Loại bỏ sự hỗn loạn của thủ tục giấy tờ: Nhận một công cụ lập kế hoạch hàng ngày phù hợp ngay hôm nay

Thủ tục giấy tờ có thể biến một ngày làm việc bình thường thành một cuộc tìm kiếm thông qua các thư mục, hộp thư đến, bộ nhớ dùng chung và ngăn kéo bàn. Thiếu biểu mẫu có thể trì hoãn việc thanh toán. Một tập tin cũ có thể dẫn đến quyết định sai lầm. Việc nhập dữ liệu lặp đi lặp lại có thể mất hàng giờ mà tôi muốn dành để phục vụ khách hàng. Tôi quản lý giấy tờ dễ dàng hơn khi tôi coi nó như một hệ thống thay vì một đống. Bước 1: Xem giấy tờ đến từ đâu Tôi bắt đầu bằng cách liệt kê mọi nguồn: - Tệp đính kèm email - Biểu mẫu giấy - Đơn đăng ký trực tuyến - Tài liệu của khách hàng - Hóa đơn của nhà cung cấp - Hồ sơ nhân viên - Báo cáo và biên lai Danh sách đơn giản này hiển thị nơi tài liệu được đưa vào doanh nghiệp. Nó cũng có thể tiết lộ công việc trùng lặp. Một nhóm có thể in tệp đính kèm email, quét, đổi tên và tải lại lên. Quá trình đó tạo ra nhiều bước hơn mà không mang lại nhiều giá trị. Bước 2: Cung cấp cho mỗi tài liệu một nội dung rõ ràng Tôi sử dụng cấu trúc thư mục phù hợp với cách hoạt động của doanh nghiệp. Một công ty nhỏ có thể sử dụng: - Khách hàng - Nhà cung cấp - Tài chính - Nhân viên - Dự án - Hợp đồng - Tệp đã hoàn thành Mỗi thư mục có thể chứa các thư mục con dựa trên năm, khách hàng hoặc dự án. Cấu trúc tốt nhất không phải là cấu trúc chi tiết nhất. Đó là điều mà mọi người có thể hiểu mà không cần yêu cầu giúp đỡ. Ví dụ: một thư mục dự án có thể trông như thế này: Dự án / Cửa hàng Phố Xanh / 2025 Trong đó, tôi có thể giữ: - Báo giá - Thỏa thuận - Hóa đơn - Hình ảnh - Hồ sơ giao hàng Một vị trí rõ ràng giúp giảm thời gian hỏi, “Chúng ta đã lưu cái đó ở đâu?” Bước 3: Sử dụng kiểu đặt tên mà mọi người có thể làm theo Tên tệp hữu ích thường bao gồm ngày, chủ đề và loại tài liệu. Tên yếu: scan0048.pdf Tên rõ ràng hơn: 2025-04-18_Green-Street-Shop_Invoice-1042.pdf Tôi tránh những cái tên dài đầy chi tiết. Tôi sử dụng cùng một định dạng ngày mỗi lần, chẳng hạn như YYYY-MM-DD. Điều này giúp các tập tin được sắp xếp theo thứ tự hữu ích và làm cho kết quả tìm kiếm dễ đọc hơn. Bước 4: Tách các tệp đang hoạt động khỏi các tệp đã hoàn thành Các tài liệu đang hoạt động cần được chú ý thường xuyên. Các tài liệu đã hoàn thành thường cần được lưu trữ và truy cập thường xuyên. Tôi tách biệt các khu vực này: - Để xem xét - Đang chờ trả lời - Sẵn sàng gửi - Đã hoàn thành - Đã lưu trữ Thiết lập này giúp tôi tập trung vào công việc hiện tại mà không trộn lẫn với các bản ghi cũ hơn. Một hóa đơn đã điền đầy đủ không nên nằm cạnh một hóa đơn chưa thanh toán nếu khó thấy sự khác biệt. Bước 5: Giảm lượng giấy ở những nơi hợp lý Giấy vẫn có chỗ đứng trong một số doanh nghiệp. Các thỏa thuận đã ký, phiếu giao hàng và hồ sơ gốc có thể cần được xử lý cẩn thận. Các tài liệu khác thường có thể được quét và lưu trữ dưới dạng kỹ thuật số. Khi tôi quét tài liệu, tôi kiểm tra xem: - Mọi trang đều có thể đọc được - Tệp có tên hữu ích - Tài liệu được lưu vào đúng thư mục - Có bản sao lưu - Đã xóa các bản sao không cần thiết Thư mục kỹ thuật số không tự giải quyết được vấn đề. Tên tệp kém và lưu trữ ngẫu nhiên có thể tạo ra tình trạng lộn xộn tương tự trên màn hình. Bước 6: Xây dựng thói quen xem xét đơn giản Tôi dành một khoảng thời gian ngắn mỗi tuần để xem xét các giấy tờ mới. Tôi kiểm tra: - Thiếu thông tin - Tài liệu đang chờ phê duyệt - Hóa đơn chưa thanh toán - Thỏa thuận hết hạn - Tệp được lưu sai vị trí - Bản sao trùng lặp Quy trình này giúp ngăn các vấn đề nhỏ trở thành nhiệm vụ lớn. Nó cũng cho tôi một điểm thường xuyên để cải thiện hệ thống khi một thư mục hoặc quy trình không hoạt động tốt. Hãy xem xét một công ty sửa ống nước nhỏ với ba nhân viên văn phòng. Yêu cầu của khách hàng được gửi đến qua email, ảnh công việc được lưu trên điện thoại di động và hóa đơn của nhà cung cấp được gửi đến các hộp thư đến khác nhau. Nhân viên dành thời gian tìm kiếm bằng chứng về công việc đã hoàn thành. Công ty có thể tạo một thư mục cho mỗi công việc, sử dụng kiểu đặt tên chung và yêu cầu tải ảnh công việc lên trước khi gửi hóa đơn. Quá trình này không cần phần mềm đắt tiền. Nó cần quyền sở hữu rõ ràng, tên nhất quán và vị trí cho mọi tài liệu. Quản lý giấy tờ tốt sẽ làm cho công việc trở nên dễ dàng hơn chứ không phải tạo thêm công việc. Tôi giữ cấu trúc đơn giản, loại bỏ các bước không có mục đích và xem lại quy trình khi mọi người bắt đầu tạo lối tắt của riêng họ. Một hệ thống gọn gàng giúp tôi tiếp cận thông tin nhanh hơn, ít công việc lặp lại hơn và có cái nhìn rõ ràng hơn về những gì vẫn cần chú ý. Đó là cách tôi biến thủ tục giấy tờ từ sự lộn xộn hàng ngày thành một quy trình mà tôi có thể quản lý.

Một ngày bận rộn có thể có vẻ đầy đủ nhưng vẫn còn dang dở những công việc hữu ích nhất. Tôi có thể trả lời tin nhắn, tham dự các cuộc họp và xử lý các yêu cầu nhỏ từ sáng đến tối, nhưng vẫn tự hỏi thời gian của mình đã trôi đi đâu. Vấn đề thường không phải là thiếu nỗ lực. Đó là một kế hoạch coi mọi nhiệm vụ đều cấp bách như nhau. Một kế hoạch hàng ngày thông minh hơn sẽ giúp mỗi nhiệm vụ có một vị trí rõ ràng, một giới hạn thời gian thực tế và lý do để thực hiện nó. Nó giúp tôi bảo vệ sự chú ý của mình thay vì phản ứng với mọi yêu cầu mới. Bắt đầu với một kết quả chính Tôi bắt đầu bằng cách hỏi: “Kết quả nào sẽ khiến ngày hôm nay bạn cảm thấy hữu ích?” Câu trả lời phải cụ thể. “Làm việc trong dự án” rất khó đo lường. “Viết bản thảo đầu tiên của hướng dẫn sản phẩm” mang lại cho tôi một mục tiêu rõ ràng. Tôi chọn một kết quả chính và tối đa ba nhiệm vụ nhỏ hơn. Điều này giúp kế hoạch linh hoạt khi cuộc gọi bị trễ hoặc xuất hiện công việc bất ngờ. Một danh sách hữu ích hàng ngày có thể trông như thế này: - Viết 800 từ cho hướng dẫn sản phẩm - Xem lại phản hồi của khách hàng từ thứ Hai - Gửi tệp cập nhật cho nhóm thiết kế - Đi dạo 30 phút Danh sách đủ ngắn để sử dụng và đủ chi tiết để hướng dẫn các lựa chọn của tôi. Kết hợp nhiệm vụ với năng lượng Năng lượng của tôi thay đổi trong ngày. Tôi có thể suy nghĩ rõ ràng hơn vào buổi sáng và cảm thấy kém tập trung hơn sau bữa trưa. Một kế hoạch hàng ngày nên theo mô hình này. Tôi đặt công việc cần sự quan tâm sâu sắc vào những giờ tốt nhất của mình. Viết, phân tích, lập kế hoạch và học tập thường cần thời gian yên tĩnh. Tôi đặt công việc thường ngày sau, chẳng hạn như sắp xếp tệp, kiểm tra các cập nhật đơn giản hoặc sắp xếp các cuộc họp. Sự thay đổi nhỏ này có thể làm giảm thời gian tôi dành cho một nhiệm vụ khó khăn. Mục tiêu không phải là lấp đầy mỗi giờ. Mục tiêu là sử dụng đúng loại năng lượng cho từng nhiệm vụ. Sử dụng các khối thời gian có khoảng cách giữa chúng Khối thời gian cung cấp điểm bắt đầu và điểm kết thúc cho một nhiệm vụ. Ví dụ: - 8:30–9:30: Viết hướng dẫn sản phẩm - 9:30–9:45: Ngắt và kiểm tra tin nhắn khẩn cấp - 9:45–10:30: Xem phản hồi của khách hàng - 10:30–11:00: Gọi nhóm - 11:00–11:20: Gửi ghi chú và cập nhật danh sách nhiệm vụ Tôi chừa khoảng trống giữa các khối. Một cuộc họp có thể kéo dài hơn dự kiến. Một khách hàng có thể cần một câu trả lời nhanh chóng. Không có thời gian rảnh rỗi, một sự chậm trễ có thể ảnh hưởng cả ngày. Một kế hoạch nên hỗ trợ công việc thực tế chứ không phải tạo áp lực thông qua một lịch trình hoàn hảo. Tách biệt công việc khẩn cấp khỏi công việc hữu ích Công việc khẩn cấp cần được chú ý ngay bây giờ. Những nhiệm vụ hữu ích sẽ thúc đẩy mục tiêu lớn hơn về phía trước. Chúng không phải lúc nào cũng giống nhau. Một tin nhắn mới có thể mang lại cảm giác khẩn cấp vì nó xuất hiện trên màn hình của tôi. Viết một đề xuất dự án có thể hữu ích hơn, ngay cả khi không có ai gửi lời nhắc về việc đó. Tôi hỏi ba câu hỏi trước khi thay đổi kế hoạch của mình: - Việc này có cần hành động ngay hôm nay không? - Chuyện gì sẽ xảy ra nếu ngày mai tôi xử lý nó? - Đây là nhiệm vụ của tôi hay tôi có thể chia sẻ nó với người khác? Những câu hỏi này giúp tôi tạm dừng trước khi phản ứng. Một số yêu cầu cần được phản hồi nhanh chóng. Những người khác có thể đợi thời gian xem xét theo kế hoạch. Làm cho những nhiệm vụ lớn trở nên dễ dàng hơn để bắt đầu Một nhiệm vụ lớn thường bị bỏ dở vì bước đầu tiên không rõ ràng. Tôi biến nó thành một hành động nhỏ cần ít nỗ lực hơn để bắt đầu. Thay vì viết “chuẩn bị báo cáo bán hàng”, tôi có thể viết: - Mở báo cáo tháng trước - Liệt kê ba số liệu chính - Thêm dữ liệu của tháng này - Viết hai ghi chú về những thay đổi - Kiểm tra hồ sơ trước khi gửi Công việc trở nên dễ xem hơn. Bắt đầu bằng một hành động nhỏ cũng cho tôi thông tin về thời gian và công sức mà toàn bộ công việc có thể cần. Giữ một cửa sổ tin nhắn ngắn Tin nhắn có thể gây mất sự chú ý nhiều lần trong ngày. Tôi kiểm tra chúng tại các thời điểm đã lên kế hoạch, chẳng hạn như 9:30 sáng, 1:00 chiều và 4:00 chiều. Một khách hàng có vấn đề thực sự khẩn cấp vẫn cần một đường dẫn liên hệ phù hợp. Mọi tin nhắn thông thường không cần trả lời ngay lập tức. Cách tiếp cận này giúp tôi nhận thấy tần suất tôi mở email mà không có lý do rõ ràng. Sau khi chuyển email sang các khoảng thời gian nhất định, tôi có nhiều thời gian hơn để viết và lập kế hoạch. Lấy một ví dụ thực tế Một trợ lý tiếp thị tên Mia có lịch làm việc dày đặc và thường xuyên làm việc muộn. Danh sách hàng ngày của cô bao gồm từ mười đến mười lăm mục, từ báo cáo chiến dịch đến những thay đổi nhỏ về thiết kế. Cô đã hoàn thành nhiều nhiệm vụ dễ dàng và trì hoãn báo cáo mà người quản lý của cô cần cho cuộc họp hàng tuần. Mia đã thay đổi kế hoạch của mình theo ba cách. Cô chọn báo cáo làm kết quả chính, dành giờ đầu tiên để tập trung làm việc và chuyển những yêu cầu nhỏ sang danh sách sau. Cô ấy không hoàn thành mọi nhiệm vụ mỗi ngày. Báo cáo đã đến tay người quản lý của cô đúng thời hạn và ngày làm việc của cô trở nên dễ quản lý hơn. Sự thay đổi của cô không đến từ việc làm việc nhanh hơn. Nó đến từ việc đặt nhiệm vụ hữu ích nhất ở một nơi rõ ràng. Xem lại kế hoạch trước khi kết thúc ngày Cuối ngày, tôi dành vài phút để kiểm tra: - Tôi đã làm xong những gì? - Có gì cần chuyển sang ngày khác? - Điều gì đã cản trở sự tiến bộ của tôi? - Tôi có lên kế hoạch làm việc nhiều hơn thời gian cho phép không? Tôi chuyển công việc còn dang dở có lý do chứ không phải như một lời hứa thầm. Một nhiệm vụ có thể cần một bước nhỏ hơn, khoảng thời gian dài hơn hoặc sự trợ giúp từ người khác. Kế hoạch hàng ngày hoạt động hiệu quả nhất khi nó phản ánh những thói quen thực tế, những giới hạn thực tế và những ưu tiên thực tế. Tôi không cần một lịch trình dày đặc để có một ngày làm việc hiệu quả. Tôi cần một kết quả rõ ràng, đủ không gian để làm việc và tự do điều chỉnh khi ngày thay đổi.

Người lập kế hoạch phải giúp tôi nhìn rõ ngày của mình chứ không khiến lịch trình của tôi giống như một nhiệm vụ khác. Tôi đã từng viết ra tất cả những gì tôi muốn làm. Các dự án công việc, danh sách tạp hóa, kế hoạch tập thể dục, các cuộc hẹn với gia đình, những ý tưởng nhỏ đến với tôi trong ngày. Đến trưa thì trang đã đầy nhưng tôi vẫn chưa biết mình cần chú ý điều gì. Một công cụ lập kế hoạch hữu ích sẽ sắp xếp cho mỗi nhiệm vụ một vị trí và mỗi ngày một hình dạng rõ ràng. Nó giúp tôi đưa ra những lựa chọn trước khi một ngày trở nên bận rộn. Tôi bắt đầu bằng ba câu hỏi đơn giản: - Hôm nay tôi cần chú ý điều gì? - Có thể đợi được gì? - Điều gì khiến một ngày trở nên trọn vẹn? Những câu hỏi này giúp cho kế hoạch của tôi trở nên thực tế. Tôi không cần phải điền vào mỗi giờ. Tôi cần có đủ cơ cấu để di chuyển trong ngày mà ít căng thẳng hơn. Bố cục hàng ngày rõ ràng có thể bao gồm: - Ba ưu tiên chính - Các cuộc hẹn đã lên lịch - Một danh sách nhiệm vụ ngắn - Khoảng trống để ghi chú - Lời nhắc tạm dừng và xem lại Quy tắc ba ưu tiên hoạt động tốt khi danh sách của tôi cảm thấy quá dài. Tôi chọn một nhiệm vụ hỗ trợ công việc, một nhiệm vụ hỗ trợ cuộc sống gia đình hoặc cá nhân và một nhiệm vụ đã chờ đợi quá lâu. Ví dụ: kế hoạch thứ Hai có thể như sau: - Gửi bản cập nhật dự án trước bữa trưa - Đặt lịch hẹn khám răng - Chuẩn bị rau cho bữa tối Kế hoạch này đủ nhỏ để thực hiện. Nó cũng để lại không gian cho công việc đột xuất, giao thông, nhu cầu gia đình hoặc một buổi sáng chậm rãi hơn. Việc lập kế hoạch hàng tuần cho tôi cái nhìn rộng hơn. Tôi có thể xem các cuộc họp, thời hạn, kế hoạch cá nhân và không gian mở trên cùng một trang. Điều đó giúp bạn dễ dàng nhận thấy những ngày đông người trước khi họ đến. Tôi thích lập kế hoạch cho tuần của mình vào tối Chủ nhật hoặc sáng thứ Hai. Tôi kiểm tra lịch của mình, viết ra những cuộc hẹn cố định và chọn một số nhiệm vụ hỗ trợ mục tiêu chính của tuần. Tôi không sao chép mọi ý tưởng từ ghi chú của mình. Một số ý tưởng sẽ thuộc về tuần sau. Các trang hàng tháng giúp lập kế hoạch dài hơn. Chúng rất hữu ích cho việc theo dõi: - Hóa đơn và ngày thanh toán - Sinh nhật và sự kiện - Thời hạn làm việc - Kế hoạch du lịch - Cuộc hẹn khám sức khỏe - Mục tiêu cá nhân Chế độ xem hàng tháng không cần danh sách dài. Một vài lời nhắc rõ ràng sẽ dễ sử dụng hơn một trang chứa đầy những chi tiết nhỏ. Một người lập kế hoạch tốt cũng cần có chỗ để thay đổi. Kế hoạch có thể thay đổi khi khách hàng thay đổi thời gian họp hoặc trẻ cần được chăm sóc tại nhà. Tôi để lại những không gian trống thay vì lên lịch hàng giờ. Điều này giúp người lập kế hoạch hữu ích khi ngày không diễn ra như mong đợi. Tôi cũng tách nhiệm vụ khỏi các cuộc hẹn. Một cuộc hẹn có một thời gian nhất định. Một nhiệm vụ có thể xảy ra trong khoảng thời gian rộng hơn trong ngày. Khi kết hợp chúng lại với nhau, tôi thường coi mọi nhiệm vụ như một thời hạn. Việc tách chúng ra giúp tôi hiểu điều gì thực sự cần một khoảng thời gian cố định. Đối với những ngày làm việc bận rộn, tôi sử dụng các khối thời gian: - Sáng: tập trung làm việc - Giữa trưa: tin nhắn và cuộc gọi - Chiều: họp và theo dõi - Tối: nhiệm vụ cá nhân và nghỉ ngơi. Các khối không cần chính xác. Chúng tạo cho ngày của tôi một nhịp điệu đơn giản trong khi vẫn chừa không gian cho những thay đổi. Người lập kế hoạch có thể hỗ trợ nhiều hơn là lịch trình. Tôi sử dụng một vùng ghi chú nhỏ để ghi lại các ý tưởng, câu hỏi và những điều tôi muốn ghi nhớ. Tôi giữ những phản ánh cá nhân ngắn gọn. Một câu về những gì đã làm được và một câu về những gì cảm thấy khó khăn có thể cho thấy những khuôn mẫu theo thời gian. Ví dụ, sau vài tuần, tôi có thể nhận thấy rằng tôi thường lên kế hoạch cho quá nhiều nhiệm vụ sau 4 giờ chiều. Điều đó khiến tôi phải chuyển những công việc đòi hỏi khắt khe sớm hơn hoặc giảm số lượng nhiệm vụ tôi chọn. Bố cục cũng quan trọng như nội dung. Khoảng cách rõ ràng giúp trang dễ quét hơn. Các phần rõ ràng giúp tôi tìm kiếm thông tin mà không cần đọc từng dòng. Một thiết kế đơn giản cũng giúp tôi có chỗ để viết theo cách riêng của mình. Tôi không cần phải sử dụng mọi trang một cách hoàn hảo. Kế hoạch là một công cụ, không phải là một bài kiểm tra. Một số ngày có thể có ghi chú chi tiết. Những ngày khác có thể chỉ có một cuộc hẹn và một lời nhắc nhở ngắn. Cả hai phong cách đều có thể hữu ích. Khi tôi chọn một công cụ lập kế hoạch, tôi tìm một bố cục phù hợp với thói quen của mình: - Các trang hàng ngày để biết lịch trình chi tiết - Các trang hàng tuần để có cái nhìn rộng hơn - Các trang hàng tháng cho các ngày quan trọng - Các trang ghi chú cho các ý tưởng và danh sách - Các phần thói quen để theo dõi đơn giản Công cụ lập kế hoạch tốt nhất là công cụ tôi có thể mở, hiểu và sử dụng mà không cần nỗ lực thêm. Nó sẽ hỗ trợ những lựa chọn của tôi, giúp tôi nhận ra điều gì quan trọng và để lại đủ chỗ cho cuộc sống thực. Tôi lên kế hoạch ít hơn khi lịch trình của tôi đã kín. Tôi viết nhiều hơn khi tôi cần giải tỏa tâm trí. Phương pháp có thể thay đổi nhưng mục đích vẫn như cũ: tạo ra một nơi rõ ràng cho công việc, con người và các kế hoạch quan trọng đối với tôi.

Một bàn làm việc đông đúc có thể khiến một công việc đơn giản trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Giấy tờ chồng lên nhau, dây cáp tập trung gần màn hình và các vật dụng nhỏ vẫn ở trong tầm nhìn rất lâu sau khi chúng không còn hữu ích nữa. Tôi thường nhận thấy rằng sự chú ý của tôi tuân theo cùng một khuôn mẫu: nó di chuyển từ màn hình đến bàn làm việc, sau đó đến bất cứ thứ gì thu hút sự chú ý của tôi. Một chiếc bàn làm việc rõ ràng không giải quyết được mọi vấn đề trong công việc. Nó có thể tạo ra một nơi yên tĩnh hơn để bắt đầu, giảm bớt những phiền nhiễu nhỏ và giúp bạn quản lý các công việc hàng ngày dễ dàng hơn. Tôi bắt đầu bằng việc lấy mọi thứ ra khỏi bàn. Điều này giúp tôi có cái nhìn rõ hơn về những gì tôi thực sự sử dụng. Tôi xếp mỗi món vào một trong ba nhóm: - Dùng hàng ngày - Thỉnh thoảng dùng - Không cần thiết ở bàn làm việc Nhóm đầu tiên để lại ở nơi dễ lấy. Nhóm thứ hai di chuyển đến ngăn kéo, kệ hoặc hộp đựng đồ. Nhóm cuối cùng được trả lại, tái chế hoặc loại bỏ khỏi không gian làm việc. Bước này thường tiết lộ lượng không gian được chiếm dụng bởi những đồ vật không có mục đích hàng ngày. Một cuốn sổ bổ sung, một chiếc cốc rỗng, biên lai cũ và bao bì không sử dụng có vẻ không phải là vấn đề. Cùng nhau, chúng làm giảm diện tích làm việc và tăng thêm tiếng ồn thị giác. Tôi chỉ giữ những công cụ hỗ trợ công việc trước mặt. Đối với không gian làm việc sử dụng máy tính xách tay, có thể bao gồm sổ ghi chép, bút, chai nước, bộ sạc và tai nghe. Người làm việc với tài liệu in có thể cần một khay đựng hồ sơ và một lượng nhỏ hồ sơ. Việc thiết lập phù hợp phụ thuộc vào nhiệm vụ chứ không phải vào ảnh bàn làm việc của người khác. Cáp xứng đáng được kiểm tra riêng. Tôi dán nhãn cho các bộ sạc mình sử dụng, tháo dây kết nối với các thiết bị cũ và dẫn các dây cáp còn lại về phía sau bàn. Một hộp cáp nhỏ hoặc dây đeo có thể tái sử dụng có thể giúp ngăn chúng lan rộng khắp khu vực làm việc. Màn hình cũng ảnh hưởng đến cảm giác sạch sẽ của không gian làm việc. Tôi đặt màn hình để có thể làm việc mà không cần nghiêng người về phía trước. Tôi giữ những mục bên dưới và giới hạn những thứ tôi sử dụng trong ngày. Khi khu vực làm việc chính vẫn mở, tôi có thể chuyển đổi giữa viết, đọc và lập kế hoạch mà ít phải di chuyển hơn. Việc đặt lại bàn làm việc hoạt động tốt nhất khi thời gian ngắn. Vào cuối ngày làm việc, tôi dành vài phút để trả đồ về chỗ thường lệ. Tôi vứt rác, đóng vở đang mở, đặt bút vào chỗ cũ và dọn cốc hoặc bát đĩa. Thói quen nhỏ này giúp ngăn chặn sự lộn xộn trở thành một nhiệm vụ lớn vào cuối tuần. Quá trình thiết lập lại thực tế có thể trông như thế này: 1. Loại bỏ rác thải và các thùng chứa rỗng. 2. Trả dụng cụ về nơi cất giữ. 3. Đặt giấy tờ hiện tại vào một khay hoặc cặp hồ sơ. 4. Cuộn hoặc cố định dây cáp lỏng. 5. Để lại khoảng trống cho nhiệm vụ tiếp theo. Tôi cũng cố gắng sắp xếp bàn làm việc phù hợp với công việc ngày hôm sau. Nếu tôi cần xem lại tài liệu, tôi để sẵn một thư mục. Nếu tôi định viết, tôi để sổ và bút bên cạnh. Điều này giúp tôi tiết kiệm được một số quyết định nhỏ khi ngồi xuống và giúp tôi bắt đầu với một mục đích rõ ràng. Một chiếc bàn rõ ràng không cần phải trông trống rỗng. Nó sẽ cảm thấy hữu ích. Một chậu cây, một bức ảnh gia đình hay một chiếc đèn nhỏ có thể ở lại nếu nó giúp không gian thoải mái hơn mà không bị vướng víu. Các vật dụng cá nhân không phải là vấn đề. Những đồ vật không có vị trí hoặc mục đích rõ ràng sẽ dễ tạo ra xích mích hơn. Đối với những người làm việc tại nhà, bàn làm việc cũng có thể đánh dấu ranh giới giữa thời gian làm việc và cá nhân. Vào cuối ngày, việc cất sổ và đóng laptop có thể báo hiệu rằng công việc đã kết thúc. Căn phòng có thể phục vụ một số mục đích, nhưng bàn làm việc vẫn có thể có một thói quen rõ ràng. Tôi nhận thấy rằng hệ thống tốt nhất rất dễ lặp lại. Nếu việc lưu trữ yêu cầu quá nhiều bước, đồ vật sẽ quay trở lại bàn làm việc. Một ngăn kéo gần đó thường hữu ích hơn một hộp đựng đồ ở khắp phòng. Các nhãn đơn giản có thể hữu ích khi nhiều người chia sẻ cùng một không gian làm việc. Mục tiêu không phải là một chiếc bàn hoàn hảo. Mục tiêu là một chiếc bàn hỗ trợ cách tôi làm việc. Khi bề mặt dễ sử dụng hơn, tôi dành ít thời gian hơn để tìm kiếm các công cụ cơ bản và có nhiều thời gian hơn để xử lý công việc. Một vài phút sắp xếp có thể thay đổi cách bắt đầu toàn bộ thời gian làm việc. Dọn dẹp không gian, giữ lại những gì phục vụ công việc và để bàn làm việc hỗ trợ đầu óc minh mẫn hơn.

Sự lộn xộn giấy tờ được xây dựng một cách lặng lẽ. Một tờ biên lai nằm trên quầy bếp, một hóa đơn vẫn nằm trong ngăn kéo và một hợp đồng cũ được trộn lẫn với những tờ giấy ghi chép của trường. Sau một vài tuần, việc tìm kiếm một tài liệu có thể mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Tôi đã từng giữ giấy tờ “để đề phòng”. Thói quen đó mang lại cho tôi đầy folder nhưng lại ít kiểm soát. Một hệ thống tài liệu kỹ thuật số đơn giản đã giúp tôi giảm bớt sự lộn xộn trên giấy tờ mà không phải vứt bỏ những hồ sơ tôi vẫn cần. Quá trình bắt đầu với một khu vực nhỏ, không phải toàn bộ ngôi nhà hoặc văn phòng. ## Chọn một vùng đựng giấy. Tôi thường bắt đầu bằng một ngăn kéo, kệ hoặc hộp. Diện tích nhỏ hơn giúp công việc dễ quản lý hơn và hiển thị tiến độ nhanh chóng. Tôi xếp mọi tờ giấy từ khu vực đó thành bốn nhóm: - Giữ như bản gốc - Quét và lưu trữ kỹ thuật số - Tái chế hoặc cắt nhỏ - Xem lại sau Nhóm đánh giá quan trọng. Một số giấy tờ cần được quan tâm hơn như hồ sơ thuế, giấy tờ tài sản, giấy bảo hành, hồ sơ bệnh án, các hợp đồng đã ký. Tôi không loại bỏ những thứ này cho đến khi tôi hiểu chúng nên được giữ trong bao lâu và liệu có cần bản gốc hay không. ## Xóa các giấy tờ không sử dụng được trong tương lai Nhiều tài liệu mất giá trị sau khi hoàn thành nhiệm vụ liên quan. Ví dụ bao gồm: - Biên lai trùng lặp - Phiếu giảm giá hết hạn - Tờ rơi sản phẩm cũ - Phong bì không có thông tin hữu ích - Lời nhắc cuộc hẹn đã lỗi thời - Hướng dẫn sử dụng cho những sản phẩm tôi không còn sở hữu Tôi kiểm tra từng tờ giấy trước khi gỡ bỏ. Tên, số tài khoản, địa chỉ và các chi tiết cá nhân khác nên được cắt nhỏ thay vì bỏ vào thùng tái chế mở. Bước này thường tạo ra sự thay đổi rõ ràng nhất. Nó cũng ngăn bộ nhớ kỹ thuật số của tôi chứa đầy các tệp mà tôi sẽ không bao giờ mở. ## Quét các tài liệu hữu ích Camera điện thoại có thể hoạt động đối với các bản ghi cơ bản. Tôi đặt tài liệu trên một bề mặt phẳng, sử dụng ánh sáng tốt và kiểm tra xem mọi góc đều có thể nhìn thấy được. Máy quét tài liệu có thể hữu ích hơn đối với số lượng lớn. Tôi lưu tệp dưới dạng PDF có thể tìm kiếm được khi có thể. Văn bản có thể tìm kiếm giúp tìm tài liệu dễ dàng hơn bằng cách nhập một từ, ngày hoặc số tham chiếu. Tên tập tin rõ ràng sẽ tiết kiệm thời gian. Tôi sử dụng mẫu đơn giản: 2025-03-14_Electricity_Bill_Main-Home.pdf Định dạng này đặt các tệp theo thứ tự ngày tháng và cho tôi biết mỗi tệp chứa nội dung gì mà không cần mở nó. ## Tạo các thư mục phù hợp với cuộc sống hàng ngày Hệ thống lưu trữ kỹ thuật số không cần nhiều lớp. Quá nhiều thư mục có thể khiến việc sử dụng bộ nhớ trở nên khó khăn hơn. Các thư mục chính của tôi bao gồm: - Tài chính - Nhà ở - Bảo hiểm - Sức khỏe - Công việc - Giáo dục - Biên lai - Bảo hành Trong các thư mục này, tôi chỉ thêm các nhóm nhỏ hơn khi cần. Ví dụ: thư mục Nhà có thể chứa Tiền thuê nhà hoặc Thế chấp, Sửa chữa, Thiết bị và Tiện ích. Tôi cố gắng hỏi một câu hỏi thực tế: “Sáu tháng nữa tôi sẽ tìm tài liệu này ở đâu?” Câu trả lời thường cho tôi biết nó thuộc về đâu. ## Bảo vệ các bản sao kỹ thuật số Tệp được quét chỉ hữu ích nếu tôi có thể truy cập nó sau. Tôi giữ một bản sao chính trong dịch vụ lưu trữ đám mây đáng tin cậy và một bản sao khác trên ổ đĩa ngoài. Tôi sử dụng mật khẩu mạnh và kích hoạt các tính năng bảo vệ tài khoản do dịch vụ cung cấp. Tôi tránh lưu trữ các tệp nhạy cảm trên thiết bị dùng chung mà không có khóa màn hình. Khi tôi gửi một tài liệu riêng tư, tôi kiểm tra người nhận và xóa những trang không cần thiết. Không có phương pháp lưu trữ nào loại bỏ được mọi rủi ro. Bản sao lưu chỉ cung cấp cho tôi một cách khác để khôi phục tệp nếu thiết bị bị lỗi hoặc tệp bị xóa do nhầm lẫn. ## Đặt một thói quen nhỏ hàng tuần Giấy trả về khi hệ thống không có thói quen bảo trì. Tôi dành vài phút mỗi tuần để sắp xếp các tài liệu mới. Hóa đơn được chuyển đến thư mục tài chính, biên lai chuyển đến thư mục biên nhận và các giấy tờ không có mục đích sẽ rời khỏi không gian làm việc. Một doanh nghiệp nhỏ có thể sử dụng phương pháp tương tự. Một cửa hàng sửa chữa địa phương mà tôi làm việc đã lưu giữ các hóa đơn, ghi chú của nhà cung cấp và giấy bảo hành trong nhiều hộp. Chủ sở hữu quét các bản ghi đang hoạt động, đặt tên cho từng tệp theo ngày và tham chiếu của khách hàng, đồng thời đánh dấu các công việc đã hoàn thành để xem xét. Nhân viên mất ít thời gian hơn để tìm kiếm qua các hộp vì mọi người đều theo cùng tên tệp và thư mục. Hệ thống không yêu cầu mọi tài liệu phải được quét trong cùng một ngày. Nhóm xử lý các hồ sơ hiện tại trước tiên và xử lý các giấy tờ cũ hơn trong những khoảng thời gian yên tĩnh hơn. ## Giữ một tùy chọn giấy ở nơi hợp lý Không dùng giấy tờ không có nghĩa là loại bỏ mọi tài liệu vật lý. Một số bản gốc có thể cần thiết cho tài sản, danh tính, thuế, bảo hiểm hoặc các thỏa thuận đã ký. Tôi giữ những giấy tờ đó ở nơi khô ráo, có dán nhãn và ghi lại nội dung mỗi bìa hồ sơ. Đối với các hồ sơ hàng ngày, việc lưu trữ tài liệu kỹ thuật số có thể giúp việc tìm kiếm và chia sẻ dễ dàng hơn. Đối với các tài liệu gốc hoặc nhạy cảm, việc kết hợp cẩn thận giữa bản giấy và bản sao kỹ thuật số thường hiệu quả hơn là chỉ chọn một phương pháp. Sự lộn xộn của giấy tờ thường xuất phát từ những quyết định nhỏ lặp đi lặp lại theo thời gian. Tôi giảm bớt nó bằng cách sắp xếp một khu vực, quét các hồ sơ hữu ích, đặt tên tệp rõ ràng, bảo vệ các bản sao và xem lại các giấy tờ mới mỗi tuần. Mục tiêu không phải là một chiếc bàn trống bằng bất cứ giá nào. Mục tiêu là biết tôi có gì, nó ở đâu và liệu tôi có còn cần nó hay không.

Nhiều người trong chúng ta bắt đầu ngày mới bằng cách phản ứng. Chuông điện thoại reo. Tin nhắn xuất hiện. Yêu cầu công việc đến. Trước khi ăn sáng, sự chú ý của tôi đã chuyển sang ưu tiên của một số người khác. Khuôn mẫu đó có thể khiến một ngày có cảm giác chật chội, ngay cả khi danh sách nhiệm vụ không dài lắm. Tôi có thể bận rộn hàng giờ và vẫn tự hỏi mình thực sự đã hoàn thành những gì. Làm chủ ngày của mình không có nghĩa là kiểm soát mọi sự kiện. Nó có nghĩa là chọn nơi tôi chú ý đến, thiết lập một nhịp độ phù hợp và dành đủ không gian để phản ứng khi kế hoạch thay đổi. Tôi sử dụng một thói quen đơn giản để làm cho sự lựa chọn đó dễ dàng hơn. 1. Bắt đầu bằng một khoảng dừng ngắn Trước khi mở email hoặc mạng xã hội, tôi dành vài phút yên tĩnh. Tôi tự hỏi: - Hôm nay mình cần chú ý điều gì? - Điều gì sẽ khiến một ngày trở nên hữu ích? - Có thể đợi được gì? Tôi không viết một danh sách dài. Ba nhiệm vụ chính thường là đủ. Một danh sách nhỏ sẽ cho tôi phương hướng mà không tạo thêm áp lực. Ví dụ: người quản lý dự án có thể cần xem xét báo cáo, nói chuyện với khách hàng và chuẩn bị một cuộc họp nhóm. Những nhiệm vụ đó có thể hướng dẫn cả ngày. Trả lời mọi tin nhắn không cần phải trở thành kế hoạch chính. 2. Chọn một nhiệm vụ cần tập trung chú ý Tôi chọn một nhiệm vụ được hưởng lợi từ thời gian không bị gián đoạn. Đó có thể là viết lách, lập kế hoạch, học tập hoặc giải quyết một vấn đề trong công việc. Tôi đặt điện thoại cách xa bàn làm việc và đóng các tab không liên quan đến nhiệm vụ. Khoảng thời gian tập trung 30 phút có thể hữu ích hơn hai giờ thường xuyên bị gián đoạn. Tôi cũng xác định “hoàn thành” nghĩa là gì trước khi bắt đầu. “Làm việc trên báo cáo” không rõ ràng. “Xem lại số liệu bán hàng và viết ba nhận xét” mang lại cho tôi một kết thúc rõ ràng. Sự thay đổi nhỏ này giúp tôi bắt đầu ít do dự hơn. 3. Hãy kết hợp các nhiệm vụ với năng lượng của tôi Năng lượng của tôi thay đổi trong ngày. Tôi sử dụng những giờ rảnh rỗi hơn của mình cho công việc đòi hỏi phải suy nghĩ và thực hiện các công việc thường ngày trong những khoảng thời gian tiêu tốn ít năng lượng hơn. Một buổi sáng có thể thích hợp để viết lách hoặc lên kế hoạch. Sau bữa trưa, tôi có thể xử lý việc lên lịch, cập nhật tệp hoặc trả lời đơn giản. Cách tiếp cận này không phải là một quy tắc nghiêm ngặt. Đó là một cách để nhận thấy cách làm việc của riêng tôi thay vì sao chép lịch trình của người khác. Khi tôi hiểu khi nào tôi nghĩ tốt nhất, tôi sẽ ít lãng phí công sức hơn khi thực hiện sai nhiệm vụ vào sai thời điểm. 4. Hãy chừa khoảng trống giữa các cam kết Một lịch dày đặc từ sáng đến tối có thể trông hiệu quả nhưng lại có rất ít khoảng trống cho sự chậm trễ, thắc mắc hoặc nghỉ ngơi. Tôi cố gắng để lại những khoảng trống ngắn giữa các cuộc họp. Những giờ giải lao này giúp tôi có thời gian để xem lại ghi chú, uống nước, đi dạo xung quanh hoặc chuẩn bị cho cuộc trò chuyện tiếp theo. Khoảng dừng mười phút có vẻ nhỏ. Trong suốt cả ngày, nó có thể giúp một cuộc họp không lấy đi năng lượng của ba nhiệm vụ tiếp theo. Điều này cũng giúp tôi tránh mang tâm trạng vội vã vào mỗi cuộc trò chuyện. 5. Đặt ranh giới rõ ràng cho tin nhắn Tin nhắn có thể lặng lẽ kiểm soát cả ngày. Tôi chọn những thời điểm cụ thể để kiểm tra email và trò chuyện thay vì luôn kích hoạt mọi cảnh báo. Trong lúc tập trung làm việc, tôi tắt tiếng những thông báo không khẩn cấp. Mọi người vẫn có thể liên hệ với tôi qua kênh đã thỏa thuận khi có vấn đề cần phản hồi nhanh chóng. Một thói quen nhắn tin hữu ích có thể trông như thế này: - Kiểm tra tin nhắn sau tác vụ được tập trung đầu tiên. - Trả lời những mục cần trả lời ngắn gọn. - Đánh dấu các yêu cầu dài hơn cho một khoảng thời gian làm việc theo kế hoạch. - Xem lại hộp thư đến trước khi kết thúc công việc. Điều này giúp cho việc giao tiếp có thể được nhìn thấy mà không cho phép nó lấp đầy mọi khoảng trống. 6. Kết thúc một ngày bằng một bản đánh giá ngắn gọn Trước khi ngừng làm việc, tôi xem lại những gì tôi đã hoàn thành và những gì còn bỏ ngỏ. Tôi viết ra hành động tiếp theo cho những nhiệm vụ còn dang dở. “Tiếp tục đề xuất” là mơ hồ. “Thêm phần định giá” giúp tôi có điểm khởi đầu rõ ràng cho buổi làm việc tiếp theo. Tôi cũng lưu ý một điều đã giúp ích. Đó có thể là sự khởi đầu sớm, một cuộc họp tập trung hoặc một kỳ nghỉ hữu ích. Bản ghi này cho tôi thấy thói quen nào hỗ trợ công việc của tôi và thói quen nào tạo ra xích mích. Làm chủ một ngày của mình được xây dựng thông qua những lựa chọn lặp đi lặp lại chứ không phải một lịch trình hoàn hảo. Một số ngày sẽ thay đổi do yêu cầu của khách hàng, nhu cầu của gia đình hoặc sự cố không mong muốn. Một kế hoạch linh hoạt có thể hấp thụ những thay đổi đó tốt hơn một kế hoạch cứng nhắc. Khi tôi chọn nhiệm vụ chính của mình, bảo vệ sự chú ý của mình và dành thời gian để thiết lập lại, một ngày sẽ bớt giống như một chuỗi gián đoạn. Tôi có thể không hoàn thành mọi thứ. Tôi vẫn có thể hoàn thành những việc quan trọng và kết thúc một ngày với tinh thần minh mẫn hơn. Chúng tôi hoan nghênh các câu hỏi của bạn: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

David Allen — 2015 — Hoàn thành công việc Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng Cal Newport — 2016 — Các quy tắc làm việc sâu để tập trung thành công trong một thế giới mất tập trung James Clear — 2018 — Thói quen nguyên tử Một cách dễ dàng và đã được chứng minh để xây dựng thói quen tốt Marie Kondo — 2014 — Phép thuật thay đổi cuộc sống của việc dọn dẹp Daniel J Levitin — 2014 — Tư duy có tổ chức Suy nghĩ thẳng thắn trong thời đại quá tải thông tin Peter F Drucker - 2007 - Drucker thiết yếu trong một tập sách hay nhất trong sáu mươi năm những tác phẩm thiết yếu của Peter Drucker