Nhiều người bắt đầu ngày mới với những kế hoạch tốt, sau đó quên mất nhiệm vụ qua tin nhắn trò chuyện, giấy tờ và lời nhắc trên điện thoại. Tôi phải đối mặt với cùng một vấn đề. Các ghi chú của tôi trải dài trên ba ứng dụng và nhiều tờ giấy, vì vậy những công việc nhỏ thường mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Một cuốn sổ tay xoắn ốc tùy chỉnh đã cho tôi một nơi để lập kế hoạch, ghi lại và xem lại công việc của mình. Trong một thử nghiệm nhóm nhỏ, chúng tôi đo được mức tăng 30% trong số công việc đã hoàn thành hàng ngày trong bốn tuần. Kết quả này đến từ khả năng hiển thị nhiệm vụ tốt hơn và ít ghi chú bị bỏ sót hơn, không chỉ từ sổ ghi chép. Kết quả có thể khác nhau tùy theo từng người và phong cách làm việc. ### Tại sao sổ ghi chép xoắn ốc tùy chỉnh có thể hỗ trợ công việc tốt hơn Sổ ghi chép tiêu chuẩn có thể không phù hợp với cách tôi làm việc. Một trang có thể cảm thấy quá nhỏ đối với một kế hoạch dự án, trong khi một trang khác có thể để lại quá nhiều không gian chưa sử dụng. Sổ tay xoắn ốc tùy chỉnh cho phép tôi chọn các chi tiết như: - Cỡ trang - Bố cục giấy - Chia phần - Thiết kế bìa - Đếm trang - Vòng bút - Túi đựng giấy tờ rời - In logo hoặc nhãn công việc. Tôi sử dụng các trang có dòng kẻ để ghi chú cuộc họp, các trang lưới cho lịch trình và các trang trống để phác thảo nhanh. Thay đổi nhỏ này loại bỏ nhu cầu buộc mọi tác vụ phải có cùng một định dạng. Bìa xoắn ốc cũng giữ cho cuốn sổ luôn mở trên bàn làm việc của tôi. Tôi không cần phải giữ các trang giấy hoặc tìm kiếm một bề mặt phẳng. Điều đó giúp việc viết lách dễ dàng hơn trong các cuộc gọi, hội thảo và thăm địa điểm. ### Bố cục đơn giản giúp giảm bớt những nhiệm vụ bị bỏ lỡ Sổ tay của tôi có bốn phần: Công việc hàng ngày Tôi viết không quá năm nhiệm vụ chính trong ngày. Một danh sách dài có thể tạo ra áp lực mà không giúp tôi quyết định phải làm gì tiếp theo. Ghi chú cuộc họp Mỗi trang cuộc họp đều có không gian cho: - Điểm chính - Quyết định - Người được chỉ định - Ngày đến hạn - Cần theo dõi Trang dự án Tôi cung cấp cho mỗi dự án một vài trang để ghi các mốc quan trọng, câu hỏi, chi tiết về nhà cung cấp và các thay đổi. Điều này giúp giữ các ghi chú dự án lại với nhau thay vì đặt chúng trên nhiều tài liệu. Xem lại trang Cuối tuần, tôi ghi lại những công việc chưa hoàn thành và chỉ chuyển những mục đang hoạt động sang tuần tiếp theo. Ghi chú cũ vẫn có sẵn để tham khảo. Định dạng này phù hợp với các nhóm văn phòng, sinh viên, người làm việc tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ. Cấu trúc trang có thể thay đổi cho phù hợp với công việc. ### Cách đo lường kết quả 30% Một nhóm thiết kế địa phương đã thử nghiệm sổ tay dạng xoắn ốc tùy chỉnh với tám nhân viên. Trước khi thử nghiệm, mỗi người sử dụng kết hợp lời nhắc kỹ thuật số, giấy rời và tài liệu dùng chung. Nhóm đã theo dõi: - Các nhiệm vụ được viết ra - Các nhiệm vụ được hoàn thành đúng ngày dự kiến - Các lượt theo dõi bị bỏ lỡ - Thời gian tìm kiếm ghi chú Trong thời gian thử nghiệm kéo dài bốn tuần, các nhiệm vụ hàng ngày đã hoàn thành đã tăng khoảng 30% so với khoảng thời gian theo dõi trước đó của nhóm. Những lượt theo dõi bị bỏ lỡ cũng giảm. Cuốn sổ này không thay thế được phần mềm dự án của nhóm. Nó hoạt động như một công cụ lập kế hoạch hàng ngày bên cạnh phần mềm. Loại kết quả này không nên được coi là một lời hứa. Một cuốn sổ tay không thể giải quyết những ưu tiên không rõ ràng, khối lượng công việc nặng nề hoặc khả năng giao tiếp nhóm kém. Nó có thể làm cho thông tin dễ dàng hơn để xem và hành động. ### Cách chọn sổ ghi chép tùy chỉnh. Tôi bắt đầu từ thói quen hàng ngày của người dùng. Một người tham dự nhiều cuộc họp có thể cần những trang giấy ghi ngày tháng, mẫu cuộc họp và bìa cứng. Học sinh có thể thích một cuốn sổ tay nhẹ hơn có ngăn chia chủ đề. Đại diện bán hàng có thể cần một túi, trang liên hệ và chỗ để ghi chú chuyến thăm. Lựa chọn giấy cũng ảnh hưởng đến sự thoải mái. Giấy mịn hoạt động tốt với bút gel. Một trang dày hơn có thể sẽ tốt hơn khi sử dụng bút đánh dấu hoặc bút máy. Giấy phù hợp phụ thuộc vào công cụ viết và lượng mực được sử dụng. Kích thước quan trọng ở bàn làm việc và khi di chuyển. Một cuốn sổ tay A5 mang lại sự cân bằng giữa không gian viết và tính di động. Định dạng lớn hơn phù hợp với các buổi lập kế hoạch, trong khi tùy chọn nhỏ hơn phù hợp với túi hoặc ngăn kéo. Tôi cũng để lại không gian cho những thay đổi. Một trang trông gọn gàng lúc đầu có thể trở nên chật chội sau một tuần sử dụng thực sự. Các phần linh hoạt và các ngăn có thể tháo rời giúp sổ ghi chép luôn hữu ích khi thay đổi công việc. ### Một thói quen thiết thực hàng ngày, tôi dành năm phút để lên kế hoạch vào đầu ngày. Tôi chọn những nhiệm vụ cần chú ý và đánh dấu những cuộc hẹn cố định. Sau mỗi cuộc họp, tôi viết hành động tiếp theo trước khi đóng sổ lại. “Gửi hồ sơ định giá” dễ theo dõi hơn “thảo luận về giá”. Vào cuối ngày, tôi kiểm tra trang và đánh dấu các mục đã hoàn thành. Công việc chưa hoàn thành chỉ chuyển sang một ngày mới khi nó vẫn còn quan trọng. Thói quen này khiến các nhiệm vụ cũ không thể lấp đầy mọi trang. Sổ tay xoắn ốc tùy chỉnh hoạt động tốt nhất khi bố cục hỗ trợ một quy trình rõ ràng. Thiết kế phải làm cho việc viết dễ dàng hơn chứ không phải biến việc lập kế hoạch thành một nhiệm vụ khác. Đối với tôi, giá trị đến từ việc có một hệ thống hữu hình phù hợp với công việc của tôi. Cải thiện 30% được liên kết với một nhóm cụ thể, một thử nghiệm giới hạn và theo dõi đơn giản. Việc chọn kích thước, bố cục trang và các phần phù hợp có thể giúp những người dùng khác tạo ra công cụ lập kế hoạch phù hợp với nhu cầu của riêng họ.
Khi nhóm của tôi ghi chú vào các tài liệu riêng biệt, những chi tiết nhỏ rất dễ bị bỏ sót. Bản cập nhật dự án nằm trong một tệp, ghi chú cuộc họp nằm trong một tệp khác và các quyết định quan trọng nằm trong tin nhắn trò chuyện. Mọi người dành nhiều thời gian tìm kiếm thông tin hơn là sử dụng nó. Sổ ghi chép của nhóm cung cấp cho mọi người một nơi chung để viết, đánh giá và cập nhật công việc. Họ có thể hỗ trợ ghi chú cuộc họp, kế hoạch dự án, nghiên cứu, danh sách nhiệm vụ và phản hồi của khách hàng mà không buộc mỗi người phải tuân theo một hệ thống khác nhau. Tôi tìm kiếm sổ ghi chép nhóm giúp công việc hàng ngày dễ dàng hơn theo ba cách: - Tạo trang đơn giản - Kiểm soát truy cập rõ ràng - Tìm kiếm nhanh trên nội dung được chia sẻ Bố cục rõ ràng giúp mọi người bắt đầu viết mà không cần thêm bước. Mỗi dự án có thể có không gian riêng, trong khi các trang liên quan vẫn được kết nối. Các thành viên mới trong nhóm có thể đọc các ghi chú trước đây và hiểu công việc mà không cần yêu cầu giải thích đầy đủ. Chỉnh sửa được chia sẻ cũng giúp cập nhật thông tin. Khi cuộc họp kết thúc, tôi có thể thêm các quyết định vào cùng một trang thay vì gửi một tin nhắn riêng. Đồng đội có thể để lại nhận xét, thêm thông tin cập nhật hoặc đánh dấu các phần cần xem xét. Quyền rất quan trọng khi sổ ghi chép chứa thông tin chi tiết về dự án riêng tư. Thiết lập tốt cho phép tôi chọn người có thể xem, chỉnh sửa hoặc chia sẻ từng trang. Điều này giúp duy trì khả năng cộng tác cởi mở đồng thời giúp các nhóm kiểm soát nội dung nhạy cảm. Tìm kiếm tiết kiệm thời gian khi ghi chú bắt đầu phát triển. Tôi có thể nhớ một cụm từ trong cuộc gọi của khách hàng nhưng không nhớ ngày tháng hoặc tên trang. Một công cụ tìm kiếm hữu ích có thể giúp tôi tìm thấy cụm từ đó và quay lại cuộc thảo luận phù hợp. Cách thiết lập sổ ghi chép thực tế của nhóm có thể tuân theo mẫu sau: 1. Tạo không gian cho từng dự án đang hoạt động. 2. Thêm một trang ngắn cho mục tiêu dự án và trạng thái hiện tại. 3. Giữ các ghi chú cuộc họp ở các trang theo ngày tháng. 4. Ghi lại các quyết định vào một phần riêng. 5. Liên kết các nhiệm vụ với các ghi chú nơi chúng được thảo luận. 6. Xem lại các trang cũ và xóa thông tin mà nhóm không còn cần nữa. Ví dụ: một nhóm tiếp thị nhỏ có thể sử dụng một cuốn sổ tay để ra mắt sản phẩm. Nhóm có thể lưu giữ nghiên cứu về đối tượng, ý tưởng nội dung, phản hồi về thiết kế và kết quả chiến dịch trong các trang riêng biệt. Khi một nhà văn tham gia dự án, người đó có thể mở sổ ghi chép và xem thông tin cơ bản, nhiệm vụ hiện tại cũng như các quyết định trong quá khứ ở cùng một nơi. Sổ ghi chép sẽ hỗ trợ cách nhóm đã làm việc. Nhóm bán hàng có thể cần ghi chú của khách hàng và hồ sơ cuộc gọi. Nhóm thiết kế có thể cần các trang phản hồi và hình ảnh tham khảo. Nhóm hỗ trợ có thể cần câu trả lời chung cho các câu hỏi phổ biến của khách hàng. Sự lựa chọn tốt nhất không phải là công cụ có danh sách tính năng dài nhất. Nó là thứ mà mọi người sẽ sử dụng một cách nhất quán. Tôi cũng thích những trang dễ đọc sau khi có nhiều người chỉnh sửa chúng. Các tiêu đề, phần ngắn, danh sách kiểm tra và liên kết rõ ràng giúp dễ dàng quét các ghi chú được chia sẻ hơn. Một trang chứa đầy các khối văn bản dài có thể chứa thông tin hữu ích nhưng nó có thể làm chậm tiến độ của nhóm. Sổ ghi chép của nhóm sẽ không tự khắc phục được những vai trò không rõ ràng hoặc khả năng giao tiếp kém. Nó mang lại cho mọi người một không gian làm việc chung nhưng nhóm vẫn cần những quy tắc đơn giản. Quyết định nơi chứa thông tin mới, ai cập nhật các trang chính và khi nào nội dung cũ cần được xem lại. Khi các ghi chú, quyết định và nhiệm vụ ở cùng nhau, công việc hàng ngày sẽ trở nên dễ thực hiện hơn. Nhóm của tôi dành ít thời gian hơn để tìm kiếm qua tin nhắn và có nhiều thời gian hơn để hành động dựa trên thông tin chúng tôi đã có. Đó là giá trị thực sự của sổ ghi chép dành cho nhóm: một nơi chia sẻ nơi công việc có thể tiến triển với ít khoảng trống hơn.
Cuốn sổ cũ của tôi không phải là vấn đề thực sự. Vấn đề là cách tôi sử dụng nó. Ghi chú cuộc họp được trộn lẫn với các nhiệm vụ cá nhân. Những ý tưởng nhỏ biến mất giữa những danh sách dài. Tôi thường dành vài phút để quyết định xem nên làm gì, sau đó chuyển đổi giữa các nhiệm vụ trước khi hoàn thành bất kỳ nhiệm vụ nào. Tôi đã thử nghiệm nâng cấp máy tính xách tay đơn giản trong hai tuần. Công việc hoàn thành của tôi tăng khoảng 30% so với hai tuần trước đó. Đây là kết quả của chính tôi chứ không phải lời hứa rằng mọi người sẽ thấy sự thay đổi như nhau. Việc nâng cấp chỉ cần một vài trang, một cây bút và một quy trình rõ ràng. ## 1. Giao cho mỗi trang một công việc Tôi đã ngừng sử dụng một trang cho mọi thứ. Sổ ghi chép của tôi bây giờ có bốn phần: - Trọng tâm của ngày hôm nay - Nhiệm vụ - Ghi chú - Ý tưởng Thay đổi nhỏ này đã làm cho các trang của tôi dễ quét hơn. Khi tôi mở cuốn sổ ra, tôi biết phải viết vào đâu. Ghi chú cuộc họp không còn ẩn bên cạnh lời nhắc mua sắm hoặc dòng tiêu đề nháp. Tôi cũng để lại một vài trang trống giữa các phần. Điều đó giúp tôi có chỗ để thêm ghi chú mà không buộc mọi ý tưởng vào một không gian đông đúc. ## 2. Chọn một nhiệm vụ chính Đầu mỗi ngày làm việc, tôi viết một nhiệm vụ chính. Ví dụ: > Chuẩn bị bản nháp đầu tiên của email sản phẩm. Nhiệm vụ này cần phải đủ rõ ràng để tôi có thể bắt đầu mà không cần tự hỏi ý nghĩa của nó. “Làm việc trên email” quá rộng. “Viết bản nháp đầu tiên của email sản phẩm” cho tôi một điểm khởi đầu rõ ràng. Tôi có thể vẫn xử lý những công việc nhỏ hơn trong ngày, nhưng công việc chính bảo vệ sự chú ý của tôi. Nếu tôi hoàn thành nó, ngày đó sẽ cảm thấy hữu ích ngay cả khi công việc khác xuất hiện. ## 3. Biến những nhiệm vụ lớn thành những hành động có thể nhìn thấy Những nhiệm vụ lớn thường tạo ra sự chậm trễ vì chúng chứa quá nhiều bước chưa biết. Tôi đã từng viết: > Cải thiện trang web. Bây giờ tôi viết: - Xem lại trang chủ - Liệt kê ba phần chưa rõ ràng - Viết lại đoạn mở đầu - Kiểm tra mẫu liên hệ - Gửi bản nháp cho đồng nghiệp Mỗi dòng mất ít công sức hơn để hiểu. Tôi có thể đánh dấu tiến độ mà không cần đợi toàn bộ dự án kết thúc. Một công việc hữu ích thường bắt đầu bằng một động từ: - Gọi - Nháp - Đánh giá - So sánh - Gửi - Chỉnh sửa - Lên lịch Phong cách này giúp sổ ghi chép trở nên thiết thực. Nó cho tôi biết phải làm gì, không chỉ những gì tôi hy vọng hoàn thành. ## 4. Sử dụng một bài đánh giá ngắn hàng ngày Vào cuối mỗi ngày làm việc, tôi dành năm phút để xem lại trang. Tôi đánh dấu mỗi mục bằng một ký hiệu: - ✓ Đã hoàn thành - → Đã chuyển sang ngày khác - – Không còn cần thiết - ? Cần thêm thông tin Đánh giá này giúp tôi biết thời gian đang trôi qua. Nếu cùng một nhiệm vụ được thực hiện trong nhiều ngày, tôi sẽ hỏi liệu nhiệm vụ đó có quá lớn, không rõ ràng hay không đáng để giữ lại. Ví dụ: “Cập nhật báo cáo khách hàng” vẫn nằm trong danh sách của tôi trong ba ngày. Tôi thay đổi nó thành những hành động nhỏ hơn và thấy rằng bước đầu tiên chỉ đơn giản là thu thập hai hình còn thiếu. ## 5. Giữ ý tưởng tránh xa các nhiệm vụ đang hoạt động Ý tưởng rất hữu ích nhưng chúng có thể làm gián đoạn công việc tập trung. Khi một suy nghĩ mới xuất hiện, tôi viết nó vào phần Ý tưởng thay vì thay đổi nhiệm vụ hiện tại. Tôi có thể quay lại nó trong quá trình xem xét hàng ngày. Thói quen này giúp tôi không còn phải mở tài liệu mới, tìm kiếm những thông tin không liên quan, quên mất công việc trước mắt. Một ý tưởng từ phần này đã trở thành một bài viết ngắn. Một số khác đã bị loại bỏ vì chúng không còn phù hợp với mục tiêu của tôi nữa. Cuốn sổ đã cho tôi một nơi để cất giữ chúng mà không để chúng kiểm soát lịch trình của tôi. ## 6. Thêm một bước kiểm tra đơn giản hàng tuần Mỗi tuần một lần, tôi nhìn lại các trang trước và hỏi: - Công việc nào mất nhiều thời gian hơn dự kiến? - Những công việc nào đã tạo ra kết quả hữu ích? - Tôi mất tập trung ở đâu thế? - Tôi có thể loại bỏ những gì từ tuần tới? Tôi nhận thấy rằng việc kiểm tra tin nhắn thường xuyên gây ra sự chậm trễ hơn là việc viết khó. Tôi bắt đầu kiểm tra tin nhắn tại các thời điểm đã đặt thay vì phản ứng với mọi thông báo. Bản thân cuốn sổ không làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn. Nó làm cho công việc có thể nhìn thấy được. Khả năng hiển thị đó đã giúp tôi đưa ra những lựa chọn tốt hơn. Việc nâng cấp máy tính xách tay không cần giấy đặc biệt, công cụ đắt tiền hoặc hệ thống phức tạp. Một trang dành cho trọng tâm của ngày hôm nay, một nhiệm vụ chính rõ ràng và một bài đánh giá ngắn có thể thay đổi cảm giác của một ngày làm việc. Mức tăng 30% của tôi đến từ việc chuyển đổi nhiệm vụ ít hơn và các bước tiếp theo rõ ràng hơn. Người khác có thể thấy sự thay đổi nhỏ hơn, thay đổi lớn hơn hoặc không có sự khác biệt rõ ràng. Phần hữu ích là bài kiểm tra: sử dụng bố cục đơn giản trong hai tuần, theo dõi các nhiệm vụ đã hoàn thành và điều chỉnh hệ thống cho phù hợp với công việc của bạn.
Tôi thường ngồi làm việc với một kế hoạch rõ ràng, rồi mất tập trung sau vài phút. Một thông báo điện thoại xuất hiện. Một nhiệm vụ mới xuất hiện trong đầu. Các ghi chú cuối cùng được lan truyền khắp email, giấy rời và một số ứng dụng. Sổ tay tùy chỉnh cung cấp cho tôi một nơi để ghi lại ý tưởng, lập kế hoạch nhiệm vụ và xem xét tiến độ. Giá trị không chỉ ở bìa hay logo. Nó đến từ việc tạo ra một công cụ viết phù hợp với cách tôi làm việc. ## Một cuốn sổ phù hợp với thói quen hàng ngày của tôi Tôi sử dụng các trang khác nhau cho các loại công việc khác nhau: - Danh sách công việc hàng ngày cho các hành động ngắn gọn, rõ ràng - Phần họp cho các điểm chính và nhiệm vụ tiếp theo - Trang dự án cho các mục tiêu, thời hạn và câu hỏi mở - Một vùng ghi chú trống cho các ý tưởng không phù hợp với định dạng cố định Cấu trúc này giúp tôi biết những gì cần chú ý mà không cần mở nhiều công cụ cùng một lúc. Viết bằng tay cũng giúp tôi có một khoảng dừng ngắn trước khi chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Một sổ ghi chép tùy chỉnh có thể được tạo xung quanh quy trình làm việc của bạn. Đội ngũ bán hàng có thể cần các ghi chú của khách hàng và các trang theo dõi. Nhóm thiết kế có thể thích giấy trắng hoặc giấy có lưới chấm. Học sinh có thể cần không gian để ghi chép trên lớp, kế hoạch học tập và các câu hỏi ôn tập. ## Cách tôi sử dụng sổ ghi chép tùy chỉnh để tập trung. Tôi giữ kế hoạch hàng ngày ngắn gọn. Ba đến năm nhiệm vụ chính là đủ cho hầu hết các ngày làm việc. Mỗi nhiệm vụ bắt đầu bằng một động từ rõ ràng, chẳng hạn như: - Gọi cho nhà cung cấp - Xem lại mẫu sản phẩm - Gửi bản cập nhật dự án - Chuẩn bị các câu hỏi cho khách hàng Một nhiệm vụ như “công việc tiếp thị” có vẻ mơ hồ. “Viết ba mô tả sản phẩm” mang lại cho tôi một hành động rõ ràng. Tôi cũng chia các dự án lớn hơn thành các bước nhỏ hơn. Khi chuẩn bị ra mắt sản phẩm, tôi có thể viết: 1. Xác nhận chi tiết sản phẩm 2. Thu thập hình ảnh sản phẩm 3. Soạn thảo bản sao trang 4. Kiểm tra quy trình đặt hàng 5. Ghi lại câu hỏi của khách hàng Sổ ghi chép trở thành một bản đồ công việc đơn giản. Tôi có thể đánh dấu các mục đã hoàn thành và chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành sang một trang mới mà không cần phải mang theo toàn bộ dự án trong đầu. ## Bố cục trang tùy chỉnh cho các nhu cầu khác nhau Các trang bên trong định hình mức độ hữu ích của sổ ghi chép. Các bố cục phổ biến bao gồm: Các trang có dòng kẻ Phù hợp để viết ghi chú, hồ sơ cuộc họp và các mục nhật ký. Trang lưới chấm Hữu ích cho các sơ đồ, bố cục đơn giản, theo dõi thói quen và ghi chú linh hoạt. Trang lưới Hữu ích cho các con số, bảng lập kế hoạch, số đo sản phẩm và lịch trình. Trang trống Thích hợp cho các bản phác thảo, động não và công việc trực quan. Bố cục hỗn hợp Một lựa chọn thiết thực khi một sổ tay cần hỗ trợ nhiều tác vụ. Bạn cũng có thể thêm số trang, trang nội dung, hộp kiểm, phần dự án hoặc bản kế hoạch hàng tuần. Những chi tiết nhỏ này giúp giảm nhu cầu tạo hệ thống mới mỗi khi nhiệm vụ thay đổi. ## Tại sao bìa và kích thước lại quan trọng Tôi mang sổ ghi chép của mình giữa bàn làm việc, phòng họp và văn phòng tại nhà. Một cuốn sổ lớn giúp tôi có nhiều không gian viết hơn nhưng có thể sẽ không thoải mái khi mang theo. Một cuốn sổ tay nhỏ hơn sẽ dễ dàng bỏ vào túi hơn, mặc dù mỗi trang có ít chỗ hơn. Định dạng tốt nhất tùy thuộc vào cách sử dụng sổ ghi chép: - A5 phù hợp cho việc lập kế hoạch hàng ngày và ghi chú cuộc họp - A4 mang lại nhiều không gian hơn cho công việc dự án và bản phác thảo - Kích thước bỏ túi phù hợp với các ghi chú ngắn và lời nhắc nhanh - Các tùy chọn bìa cứng mang lại bề mặt viết chắc chắn - Các tùy chọn bìa mềm nhẹ hơn để mang theo thường xuyên. Bìa có thể bao gồm logo doanh nghiệp, tên nhóm, chi tiết sự kiện hoặc một thiết kế cá nhân đơn giản. Một chiếc bìa sạch sẽ thường làm cho cuốn sổ phù hợp để sử dụng hàng ngày mà không tạo cảm giác như một món đồ quảng cáo. ## Một ví dụ thực tế Một nhóm tư vấn nhỏ mà tôi làm việc cùng đã lưu giữ các ghi chú của khách hàng ở một số nơi. Một số chi tiết có trong email, một số trong tài liệu được chia sẻ và một số được viết ra giấy trong các cuộc họp. Họ đã tạo sổ ghi chép có trang thông tin khách hàng, trang ghi chú cuộc họp và danh sách kiểm tra tiếp theo. Mỗi thành viên trong nhóm có thể ghi lại cùng một loại thông tin. Sau các cuộc họp, nhóm có cách dễ dàng hơn để kiểm tra các nhiệm vụ đang mở và chuẩn bị cho cuộc thảo luận tiếp theo. Máy tính xách tay không thay thế được các công cụ kỹ thuật số của họ. Nó mang lại cho họ một nơi đơn giản để suy nghĩ, nghe và viết trước khi nhập các chi tiết đã chọn vào hệ thống chung của họ. ## Cách lập kế hoạch cho sổ ghi chép tùy chỉnh của bạn Tôi khuyên bạn nên bắt đầu từ cách sử dụng sổ ghi chép thay vì chọn thiết kế bìa. Hãy tự hỏi: - Ai sẽ sử dụng cuốn sổ? - Nó sẽ ở bàn làm việc hay đi du lịch thường xuyên? - Những thông tin gì cần ghi lại? - Các trang nên kẻ dòng, để trống, chấm hay trộn lẫn? - Sổ tay có cần logo hay tên cá nhân không? - Có bao nhiêu trang hỗ trợ mục đích sử dụng? - Bìa sách có cần mở phẳng không? Một bản đánh giá mẫu ngắn có thể giúp bạn kiểm tra độ dày của giấy, chất lượng in, bố cục trang, cảm giác bìa và độ thoải mái khi viết. Bút có thể hoạt động khác nhau trên các loại giấy khác nhau, vì vậy việc kiểm tra sổ ghi chép bằng các công cụ mà mọi người đã sử dụng sẽ rất hữu ích. ## Các tính năng nhỏ hỗ trợ sử dụng hàng ngày Các chi tiết hữu ích có thể bao gồm: - Đóng đàn hồi - Điểm đánh dấu trang ruy băng - Vòng bút - Túi bên trong - Trang nội dung - Trang được đánh số - Tờ xé ra - Góc tròn - Tùy chọn giấy tái chế Không phải sổ ghi chép nào cũng cần mọi tính năng. Tôi thích lựa chọn dựa trên việc sử dụng thực tế. Các bộ phận bổ sung có thể tăng thêm chi phí hoặc trọng lượng mà không giải quyết được vấn đề thực sự. Đối với đơn hàng của công ty, nó còn giúp kiểm tra file logo, vị trí in, bao bì, kế hoạch giao hàng và quy trình phê duyệt mẫu. Chi tiết rõ ràng giúp giảm sai sót trước khi bắt đầu sản xuất. ## Một cuốn sổ tay có thể hỗ trợ thói quen làm việc tốt hơn Một cuốn sổ tay tùy chỉnh sẽ không giải quyết được mọi vấn đề về sự tập trung. Nó có thể loại bỏ một lượng nhỏ ma sát hàng ngày. Khi nhiệm vụ, câu hỏi và ý tưởng được đặt ra rõ ràng, tôi sẽ dành ít thời gian hơn để tìm kiếm ghi chú và có nhiều thời gian hơn để thực hiện chúng. Cuốn sổ tay hữu ích nhất là cuốn sổ mà mọi người luôn mở, mang theo và hiểu mà không cần hướng dẫn thêm. Bố cục đơn giản, giấy phù hợp và kích thước phù hợp với người dùng có thể tạo ra sự khác biệt lớn hơn so với một thiết kế chật chội. Chọn cấu trúc trang xung quanh công việc thực tế. Thêm thương hiệu ở nơi nó cảm thấy tự nhiên. Hãy để lại đủ không gian cho việc suy nghĩ, lập kế hoạch và thay đổi. Đó là cách một cuốn sổ tay tùy chỉnh trở thành một phần của thói quen làm việc hiệu quả chứ không phải là một vật dụng khác trên bàn làm việc. Liên hệ với chúng tôi trên Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
Tài liệu tham khảo David Allen 2001 Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng Cal Newport 2016 Làm việc sâu: Quy tắc để tập trung thành công trong một thế giới bị phân tâm Pamela R Taylor và Roy F Baumeister 2011 Hãy cân nhắc việc hoàn thành: Lập kế hoạch có thể loại bỏ tác động nhận thức của các mục tiêu chưa hoàn thành Pam A Mueller và Daniel M Oppenheimer 2014 Chiếc bút mạnh hơn bàn phím: Ưu điểm của ghi chú bằng tay so với máy tính xách tay Lấy Peter M Gollwitzer 1999 Ý định thực hiện: Tác động mạnh mẽ của các kế hoạch đơn giản Teresa M Amabile và Steven J Kramer 2011 Nguyên tắc tiến bộ: Sử dụng những chiến thắng nhỏ để khơi dậy niềm vui, sự gắn kết và sáng tạo trong công việc
