Nhiều nhà lãnh đạo bận rộn bắt đầu ngày mới với cùng một vấn đề: quá nhiều nhiệm vụ, quá nhiều thông điệp và quá ít sự chú ý dành cho công việc quan trọng. Lịch để bàn là một cách đơn giản để làm chậm tiếng ồn đó. Nó không hứa hẹn thành công và không thể thay thế khả năng phán đoán đúng đắn. Những gì nó có thể làm là đặt các ưu tiên của bạn trước khi email, cuộc họp và thông báo tiếp quản. Tôi nhận thấy rằng lịch hiển thị hoạt động tốt nhất khi nó được sử dụng làm công cụ đưa ra quyết định chứ không chỉ là công cụ theo dõi ngày tháng. Một trang lịch có thể trả lời ba câu hỏi thực tế: - Điều gì đáng để tôi quan tâm hôm nay? - Có thể đợi được gì? - Tôi nên bảo vệ thời gian của mình ở đâu? Thói quen nhỏ đó có thể thay đổi hình dạng một ngày làm việc. ### 1. Viết một kết quả chính trong ngày Một danh sách nhiệm vụ dài thường tạo ra cảm giác tiến bộ mà không mang lại kết quả rõ ràng. Tôi thích viết một kết quả lên trang lịch. Đó có thể là: - Xem lại báo cáo bán hàng và đưa ra quyết định - Hoàn thành đề xuất của khách hàng - Chuẩn bị cho cuộc họp nhóm ngày mai - Gọi cho nhà cung cấp về vấn đề giao hàng - Soạn thảo phiên bản đầu tiên của kế hoạch dịch vụ mới Ngôn từ rất quan trọng. “Công việc tiếp thị” rất rộng. “Viết ba ý tưởng chiến dịch” mang lại cho ngày một định hướng rõ ràng hơn. Một số lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng cách tiếp cận tương tự khi lập kế hoạch cho lịch trình của họ. Họ xác định công việc cần được đánh giá, sau đó đặt nó vào lịch trước khi có những yêu cầu ít khẩn cấp hơn trong ngày. ### 2. Sử dụng lịch để bảo vệ thời gian tập trung Lịch để bàn trở nên hữu ích hơn khi tôi đánh dấu các khoảng thời gian thay vì chỉ viết các cuộc hẹn. Ví dụ: 9:00–10:00 — Xem lại số liệu tài chính 10:30–11:00 — Đăng ký nhóm 1:30–2:30 — Đề xuất của khách hàng 4:00–4:15 — Lập kế hoạch vào ngày mai Giờ chính xác sẽ thay đổi. Nguyên tắc vẫn giữ nguyên: một nhiệm vụ nhận được một không gian trống. Nghiên cứu và kinh nghiệm làm việc đều cho thấy rằng việc chuyển đổi nhiệm vụ thường xuyên có thể khiến công việc trở nên khó khăn hơn. Một cuốn lịch hiển thị nhắc nhở tôi rằng trọng tâm là một hoạt động đã được lên kế hoạch, không phải là điều tôi hy vọng tìm thấy giữa các cuộc họp. Một lưu ý nhỏ chẳng hạn như “không có email trong khối này” cũng có thể hữu ích. Nó tạo ra một ranh giới đơn giản mà không đòi hỏi một hệ thống năng suất phức tạp. ### 3. Dành chỗ cho những công việc không mong muốn Một cuốn lịch dày đặc từ sáng đến tối có thể trông ngăn nắp nhưng lại không có chỗ cho những vấn đề kinh doanh thực sự. Một khách hàng có thể cần giúp đỡ. Một lô hàng có thể đến muộn. Một thành viên trong nhóm có thể cần một quyết định. Khi mỗi phút đã được ấn định, một thay đổi nhỏ cũng có thể làm xáo trộn cả ngày. Tôi để lại không gian trống trên trang. Không gian đó có thể chứa những yêu cầu khẩn cấp, thời gian nghỉ ngắn hoặc công việc còn dang dở. Nó cũng làm giảm áp lực phải chuyển mọi công việc sang buổi tối. Đây là một lý do khiến lịch giấy có thể có cảm giác khác với lịch kỹ thuật số. Khu vực mở rất dễ nhìn thấy. Nó cho thấy kế hoạch có thực tế hay không trước khi ngày bắt đầu. ### 4. Ghi lại các quyết định, không phải từng chi tiết Lịch để bàn không phải là nhật ký. Tôi không cần phải viết ra từng cuộc điện thoại hay hành động nhỏ nhặt. Tôi sử dụng nó để ghi lại các mục giúp tôi đưa ra quyết định tốt hơn: - Lời hứa với khách hàng - Ngày kiểm tra tiến độ dự án - Câu hỏi cần câu trả lời - Nhiệm vụ nên chuyển sang ngày khác - Bài học từ một vấn đề. Ví dụ: sau một đơn đặt hàng bị trì hoãn, tôi có thể viết, “Xác nhận thời gian thực hiện của nhà cung cấp trước khi chấp nhận yêu cầu lớn tiếp theo.” Ghi chú ngắn đó có thể ngăn vấn đề tương tự xuất hiện trở lại. Lịch sẽ trở thành bản ghi hoạt động về cách tôi vận hành. Theo thời gian, các ghi chú lặp đi lặp lại có thể tiết lộ các khuôn mẫu, chẳng hạn như có quá nhiều cuộc họp trong một ngày hoặc thường xuyên bị trì hoãn do phê duyệt không rõ ràng. ### 5. Xem lại trang trước khi tan làm Vào cuối ngày, tôi dành vài phút để xem lại những gì đã xảy ra. Tôi tự hỏi: - Tôi đã làm được gì? - Còn cần chú ý gì nữa? - Tôi có dành thời gian cho công việc quan trọng không? - Ngày mai nên thay đổi điều gì? Đánh giá này không cần phải giải thích dài dòng. Một dấu kiểm, một ghi chú ngắn hoặc một dòng xuyên suốt một nhiệm vụ có thể là đủ. Nếu điều gì đó vẫn chưa hoàn thành, tôi sẽ có sự lựa chọn có chủ ý. Tôi chuyển nó sang một ngày khác, chia nó thành một hành động nhỏ hơn hoặc loại bỏ nó vì nó không còn phục vụ mục đích hữu ích nữa. Lịch nên hỗ trợ các lựa chọn rõ ràng. Nó không nên trở thành nơi tích tụ những nhiệm vụ cũ và tạo ra cảm giác tội lỗi. ### 6. Giữ bố cục dễ quét Một trang đông đúc khó sử dụng. Tôi viết ngắn gọn và sử dụng các dấu hiệu đơn giản: - Hình tròn cho cuộc họp - Hình vuông cho nhiệm vụ - Dấu sao cho quyết định - Dòng cho công việc đã hoàn thành. Tôi sử dụng một màu cho các cuộc hẹn và một màu khác cho lời nhắc cá nhân. Không cần một hệ thống phức tạp. Nếu tôi không thể hiểu được trang trong vài giây thì bố cục cần phải đơn giản hơn. Lịch để bàn tốt nhất là lịch tôi có thể sử dụng dễ dàng. Một trang sạch sẽ mời lập kế hoạch thường xuyên. Một trang lộn xộn khiến việc lập kế hoạch giống như một nhiệm vụ khác. Lịch để bàn sẽ không biến mỗi ngày thành một ngày làm việc hiệu quả. Kết quả tốt vẫn phụ thuộc vào kỹ năng, tinh thần đồng đội, thời gian và quyết định đúng đắn. Giá trị của nó thực tế hơn. Nó mang lại cho tôi một nơi dễ thấy để lựa chọn những ưu tiên, bảo vệ sự chú ý, ghi lại bài học và điều chỉnh kế hoạch của mình. Nhiều người tìm kiếm một phương pháp phức tạp khi một cái nhìn rõ ràng hàng ngày có thể giải quyết được một phần vấn đề. Bí mật hữu ích không phải là lịch. Đó là thói quen đằng sau nó: quyết định điều gì quan trọng, dành chỗ cho nó, xem xét lại những gì đã xảy ra và lên kế hoạch cho bước tiếp theo một cách cẩn thận.
Nhiều CEO không quản lý công việc hàng ngày của mình bằng cách kiểm tra hàng chục ứng dụng cứ sau vài phút. Họ thường sử dụng một cuốn lịch để bàn đơn giản để xem điều gì đáng được quan tâm, điều gì có thể chờ đợi và thời gian của họ sẽ đi về đâu. Lịch để bàn sẽ không giúp tôi điều hành công ty được. Nó sẽ không trả lời email, giải quyết các vấn đề của nhân viên hoặc đưa ra quyết định khó khăn một cách dễ dàng hơn. Những gì nó có thể làm là giảm bớt tiếng ồn tinh thần xung quanh công việc của tôi. Khi tôi có thể xem tuần trên một trang, tôi sẽ ít đưa ra những lời hứa mà tôi không thể giữ được. Sự thay đổi nhỏ đó rất quan trọng khi mỗi ngày đều có các cuộc họp, cuộc gọi, việc đi lại, lập kế hoạch và các vấn đề không mong muốn. ### Tại sao lịch để bàn lại hiệu quả Lịch kỹ thuật số rất hữu ích cho việc nhắc nhở và chia sẻ các cuộc hẹn. Họ có thể gửi thông báo, cập nhật thời gian họp và kết nối nhiều người. Lịch để bàn bằng giấy phục vụ một mục đích khác. Nó cho tôi cái nhìn rộng rãi về thời gian. Tôi có thể thấy: - Số lượng cuộc họp trong một tuần - Những ngày có đủ không gian để tập trung làm việc - Thời hạn đang đến gần - Ngày đi lại và các cam kết cá nhân - Các dự án đang cạnh tranh trong cùng số giờ - Khoảng thời gian trống lẽ ra vẫn còn trống Điện thoại thường hiển thị một cuộc hẹn tại một thời điểm. Lịch để bàn hiển thị hình dạng của tuần. Sự khác biệt trực quan đó có thể thay đổi cách tôi lập kế hoạch. Nếu thứ Tư đã có năm cuộc họp thì tôi sẽ không đặt nhiệm vụ viết lách quan trọng vào đó. Nếu sáng thứ Năm mở cửa, tôi có thể bảo vệ nó để lập kế hoạch hoặc đánh giá nhóm. ### Một hệ thống đơn giản tôi có thể sử dụng. Hệ thống không cần nhiều màu sắc, ký hiệu hoặc quy tắc. Trang trí quá nhiều biến việc lập kế hoạch thành một nhiệm vụ khác. Tôi sử dụng ba loại thông tin: - Các cuộc hẹn cố định - Khối công việc chính - Cam kết cá nhân Các cuộc hẹn cố định bao gồm các cuộc gọi với khách hàng, phỏng vấn, họp hội đồng quản trị và đi công tác. Những sự kiện này có thời gian định sẵn và thường có sự tham gia của người khác. Khối công việc chính bao gồm viết đề xuất, xem xét báo cáo tài chính, chuẩn bị bài thuyết trình hoặc đưa ra quyết định tuyển dụng. Những nhiệm vụ này cần được chú ý nhưng có thể không có cuộc họp chính thức kèm theo. Các cam kết cá nhân bao gồm tập thể dục, thời gian dành cho gia đình, các cuộc hẹn khám bệnh và thời gian phục hồi. Tôi coi những phần này của lịch như những cam kết thực sự chứ không phải là những khoảng trống luôn có thể bị bỏ đi. Cách tiếp cận này giúp tôi xem kế hoạch của mình có phù hợp với năng lực thực tế hay không. ### Bước 1: Ghi lại những sự kiện cố định mà tôi bắt đầu bằng những sự kiện không thể di chuyển dễ dàng. Ví dụ: Thứ Hai của tôi có thể bao gồm: - Cuộc họp lãnh đạo lúc 9:00 sáng - Cuộc gọi với nhà cung cấp lúc 11:30 sáng - Đánh giá sản phẩm lúc 2:00 chiều - Nhân viên nhận phòng lúc 4:00 chiều Khi những sự kiện này có trên lịch bàn, thời gian sẵn có sẽ trở nên dễ dàng hơn để đánh giá. Một ngày tưởng chừng như rộng mở trong đầu tôi có thể đã đầy rồi. Bước này cũng làm lộ ra thời gian di chuyển ẩn. Một cuộc họp kéo dài 30 phút khắp thị trấn có thể mất hai giờ khi bao gồm cả việc chuẩn bị và vận chuyển. Lịch phải hiển thị chi phí thực sự của cuộc hẹn chứ không chỉ thời lượng cuộc họp. ### Bước 2: Thêm một nhiệm vụ chính mỗi ngày Một lỗi lập kế hoạch phổ biến là đặt mười nhiệm vụ chính vào một ngày. Danh sách này có thể có vẻ hiệu quả nhưng kế hoạch có rất ít cơ hội tồn tại trong thực tế. Tôi chọn một nhiệm vụ chính cho mỗi ngày làm việc. Nhiệm vụ đó có thể là: - Phê duyệt ngân sách hàng năm - Hoàn thành bài thuyết trình bán hàng - Đánh giá quy trình kinh doanh mới - Nói chuyện với một khách hàng quan trọng - Lập kế hoạch cho giai đoạn tuyển dụng tiếp theo. Các nhiệm vụ nhỏ hơn có thể phù hợp với nó. Nhiệm vụ chính nhận được thời gian tốt nhất. Quy tắc này mang lại cho ngày một trung tâm rõ ràng. Khi có yêu cầu mới xuất hiện, tôi có thể đặt câu hỏi trực tiếp: Liệu yêu cầu này có thay thế nhiệm vụ chính của ngày hôm nay hay có thể đợi? ### Bước 3: Để khoảng trống Một cuốn lịch đầy đủ có thể trông có tính kỷ luật. Nó cũng có thể cho thấy kế hoạch kém. Công việc bất ngờ là một phần của khả năng lãnh đạo. Một khách hàng có thể nêu ra một vấn đề nghiêm trọng. Một thành viên trong nhóm có thể cần trợ giúp để đưa ra quyết định. Việc giao hàng có thể bị trì hoãn. Một câu hỏi tài chính có thể cần một câu trả lời trước khi ngày kết thúc. Tôi cố tình để lại không gian trống. Hai hoặc ba khối ngắn trong tuần có thể giải quyết những vấn đề này mà không đẩy mọi nhiệm vụ đã lên kế hoạch sang buổi tối. Không gian rộng mở cũng cho tôi thời gian để suy nghĩ. Không phải mọi hoạt động kinh doanh hữu ích đều tạo ra thông điệp, báo cáo hoặc cuộc họp ngay lập tức. Một số quyết định cần thời gian yên tĩnh. ### Bước 4: Sử dụng ghi chú ngắn Mục lịch sẽ giúp tôi bắt đầu nhiệm vụ mà không cần tìm kiếm qua nhiều công cụ. Thay vì viết: “Cuộc họp tiếp thị” tôi có thể viết: “Cuộc họp tiếp thị - xem xét chất lượng khách hàng tiềm năng, kết quả trang đích và ngân sách tháng 4” Thay vì: “Gọi nhà cung cấp” Tôi có thể viết: “Cuộc gọi nhà cung cấp - xác nhận ngày giao hàng và điều khoản thanh toán” Những ghi chú này làm cho mục đích của sự kiện trở nên rõ ràng. Họ cũng giảm thời gian chuẩn bị. Tôi tránh viết những đoạn văn dài trên lịch. Một vài từ hữu ích sẽ dễ đọc hơn trong một ngày bận rộn. ### Bước 5: Xem lại tuần trước khi bắt đầu Tôi dành một khoảng thời gian ngắn mỗi tuần để xem xét những ngày sắp tới. Tôi kiểm tra: - Những cuộc họp nào cần chuẩn bị - Nhiệm vụ nào có ảnh hưởng lớn nhất đến doanh nghiệp - Nơi nào trong tuần quá đông người - Cuộc hẹn nào có thể được rút ngắn hoặc dời lại - Liệu tôi có bảo vệ được thời gian cá nhân không - Tôi cần thông tin gì trước khi đưa ra quyết định Việc xem xét này giúp tôi tìm ra các vấn đề khi chúng vẫn còn nhỏ. Ví dụ: tôi có thể nhận thấy ba cuộc họp riêng biệt về cùng một dự án. Một cuộc họp có thể là đủ nếu có đúng người và đúng câu hỏi. Tôi cũng có thể thấy rằng một đề xuất sẽ đến hạn vào thứ Sáu nhưng không có khối công việc nào trước ngày đó. Lịch cho thấy khoảng cách. ### Lịch để bàn không phải là sự thay thế cho các công cụ kỹ thuật số. Tôi sẽ không chỉ sử dụng lịch giấy cho một nhóm lớn. Lịch trình, lời nhắc, cuộc gọi video và cập nhật du lịch được chia sẻ vẫn thuộc về hệ thống kỹ thuật số. Lịch để bàn hoạt động như một bảng điều khiển cá nhân. Nó cho tôi cái nhìn nhanh về những cam kết hình thành nên tuần của tôi. Lịch kỹ thuật số của tôi có thể quản lý chi tiết. Lịch giấy có thể giúp tôi quyết định những chi tiết đó có ý nghĩa gì. Sự phân chia này giữ cho hệ thống luôn thực tế. Tôi không cần phải sao chép mọi cuộc hẹn nhỏ ra giấy. Tôi chỉ viết các sự kiện và khối công việc ảnh hưởng đến sự chú ý của tôi. ### Một ví dụ thực tế Hãy tưởng tượng một chủ doanh nghiệp dành từ thứ Hai đến thứ Sáu để di chuyển từ cuộc họp này sang cuộc họp khác. Mỗi cuộc hẹn đều hữu ích nhưng người chủ không có thời gian để xem xét dòng tiền, nói chuyện với nhân viên chủ chốt hoặc lập kế hoạch cho quý tiếp theo. Lịch để bàn có thể hiển thị mẫu ngay lập tức. Vấn đề không phải là thiếu nỗ lực. Vấn đề là các cuộc họp đã chiếm hết mọi không gian có thể nhìn thấy được. Chủ sở hữu có thể chuyển một cuộc họp nội bộ sang một bản cập nhật chung, dành buổi sáng thứ Ba để xem xét tài chính và tiếp tục mở vào chiều thứ Sáu để giải quyết các vấn đề chưa được giải quyết. Không có gì kịch tính đã thay đổi. Tuần đơn giản là có cấu trúc rõ ràng hơn. Một phương pháp tương tự có thể giúp ích cho người quản lý, nhà tư vấn, người làm việc tự do hoặc nhóm kinh doanh nhỏ. Lịch không cần phải trông ấn tượng. Nó cần phản ánh cách người đó thực sự làm việc. ### Những sai lầm tôi cố gắng tránh Tôi không sử dụng lịch để ghi lại mọi thứ mà tôi hy vọng sẽ hoàn thành. Tôi không lấp đầy mọi khoảng trống bằng một nhiệm vụ. Tôi không coi mọi yêu cầu đều khẩn cấp. Tôi không lên kế hoạch cho một ngày làm việc sâu sau hàng loạt cuộc họp dài. Tôi không giữ một cuộc hẹn trên lịch khi mục đích của nó đã biến mất. Những thói quen này bảo vệ giá trị của hệ thống. Một cuốn lịch sẽ trở nên kém hữu ích hơn khi nó thể hiện một cuộc sống lý tưởng hơn là một cuộc sống khả thi. ### Quan điểm của tôi về việc lập kế hoạch đơn giản Sự hấp dẫn của lịch để bàn không phải ở chỗ nó giúp việc lãnh đạo trở nên dễ dàng. Giá trị của nó đến từ việc làm cho thời gian có thể nhìn thấy được. Khi tôi có thể xem tuần, tôi có thể phát hiện tình trạng quá tải trước khi trời tối. Tôi có thể bảo vệ thời gian cho những quyết định thay vì dành hàng giờ cho người khác. Tôi có thể nhường chỗ cho công việc hỗ trợ doanh nghiệp trong thời gian dài hơn. Lịch để bàn đơn giản hoạt động tốt nhất khi tôi sử dụng nó như một bộ lọc chứ không phải để trang trí. Nó giúp tôi chọn những gì xứng đáng có không gian, những gì cần chuẩn bị và những gì nên bỏ ra khỏi lịch trình.
Nhiều nhà lãnh đạo bắt đầu ngày làm việc với một màn hình đầy tin nhắn, cảnh báo cuộc họp và những nhiệm vụ chưa hoàn thành. Một ngày có thể trở thành một chuỗi phản ứng trước khi họ đưa ra được quyết định rõ ràng cho mình. Tôi nhận thấy rằng một chiếc lịch để bàn đơn giản có thể tạo ra một khoảng dừng nhỏ giữa lúc đến nơi làm việc và phản ứng với mọi thứ xung quanh tôi. Nó không thay thế lịch kỹ thuật số. Nó mang lại cho ngày một hình dạng có thể nhìn thấy được. Lịch để bàn hàng ngày thường hiển thị một ngày, một trang và một khoảng trống hạn chế. Giới hạn đó rất hữu ích. Nó khuyến khích tôi đặt một câu hỏi thực tế: Điều gì đáng để tôi quan tâm hôm nay? Tôi viết ra ba mục trước khi mở hộp thư đến của mình: - Một quyết định cần tôi chú ý - Một nhiệm vụ hỗ trợ nhóm - Một hành động cá nhân giúp bảo vệ năng lượng của tôi Danh sách này đủ ngắn để có thể đọc nhanh. Nó cũng cho tôi một điểm tham chiếu khi có yêu cầu mới xuất hiện. Một nhà lãnh đạo có thể nhận được hàng chục tin nhắn trong một ngày làm việc bình thường. Không phải mọi tin nhắn đều cần câu trả lời ngay lập tức. Khi nhìn vào ba món đồ trên bàn, tôi có thể so sánh từng yêu cầu mới với công việc đã được chọn. Một số yêu cầu thuộc về một ngày khác. Một số có thể được chuyển cho đồng nghiệp. Một số cần một phản hồi trực tiếp. Thói quen này giúp giảm bớt cảm giác rằng mọi tin nhắn đều có trọng lượng như nhau. Lịch để bàn cũng có thể giúp chia sẻ các ưu tiên dễ dàng hơn. Trong cuộc họp tổ, tôi có thể viết một đoạn ghi chú ngắn như “xem lại kế hoạch tuyển dụng” hay “gọi cho nhà cung cấp chính.” Ghi chú trở thành lời nhắc nhở rõ ràng về công việc có ảnh hưởng đến người khác. Ví dụ: một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể nhận được khiếu nại từ một khách hàng thường xuyên, vấn đề về lịch trình của nhân viên và cập nhật của nhà cung cấp trước 9 giờ sáng Viết “cuộc gọi của khách hàng” làm nhiệm vụ chính có thể ngăn vấn đề bị chôn vùi trong các email thông thường. Lịch không giải quyết được khiếu nại. Nó giúp bảo vệ thời gian cần thiết để giải quyết nó đúng cách. Thói quen hoạt động tốt nhất khi trang vẫn đơn giản. Tôi tránh viết một danh sách nhiệm vụ đầy đủ trên một tờ giấy. Danh sách dài thường tạo ra áp lực mà không cải thiện được sự tập trung. Một vài từ rõ ràng sẽ dễ sử dụng hơn trong một ngày bận rộn. Tôi cũng để lại một khoảng trống nhỏ cho một sự kiện bất ngờ. Một cơ hội mới, mối quan tâm của nhân viên hoặc sự thay đổi trong dự án có thể cần được chú ý. Không gian mở cho phép kế hoạch điều chỉnh mà không làm mất đi hình dạng của nó. Vào cuối ngày, tôi không đánh giá trang này bằng việc tôi đã hoàn thành bao nhiêu. Tôi nhìn vào những gì đã thay đổi. Một ghi chú đã hoàn thành có thể hiển thị sự tiến bộ. Một ghi chú chưa hoàn thành có thể cho thấy nhiệm vụ đó quá lớn, không rõ ràng hoặc không liên quan đến nhu cầu thực sự trong ngày. Tôi có thể chuyển nó sang một ngày khác, chia nó thành các hành động nhỏ hơn hoặc xóa nó. Đánh giá ngắn này mất ít hơn năm phút. Nó tạo ra một bản ghi các quyết định có thể hữu ích trong phiên lập kế hoạch hàng tuần. Nó cũng có thể hiển thị các mẫu. Nếu cùng một mục xuất hiện trong vài ngày, vấn đề có thể không phải là thiếu thời gian. Bước tiếp theo có thể cần chủ sở hữu rõ ràng hơn hoặc phạm vi nhỏ hơn. Trang vật lý có một lợi ích khác. Khi tôi viết bằng tay, tôi chậm lại đủ để chọn từ. “Công việc bán hàng” là mơ hồ. “Xem xét ba cuộc gọi của khách hàng” mang lại một hành động rõ ràng trong ngày. “Cải thiện hoạt động” có nghĩa rộng. “Phê duyệt danh sách kiểm tra giao hàng” dễ dàng hơn để lên lịch. Lịch để bàn không phải là thước đo địa vị. Nó không chứng minh rằng một người làm việc hiệu quả, có sự chuẩn bị hoặc thành công. Giá trị của nó đến từ những thói quen xung quanh nó. Đặt nó ở nơi bắt đầu phiên làm việc đầu tiên. Viết ngày. Chọn một số lượng nhỏ các ưu tiên. Giữ từ ngữ trực tiếp. Xem lại trang trước khi rời khỏi bàn làm việc. Quá trình đó có thể giúp một nhà lãnh đạo bận rộn chuyển từ trạng thái phản ứng liên tục sang sự chú ý có chủ ý. Lịch vẫn đơn giản nhưng sự lựa chọn hàng ngày đằng sau nó có thể định hình các cuộc họp tốt hơn, các quyết định rõ ràng hơn và công việc tập trung hơn.
Nhiều người bắt đầu ngày mới với một danh sách đầy đủ các nhiệm vụ, nhưng đến cuối ngày lại tự hỏi thời gian đã trôi đi đâu. Email tiếp quản buổi sáng. Cuộc họp chia nhau buổi chiều. Những yêu cầu nhỏ đẩy công việc quan trọng vào buổi tối. Tôi nhận thấy rằng việc lập kế hoạch hàng ngày hiệu quả không phải là lấp đầy từng phút mà là việc đặt ra mục đích rõ ràng cho từng thời điểm trong ngày. Nhiều lãnh đạo doanh nghiệp sử dụng cách tiếp cận tương tự: họ dành thời gian cho công việc tập trung, dành không gian cho sự thay đổi và xem xét các ưu tiên của mình trước khi ngày bắt đầu. Một kế hoạch hàng ngày thiết thực có thể giúp tôi làm việc tập trung hơn mà không khiến lịch trình trở nên cứng nhắc. ### Bắt đầu với một danh sách ngắn các ưu tiên. Tôi bắt đầu bằng cách viết ra mọi thứ tôi cần chú ý. Danh sách này có thể bao gồm cuộc gọi của khách hàng, báo cáo, quyết định về sản phẩm, việc vặt cá nhân và các nhiệm vụ nhỏ như trả lời tin nhắn. Sau đó tôi chọn ba mục ưu tiên. Đây không phải lúc nào cũng là những nhiệm vụ dễ dàng nhất. Chúng là những nhiệm vụ hỗ trợ mục tiêu chính của tôi trong ngày. Nếu tôi hoàn thành ba việc này, ngày sẽ trôi qua ngay cả khi vẫn còn một vài việc nhỏ. Ví dụ: người quản lý bán hàng có thể chọn: - Chuẩn bị cho buổi thuyết trình với khách hàng - Xem lại số liệu bán hàng hàng tháng - Huấn luyện một thành viên trong nhóm Trả lời mọi email có thể mang lại hiệu quả, nhưng nó có thể không xứng đáng giống như việc chuẩn bị cho một cuộc họp khách hàng quan trọng. ### Hãy kết hợp nhiệm vụ với năng lượng của tôi Sự tập trung của tôi thay đổi suốt cả ngày. Tôi thường giải quyết những công việc đòi hỏi khắt khe khi đầu óc tôi cảm thấy sảng khoái. Các công việc thường ngày có thể chờ đợi trong khoảng thời gian năng lượng thấp hơn. Một lịch trình đơn giản có thể như thế này: - 8:30–10:00: Viết, lập kế hoạch hoặc giải quyết các vấn đề phức tạp - 10:00–10:30: Kiểm tra tin nhắn - 10:30–12:00: Họp hoặc làm việc nhóm - 1:30–3:00: Nhiệm vụ dự án - 3:00–4:00: Gọi điện và theo dõi - 4:00–4:30: Xem lại và chuẩn bị cho ngày mai Giờ chính xác là như vậy không quan trọng bằng sự phù hợp giữa nhiệm vụ và năng lượng của tôi. Khi tôi đặt công việc sâu giữa các cuộc họp, tôi thường dành nhiều thời gian để cố gắng khởi động lại hơn là tự mình thực hiện công việc đó. ### Sử dụng các khối thời gian, không phải kế hoạch từng phút Một lịch trình chi tiết có thể trông ngăn nắp nhưng không có chỗ để thay đổi. Một cuộc gọi bị trì hoãn, câu hỏi khẩn cấp của khách hàng hoặc vấn đề kỹ thuật có thể khiến toàn bộ kế hoạch bị phá vỡ. Khối thời gian cho tôi cấu trúc rõ ràng hơn: - Khối tập trung - Khối giao tiếp - Khối họp - Khối quản trị - Khối đánh giá Tôi có thể di chuyển một khối khi cần mà không làm mất mục đích đằng sau nó. Cách tiếp cận này có tác dụng tốt với những người có ngày làm việc bao gồm cả công việc theo kế hoạch và những yêu cầu đột xuất. Một chủ doanh nghiệp nhỏ có thể dành buổi sáng cho các quyết định kinh doanh, giữa ngày cho khách hàng và nhân viên, và buổi chiều muộn cho công việc giấy tờ. Kế hoạch có hình dạng nhưng vẫn có thể điều chỉnh khi khách hàng cần trợ giúp. ### Bảo vệ công việc tập trung Một phần lớn căng thẳng hàng ngày là do bị gián đoạn liên tục. Mỗi tin nhắn có thể chỉ mất một phút để đọc, nhưng tâm trí có thể cần nhiều thời gian hơn để quay lại nhiệm vụ ban đầu. Trong thời gian tập trung, tôi tắt tiếng các cảnh báo không cần thiết và chỉ giữ các công cụ liên quan đến nhiệm vụ trước mặt. Tôi cũng có thể thông báo cho nhóm của mình khi nào tôi sẽ kiểm tra lại tin nhắn. Điều này không có nghĩa là phớt lờ mọi người. Nó giúp người khác có thời gian rõ ràng để liên hệ với tôi và cho tôi cơ hội tốt hơn để hoàn thành công việc cần chú ý. Ví dụ: một nhân viên tiếp thị viết bản tóm tắt chiến dịch có thể kiểm tra email lúc 10:00 và 2:30 thay vì mở hộp thư đến vài phút một lần. ### Để lại khoảng trống cho công việc đột xuất Một lịch trình sử dụng từng phút rất khó duy trì. Tôi thích để lại một hoặc hai khoảng thời gian mở trong ngày. Không gian này có thể hỗ trợ: - Một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự định - Yêu cầu của khách hàng - Một thời gian nghỉ phục hồi ngắn - Một cuộc trò chuyện hữu ích với đồng nghiệp - Xem lại thông tin mới Thời gian mở không phải là lãng phí thời gian. Nó giúp kế hoạch hấp thụ sự thay đổi mà không buộc mọi công việc sau đó phải làm vào buổi tối. ### Quyết định những gì có thể đợi Không phải mọi yêu cầu đều cần phản hồi cùng một lúc. Khi một nhiệm vụ mới xuất hiện, tôi tự hỏi: - Việc này có hỗ trợ cho mục tiêu chính của ngày hôm nay không? - Có ai cần phản hồi của tôi để tiếp tục công việc của họ không? - Chuyện này để sau tôi xử lý được không? - Tôi có thể ủy quyền được không? - Có cần thiết phải làm vậy không? Những câu hỏi này giúp tôi tách biệt mức độ ưu tiên thực sự khỏi nhiệm vụ mà tôi chỉ cảm thấy cấp bách vì nó xuất hiện trong hộp thư đến của tôi. Một trưởng nhóm có thể nhận được mười yêu cầu trong ngày. Một số cần một câu trả lời nhanh chóng. Một số có thể được nhóm lại thành một tin nhắn. Một số ít có thể thuộc về người khác. ### Kết thúc một ngày bằng một bài đánh giá ngắn. Tôi dành vài phút để kiểm tra những gì tôi đã hoàn thành, những gì đã thay đổi và những gì cần chú ý vào ngày mai. Tôi không sử dụng bài đánh giá này để đánh giá bản thân về mọi nhiệm vụ còn dang dở. Tôi tìm kiếm các mẫu. Có lẽ các cuộc họp đang diễn ra lâu hơn dự kiến. Có lẽ tôi vẫn tiếp tục công việc sáng tạo sau một buổi chiều mệt mỏi. Có thể những yêu cầu nhỏ đang lấy đi thời gian của các dự án của khách hàng. Việc xem xét này giúp tôi điều chỉnh kế hoạch tiếp theo thay vì lặp lại vấn đề tương tự. Một ghi chú hữu ích có thể trông như thế này: - Đã hoàn thành: đề xuất của khách hàng và đăng ký nhóm - Đã di chuyển: xem xét ngân sách - Lý do: vấn đề của khách hàng cần được chú ý - Ngày mai: xem xét ngân sách trước cuộc họp đầu tiên ### Kế hoạch hàng ngày sẽ hỗ trợ người sử dụng nó Lịch của CEO có thể bao gồm các cuộc họp chiến lược, thảo luận tuyển dụng và đánh giá kinh doanh. Lịch trình của riêng tôi có thể khác. Bài học hữu ích là không sao chép lịch của người khác. Đó là tạo ra một hệ thống bảo vệ những công việc có ý nghĩa và dành chỗ cho mọi người. Một kế hoạch hàng ngày mạnh mẽ bao gồm một số ít các ưu tiên rõ ràng, các khoảng thời gian thực tế, không gian để thay đổi và một bản đánh giá ngắn. Nó sẽ giúp tôi đưa ra những lựa chọn tốt hơn trong ngày thay vì khiến tôi cảm thấy bị đồng hồ kiểm soát. Khi tôi lập kế hoạch có mục đích, tôi có thể hoàn thành ít nhiệm vụ hơn mà vẫn đạt được tiến bộ tốt hơn. Đó thường là cách thông minh hơn để sử dụng một ngày làm việc. Chúng tôi có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực Công nghiệp. Liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chuyên nghiệp:Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.
