Bạn ghét bàn làm việc bừa bộn? Lịch bàn điều trị của chúng tôi thay đổi mọi thứ

Một chiếc bàn làm việc bừa bộn có thể khiến một ngày làm việc đơn giản trở nên khó khăn hơn mức cần thiết. Những ghi chú lỏng lẻo biến mất dưới những cuốn sách, những cuộc hẹn vẫn ở trong những ứng dụng khác nhau và những nhiệm vụ nhỏ cứ quay trở lại trong tâm trí tôi vì tôi không có nơi rõ ràng để ghi chúng. Lịch sáng tạo mang lại cho tôi một không gian hiển thị cho các kế hoạch, lời nhắc và ý tưởng. Nó giúp biến những thông tin rải rác thành một bố cục mà tôi có thể hiểu ngay trong nháy mắt. Tôi sử dụng nó một cách đơn giản: - Tôi đánh dấu các cuộc họp, thời hạn và kế hoạch cá nhân trên lịch. - Tôi thêm những ghi chú ngắn bên cạnh mỗi ngày thay vì viết một danh sách dài. - Tôi sử dụng màu sắc cho các lĩnh vực khác nhau, chẳng hạn như công việc, gia đình, học tập hoặc các cuộc hẹn. - Tôi để lại không gian rộng mở cho những thay đổi, bởi vì kế hoạch có thể thay đổi. - Tôi xem lại lịch vào lúc bắt đầu và kết thúc mỗi ngày làm việc. Phương pháp này hoạt động tốt cho những bàn làm việc phục vụ nhiều mục đích. Tôi có thể theo dõi thời hạn của dự án, ngày giao hàng và sự kiện gia đình mà không cần dán giấy ghi chú lên toàn bộ bàn làm việc. Lịch để bàn sáng tạo cũng có thể hỗ trợ thói quen thị giác tốt hơn. Khi nhìn thấy tuần trước mặt, tôi có thể nhận ra những ngày bận rộn trước khi chúng trở thành vấn đề. Tôi có thể chuyển nhiệm vụ có mức độ ưu tiên thấp sang một ngày yên tĩnh hơn hoặc chuẩn bị trước tài liệu cho cuộc hẹn. Lịch không đưa ra quyết định cho tôi. Nó cho tôi một cái nhìn rõ ràng hơn để tôi có thể thực hiện chúng một cách ít lộn xộn hơn. Một chủ doanh nghiệp nhỏ mà tôi biết sử dụng lịch hàng tháng bên cạnh máy tính xách tay của mình. Cô viết các cuộc gọi của khách hàng bằng màu xanh lam, kiểm tra hàng tồn kho bằng màu xanh lá cây và các nhiệm vụ nội dung bằng màu đen. Trước khi sử dụng lịch, cô ghi chú vào ba cuốn sổ. Giờ đây, cô ấy có thể kiểm tra khối lượng công việc của mình chỉ bằng một cái nhìn và giữ cuốn sổ để có những ý tưởng dài hơn thay vì phải nhắc nhở hàng ngày. Thiết kế cũng quan trọng như cách bố trí. Một cuốn lịch có đủ không gian để viết mang lại cảm giác thiết thực. Lưới sạch sẽ giúp tôi đọc ngày tháng nhanh chóng. Màu sắc đơn giản giữ cho trang trở nên hữu ích mà không làm cho bàn làm việc trông bận rộn. Một mẫu sáng tạo hoặc hình minh họa ấm áp sẽ tăng thêm cá tính trong khi lịch tiếp tục phục vụ mục đích rõ ràng. Tôi cũng thích sử dụng lịch như một điểm thiết lập lại nhẹ nhàng. Vào cuối tuần, tôi xóa những ghi chú đã hoàn thành, thực hiện những công việc còn dang dở và dành chỗ cho những kế hoạch mới. Việc này chỉ mất vài phút nhưng giúp bàn làm việc của tôi sẵn sàng cho những ngày sắp tới. Một bàn làm việc gọn gàng không đòi hỏi những bề mặt trống rỗng hoặc một thói quen nghiêm ngặt. Nó cần một hệ thống phù hợp với cách tôi làm việc. Lịch sáng tạo có thể mang lại cho các kế hoạch hàng ngày một ngôi nhà rõ ràng, giảm giấy tờ rời rạc và thêm dấu ấn cá nhân vào không gian làm việc. Khi mọi lời nhắc đều có một vị trí, việc tổ chức ngày sẽ dễ quản lý hơn.

Bàn làm việc của tôi thường có vẻ bận rộn trước cả khi ngày làm việc của tôi bắt đầu. Những ghi chú đang mở, những nhiệm vụ chưa hoàn thành một nửa, lời nhắc cuộc họp và những yêu cầu nhỏ cạnh tranh để giành được sự chú ý. Tôi thường đổ lỗi cho cái bàn, nhưng vấn đề thực sự lại nằm ở lịch của tôi. Bàn làm việc sẽ trở nên dễ sử dụng hơn khi lịch trình của tôi sắp xếp rõ ràng cho từng nhiệm vụ. Lịch thông minh hơn không loại bỏ mọi gián đoạn. Nó giúp tôi biết điều gì xứng đáng có không gian, điều gì có thể chờ đợi và khi nào tôi cần thời gian để tập trung. ## Bắt đầu bằng việc kiểm tra lịch. Tôi bắt đầu bằng việc xem lại tuần trước. Tôi tìm kiếm: - Các cuộc họp kéo dài hơn dự định - Nhiệm vụ chuyển từ ngày này sang ngày khác - Khoảng thời gian ngắn quá nhỏ để tập trung vào công việc - Các sự kiện lặp đi lặp lại không còn phục vụ mục đích - Những khoảng nghỉ bị thiếu trong lịch trình. Đánh giá này cho thấy tôi thực sự sử dụng thời gian của mình như thế nào. Nó cũng tiết lộ lý do tại sao bàn làm việc của tôi có thể thu thập các ghi chú chưa hoàn thành và các tài liệu đang mở. Khi lịch của tôi chứa đầy những cam kết nhỏ, không gian làm việc của tôi sẽ trở thành nơi lưu trữ những quyết định còn dang dở. Một cuộc kiểm tra đơn giản có thể mất mười phút. Tôi không cần một ứng dụng mới. Một cuốn lịch, một cuốn sổ và một bản đánh giá trung thực là đủ. ## Cung cấp cho mỗi loại công việc một khung thời gian rõ ràng. Tôi đã từng đặt mọi nhiệm vụ vào một danh sách dài. Danh sách phát triển nhanh hơn mức tôi có thể hoàn thành nó. Bây giờ tôi nhóm các công việc tương tự thành các khối lịch: - Email và tin nhắn - Cuộc gọi và cuộc họp - Công việc viết lách hoặc thiết kế - Nhiệm vụ quản trị - Lập kế hoạch - Nghỉ giải lao và ăn trưa Một khối viết có thể kéo dài 60 đến 90 phút. Một khối email có thể chỉ cần 20 phút. Độ dài chính xác tùy thuộc vào công việc, nhưng mục đích vẫn như cũ: một khối nên có một công việc chính. Thói quen này cũng làm thay đổi bàn làm việc của tôi. Tôi chỉ giữ những công cụ cần thiết cho khối hiện tại trước mặt. Trong quá trình chặn email, tôi không để lại các mẫu thiết kế, sổ ghi chép hoặc bản in nghiên cứu bên cạnh bàn phím. ## Chừa khoảng trống giữa các cam kết Một cuốn lịch không có khoảng trống có thể tạo áp lực ngay cả khi khối lượng công việc hợp lý. Tôi để lại những khoảng trống ngắn giữa các cuộc họp. Những khoảng trống này giúp tôi có thời gian để: - Viết ra các quyết định - Cất giấy tờ - Đổ đầy chai nước - Kiểm tra nhiệm vụ tiếp theo - Đặt lại mặt bàn Khoảng cách mười phút có thể trông không hiệu quả trên lịch. Trong thực tế, nó có thể ngăn một cuộc họp chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo. Tôi cũng tránh coi mỗi phút rảnh rỗi là thời gian làm việc sẵn có. Một số không gian cần phải trống. Không gian đó giúp tôi ứng phó với những thay đổi nhỏ mà không làm mất đi toàn bộ kế hoạch. ## Tạo cài đặt lại bàn làm việc hàng ngày Vào cuối ngày làm việc, tôi sử dụng sự kiện lịch tiếp theo làm hướng dẫn cho việc đặt lại. Nếu ngày mai bắt đầu bằng cuộc gọi của khách hàng, tôi sẽ đặt ghi chú cuộc họp và tai nghe ở nơi tôi có thể liên lạc được với họ. Nếu định viết, tôi chỉ để vở, bàn phím và chai nước trên bàn. Mọi thứ khác sẽ quay trở lại vị trí thông thường của nó. Quá trình thiết lập lại mất khoảng năm phút: 1. Đóng các tab không sử dụng. 2. Lấy cốc, bao bì và giấy rời ra. 3. Di chuyển các nhiệm vụ chưa hoàn thành vào lịch hoặc danh sách nhiệm vụ. 4. Kiểm tra khối được lên lịch đầu tiên cho ngày hôm sau. 5. Để mở bề mặt làm việc chính. Điều này giúp công việc còn dang dở không lan ra khắp bàn làm việc. Nó cũng cho tôi một điểm khởi đầu rõ ràng vào sáng hôm sau. ## Tách các cuộc hẹn khỏi nhiệm vụ Lịch hoạt động tốt cho các sự kiện xảy ra vào một thời điểm nhất định. Danh sách nhiệm vụ hoạt động tốt hơn cho công việc có thể di chuyển. Tôi đặt cuộc họp, giao hàng hoặc gọi điện trên lịch. Tôi giữ các nhiệm vụ linh hoạt trong một danh sách nhiệm vụ, sau đó chỉ định một khoảng thời gian hợp lý khi tôi biết khi nào tôi có thể thực hiện chúng. Điều này ngăn ngừa một vấn đề thường gặp: lấp đầy mọi khoảng thời gian trên lịch bằng các nhiệm vụ và sau đó cảm thấy bị tụt hậu khi một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Ví dụ: “chuẩn bị báo cáo hàng tháng” có thể cần hai khối công việc, nhưng nó không cần xuất hiện dưới dạng một cuộc hẹn cố định vào lúc 9 giờ sáng Thứ Hai hàng tuần. Tôi có thể dành thời gian cho nó trong khi vẫn dành chỗ cho những thay đổi. ## Cẩn thận khi sử dụng lời nhắc Quá nhiều cảnh báo có thể khiến lịch thông minh trở nên ồn ào. Tôi sử dụng lời nhắc cho các sự kiện có nguy cơ bị bỏ lỡ thực sự. Tôi tránh thêm cảnh báo vào từng nhiệm vụ nhỏ. Thông báo lịch sẽ giúp tôi hành động chứ không làm phiền tôi vài phút một lần. Đối với cuộc họp, tôi có thể đặt một lời nhắc trước khi cuộc họp bắt đầu. Đối với khối tiêu điểm, tôi có thể sử dụng nhãn lịch yên tĩnh thay vì cửa sổ bật lên. Vào cuối ngày, tôi xem lại những gì còn lại thay vì dựa vào những cảnh báo lặp đi lặp lại. Hệ thống nhắc nhở phù hợp tùy thuộc vào công việc. Người xử lý các cuộc gọi của khách hàng có thể cần nhiều cảnh báo hơn người tuân theo lịch trình sản xuất ổn định. ## Làm cho lịch dễ đọc Màu sắc có thể giúp tôi xem lướt trong tuần, nhưng quá nhiều màu sắc sẽ tạo ra một dạng lộn xộn khác. Tôi sử dụng một bộ nhãn nhỏ: - Màu xanh lam cho cuộc họp - Màu xanh lá cây dành cho công việc tập trung - Màu xám dành cho quản trị viên - Màu vàng dành cho các cam kết cá nhân Tôi giữ các nhãn nhất quán trong suốt cả tuần. Tôi cũng sử dụng tên sự kiện đơn giản. “Viết hướng dẫn sản phẩm” cho tôi biết nhiều hơn “Khối công việc”. Lịch rõ ràng giúp tôi giảm số lượng quyết định trước khi bắt đầu. Sự thay đổi nhỏ đó có ý nghĩa quan trọng trong những ngày bận rộn. ## Một ví dụ đơn giản từ một ngày làm việc từ xa Hãy xem xét một nhà thiết kế tự do với ba cuộc gọi từ khách hàng, yêu cầu email và một bài thuyết trình cần chuẩn bị. Một lịch trình dày đặc có thể bao gồm các cuộc họp từ 9 giờ sáng đến 3 giờ chiều, với công việc thuyết trình được đưa vào danh sách nhiệm vụ. Bàn làm việc có thể chứa các ghi chú của khách hàng, bản thảo thiết kế, hóa đơn và sổ ghi chép. Một lịch trình thông minh hơn có thể như sau: - 9:00–9:30: Cập nhật email và dự án - 9:30–10:00: Gọi điện cho khách hàng - 10:00–10:15: Ghi chú và đặt lại bàn làm việc - 10:15–11:45: Công việc thuyết trình - 11:45–12:30: Ăn trưa và nghỉ giải lao - 12:30–1:00: Nhiệm vụ quản trị - 1:00–1:30: Gọi điện cho khách hàng - 1:30–1:45: Ghi chú tiếp theo - 1:45–2:45: Công việc thuyết trình - 2:45–3:00: Lên kế hoạch cho khối công việc tiếp theo Bài thuyết trình hiện có thời gian được bảo vệ. Chiếc bàn chỉ có thể chứa những vật liệu cần thiết cho công việc đó. Những khoảng trống nhỏ hỗ trợ việc chuyển giao giữa các hoạt động. Lịch trình không hứa hẹn một ngày hoàn hảo. Nó mang lại cho công việc một nơi để diễn ra. ## Xem lại hệ thống mỗi tuần Lịch sẽ thay đổi khi công việc thay đổi. Cuối tuần tôi hỏi: - Mình có dành đủ thời gian để tập trung làm việc không? - Cuộc họp nào cần nhiều không gian hơn? - Những nhiệm vụ nào vẫn còn trong danh sách? - Lời nhắc của tôi có giúp ích hay làm tôi mất tập trung không? - Trên bàn của tôi có cái gì mà không cần phải có ở đó? Những câu hỏi này kết nối lịch trình kỹ thuật số với không gian làm việc thực tế. Nếu các báo cáo chưa hoàn thành tiếp tục xuất hiện trên bàn làm việc, vấn đề có thể là thiếu khối lịch. Nếu bàn làm việc trở nên bừa bộn sau mỗi cuộc họp, lịch trình có thể cần nhiều thời gian chuyển tiếp hơn. Một chiếc bàn làm việc ngăn nắp có thể hỗ trợ công việc tốt hơn, nhưng chỉ sự ngăn nắp thôi thì không giải quyết được một ngày đông người. Tôi nhận được kết quả tốt hơn khi lịch, danh sách nhiệm vụ và bàn làm việc hỗ trợ cùng một kế hoạch. Tôi quyết định việc mình đang làm, dành thời gian thực tế cho việc đó và chỉ giữ những công cụ liên quan trong tầm tay. Một chiếc bàn làm việc tốt hơn thường bắt đầu trước khi tôi ngồi xuống. Nó bắt đầu bằng một cuốn lịch tôn trọng cách thức công việc thực sự diễn ra.

Một chiếc bàn làm việc chật chội có thể khiến một ngày làm việc đơn giản trở nên nặng nề hơn mức cần thiết. Giấy tờ bao phủ bề mặt, dây cáp xoắn quanh bàn phím của bạn và các vật dụng nhỏ biến mất dưới những vật dụng lớn hơn. Tôi thường nhận thấy rằng sự lộn xộn không phải do sự lười biếng gây ra. Nó thường phát triển từ những nhiệm vụ còn dang dở, việc cất giữ không rõ ràng và thói quen giữ mọi thứ trong tầm tay. Một chiếc bàn rõ ràng không cần phải trông hoàn hảo. Nó cần giúp tôi tìm thấy những gì tôi cần, tập trung vào nhiệm vụ trước mắt và kết thúc ngày làm việc với ít tiếng ồn tinh thần hơn. ### Bắt đầu từ một khu vực nhỏ. Tôi không cố gắng dọn sạch toàn bộ bàn làm việc cùng một lúc. Cách tiếp cận đó có thể tạo ra một đống lớn hơn và khiến công việc trở nên khó khăn. Tôi chọn một khu vực, chẳng hạn như khoảng trống bên cạnh bàn phím của tôi. Tôi xóa mọi mục khỏi phần đó và đặt từng mục vào một trong ba nhóm: - Sử dụng hôm nay - Lưu trữ để sử dụng sau - Xóa khỏi bàn Lựa chọn đơn giản này giúp tôi biết những gì thuộc về mục đó. Một tách cà phê đi vào bếp. Những tờ tiền cũ chuyển sang tái chế hoặc lưu trữ kỹ thuật số. Một cây bút tôi sử dụng hàng ngày luôn ở bên cạnh. Một không gian trống nhỏ có thể thay đổi cảm giác của toàn bộ bàn làm việc. ### Giữ các dụng cụ hàng ngày ở nơi dễ lấy. Các vật dụng tôi sử dụng trong hầu hết các ngày làm việc nên có một nơi cố định. Bàn phím, sổ ghi chép, bút, chai nước và tai nghe của tôi có thể vẫn ở trên bàn. Các vật dụng khác có thể di chuyển đến ngăn kéo, kệ hoặc tủ gần đó. Khi mỗi dụng cụ hàng ngày đều có một chỗ, tôi sẽ tốn ít thời gian hơn để tìm kiếm nó. Bàn làm việc cũng trở nên dễ dàng sắp xếp lại hơn sau một công việc bận rộn. Tôi sử dụng một quy tắc đơn giản: nếu một món đồ không được sử dụng trong vài ngày làm việc thì nó không cần phải ở lại khu vực làm việc chính. ### Tạo thói quen xử lý giấy tờ Giấy là một trong những cách nhanh nhất khiến bàn làm việc trở nên lộn xộn. Biên nhận, báo cáo in hoặc lời nhắc viết tay có thể vẫn còn tồn tại trên bề mặt rất lâu sau khi mục đích của nó đã trôi qua. Tôi sử dụng ba vị trí đựng giấy: - Khay đựng những thứ cần hành động - Một cặp đựng tài liệu tôi cần giữ - Khu vực tái chế giấy không còn sử dụng nữa Khay hành động không được trở thành hộp lưu trữ. Tôi kiểm tra nó vào một thời điểm nhất định trong ngày và quyết định xem mỗi tài liệu cần những gì. Một số giấy tờ yêu cầu trả lời. Một số cần quét. Những người khác có thể được nộp sau khi nhiệm vụ liên quan hoàn thành. Một hệ thống giấy tờ rõ ràng giúp ngăn chặn những nhiệm vụ nhỏ ẩn dưới đống giấy ngày càng tăng. ### Cáp điều khiển và các vật dụng nhỏ Dây cáp lỏng lẻo khiến bàn làm việc trông không gọn gàng và có thể khiến việc vệ sinh trở nên khó khăn hơn. Tôi dán nhãn các loại cáp tôi sử dụng thường xuyên và giữ các bộ sạc dự phòng trong một hộp nhỏ. Một chiếc kẹp cáp hoặc dây buộc đơn giản có thể ngăn dây rơi ra phía sau bàn làm việc. Những đồ vật nhỏ cũng cần một ngôi nhà. Ổ USB, giấy ghi chú, kẹp và pin dự phòng có thể dùng chung ngăn kéo. Tôi tránh lấp đầy mọi phần bằng đồ dùng. Giữ ít vật phẩm hơn sẽ giúp bạn tìm thấy chúng dễ dàng hơn. ### Sử dụng không gian kỹ thuật số một cách cẩn thận Một bàn làm việc sạch sẽ vẫn có thể hỗ trợ một ngày làm việc căng thẳng nếu màn hình máy tính chứa đầy các tập tin ngẫu nhiên và các cửa sổ đang mở. Tôi giữ các tệp đang hoạt động trong một thư mục và sử dụng tên rõ ràng bao gồm dự án và ngày tháng. Ví dụ: ClientNotes_March2025 Tôi đóng các tab trình duyệt không còn hỗ trợ tác vụ tôi đang thực hiện. Các ghi chú không cần truy cập hàng ngày sẽ được chuyển đến một thư mục kỹ thuật số. Thói quen nhỏ này kết nối trật tự vật lý với trật tự kỹ thuật số. ### Thêm một thiết lập lại ngắn Bàn làm việc của tôi không tự nó rõ ràng. Tôi sử dụng thiết lập lại ngắn vào cuối phiên làm việc. Tôi đặt cuốn sổ vào đúng vị trí, di chuyển những chiếc cốc đã sử dụng đi, đặt những tờ giấy rời vào đúng khay và loại bỏ những món đồ không thuộc về. Việc thiết lập lại có thể chỉ mất vài phút. Giá trị của nó đến từ việc lặp lại nó chứ không phải từ việc làm cho chiếc bàn luôn hoàn hảo. Một bài kiểm tra hữu ích là hỏi: “Tôi có thể bắt đầu nhiệm vụ chính của ngày mai mà không cần di chuyển năm thứ khác trước không?” Nếu câu trả lời là không, bàn làm việc cần được thiết lập lại một chút. ### Tránh mua thêm dung lượng quá sớm Sản phẩm lưu trữ có thể giúp ích nhưng không giải quyết được những thói quen không rõ ràng. Một chiếc hộp mới có thể chỉ cung cấp cho những món đồ không sử dụng một nơi khác để bám bụi. Tôi dọn bàn trước khi chọn người tổ chức. Sau đó, tôi đo lường những gì còn lại và chọn nơi lưu trữ phù hợp với những món đồ đó. Một khay nhỏ có thể hoạt động tốt hơn một ngăn kéo lớn. Thiết lập tốt nhất là thiết lập mà tôi có thể duy trì mà không cần nỗ lực thêm. Một chiếc bàn gọn gàng không phải là một vật trưng bày. Nó là một công cụ làm việc. Khi tôi loại bỏ những mục làm gián đoạn sự chú ý của tôi, đặt các công cụ hàng ngày vào một vị trí cố định và sử dụng quy trình đặt lại ngắn, bề mặt sẽ trở nên dễ sử dụng hơn và ngày làm việc trở nên dễ quản lý hơn.

Tôi từng nghĩ giữ ngăn nắp có nghĩa là lựa chọn giữa một hệ thống gọn gàng và phong cách cá nhân. Bàn làm việc của tôi hoặc được phủ đầy giấy tờ, sổ ghi chép và dây cáp rời, hoặc được sắp xếp cẩn thận đến mức có cảm giác lạnh lẽo và khó sử dụng. Một cách tiếp cận tốt hơn là có thể. Tổ chức có thể hỗ trợ thói quen của bạn trong khi vẫn phản ánh sở thích của bạn. Mục tiêu không phải là loại bỏ mọi vật dụng cá nhân. Đó là cung cấp cho mỗi mục một nơi hữu ích. Bắt đầu với không gian bạn sử dụng nhiều nhất. Nhìn vào bàn làm việc, quầy bếp, lối vào hoặc tủ quần áo của bạn. Chọn một lĩnh vực tạo ra căng thẳng hàng ngày. Tôi thường bắt đầu với bàn làm việc vì sự bừa bộn ở đó có thể ảnh hưởng đến công việc, học tập và nghỉ ngơi. Loại bỏ mọi thứ khỏi bề mặt. Sắp xếp mỗi mục thành ba nhóm: - Tôi thường xuyên sử dụng mục này. - Thỉnh thoảng tôi cũng dùng cái này. - Tôi không cần thứ này ở đây nữa. Giữ các vật dụng hàng ngày trong tầm tay dễ dàng. Thỉnh thoảng di chuyển các vật dụng vào ngăn kéo, giỏ hoặc tủ. Hãy để những món đồ không sử dụng nữa rời khỏi không gian bằng cách quyên góp, tái chế hoặc thải bỏ đúng cách. Việc thiết lập lại đơn giản này giúp tôi xem hình dạng của khu vực trước khi quyết định cách tạo kiểu cho nó. Chọn lưu trữ phù hợp với ngôi nhà của bạn Kho lưu trữ không cần phải trông giống như thiết bị văn phòng. Giỏ đan có thể đựng bộ sạc. Một khay gỗ có thể đựng chìa khóa và các phụ kiện nhỏ. Một chiếc hộp vải có thể đựng các tài liệu lại với nhau mà không tạo cảm giác chật chội cho căn phòng. Tôi thích lưu trữ với mục đích rõ ràng và vẻ ngoài đơn giản. Khi một thùng chứa quá lớn, những vật dụng nhỏ có xu hướng biến mất bên trong nó. Khi nó quá nhỏ, bề mặt lại trở nên lộn xộn. Đo không gian trước khi mua bất cứ thứ gì. Kiểm tra chiều rộng, chiều cao và chiều sâu. Chừa chỗ cho cửa và ngăn kéo mở. Một chiếc hộp đựng đẹp đẽ chặn một phần của chiếc tủ sẽ tạo ra một vấn đề mới. Sử dụng nhãn nơi họ giúp đỡ. Nhãn hoạt động hiệu quả đối với không gian chung, hộp lưu trữ và các vật phẩm dễ nhầm lẫn. Họ không cần phải che mọi kệ. Một nhãn nhỏ trên hộp tài liệu có thể tiết kiệm thời gian khi tôi cần giấy bảo hiểm, biên nhận hoặc sách hướng dẫn. Để lưu trữ dễ nhìn, tôi sử dụng các nhãn ngắn như: - Hóa đơn - Dây cáp - Du lịch - Đồ dùng văn phòng - Đồ theo mùa Đối với ngăn kéo riêng, nhãn có thể không cần thiết. Hệ thống sẽ làm cho cuộc sống dễ dàng hơn chứ không phải thêm các nhiệm vụ bổ sung. Tạo một kế hoạch màu sắc đơn giản. Màu sắc có thể làm cho không gian có tổ chức mang lại cảm giác cá nhân hơn. Tôi có thể chọn hai màu chính và một màu nhấn. Ví dụ: những chiếc hộp màu trắng ấm áp, các chi tiết bằng gỗ tự nhiên và bìa hồ sơ màu xanh lá cây trầm có thể tạo ra một cái nhìn bình tĩnh mà không cần phải làm cho mọi món đồ trở nên giống nhau. Mã màu cũng giúp ích cho thói quen hàng ngày. Bìa hồ sơ màu xanh có thể đựng tài liệu hộ gia đình. Các thư mục màu xanh lá cây có thể chứa các ghi chú công việc. Nhãn màu đỏ mềm có thể đánh dấu các mục cần chú ý. Màu sắc phải dễ nhận biết. Nếu hệ thống sử dụng quá nhiều sắc thái, việc phân loại có thể mất nhiều công sức hơn. Giữ các mặt hàng hấp dẫn có thể nhìn thấy. Tổ chức không có nghĩa là che giấu mọi thứ. Một cuốn sổ tay yêu thích, một bức ảnh đóng khung, cốc sứ hoặc một chậu cây nhỏ có thể được trưng bày. Những chi tiết này làm cho không gian có cảm giác như đang sống. Tôi thích để lại một chút không gian mở xung quanh các món đồ trang trí. Khi mọi bề mặt đều đầy ắp, ngay cả những đồ vật đẹp đẽ cũng có thể khiến căn phòng trở nên bận rộn. Một món đồ ý nghĩa thường có tác dụng hơn nhiều món đồ trang trí nhỏ. Sử dụng quy tắc “một chuyển động”. Một món đồ sẽ dễ dàng được cất đi hơn khi chỉ cần một động tác đơn giản. Một chiếc giỏ không có nắp sẽ dễ dàng gửi thư hàng ngày hơn là một chiếc hộp cần phải mở, sắp xếp và đóng lại mỗi lần. Đối với những đồ vật thường xuyên sử dụng, hãy chọn kệ mở, móc, khay hoặc ngăn kéo nông. Đối với những đồ vật ít được sử dụng, kho đóng kín có thể giữ cho căn phòng yên tĩnh. Quy tắc này đã giúp tôi thay đổi cách tôi lưu trữ chìa khóa của mình. Tôi đặt một chiếc khay nhỏ gần lối vào thay vì để chúng trên các bề mặt khác nhau. Chiếc khay phù hợp với căn phòng nên nó trông giống như một phần trang trí hơn là một lời nhắc nhở dọn dẹp. Xây dựng thói quen xung quanh những thói quen thực tế. Hệ thống lưu trữ phải phù hợp với những gì tôi đã làm. Nếu tôi luôn cởi áo khoác ở gần cửa thì chắc chắn phải có móc treo ở đó. Nếu tôi đọc sách trong phòng khách thì nên đặt một chiếc giỏ nhỏ đựng sách ở gần đó. Nếu tôi sạc điện thoại bên cạnh giường, dây cáp sẽ không bị giấu khắp phòng. Một hệ thống bỏ qua hành vi hàng ngày sẽ khó duy trì. Nơi tốt nhất cho một món đồ thường là nơi mà tôi có thể tiếp cận nó một cách tự nhiên. Dành một khoảng thời gian thiết lập lại ngắn. Tôi không đợi toàn bộ ngôi nhà trở nên bừa bộn rồi mới sắp xếp. Việc thiết lập lại trong thời gian ngắn vào cuối ngày có thể giải quyết các vấn đề nhỏ trước khi chúng phát triển. Tôi trả sách lại giá, đặt bát đĩa vào bếp, phân loại giấy tờ đến và đặt những món đồ rời vào hộp đựng. Quá trình này có thể chỉ mất vài phút khi mỗi món đồ đều có một ngôi nhà rõ ràng. Mỗi tuần một lần, tôi kiểm tra một khu vực được sử dụng nhiều hơn. Nó có thể là ngăn kéo phòng tắm, túi đựng đồ làm việc hoặc kệ bếp. Tôi loại bỏ bao bì trống, nhóm các mặt hàng tương tự và điều chỉnh nơi lưu trữ nếu thiết lập hiện tại không còn hoạt động. Cho phép hệ thống thay đổi. Nhu cầu của chúng ta thay đổi theo công việc, cuộc sống gia đình, sở thích và các mùa. Một hệ thống lưu trữ hoạt động tốt vào tháng Giêng có thể không phù hợp với văn phòng tại nhà vào tháng Sáu. Điều đó không có nghĩa là hệ thống bị lỗi. Nó có thể cần một sự điều chỉnh nhỏ. Khi tôi bắt đầu làm việc ở nhà, bàn ăn của tôi trở thành nơi làm việc. Thay vì mua ngay một chiếc bàn lớn, tôi đã tạo ra một chiếc hộp làm việc di động để đựng sổ tay, dây cáp và bút. Đến cuối ngày, mọi thứ lại được cất vào hộp và chiếc bàn trở lại mục đích ban đầu. Giải pháp này rất thiết thực, giá cả phải chăng và phù hợp với căn phòng. Tránh tổ chức chỉ vì vẻ bề ngoài. Một căn phòng có thể trông gọn gàng trong một bức ảnh nhưng vẫn gây cảm giác khó chịu khi sử dụng. Ngăn xếp cao có thể sụp đổ. Hộp sâu có thể ẩn các mục quan trọng. Các hộp đựng trang trí có thể tốn thêm công sức nếu chúng khó mở. Tôi hỏi ba câu hỏi trước khi giữ một sản phẩm sắp xếp: - Tôi có thể lấy món đồ đó mà không cần di chuyển một số đồ vật khác không? - Liệu tôi có nhớ nó thuộc về đâu không? - Nó có hỗ trợ một thói quen mà tôi đã có không? Nếu câu trả lời là không thì sản phẩm có thể không hữu ích cho không gian của tôi. Phong cách và trật tự có thể phối hợp với nhau khi cả hai đều phục vụ cuộc sống hàng ngày. Tôi có thể chọn nơi lưu trữ phù hợp với ngôi nhà của mình, giữ những đồ vật có ý nghĩa ở nơi dễ thấy và đặt những đồ vật thiết thực ở nơi tôi sử dụng chúng một cách tự nhiên. Không gian không cần phải trông hoàn hảo. Nó cần có cảm giác đủ rõ ràng để tôi sống, làm việc và nghỉ ngơi mà ít xích mích hơn. Một hệ thống tổ chức tốt phải dễ hiểu, dễ sử dụng và đủ linh hoạt để thay đổi. Đó là lúc phong cách trở nên hữu ích: nó làm cho hệ thống có cảm giác như một phần của ngôi nhà chứ không phải là một quy tắc áp đặt lên nó.

Một ngày làm việc bận rộn có thể khiến bạn cảm thấy no trước khi nó bắt đầu. Các cuộc họp lấp đầy lịch, những nhiệm vụ nhỏ xuất hiện giữa các cuộc gọi và công việc cần sự chú ý thầm lặng thường bị đẩy đến cuối ngày. Tôi đã từng giữ kế hoạch của mình qua email, lời nhắc trên điện thoại và các ghi chú rời. Mỗi công cụ đều chiếm một phần lịch trình của tôi, nhưng không có công cụ nào cho tôi cái nhìn đơn giản về ngày trước mặt. Lịch để bàn đã thay đổi thói quen đó bằng cách đặt những ưu tiên của tôi ở một vị trí dễ thấy trên bàn làm việc. Nó không quản lý công việc của tôi cho tôi. Nó giúp tôi đưa ra những lựa chọn tốt hơn với thời gian tôi có. Tôi sử dụng nó một cách đơn giản: - Tôi viết nhiệm vụ chính trong ngày vào khoảng trống lớn nhất. - Tôi thêm các cuộc họp và cuộc hẹn cố định xung quanh nó. - Tôi để lại những khu vực trống cho những nhiệm vụ ngắn và những yêu cầu bất ngờ. - Tôi đánh dấu công việc đã hoàn thành bằng một tấm séc nhỏ. - Tôi chỉ chuyển những công việc còn dang dở sang ngày khác khi chúng vẫn còn quan trọng. Quá trình này mất một vài phút. Khoảng dừng ngắn ngủi đó giúp tôi xem liệu kế hoạch của mình có thực tế hay không. Lịch kỹ thuật số có thể gửi lời nhắc, lưu trữ chi tiết và kết nối với các công cụ khác. Tôi vẫn sử dụng một cái cho các cuộc họp và thời hạn. Lịch để bàn phục vụ một mục đích khác. Nó luôn ở trong tầm nhìn của tôi khi tôi viết, trả lời tin nhắn hoặc xem lại tài liệu. Tôi không cần phải mở ứng dụng để xem điều gì đáng để tôi quan tâm. Cách bố trí cũng thay đổi cách tôi nghĩ về thời gian. Khi tôi nhìn thấy một số cuộc họp được viết trên một trang, tôi có thể nhận ra những khoảng trống giữa chúng. Khoảng thời gian 20 phút có thể có vẻ quá ngắn đối với một dự án lớn nhưng nó có thể hữu ích để trả lời tin nhắn, xem lại ghi chú hoặc chuẩn bị câu hỏi cho cuộc gọi tiếp theo. Tôi nhận thấy điều này trong một ngày thứ Hai điển hình. Lịch trình của tôi bao gồm một cuộc họp nhóm lúc 9:30, cuộc gọi với khách hàng lúc 11:00 và một báo cáo cần chú ý vào buổi chiều. Tôi viết báo cáo như nhiệm vụ chính trong ngày và chia nó thành ba hành động nhỏ: - Xem lại phiên bản trước - Cập nhật số liệu bán hàng - Kiểm tra từ ngữ trước khi gửi. Tôi cảm thấy bắt đầu báo cáo dễ dàng hơn vì tôi không coi nó là một nhiệm vụ lớn. Tôi có thể xem hành động tiếp theo mà không cần tìm kiếm qua nhiều ghi chú. Lịch để bàn cũng có thể hỗ trợ ranh giới tốt hơn. Khi tôi viết ra thời gian cần thiết cho công việc tập trung, tôi ít có khả năng lấp đầy mọi khoảng trống bằng một cuộc họp khác. Các khu vực trống trở nên hữu ích. Họ cho tôi chỗ để giải quyết sự chậm trễ, câu hỏi và nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Công cụ này hoạt động tốt nhất khi trang vẫn đơn giản. Tôi tránh lấp đầy mọi ngóc ngách bằng những ghi chú dài. Các cụm từ ngắn dễ quét hơn. Tôi sử dụng một màu cho các cuộc hẹn cố định và màu khác cho công việc cần sự tập trung. Một biểu tượng nhỏ có thể hiển thị các cuộc gọi, nhiệm vụ cá nhân hoặc các mục cần theo dõi. Lịch có thể phù hợp với những người: - Cần một kế hoạch hàng ngày rõ ràng - Dành nhiều thời gian trong ngày tại bàn làm việc - Muốn giảm bớt các ghi chú giấy rải rác - Thích viết kế hoạch bằng tay - Cần một cách đơn giản để tách các yêu cầu khẩn cấp khỏi công việc đã lên kế hoạch. Nó có thể không thay thế được hệ thống lập kế hoạch chung cho một nhóm lớn. Nó cũng không thể nhắc nhở tôi khi tôi rời khỏi bàn làm việc. Tôi vẫn cần các công cụ kỹ thuật số để cảnh báo, chia sẻ sự kiện và lập kế hoạch dài hạn. Lịch để bàn hoạt động như một chế độ xem hàng ngày rõ ràng bên cạnh những công cụ đó. Ngày làm việc của tôi không hề ngắn hơn sau khi tôi bắt đầu sử dụng nó. Sự khác biệt đến từ việc tôi biết đặt sự chú ý của mình vào đâu. Tôi bắt đầu mỗi buổi sáng với ít quyết định hơn và kết thúc ngày với một bản ghi chép rõ ràng hơn về những gì đã làm và những gì cần phải di chuyển. Lịch để bàn thay đổi một ngày làm việc thông qua những thói quen nhỏ: một kế hoạch rõ ràng, ít ghi chú rải rác hơn và cái nhìn trung thực hơn về thời gian có sẵn. Đối với tôi, thế là đủ để khiến một ngày đông đúc trở nên dễ quản lý hơn.

Một số ngày cảm thấy no trước khi chúng bắt đầu. Tin nhắn đến, nhiệm vụ chồng chéo và các quyết định nhỏ tiêu tốn nhiều năng lượng hơn dự kiến. Tôi đã từng giữ mọi thứ trong đầu, hy vọng mình sẽ nhớ được từng chi tiết. Thói quen đó làm cho những ngày đơn giản trở nên rời rạc. Một ngày có tổ chức hơn không đòi hỏi một lịch trình hoàn hảo. Nó bắt đầu với một vài lựa chọn rõ ràng và đủ không gian để xử lý những điều bất ngờ. Tôi bắt đầu bằng cách viết ra mọi nhiệm vụ trong đầu tôi. Các yêu cầu công việc, việc vặt trong nhà, các cuộc gọi và kế hoạch cá nhân đều nằm trong một danh sách. Tôi không cố gắng sắp xếp danh sách khi viết nó. Mục đích là để giải tỏa suy nghĩ của tôi và nhìn thấy bức tranh toàn cảnh. Sau đó tôi chọn ba nhiệm vụ mà tôi cần chú ý ngày hôm nay. Đây không phải lúc nào cũng là những nhiệm vụ lớn nhất. Một người có thể gửi một bản cập nhật dự án. Một người khác có thể đang đặt một cuộc hẹn. Người thứ ba có thể giặt quần áo trước cuối tuần. Việc giữ danh sách ngắn gọn giúp tôi tập trung mà không bỏ qua phần còn lại. Tôi cũng nhóm các nhiệm vụ theo thời gian và địa điểm. Nếu tôi cần ghé thăm một cửa hàng, tôi kiểm tra xem có cửa hàng nào khác ở gần đó không. Nếu tôi có nhiều email cần trả lời, tôi dành một khối cho chúng thay vì kiểm tra vài phút một lần. Sự thay đổi nhỏ này giúp ngày của tôi có nhịp điệu ổn định hơn. Một kế hoạch đơn giản hàng ngày có thể như thế này: - Buổi sáng: xem lại lịch trình và chọn nhiệm vụ chính - Buổi trưa: xử lý tin nhắn, cuộc gọi hoặc những việc vặt ngắn hạn - Buổi chiều: làm việc tập trung tiếp theo - Buổi tối: kiểm tra những việc chưa hoàn thành và chuẩn bị cho ngày mai Tôi chừa khoảng trống giữa các nhiệm vụ. Các cuộc họp có thể diễn ra muộn. Một đứa trẻ có thể cần giúp đỡ làm bài tập về nhà. Việc giao hàng có thể đến trong thời gian làm việc theo kế hoạch. Khi mỗi phút được đặt trước, một thay đổi có thể ảnh hưởng đến cả ngày. Một vùng đệm nhỏ giúp điều chỉnh kế hoạch dễ dàng hơn. Môi trường xung quanh tôi cũng ảnh hưởng đến cảm giác ngăn nắp của tôi. Tôi để những vật dụng thường xuyên sử dụng ở cùng một chỗ: chìa khóa gần cửa, bộ sạc bên cạnh bàn làm việc và các tài liệu quan trọng trong một cặp. Điều này làm giảm thời gian tìm kiếm mọi thứ. Nó cũng giúp việc đặt lại phòng vào cuối ngày trở nên dễ dàng hơn. Sự lộn xộn kỹ thuật số cũng đáng được chú ý. Tôi tắt những thông báo không cần phản hồi ngay. Tôi giữ các tệp đang hoạt động trong một thư mục được đặt tên rõ ràng và xóa các bản tải xuống cũ khi chúng không còn hữu ích. Một màn hình sạch sẽ có thể giúp bạn bắt đầu nhiệm vụ tiếp theo dễ dàng hơn. Một ví dụ thực tế đến từ một ngày làm việc điển hình. Có lần tôi nhận được một bản báo cáo, hai cuộc gọi, đi mua hàng tạp hóa và một cuộc hẹn sửa nhà được lên lịch trong cùng một ngày. Kế hoạch đầu tiên của tôi đặt mọi thứ vào những khoảng thời gian eo hẹp. Khi công nhân sửa chữa đến muộn, phần còn lại của lịch trình bị phá vỡ. Tôi đã thay đổi kế hoạch bằng cách chọn báo cáo làm nhiệm vụ chính, nhóm cả hai cuộc gọi lại với nhau và chuyển việc mua hàng tạp hóa sang tuyến đường gần cuộc hẹn sửa chữa. Ngày hôm đó vẫn có những gián đoạn, nhưng tôi biết điều gì cần chú ý và điều gì có thể chờ đợi. Sự khác biệt đó làm giảm áp lực. Vào cuối ngày, tôi dành năm phút để xem lại kế hoạch. Tôi đánh dấu các nhiệm vụ đã hoàn thành, chuyển công việc còn dang dở sang một ngày thích hợp và viết ra bất kỳ chi tiết nào tôi có thể quên qua đêm. Tôi không coi một nhiệm vụ chưa hoàn thành là một thất bại cá nhân. Kế hoạch là công cụ và công cụ có thể được điều chỉnh. Tổ chức không phải là lấp đầy mỗi giờ. Đó là việc làm cho các ưu tiên trở nên rõ ràng, giảm bớt các quyết định lặp đi lặp lại và chừa chỗ cho cuộc sống bình thường. Khi tôi sử dụng một danh sách nhiệm vụ ngắn, các khoảng thời gian thực tế và một bản đánh giá đơn giản vào buổi tối, một ngày của tôi cảm thấy dễ quản lý hơn mà không trở nên cứng nhắc. Chúng tôi hoan nghênh các câu hỏi của bạn: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

1 Laura Bennett Ngày 12 tháng 3 năm 2021 Tổ chức bàn làm việc thực hành cho ngày làm việc hiệu quả 2 Michael Turner Ngày 8 tháng 7 năm 2020 Chiến lược phân chia thời gian để lập kế hoạch hàng ngày rõ ràng hơn 3 Emily Carter Ngày 19 tháng 11 năm 2022 Tạo không gian làm việc yên tĩnh thông qua hệ thống lưu trữ đơn giản 4 Daniel Brooks Ngày 6 tháng 2 năm 2023 Vai trò của Lịch Trực quan trong Công việc hàng ngày 5 Sophia Mitchell Quản lý Ngày 15 tháng 9 năm 2021 Cân bằng giữa Phong cách Cá nhân và Tổ chức Chức năng 6 James Wilson May 24 2024 Xây dựng các thói quen linh hoạt để ngày làm việc dễ quản lý hơn