Lịch để bàn có thể làm được nhiều việc hơn là chỉ hiển thị ngày. Khi tôi sử dụng nó như một công cụ lập kế hoạch đơn giản, nó giúp tôi xem các cuộc hẹn, thời hạn và các ưu tiên hàng ngày mà không cần mở ứng dụng khác. Nhiều người mua lịch để bàn và chỉ viết ngày sinh nhật hoặc cuộc họp lên đó. Các trang vẫn sạch sẽ nhưng lịch không hỗ trợ công việc của chúng. Một cách tiếp cận tốt hơn là cung cấp cho mỗi không gian một mục đích rõ ràng. Sử dụng một phần cho các sự kiện cố định. Thêm các cuộc gọi với khách hàng, các cuộc họp ở trường, ngày giao hàng, kế hoạch du lịch và các cam kết khác không thể di chuyển dễ dàng. Tôi viết những điều này bằng những cụm từ ngắn, chẳng hạn như “cuộc gọi của khách hàng lúc 10 giờ sáng” hoặc “Gửi hóa đơn”. Ghi chú ngắn dễ quét hơn câu đầy đủ. Giữ một dấu riêng cho các nhiệm vụ linh hoạt. Một dấu chấm nhỏ, hộp kiểm hoặc màu sắc có thể hiển thị công việc có thể được chuyển sang ngày khác. Điều này giúp tôi tránh lấp đầy mọi khoảng trống bằng những dòng chữ nặng nề. Lịch vẫn có thể đọc được khi các sự kiện cố định và nhiệm vụ linh hoạt trông khác nhau. Hệ thống màu sắc đơn giản có thể giúp trang dễ hiểu hơn: - Màu xanh lam cho các kế hoạch cá nhân - Màu xanh lá cây cho các công việc công việc - Màu cam cho các hóa đơn hoặc nhiệm vụ gia đình - Màu đỏ cho các thời hạn cần chú ý. Tôi cố gắng chỉ sử dụng một vài màu. Quá nhiều điểm có thể biến một cuốn lịch hữu ích thành một bức tường nhiễu hình ảnh. Lịch để bàn hoạt động tốt khi mỗi ngày có một số ít hành động rõ ràng. Tôi tự hỏi: - Hôm nay phải xảy ra chuyện gì? - Có thể đợi được gì? - Cần chuẩn bị gì trước ngày hẹn hò? - Nhiệm vụ nào sẽ ảnh hưởng đến người khác? Quá trình này giúp tôi tách biệt hoạt động khỏi tiến trình. “Trả lời email” có thể mất thời gian nhưng “gửi bảng giá cho người mua” lại cho tôi kết quả rõ ràng hơn. Nhân viên lễ tân phòng khám đưa ra một ví dụ thực tế. Lịch của cô ấy có thể bao gồm các cuộc hẹn với bệnh nhân, giao hàng, ca làm việc của nhân viên và nhắc nhở thanh toán. Nếu mọi thứ đều được viết theo cùng một phong cách, bạn có thể bỏ sót phiếu giao hàng trong số các cuộc hẹn. Mã màu và nhãn ngắn giúp cô ấy xem nhanh ngày. Một ghi chú như “xác nhận giao hàng vào thứ Sáu” cũng tạo ra một hành động nhỏ trước sự kiện. Tôi sử dụng phần dưới của lịch cho những lời nhắc không thuộc về một ngày cụ thể. Những việc này có thể bao gồm: - Đặt mua giấy in - Xem lại ngân sách hàng tháng - Gia hạn đăng ký phần mềm - Chuẩn bị câu hỏi cho cuộc họp - Kiểm tra lịch trình của tháng tiếp theo. Không gian này ngăn không cho các nhiệm vụ nhỏ bị thất lạc trong sổ ghi chép hoặc ứng dụng tin nhắn. Lịch để bàn cũng có thể hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng tuần. Vào đầu mỗi tuần, tôi kiểm tra trang trước và chỉ chuyển tiếp những nhiệm vụ còn dang dở vẫn còn quan trọng. Tôi không sao chép mọi mục bị thiếu. Nếu một nhiệm vụ đã được di chuyển ba lần, tôi hỏi liệu nó có còn cần thiết hay không, liệu từ ngữ có quá rộng hay liệu có nên chia nó thành các bước nhỏ hơn hay không. Ví dụ: “kế hoạch tiếp thị” rất khó thực hiện. Tôi có thể thay đổi thành: - Xem lại lượt truy cập trang web của tháng trước - Chọn hai chủ đề cho bản tin tiếp theo - Dự thảo một mô tả sản phẩm Những hành động nhỏ giúp lịch hữu ích hơn và giảm bớt cảm giác khối lượng công việc dày đặc. Lịch phải hoạt động với các công cụ kỹ thuật số chứ không phải cạnh tranh với chúng. Tôi giữ báo thức và các sự kiện định kỳ trong điện thoại của mình. Tôi sử dụng lịch để bàn để có cái nhìn rộng hơn về tuần hoặc tháng của mình. Cuộc hẹn với nha sĩ có thể diễn ra ở cả hai nơi: điện thoại gửi lời nhắc, trong khi lịch trên bàn cho biết cuộc hẹn ảnh hưởng như thế nào đến thời gian còn lại trong ngày. Để lại không gian mở khi có thể. Khoảng trống cho tôi chỗ để di chuyển công việc, viết ghi chú hoặc xử lý một thay đổi bất ngờ. Một lịch trình đầy đủ có thể tạo ra áp lực mà không cho thấy liệu khối lượng công việc có thể quản lý được hay không. Vào cuối ngày, tôi dành một phút để kiểm tra trang. Tôi đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, di chuyển các ghi chú hữu ích và xóa thông tin không còn hữu ích nữa. Thói quen này giữ cho lịch luôn cập nhật mà không biến việc lập kế hoạch thành một nhiệm vụ dài hơi khác. Lịch để bàn tốt nhất không phải là lịch có nhiều chữ viết nhất. Nó giúp tôi hiểu điều gì đã được khắc phục, điều gì cần hành động và nơi tiếp theo tôi nên chú ý. Nhãn rõ ràng, màu sắc hạn chế, nhiệm vụ nhỏ và một chút không gian mở có thể biến lịch cơ bản thành một phần thiết thực trong việc lập kế hoạch hàng ngày.
Tôi đã từng để công việc của mình ở nhiều nơi: ứng dụng điện thoại, ghi chú rời, lời nhắc qua email và sổ ghi chép. Tôi thường nhớ lại một nhiệm vụ chỉ sau khi đúng ngày đã trôi qua. Công việc của tôi không phải lúc nào cũng khó khăn; hệ thống lập kế hoạch của tôi đã bị phân tán. Lịch để bàn giúp tôi có một nơi dễ thấy để kiểm tra ngày của mình. Nó không thay thế mọi công cụ kỹ thuật số, nhưng nó giúp tôi biết được những gì cần chú ý mà không cần mở ứng dụng hay tìm kiếm qua tin nhắn. ### Tại sao lịch để bàn có thể giúp ích Lịch để bàn luôn ở trong tầm mắt tôi khi tôi làm việc. Chi tiết nhỏ đó làm thay đổi cách tôi lên kế hoạch. Khi tôi viết cuộc họp, thời hạn, ngày giao hàng hoặc nhiệm vụ cá nhân trên trang, tôi kết nối nhiệm vụ đó với một ngày cụ thể. Tôi cũng có thể xem dung lượng còn lại trước thời hạn. Một dự án lớn có vẻ dễ quản lý khi tôi xem nó như một số hoạt động nhỏ hơn trong tuần. Lịch cũng làm giảm số lượng lời nhắc mở trên điện thoại của tôi. Thông báo có thể hữu ích nhưng có quá nhiều cảnh báo khiến bạn dễ bỏ qua. Một cuốn lịch giấy mang lại cho tôi một lời nhắc nhở trực quan yên tĩnh. Tôi thấy nó hữu ích cho những công việc như: - Lập kế hoạch công việc hàng tuần - Theo dõi ngày xuất bản nội dung - Ghi lại các cuộc hẹn - Ghi chú ngày thanh toán hóa đơn - Đánh dấu các hoạt động ở trường - Dành thời gian tập thể dục - Giám sát các bước dự án - Ghi nhớ sinh nhật và sự kiện ### Cách tôi sử dụng lịch của mình trong ngày Tôi giữ lịch bên cạnh bàn phím. Mỗi buổi sáng, tôi nhìn vào ngày hiện tại và xem lại những ngày tiếp theo. Tôi không viết từng hành động nhỏ lên trang giấy. Tôi dành chỗ cho những nhiệm vụ ảnh hưởng đến lịch trình của mình hoặc cần một ngày rõ ràng. Tôi sử dụng các cụm từ ngắn thay vì ghi chú dài: - Gửi bản thảo sản phẩm - Gọi cho nhà cung cấp - Xem xét ngân sách - Xuất bản bài viết - Chuẩn bị cho chuyến đi Ghi chú ngắn dễ quét hơn. Nếu một nhiệm vụ cần nhiều bước, tôi sẽ lưu thông tin chi tiết vào sổ tay hoặc ứng dụng nhiệm vụ của mình và chỉ đặt hành động chính lên lịch. Vào cuối ngày làm việc, tôi kiểm tra những gì đã hoàn thành. Những nhiệm vụ chưa hoàn thành chỉ chuyển sang một ngày mới khi ngày đó có ý nghĩa. Tôi không thực hiện mọi nhiệm vụ mà không nghĩ đến giá trị của nó. Thói quen này giúp tôi nhận ra công việc liên tục bị trì hoãn. ### Một thói quen thiết thực hàng tuần Vào thứ Hai, tôi kiểm tra tuần tới. Tôi đánh dấu các sự kiện cố định như cuộc họp, cuộc hẹn và ngày giao hàng. Sau đó tôi thêm hai hoặc ba nhiệm vụ cần thời gian tập trung. Nếu Thứ Tư đã có vài cuộc họp, tôi tránh đặt một nhiệm vụ viết lớn ở đó. Thay vào đó tôi chọn một ngày yên tĩnh hơn. Vào thứ Sáu, tôi xem lại trang này. Tôi tìm kiếm ba điều: - Nhiệm vụ đã hoàn thành - Ngày đã thay đổi - Công việc cần kế hoạch mới Quá trình xem xét này mất vài phút. Nó mang lại cho tôi một bản ghi chép trong tuần và giúp tôi chuẩn bị cho bản ghi tiếp theo. ###Một ví dụ nhỏ trong công việc hàng ngày của tôi là từng phải chuẩn bị một trang sản phẩm, thu thập file hình ảnh và gửi bản nháp để xem xét. Tôi viết cả ba hành động vào những ngày riêng biệt thay vì đặt một ghi chú lớn vào thời hạn cuối cùng. Trang sản phẩm đã nhận được ngày viết. Yêu cầu hình ảnh đã nhận được một ngày khác. Việc xem xét được đặt sau cả hai nhiệm vụ. Khi tôi nhìn vào lịch, tôi có thể thấy thứ tự công việc. Tôi cũng nhận thấy ngày review quá gần ngày giao bài nên đã chuyển nhiệm vụ viết sớm hơn. Lịch không hoàn thành công việc cho tôi. Nó cho thấy vấn đề về lịch trình trước khi vấn đề trở thành thời hạn bị trễ. ### Chọn lịch để bàn Tôi xem xét một số chi tiết thực tế trước khi chọn. Bố cục ngày tháng rõ ràng giúp tôi đọc trang nhanh chóng. Lịch để bàn có đủ không gian viết sẽ phù hợp hơn cho việc lập kế hoạch làm việc so với lịch có các phần trang trí nhỏ. Nếu tôi viết bằng bút dày, tôi cần hộp lớn hơn. Nếu tôi sử dụng bút chì, bề mặt nhẵn sẽ giúp tránh bị nhòe. Tôi cũng kiểm tra kích thước. Một cuốn lịch chiếm toàn bộ bàn làm việc có thể làm giảm không gian làm việc. Một cuốn lịch nhỏ có thể đặt vừa cạnh màn hình, sổ ghi chép hoặc bàn phím. Thiết kế phải phù hợp với kế hoạch của tôi. Một số người thích một trang cho mỗi tháng. Những người khác cần một trang hàng ngày có nhiều chỗ để ghi chú hơn. Định dạng xé rời có thể giúp hiển thị ngày hiện tại, trong khi định dạng cố định hàng tháng giúp xem lịch trình rộng hơn dễ dàng hơn. ### Những lỗi thường gặp cần tránh Tôi đã từng lấp đầy mọi khoảng trống bằng các nhiệm vụ. Trang này trông có vẻ ngăn nắp nhưng kế hoạch quá nặng nề để theo dõi. Để lại không gian rộng mở cho tôi chỗ cho những thay đổi. Một lỗi khác là viết những ghi chú mơ hồ như “làm việc trong dự án”. Một ghi chú rõ ràng hơn có thể là “kiểm tra ảnh sản phẩm” hoặc “gửi tệp giá”. Từ ngữ cụ thể làm cho hành động tiếp theo dễ hiểu hơn. Lịch để bàn cũng hoạt động tốt hơn khi nó vẫn ở nguyên một chỗ. Nếu tôi di chuyển nó giữa các phòng, tôi sẽ ngừng sử dụng nó. Giữ nó gần khu vực làm việc bình thường của tôi biến nó thành một phần thói quen hàng ngày của tôi. Lịch để bàn là một công cụ lập kế hoạch nhỏ nhưng có thể tập hợp các nhiệm vụ rải rác vào một không gian dễ thấy. Tôi sử dụng nó để xem ngày tháng, bảo vệ thời gian cho công việc tập trung và nhận thấy sự chậm trễ trước khi chúng phát triển. Phương pháp rất đơn giản: viết nhiệm vụ, ghi ngày tháng, kiểm tra trang và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết. Liên hệ với chúng tôi trên Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
Tài liệu tham khảo Emily Carter, ngày 12 tháng 3 năm 2024, Lập kế hoạch lịch để bàn thực tế cho công việc hàng ngày Daniel Brooks, ngày 28 tháng 6 năm 2023, Chọn Lịch chức năng cho việc sử dụng tại nhà và văn phòng Sophia Bennett, ngày 15 tháng 1 năm 2024, Quản lý thời gian đơn giản với các công cụ lập kế hoạch trên giấy Michael Turner, ngày 5 tháng 9 năm 2022, Phương pháp lập kế hoạch trực quan cho ngày làm việc hiệu quả Olivia Harris, ngày 19 tháng 4 năm 2023, Sắp xếp nhiệm vụ và thời hạn với kế hoạch hàng tháng James Wilson, ngày 7 tháng 11 năm 2024, Kết hợp Lịch để bàn với Hệ thống Năng suất Kỹ thuật số
