Một cuốn nhật ký đơn giản có thể thực sự thay đổi thói quen làm việc của bạn không? Đúng.

Nhiều ngày làm việc cảm thấy bận rộn trước khi bắt đầu. Tin nhắn đến, nhiệm vụ tranh giành sự chú ý và những yêu cầu nhỏ làm gián đoạn dòng chảy của các dự án lớn hơn. Đến cuối ngày, tôi có thể đã làm việc hàng giờ mà không có cảm giác tiến bộ rõ ràng. Một cuốn nhật ký đơn giản có thể giúp tôi sống chậm lại và xem ngày hôm nay là một chuỗi những lựa chọn thay vì một danh sách dài những điều bị gián đoạn. Nó không cần giấy tờ đặc biệt, phương pháp phức tạp hoặc cam kết về thời gian lớn. Một vài ghi chú trung thực có thể định hình cách tôi bắt đầu, làm việc và kết thúc một ngày. Tôi sử dụng một trang cho ba khoảnh khắc ngắn: đầu ngày, tạm dừng trong khi làm việc và cuối ngày. Khi bắt đầu, tôi viết: - Một nhiệm vụ cần thực sự chú ý - Hai nhiệm vụ nhỏ hơn hỗ trợ nó - Một nhiệm vụ có thể gây xao lãng - Khoảng thời gian tôi muốn bảo vệ Việc này mất khoảng năm phút. Tôi không viết một kế hoạch hoàn hảo. Tôi viết một bài hữu ích. Ví dụ: nếu tôi cần chuẩn bị báo cáo khách hàng, ghi chú của tôi có thể như sau: "Nhiệm vụ chính: kiểm tra số liệu bán hàng và viết bản thảo đầu tiên. Nhiệm vụ nhỏ: trả lời hai email của khách hàng và xem lại ghi chú cuộc họp ngày mai. Có thể gây phân tâm: kiểm tra tin nhắn trò chuyện vài phút một lần. Thời gian bảo vệ: 9:00 đến 10:30." Lời ghi chú mang đến cho buổi sáng của tôi một điểm khởi đầu rõ ràng. Khi một yêu cầu mới xuất hiện, tôi có thể so sánh nó với kế hoạch thay vì phản ứng ngay lập tức. Nhật ký công việc cũng có thể tiết lộ những áp lực tiềm ẩn. Tôi có thể viết, “Tôi liên tục tránh báo cáo vì dữ liệu không được sắp xếp hợp lý.” Câu đó hữu ích hơn câu “Tôi làm việc không hiệu quả”. Nó chỉ ra một vấn đề cụ thể. Sau đó tôi có thể dành mười phút để sắp xếp dữ liệu trước khi yêu cầu bản thân viết. Một khoảng dừng ngắn trong ngày có thể giúp một vấn đề nhỏ không biến thành một buổi chiều đầy căng thẳng. Tôi tự hỏi mình ba câu hỏi: - Hiện tại tôi đang làm gì? - Điều gì khiến nhiệm vụ này trở nên khó khăn hơn? - Hành động nhỏ tiếp theo là gì? Câu hỏi cuối cùng quan trọng. “Hoàn thành báo cáo” mang lại cảm giác nặng nề. “Kiểm tra số liệu cho tháng 4” có vẻ khả thi. Hành động rõ ràng làm giảm nỗ lực tinh thần cần thiết để bắt đầu. Tôi đã từng sử dụng phương pháp này trong một tuần tràn ngập các cuộc gọi của khách hàng. Tôi định hoàn thành một bản đề xuất, nhưng mỗi cuộc gọi lại đẩy nó đến tận buổi chiều. Nhật ký của tôi cho thấy một khuôn mẫu: Tôi coi mọi tin nhắn đều khẩn cấp, ngay cả khi yêu cầu có thể chờ đợi. Ngày hôm sau, tôi tạo hai tiết kiểm tra tin nhắn và dành thời gian còn lại của buổi sáng cho bản đề xuất. Tôi vẫn trả lời khách hàng nhưng tôi đã ngừng để mọi thông báo quyết định lịch trình của mình. Đề xuất đã không được hoàn thành trong một phiên hoàn hảo. Tôi đã tiến bộ đều đặn vì tôi biết phải làm gì khi quay lại với nó. Tờ báo buổi tối phục vụ một mục đích khác. Tôi viết ba dòng: - Hôm nay có gì tiến triển? - Cái gì còn dang dở? - Ngày mai tôi nên mang theo những gì? Đây không phải là một bảng điểm. Một ngày làm việc có thể chứa đựng tiến trình hữu ích ngay cả khi nhiệm vụ chính vẫn còn mở. Tôi có thể phát hiện ra vấn đề, đưa ra quyết định hoặc loại bỏ một bước khỏi quy trình. Việc ghi lại những chi tiết này giúp tôi nhìn nhận công việc chính xác hơn. Công việc còn dang dở cũng trở nên dễ xử lý hơn. Thay vì để nó như một nỗi lo lắng mơ hồ, tôi viết hành động tiếp theo: “Mở bản nháp và thêm phần kết quả của khách hàng”. Câu nói đó cho ngày mai một điểm khởi đầu. Tôi không cần phải dành hai mươi phút đầu tiên để nhớ xem mình đã dừng lại ở đâu. Nhật ký có tác dụng tốt nhất khi nó phù hợp với thói quen làm việc thực tế. Tôi có thể sử dụng sổ ghi chép, tài liệu đơn giản hoặc ứng dụng ghi chú. Công cụ này ít quan trọng hơn thói quen viết những quan sát rõ ràng. Các mục ngắn thường là đủ. Nếu nhật ký trở thành một nhiệm vụ lớn khác, tôi sẽ giảm nó thành một câu hỏi buổi sáng và một câu hỏi buổi tối. Các ghi chú cũng nên trung thực. Viết “Hôm nay tôi sẽ hoàn thành mười nhiệm vụ chính” có thể tạo ra áp lực hơn là sự tập trung. Một kế hoạch tốt hơn phản ánh thời gian, sức lực và những giới hạn mà tôi thực sự có. Tôi có thể chừa không gian cho các cuộc gọi, công việc chung, sự chậm trễ và nghỉ ngơi. Một cuốn nhật ký hữu ích không kiểm soát mọi thời điểm trong ngày. Nó cho tôi một nơi để trở về khi ngày trở nên ồn ào. Nó giúp tôi nhận thấy các vấn đề lặp đi lặp lại, chẳng hạn như các ưu tiên không rõ ràng, kiểm tra tin nhắn liên tục hoặc các nhiệm vụ bắt đầu mà không có đủ thông tin. Sau một vài tuần, các trang có thể hiển thị các mẫu. Tốt nhất tôi nên viết trước buổi trưa. Tôi có thể mất tập trung sau những cuộc họp dài. Tôi có thể cần phải hỏi chi tiết trước khi chấp nhận một nhiệm vụ. Những quan sát này có thể hướng dẫn những thay đổi nhỏ mang lại cảm giác thiết thực hơn là gượng ép. Nhật ký không tự nó biến đổi một ngày làm việc. Sự thay đổi đến từ việc sử dụng nó để đưa ra một lựa chọn rõ ràng tại một thời điểm: chọn nhiệm vụ chính, đặt tên cho hành động tiếp theo, bảo vệ một khoảng thời gian tập trung và để lại một ghi chú hữu ích cho ngày mai. Một trang trống không thể loại bỏ mọi yêu cầu từ công việc. Nó có thể giúp tôi nhìn nhận những yêu cầu đó một cách bình tĩnh hơn và đưa ra quyết định tốt hơn về việc tôi sẽ chú ý đến đâu.

Một số ngày làm việc cảm thấy khó khăn trước khi công việc thực sự bắt đầu. Tôi mở máy tính xách tay của mình, xem một danh sách công việc dài, nhớ đến một email chưa hoàn thành và bắt đầu di chuyển giữa các tab. Đến trưa, tôi làm việc hàng giờ mà không cảm thấy mình tiến bộ nhiều. Tôi áp dụng thói quen viết nhật ký nhỏ để giảm bớt áp lực đó. Quá trình này mất khoảng năm phút và không cần một cuốn sổ tay đặc biệt hoặc một bản kế hoạch được thiết kế cẩn thận. Tôi chỉ đơn giản viết ra những gì đang chiếm giữ không gian trong tâm trí tôi, những gì tôi cần chú ý và những gì tôi có thể làm tiếp theo. Thói quen này có tác dụng vì nó biến những căng thẳng mơ hồ thành những nhiệm vụ hữu hình. Tôi bắt đầu với việc giải tỏa tinh thần nhanh chóng. Tôi viết mọi công việc mà tôi nghĩ đang tranh giành sự chú ý của mình: - Trả lời khách hàng - Kiểm tra báo cáo bán hàng - Chuẩn bị cho cuộc họp ngày mai - Hỏi Sam về hồ sơ còn thiếu - Xem lại bản nháp - Đặt lịch hẹn với nha sĩ Danh sách không cần phải nhìn gọn gàng. Tôi không cố gắng viết tốt. Tôi đang dành cho tâm trí mình một nơi để đặt những suy nghĩ còn dang dở. Bước này giúp ích khi tôi liên tục ghi nhớ những nhiệm vụ nhỏ không đúng lúc. Một thông báo có thể xuất hiện trong đầu tôi khi tôi đang viết báo cáo. Thay vì chuyển đổi nhiệm vụ, tôi thêm nó vào trang và quay lại báo cáo. Sau đó, tôi chọn một nhiệm vụ chính. Tôi tự hỏi: “Điều gì sẽ khiến ngày hôm nay tôi cảm thấy nhẹ nhàng hơn nếu tôi hoàn thành nó?” Câu trả lời không phải lúc nào cũng là việc cấp bách nhất. Đó có thể là nhiệm vụ được thực hiện trong vài ngày, chẳng hạn như viết phần đầu tiên của đề xuất hoặc sắp xếp các ghi chú cho cuộc họp. Tôi viết một hành động rõ ràng bên dưới danh sách: “Mở đề xuất và viết ba điểm cho phần giới thiệu.” Bắt đầu dễ dàng hơn là “Hoàn thành đề xuất”. Những nhiệm vụ lớn tạo ra sự kháng cự vì chúng không chỉ ra nơi bắt đầu. Một hành động nhỏ sẽ cho tôi một điểm vào rõ ràng. Tôi cũng viết một đoạn ghi chú ngắn về bước tiếp theo cho công việc còn dang dở. Ví dụ: “Báo cáo: đang chờ số liệu tài chính. Gửi 1 tin nhắn lúc 10h30”. Điều này giúp nhiệm vụ không chiếm không gian tinh thần. Tôi biết điều gì đang cản trở nó và tôi biết mình có thể làm gì với sự cản trở đó. Một mục nhật ký hữu ích có thể trông như thế này: Tôi đang nghĩ gì - Trả lời nhà cung cấp - Xem lại số liệu của chiến dịch - Chuẩn bị câu hỏi cho cuộc gọi vào thứ Sáu - Mua quà cho em gái tôi Nhiệm vụ công việc chính - Xem lại số liệu của chiến dịch trong 25 phút Hành động tiếp theo - Gửi cho nhà cung cấp một câu trả lời ngắn sau bữa trưa - Hỏi nhóm tài chính về số liệu còn thiếu - Viết ba câu hỏi cho cuộc gọi Ghi chú cuối ngày - Tôi đã hoàn thành việc xem xét dữ liệu - Số liệu tài chính vẫn đang chờ xử lý - Hành động đầu tiên của ngày mai là cập nhật số liệu báo cáo Ghi chú cuối ngày chỉ mất chưa đầy hai phút. Tôi ghi lại những gì đã tiến triển và những gì cần chú ý vào ngày mai. Điều này mang lại cho tôi một điểm dừng rõ ràng, có thể khiến tôi dễ dàng rời bỏ công việc hơn. Tôi đã sử dụng phương pháp này trong suốt một tuần khi có nhiều yêu cầu nhỏ được gửi đến cùng một lúc. Một đồng nghiệp cần phản hồi, một khách hàng đã gửi câu hỏi chi tiết và tôi phải nộp báo cáo vào cuối tuần. Phản ứng đầu tiên của tôi là trả lời mọi thứ ngay khi nó xuất hiện. Tạp chí cho tôi thấy câu hỏi của khách hàng cần được nghiên cứu, trong khi đồng nghiệp chỉ cần một câu trả lời ngắn gọn. Tôi trả lời tin nhắn nhanh chóng, lên lịch trả lời khách hàng và dành thời gian còn lại của buổi sáng cho bản báo cáo. Khối lượng công việc không biến mất nhưng ngày cũng bớt bị phân tán hơn vì mọi công việc đều có chỗ đứng. Tôi giữ một vài quy tắc để tạo thói quen dễ dàng duy trì. Sử dụng ngôn ngữ đơn giản. “Làm việc trên dự án” quá rộng. “Viết dòng thời gian của dự án” cho tôi một hành động rõ ràng. Giữ trang ngắn gọn. Một tạp chí không phải là một dự án khác. Nếu viết quá lâu, tôi sẽ rút gọn thành ba dòng: điều tôi đang nghĩ, điều quan trọng nhất và điều tôi sẽ làm tiếp theo. Đừng sử dụng trang để đánh giá ngày. Một số nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Một nhật ký hữu ích ghi lại tình huống mà không biến nó thành sự tự phê bình. Chọn một thời gian thường xuyên. Tôi thích viết vào đầu ngày làm việc và xem lại một chút trước khi hoàn thành. Người khác có thể thích một ghi chú sau bữa trưa. Thời gian tốt nhất là thời gian phù hợp với thói quen làm việc. Giữ ghi chú cá nhân và công việc riêng biệt khi cần thiết. Một trang có thể trở nên dày đặc khi nó bao gồm những việc lặt vặt, những lo lắng riêng tư và những công việc văn phòng. Các phần riêng biệt giúp tôi xem những gì cần hành động ngay bây giờ. Thói quen này không thay thế việc lập kế hoạch, nghỉ ngơi hoặc hỗ trợ từ người quản lý. Nó cũng không giải quyết được khối lượng công việc lớn hơn thời gian sẵn có. Nó cho tôi một cách đơn giản để nhìn nhận công việc rõ ràng hơn và đưa ra từng quyết định hữu ích tại một thời điểm. Khi tâm trí tôi cảm thấy tràn đầy, tôi không cố nhớ lại mọi thứ. Tôi viết nó ra, chọn một hành động và để lại ghi chú rõ ràng cho bước tiếp theo. Một vài dòng thành thật có thể khiến một ngày làm việc bận rộn trở nên dễ quản lý hơn.

Ngày làm việc của tôi thường cảm thấy đầy đủ nhưng những công việc chưa hoàn thành vẫn tiếp tục chuyển sang ngày hôm sau. Tôi đọc tin nhắn, tham gia các cuộc họp, mở một số tài liệu và tin tưởng trí nhớ của mình sẽ lưu giữ mọi thứ lại với nhau. Đến chiều muộn, những yêu cầu nhỏ đã trở thành những chi tiết bị bỏ sót, công việc lặp đi lặp lại và những căng thẳng có thể tránh được. Viết ra mọi thứ đã thay đổi cách tôi làm việc. Một ghi chú không chỉ lưu trữ thông tin. Nó đặt cho mỗi nhiệm vụ một vị trí, một bước tiếp theo và một mức độ chú ý rõ ràng. Khi tôi có thể nhìn thấy tác phẩm của mình, tôi dành ít thời gian hơn để ghi nhớ nó và có nhiều thời gian hơn để tiến về phía trước. ### Bắt đầu với một nơi đáng tin cậy mà tôi đã sử dụng để lưu giữ các tác vụ trong bản nháp email, tin nhắn trò chuyện, ghi chú trên giấy và tab trình duyệt. Điều này khiến công việc đơn giản trở nên khó khăn hơn vì tôi phải tìm kiếm ở nhiều nơi trước khi có thể bắt đầu. Bây giờ tôi giữ một danh sách nhiệm vụ chính. Nó có thể là một cuốn sổ tay, một ứng dụng ghi chú hoặc một công cụ dự án. Công cụ ít quan trọng hơn thói quen. Mỗi nhiệm vụ đều được thực hiện ở cùng một nơi với đủ chi tiết để sau này có ý nghĩa. Lưu ý yếu: > Chuẩn bị báo cáo Ghi chú rõ ràng: > Thêm số liệu bán hàng tháng 3 vào báo cáo và gửi bản dự thảo cho nhóm tài chính Ghi chú thứ hai cho tôi biết ý nghĩa của công việc và hành động tiếp theo. Tôi không cần phải xây dựng lại bối cảnh khi quay lại nó. ### Tách nhiệm vụ khỏi ý tưởng Không phải mọi ghi chú đều xứng đáng có một vị trí trong danh sách nhiệm vụ ngày nay. Tôi sử dụng ba phần đơn giản: - Nhiệm vụ — công việc cần hành động - Ý tưởng — những suy nghĩ có thể hữu ích sau này - Tham khảo — thông tin tôi có thể cần lại Sự tách biệt nhỏ này giúp danh sách hàng ngày của tôi không bị lấp đầy bởi những ý tưởng chưa hoàn thành. Một chủ đề blog khả thi có thể chờ trong danh sách ý tưởng. Thời hạn của khách hàng nằm trong phần nhiệm vụ. Hướng dẫn sản phẩm có thể ở trong phần ghi chú tham khảo. Khi mọi ghi chú trông giống như một nhiệm vụ, danh sách sẽ trở nên ồn ào. Một danh sách rõ ràng giúp tôi lựa chọn những gì đáng được quan tâm. ### Viết hành động thể chất tiếp theo Nhiều nhiệm vụ cảm thấy khó khăn vì chúng quá rộng. “Cải thiện trang web” không phải là một hành động rõ ràng. Nó mô tả một mục tiêu, không phải một bước. Tôi có thể thay đổi nó thành: - Kiểm tra menu di động - Viết lại mô tả sản phẩm - Yêu cầu nhà thiết kế cung cấp hình ảnh cập nhật - Kiểm tra biểu mẫu liên hệ Những hành động này dễ bắt đầu hơn. Họ cũng làm cho sự tiến bộ dễ dàng hơn để đo lường. Khi tôi làm việc với một cửa hàng trực tuyến nhỏ, người chủ đã viết “sửa trang sản phẩm” trong danh sách hàng tuần. Cụm từ đó đã ở đó trong vài tuần. Chúng tôi chia nó thành các hành động nhỏ: kiểm tra ảnh sản phẩm, xác nhận giá, cập nhật chi tiết giao hàng và xem lại nút mua hàng trên điện thoại. Công việc trở nên dễ dàng hơn để phân công, theo dõi và hoàn thành. ### Ghi chép trong cuộc họp Ghi chú cuộc họp không cần ghi lại từng câu. Tôi tập trung vào bốn điểm: - Quyết định - Người chịu trách nhiệm - Hành động tiếp theo - Ngày dự kiến ​​Ví dụ: > Quyết định: Sử dụng thiết kế bao bì màu xanh > Chủ sở hữu: Mia > Hành động: Gửi tập tin sẵn sàng in > Ngày: 14 tháng 5 Định dạng này giúp giảm sự nhầm lẫn sau cuộc họp. Mọi người có thể thấy những gì họ đã đồng ý và tôi không cần phải dựa vào trí nhớ khi viết tin nhắn tiếp theo. Một ghi chú cuộc họp hữu ích sẽ giúp ai đó hành động mà không cần nghe lại toàn bộ cuộc trò chuyện. ### Xem lại ghi chú vào những thời điểm nhất định Viết mọi thứ ra giấy là chưa đủ. Ghi chú cần có thói quen ôn tập ngắn gọn. Tôi kiểm tra danh sách nhiệm vụ của mình vào đầu ngày làm việc. Tôi xóa các mục đã hoàn thành, thêm các chi tiết còn thiếu và chọn một nhóm nhỏ nhiệm vụ phù hợp với thời gian sẵn có của tôi. Vào cuối ngày, tôi nhìn vào công việc còn dang dở. Một số nhiệm vụ cần một ngày mới. Một số cần sự giúp đỡ của người khác. Một số không còn hữu ích và có thể được gỡ bỏ. Quá trình xem xét này mất vài phút. Nó ngăn chặn các nhiệm vụ cũ âm thầm lấp đầy danh sách mãi mãi. ### Dùng chữ viết để giảm bớt sự lộn xộn trong đầu Khi cảm thấy mất tập trung, tôi viết ra suy nghĩ thay vì mang nó đi khắp nơi. Một ghi chú ngắn gọn như “trả lời nhà cung cấp về ngày giao hàng” sẽ giúp tâm trí tôi có nơi để quay lại sau. Tôi có thể tiếp tục công việc hiện tại mà không lo mình sẽ quên tin nhắn. Phương pháp tương tự cũng áp dụng cho các dự án lớn hơn. Tôi viết kết quả, giới hạn, câu hỏi mở và hành động tiếp theo. Các ghi chú rõ ràng làm giảm nhu cầu ghi nhớ nhiều chi tiết trong đầu cùng một lúc. ### Làm cho hệ thống dễ bảo trì Một hệ thống năng suất phải hỗ trợ công việc chứ không phải trở thành một dự án khác. Tôi tránh tạo quá nhiều thư mục, nhãn và quy tắc. Một cấu trúc đơn giản sẽ dễ sử dụng hơn vào một ngày bận rộn. Tôi cũng viết ghi chú bằng ngôn ngữ đơn giản vì có thể vài tuần sau tôi sẽ cần hiểu chúng. Thói quen cơ bản của tôi rất đơn giản: 1. Ghi lại các nhiệm vụ mới ở một nơi. 2. Thêm hành động tiếp theo. 3. Đánh dấu chủ sở hữu và ghi ngày có người khác tham gia. 4. Xem lại danh sách mỗi ngày. 5. Xóa hoặc cập nhật các mục không còn áp dụng. Viết ra mọi thứ không loại bỏ được mọi vấn đề. Nó mang lại cho vấn đề một hình dạng có thể nhìn thấy được. Điều đó làm cho việc lựa chọn, giao tiếp và hành động trở nên dễ dàng hơn. Khi những ghi chú của tôi rõ ràng, ngày làm việc của tôi bớt bận rộn hơn. Tôi dành ít phút hơn để tìm kiếm thông tin chi tiết và có nhiều thời gian hơn để làm công việc có mục đích rõ ràng. Một cuốn sổ tay, một tài liệu hoặc một ứng dụng đơn giản đều có thể hỗ trợ thói quen này. Phần hữu ích không phải là công cụ. Đó là quyết định ngừng chỉ dựa vào trí nhớ.

Một ngày của tôi có thể cảm thấy bận rộn ngay từ lúc tôi thức dậy. Tôi kiểm tra tin nhắn, di chuyển giữa các nhiệm vụ, bỏ qua thời gian nghỉ giải lao và đến tối mà không có ý thức rõ ràng về những gì mình thực sự đã hoàn thành. Sáng hôm sau thường bắt đầu với áp lực tương tự. Viết nhật ký có thể giúp tôi phá vỡ khuôn mẫu đó. Nó không loại bỏ mọi vấn đề và không thay thế giấc ngủ, lập kế hoạch hoặc hỗ trợ chuyên môn khi cần thiết. Nó mang lại cho tôi một nơi yên tĩnh để nhận thấy điều gì đang thu hút sự chú ý của tôi và chọn một phản ứng khả thi hơn. Bắt đầu bằng việc nhận phòng ngắn gọn vào buổi sáng Tôi không cần cả trang. Ba đến năm phút có thể là đủ. Tôi viết: - Hôm nay tôi cần chú ý điều gì? - Có thể đợi được gì? - Tôi muốn cảm thấy thế nào khi di chuyển trong ngày? - Nhiệm vụ nào sẽ khiến ngày hôm đó trở nên hữu ích? Danh sách đơn giản này biến khối lượng công việc mơ hồ thành những lựa chọn rõ ràng. Khi tôi viết “trả lời sáu email, chuẩn bị ghi chú cuộc họp, mua hàng tạp hóa và dọn dẹp toàn bộ căn hộ”, tôi có thể thấy rằng những nhiệm vụ này không có cùng trọng lượng. Các ghi chú cuộc họp có thể cần một khối tập trung. Việc dọn dẹp có thể mất mười lăm phút thay vì trở thành mối bận tâm cả ngày. Tôi thích chọn ba nhiệm vụ chính hơn là tạo ra một danh sách dài. Một danh sách dài có thể khiến tôi cảm thấy lạc lõng trước khi ngày mới bắt đầu. Ba nhiệm vụ rõ ràng cho phép tôi có chỗ cho sự chậm trễ, những cuộc trò chuyện và những thay đổi thông thường. Dùng nhật ký để tìm ra nguồn gốc thực sự của căng thẳng Đôi khi tôi nghĩ mình căng thẳng vì có quá nhiều việc. Sau khi viết vài phút, tôi có thể nhận thấy một nguyên nhân khác: - Tôi không chắc người quản lý của mình mong đợi điều gì. - Tôi liên tục chuyển đổi giữa các nhiệm vụ nhỏ. - Tôi đang tránh một cuộc trò chuyện khó khăn. - Tôi không có thời gian để ăn trưa. - Tôi đang mang lỗi lầm của ngày hôm qua vào ngày hôm nay. Viết suy nghĩ bằng ngôn ngữ đơn giản có thể làm giảm kích thước của nó. “Mọi thứ đang diễn ra không ổn” khiến bạn cảm thấy khó hành động. “Tôi cần yêu cầu thời hạn rõ ràng cho việc xem xét thiết kế” mang lại cho tôi một bước tiếp theo khả thi. Lời nhắc hữu ích là: Điều gì đang khiến tôi bận tâm và hôm nay tôi có thể tác động đến phần nào của nó? Câu trả lời có thể rất nhỏ. Tôi có thể không kiểm soát được phản hồi chậm trễ từ người khác, nhưng tôi có thể gửi một tin nhắn tiếp theo rõ ràng và chuyển sang nhiệm vụ khác. Tạo khoảng dừng giữa các nhiệm vụ Thói quen của tôi thường trở nên lộn xộn khi tôi thực hiện nhiệm vụ này sang nhiệm vụ tiếp theo. Tôi kết thúc cuộc gọi điện video, mở mạng xã hội, nhớ một báo cáo còn dang dở và sau đó trả lời tin nhắn mà không quyết định điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Việc tạm dừng nhật ký ngắn có thể thiết lập lại mô hình đó. Tôi viết hai dòng: Tôi vừa làm xong điều gì? Điều gì đáng để tôi chú ý bây giờ? Quá trình này chỉ mất chưa đầy một phút. Nó giúp tôi đóng một tab tinh thần trước khi mở một tab khác. Điều phối viên dự án có thể sử dụng điều này sau cuộc họp buổi sáng. Cô viết, "Câu hỏi về ngân sách đang chờ tài trợ. Bước tiếp theo của tôi là cập nhật tiến độ dự án." Ghi chú đó ngăn vấn đề ngân sách theo dõi cô ấy trong mọi công việc sau này. Xây dựng đánh giá buổi tối Đánh giá buổi tối không nên trở thành phiếu điểm. Tôi sử dụng nó để hiểu ngày của mình mà không phán xét mọi lựa chọn. Tôi hỏi: - Điều gì đã mang lại cho tôi năng lượng hôm nay? - Cái gì làm tôi kiệt sức vậy? - Tôi đã hoàn thành được gì? - Ngày mai tôi phải xử lý việc gì? - Tối nay tôi có thể giải phóng cái gì? Câu hỏi cuối cùng quan trọng. Một số mối bận tâm không thể giải quyết được vào lúc 10:30 tối. Việc viết chúng ra giấy sẽ giúp họ có chỗ để chờ đợi. Ví dụ, tôi có thể viết, “Hãy gọi cho nha sĩ vào thứ Năm,” thay vì lặp lại lời nhắc nhở trong đầu khi cố gắng ngủ. Tôi cũng có thể nhận thấy năng lượng của mình giảm đi sau vài giờ không ăn. Sự quan sát đó có thể hướng dẫn công việc thường ngày của ngày mai hiệu quả hơn việc tự phê bình. Sử dụng nhật ký để thiết kế một thói quen phù hợp với cuộc sống thực Một thói quen thường thất bại vì nó trông đẹp trên giấy nhưng lại bỏ qua ngày thực tế của người đó. Tôi có thể lên kế hoạch cho một chuyến đi bộ buổi sáng dài, ba mươi phút đọc sách, một bữa sáng chi tiết và một buổi lập kế hoạch đầy đủ. Nếu tôi cần rời nhà lúc 7h20, kế hoạch có thể tạo ra nhiều áp lực hơn là hỗ trợ. Tôi có thể viết ra những khoảng thời gian cố định trong ngày của mình: - Thời gian thức dậy - Giờ đi lại hoặc đi học - Khối công việc - Bữa ăn - Nhiệm vụ chăm sóc - Khoảng thời gian năng lượng thấp thường lệ - Thời gian cần chuẩn bị cho giấc ngủ Sau đó, tôi đặt những thói quen nhỏ xung quanh những điểm cố định đó. Một bài viết nhật ký dài 5 phút sau khi uống cà phê có thể hiệu quả hơn một bài viết dài 20 phút phụ thuộc vào một buổi sáng hoàn hảo. Quan điểm của tôi rất đơn giản: một thói quen hữu ích sẽ tồn tại trong một ngày bình thường chứ không chỉ là một ngày bình lặng. Thử thiết lập lại bảy ngày Tôi có thể kiểm tra việc viết nhật ký trong một tuần mà không coi đó là quy tắc vĩnh viễn. Ngày 1 và 2: Viết ra những việc tôi làm và cảm giác của tôi vào những thời điểm khác nhau trong ngày. Tôi tìm kiếm sự chậm trễ, phiền nhiễu hoặc thay đổi năng lượng lặp đi lặp lại. Ngày 3 và 4: Chọn ba nhiệm vụ quan trọng vào mỗi buổi sáng. Ghi lại những gì đã giúp tôi hoàn thành chúng. Ngày 5 và 6: Thêm một bài đánh giá ngắn vào buổi tối. Lưu ý một mẫu đã xuất hiện trong tuần. Ngày 7: Điều chỉnh thói quen. Giữ lại những phần cảm thấy hữu ích. Loại bỏ những lời nhắc tạo ra áp lực. Một người kiểm tra điện thoại một giờ sau khi thức dậy có thể phát hiện ra rằng thói quen này bắt đầu chỉ bằng một thông báo. Nhật ký của họ có thể dẫn đến một thay đổi nhỏ: để điện thoại cách xa giường, viết ba dòng sau khi thức dậy và kiểm tra tin nhắn sau khi mặc quần áo. Sự thay đổi đó có thể không giải quyết được mọi vấn đề về quản lý thời gian nhưng nó tạo ra một sự khởi đầu có chủ ý hơn. Giữ bài viết trung thực và dễ hiểu Tôi không cần những câu văn trau chuốt. Nhật ký có thể chứa các đoạn, câu hỏi, danh sách hoặc một vài từ. Viết trung thực sẽ hữu ích hơn viết có vẻ khôn ngoan. Tôi có thể viết: “Tôi mệt.” “Tôi cứ trì hoãn báo cáo vì bước đầu tiên không rõ ràng”. “Tôi cảm thấy bình tĩnh hơn sau khi đi dạo bên ngoài.” “Tôi cần giúp đỡ chứ không phải một lời nhắc nhở khác.” Những dòng này cung cấp cho tôi thông tin. Chúng cũng giúp việc lựa chọn hành động thiết thực tiếp theo trở nên dễ dàng hơn. Nếu việc viết nhật ký bắt đầu làm tăng thêm sự đau khổ, gợi lại những ký ức đau buồn hoặc ảnh hưởng đến hoạt động hàng ngày, tôi có thể tạm dừng và tìm kiếm sự hỗ trợ từ một chuyên gia sức khỏe tâm thần có trình độ. Viết là một công cụ, không phải là một yêu cầu. Một thói quen hàng ngày hiếm khi thay đổi chỉ sau một quyết định đầy kịch tính. Nó thay đổi thông qua những khoảnh khắc nhận thức nhỏ: để ý điều gì đang tiêu tốn năng lượng của tôi, chọn nhiệm vụ tiếp theo và để công việc còn dang dở chờ khi ngày kết thúc. Viết nhật ký giúp những khoảnh khắc đó có một nơi rõ ràng để diễn ra. Tôi không sử dụng nó để kiểm soát mỗi giờ. Tôi sử dụng nó để hiểu rõ ngày của mình và đưa ra lựa chọn tốt hơn trong ngày tiếp theo.

Nhiều người muốn làm việc tập trung hơn, nhưng ngày của họ thường bắt đầu bằng những tin nhắn, nhiệm vụ rải rác và những kế hoạch còn dang dở. Tôi từng viết những danh sách việc cần làm dài trông có vẻ hữu ích nhưng lại khiến công việc của tôi trở nên nặng nề hơn. Đến cuối ngày, tôi đã hoàn thành được một số nhiệm vụ nhỏ và vẫn còn những việc chính để sang ngày mai. Một trang duy nhất có thể tạo ra một điểm khởi đầu tốt hơn. Trang này không phải là một cuốn nhật ký chi tiết. Đó là một không gian đơn giản để chọn một mục tiêu hữu ích, lập kế hoạch cho các hành động tiếp theo và xem lại những gì đã xảy ra. Thói quen này chỉ mất vài phút nhưng nó mang lại cho ngày một hình dạng rõ ràng. ### Đặt ra cho trang một mục đích Tôi giữ trang hàng ngày của mình tập trung vào công việc cần chú ý ngày hôm nay. Tôi không dùng nó để ghi lại mọi suy nghĩ, cuộc họp hay nhiệm vụ nhỏ nhặt. Ở trên cùng, tôi viết: - Kết quả chính tôi muốn hôm nay - Hai nhiệm vụ hỗ trợ - Một điều tôi sẽ tránh - Hành động đầu tiên tôi có thể thực hiện Một kết quả hữu ích dễ hiểu hơn một mục tiêu rộng lớn. “Làm việc trên trang web” quá rộng. “Viết phần giới thiệu trang sản phẩm và kiểm tra chú thích hình ảnh” cho tôi một điểm bắt đầu rõ ràng. Sự thay đổi nhỏ này làm giảm thời gian tôi dành để quyết định phải làm gì tiếp theo. ### Chọn một kết quả chính Một danh sách dài có thể tạo cảm giác tiến bộ trước khi bắt đầu bất kỳ công việc nào. Tôi thích chọn một kết quả chính và giữ cho phần còn lại của trang nhẹ nhàng hơn. Kết quả chính của tôi có thể là: - Hoàn thành bản nháp - Trả lời ba câu hỏi của khách hàng - Xem lại báo cáo hàng tháng - Chuẩn bị ghi chú cho cuộc họp nhóm - Học một bài và hoàn thành nhiệm vụ thực hành Mục tiêu phải phù hợp với thời gian và sức lực mà tôi thực sự có. Nếu tôi có bốn giờ làm việc tập trung, tôi không nên lên kế hoạch cho những dự án phức tạp cả ngày. Một kế hoạch thực tế sẽ giúp tôi có chỗ để giải quyết những gián đoạn thông thường. Tôi biết được điều này sau khi lên kế hoạch hoàn thành một báo cáo tiếp thị đầy đủ trong một ngày làm việc bận rộn. Một cuộc gọi của khách hàng, hai lần sửa đổi và kiểm tra dữ liệu mất nhiều thời gian hơn dự kiến. Báo cáo chưa hoàn thành nhưng tôi đã hoàn thành phần nghiên cứu và chuẩn bị danh mục biểu đồ. Mục tiêu hàng ngày nhỏ hơn sẽ phù hợp hơn trong ngày. ### Chia công việc lớn thành các hành động có thể nhìn thấy Nhiệm vụ lớn thường cảm thấy khó khăn vì điểm bắt đầu bị ẩn. Tôi sử dụng trang này để biến một nhiệm vụ thành hành động mà tôi có thể nhìn thấy. Ví dụ: thay vì viết: “Tạo một chiến dịch email” tôi viết: 1. Kiểm tra đối tượng và đưa ra lời đề nghị 2. Soạn thảo dòng chủ đề 3. Viết đoạn mở đầu 4. Thêm các chi tiết chính 5. Xem lại tin nhắn trên màn hình điện thoại Mỗi hành động sẽ dễ bắt đầu hơn. Tôi cũng có thể thấy công việc đã chậm lại ở đâu. Phương pháp này giúp ích cho việc học tập, dự án gia đình, viết lách, công việc bán hàng và các công việc văn phòng. Hành động không cần phải nhỏ bé. Cần phải đủ rõ ràng để tôi không phải lập kế hoạch khác trước khi bắt đầu. ### Bảo vệ khối tiêu điểm ngắn Sau khi viết trang, tôi chọn khoảng thời gian làm việc cho kết quả chính. Độ dài tùy thuộc vào lịch trình của tôi. Có thể là 25 phút, 45 phút hoặc 90 phút. Trong thời gian đó, tôi để ngỏ một nhiệm vụ. Tôi đặt điện thoại cách xa bàn làm việc và đóng những tab không liên quan đến công việc. Tôi cũng viết ra những suy nghĩ không liên quan thay vì hành động theo chúng. Một tin nhắn có thể xuất hiện trong khi tôi đang viết. Một ý tưởng mới có thể nảy ra trong đầu. Tôi ghi lại nó vào một ô nhỏ “để sau” trên trang và quay lại nhiệm vụ. Điều này giữ cho suy nghĩ không biến mất mà không cho phép nó kiểm soát toàn bộ phiên. ### Để lại không gian cho cuộc sống bình thường Một trang hữu ích hàng ngày không nên cho rằng mỗi giờ sẽ diễn ra theo đúng kế hoạch. Các cuộc họp kéo dài. Trẻ em cần được giúp đỡ. Một khách hàng có thể yêu cầu thay đổi. Năng lượng có thể giảm sau khi ngủ kém. Tôi để lại một phần trống nhỏ cho công việc đột xuất. Khi ngày trở nên bận rộn, tôi chuyển những nhiệm vụ ít quan trọng hơn sang một ngày khác thay vì buộc mọi việc phải làm theo cùng một lịch trình. Cách tiếp cận này có vẻ thực tế hơn là coi một nhiệm vụ bị bỏ lỡ là một thất bại cá nhân. Kế hoạch là kim chỉ nam cho một ngày chứ không phải là bài kiểm tra tính cách. ### Xem lại trang vào buổi tối Cuối ngày, tôi dành vài phút để kiểm tra trang. Tôi tự hỏi: - Mình đã làm xong việc gì? - Điều gì đã tiến tới? - Cái gì đã chặn tôi? - Tôi nên mang gì sang ngày khác? - Tôi có thể thay đổi gì trong kế hoạch ngày mai? Tôi tránh viết những bình luận mơ hồ như “Tôi làm việc không hiệu quả”. Tôi tìm kiếm sự thật cụ thể. “Tôi đã dành 40 phút để tìm kiếm dữ liệu bán hàng chính xác.” “Bản dự thảo bị trì hoãn vì tôi cần được phê duyệt.” “Tôi đã làm xong dàn ý nhưng chưa viết phần cuối cùng.” Những ghi chú cụ thể chỉ cho tôi những gì cần chú ý. Họ cũng bảo vệ tôi khỏi việc phán xét cả ngày bởi một nhiệm vụ còn dang dở. ### Sử dụng định dạng trang đơn giản Trang hàng ngày của tôi thường tuân theo bố cục sau: Ngày: Kết quả chính: Nhiệm vụ hỗ trợ: - - Hành động đầu tiên: Khối tiêu điểm: Danh sách sau: - - Ghi chú cuối ngày: Định dạng có thể được viết trong sổ tay, tài liệu hoặc ứng dụng ghi chú. Công cụ này ít quan trọng hơn việc sử dụng cùng một cấu trúc thường xuyên đủ để làm cho nó quen thuộc. Tôi thích giấy hơn khi tôi cảm thấy bị phân tâm bởi màn hình. Tôi sử dụng ghi chú kỹ thuật số khi tôi cần tìm kiếm các kế hoạch trước đây hoặc kết nối trang với thông tin dự án. Cả hai tùy chọn đều có thể hoạt động khi trang vẫn dễ mở và dễ đọc. ### Tránh biến thói quen thành dự án khác Trang hàng ngày nên hỗ trợ công việc chứ không nên thay thế nó. Tôi không dành hai mươi phút để chọn màu, xây dựng các mẫu phức tạp hoặc viết lại cùng một kế hoạch. Khi trang trở nên quá chi tiết, tôi loại bỏ các phần. Khi nó trở nên quá trống rỗng, tôi thêm một câu hỏi để giúp tôi bắt đầu. Định dạng tốt nhất là định dạng tôi có thể sử dụng trong một ngày bận rộn. Một trang sẽ không loại bỏ mọi gián đoạn hoặc làm cho công việc khó khăn trở nên dễ dàng. Nó có thể cho tôi một bước tiếp theo rõ ràng, cho tôi thấy thời gian của tôi trôi qua như thế nào và giúp tôi điều chỉnh mà không phải bắt đầu lại từ con số 0 mỗi sáng. Một ngày làm việc hiệu quả không cần một lịch trình hoàn hảo. Nó cần một hướng đi mà tôi có thể nhìn thấy và một hành động mà tôi có thể bắt đầu. Bạn muốn tìm hiểu thêm? Vui lòng liên hệ với Xu: Sales@yunyuoffice.com/WhatsApp +8613757889029.

David Allen - 2001 - Hoàn thành công việc Teresa Amabile và Steven Kramer - 2011 - Nguyên tắc tiến bộ Daniel Goleman - 2013 - Focus Cal Newport - 2016 - Deep Work James Clear - 2018 - Thói quen nguyên tử Ryder Carroll - 2018 - Phương pháp Bullet Journal